TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE İDAREYE SUNULMASI

Yeterlik Kriterlerinin Belirlenmesi ve Zorunlu Belgelerin Tespiti

İHALEYE KATILIMDA YETERLİK Rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez. İhale ilanı ile idari şartnamede belirtilmesi zorunludur. Birisinde olmazsa iptal sebebi olarak değerlendirilebilir. İş deneyimi dışındaki yeterlik belgeleri yabancı para birimi üzerinden düzenlenmiş ise ilk ilan tarihindeki Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden değerlendirme yapılmalıdır. İş ortaklıklarında en fazla payı olan ortak pilot ortak olmak zorundadır. 6

Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan hallerde hizmet alımlarında ve yapım işlerinde yeterlik kriterleri kısımlar itibarıyla belirlenecektir. (Hizmet; Md: 28-6) “Açık ihale usulüyle ve Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentlerine göre yapılan ve kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde; bankalardan temin edilecek belgeler, iş hacmini gösteren belgeler ve iş deneyimini gösteren belgelerdeki yeterlik kriterleri ile ilgili olarak İhale Uygulama Yönetmeliklerinde öngörülen asgari ve azami oranlar dikkate alınmak suretiyle, bütün kısımlar için aynı yeterlik kriterine ilişkin tek bir oranın tespit edilmesi zorunludur. Ancak tespit edilen oranın her bir kısım için ayrı ayrı gösterilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır.” İhale Genel Tebliği

Kısmi teklif verilen ihalelerde, yeterlik kriterlerinin değerlendirilmesi, teklif verilen kısımlar itibarıyla yapılır. Ancak idarece, mal alımlarında yeterlik kriterleri toplam yaklaşık maliyet dikkate alınarak belirlenecekken, yapım işleri ve hizmet alımlarında yeterlik kriterleri kısımlar itibarıyla belirlenecektir. 14.09.2009 Tarih ve 2009/UH.II-2293 sayılı KİK Kararında “Kısmi teklife açık ihalelerde iş deneyim belgesi her bir kısım için ayrı ayrı değerlendirilmelidir.” 8

“Tüm bu açıklamalar doğrultusunda kısmi teklife açık olan ihalelerde istekli tarafından her kısım için verilen teklifin o kısma ait bir ihale konusu alımına yönelik, her kısım için verilen tekliflerin ayrı ayrı değerlendirilerek, aritmetik hata tespit edilen tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması söz konusu olmakla birlikte, ihaleye verilen kısmi tekliflerin toplam tutarlarının ihalenin sonucuna yönelik bir anlam ifade etmediği, birim fiyat teklif cetvelindeki kalemlerin toplamı ve çarpımı açısından herhangi bir hata olmayıp, bu rakamların genel toplamasında yapılan hatanın aritmetik hata olarak kabul edilmemesi gerektiği sonucuna varıldığından başvuru sahibinin iddiası uygun bulunmamıştır.” (Karar No : 2010/UM.III-1973)

“Kamu ihale mevzuatına göre kısmi teklife açık ihalelerde, istenecek belgelerin işin tamamının yaklaşık maliyeti dikkate alınarak belirlenmesi, ancak isteklilerin yeterlik değerlendirmesinin, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği her bir kısım için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla birden fazla kısma teklif sunan bir isteklinin sağlaması gereken iş deneyimi tutarı, kısımların tamamına sunduğu toplam teklif bedeline göre değil, her bir kısım için teklif ettiği bedele göre değerlendirilmelidir. Yapılan inceleme sonucunda; isteklinin sunduğu 125.000,00 TL tutarındaki iş deneyim belgesinin, birinci ve üçüncü kısımlarda teklif ettiği bedeller için ayrı ayrı, ihalede aranan % 25’lik iş deneyim oranını karşıladığı anlaşıldığından, teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönündeki işlemin mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.” (Karar No : 2010/UM.III-1575)

İSTENECEK BELGELER Hizmet Alım İhalelerinde; 13 üncü maddenin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendi (152.588 TL) ne kadar olanlarda; mesleki faaliyeti sürdürdüğünü Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler, Eşik değere (699.270 ve 1.165.451) kadar olanlarda, İş Deneyim Belgesi, Eşik değeri aşanlarda; Bankalardan temin edilecek mali duruma ilişkin belgeler. Bilançosu veya bilançonun gerekli görülen bölümleri, yoksa bunlara eşdeğer belgeler, Toplam cirosu ve bitirdiği iş miktarı, İstenilmek zorundadır. 12

İSTENECEK BELGELER (Hizmet) Danışmanlık hizmet alım ihalelerinin tamamında iş deneyim belgesi istenilecektir. Eşik değere eşit veya aşan ihalelerde muhasebe, mesleki eğitim, fotoğraf, film gibi ihalelerde ekonomik ve mali yeterlik belgeleri istenmeyebilir. İhalelerde hiçbir şekilde taahhütname istenilmez. 152.588 TL altı hizmet alımlarında ekonomik ve mali yeterlik belgeleri istenemez. İlk defa gerçekleştirilen işlerde iş deneyimi aranmayabilir. (Bu idare tarafından ilk defa gerçekleştirilen değil !!!) Yeterlik kriterlerine teknik şartnamede yer verilemez. Verilirse iptal sebebi olarak değerlendirilebilir. 14

İSTENECEK BELGELER Yapım İşi İhalelerinde; Her ihalede; Mesleki faaliyeti sürdürdüğüne ilişkin belgeler, Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler, İş deneyim belgeleri, Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ile anahtar teknik personel 2.564.002,10 TL’ye kadar olanlarda istenilemez. 12.820.010,50 TL arası olanlarda istenilebilir. (Onda bir dahil, yarısı dahil değil.) 12.820.010,50 TL’nin üzeri ise istenilmek zorunda. Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi (Anahtar Teknik Personel) 5/3/2011 tarihinde yürürlüğe girecek. Bu nasıl değerlendirilmelidir? 15

Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve Çevre Yönetim sistem Belgesi Eşik değerin yarısına kadar olanlarda istenemez. Yarısı ile aşanlarda istenebilir. Yapım işlerinde yeterlik kriteri olarak analiz istenilmesi kaldırılmıştır. Örneğe uygun analiz formatının düzenlenerek ihale dokümanı kapsamında isteklilere verilmesi gerekmektedir. Bunlarda sadece girdi cinsleri belirtilir, miktar ve fiyat ile analize yer verilmez. 16

İstenecek Belgeler Mal Alım İhalelerinde; Her türlü ihalede; Mesleki faaliyetini sürdürdüğünü gösteren belge, Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belge, 152.588,00 TL’ye eşit ve altında (diğerlerinde eşit ve üstü deniliyordu.) olanlarda iş deneyim belgesi istenemez. Üstünde olanlarda zorunlu değil. Eşik değerin altında olanlarda ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler istenemez. Üstünde olanlarda istenilebilir. 17

Belgelerin sunuluş şekli Belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri istenmelidir. İsteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ihaleden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen ve aslı kendilerine iade edilen belgelerin suretlerini de teklif veya başvurularına eklemeleri mümkündür. Noter onaylı belgenin fotokopisi üzerine aslı idarece görülmüştür şerhi düşülerek kabul edilebilir. Noter onaylı bir belge bir başka noter tarafından da onaylanmış ise bu belge de kabul edilmelidir. 18

“Noter onaylı herhangi bir belgenin noter onaylı sureti görülerek, bu suretin bir nüshasına idarece “aslı görülmüştür” şerhi düşülmek suretiyle bu nüshanın kabul edilmesinde herhangi bir hukuka aykırılık bulunmamaktadır.” (Karar No : 2011/UH.I-2811) “Onaysız ve internet çıktısı olan İmalatçı veya yetkili satıcı belgeleri sunan istekliler değerlendirme dışı bırakılmalıdır.” 08.06.2009 2009/UM.I-1649 “Teklif mektubu ekinde sunulan bilanço ve gelir tablosunun sadece tek sayfasının onaylı olması elenme sebebidir.” 24.08.2009 ve 2009/UH.III-2175

İnternet Çıktısı Belgeler Kabul Edilebilir mi? Başvuru veya teklif kapsamında sunulması istenen bazı belgelerin ilgili mevzuatı çerçevesinde yetkili kurum ve kuruluşların internet sayfaları üzerinden temin edilmesi mümkün bulunmaktadır. Yetkili kurum ve kuruluşların internet sayfaları kullanılarak temin edilen ve Üzerinde bu kurum veya kuruluş tarafından üretildiğini gösteren barkod ve/veya referans numarasını taşıyan belgeler İhale Uygulama Yönetmeliğinin öngördüğü gerekli bilgi ve unsurları içeriyorsa; Aynı internet sayfası üzerinden teyidinin mümkün olması halinde idareler tarafından kabul edilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda verilen belgelerin idarelerce yapılan teyidine yönelik belgeler ihale işlem dosyasına konulmalıdır.

İŞ DENEYİM BELGELERİ İstekli tarafından kamu veya özel sektöre bedel içeren bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin belgeler. Son 5 yıl veya 15 yılda gerçekleştirilen işler için değil, geçici kabulü veya kabulü yapılan işler için verilecek. İş 20 yıl önce tamamlanmış da olsa, kabulü bu süre içerisinde yapılmışsa iş deneyim belgesi verilebilecek. 21

Bedel içeren bir sözleşmeye dayanması zorunlu. İhalelerde deneyime ilişkin referans istenilemez. İş Deneyim Belgeleri bitmiş işler için verilecektir. Tek istisnası; Devam eden yapım ve yapımla ilgili hizmet işlerinde ilk sözleşme bedelinin tamamlanması şartıyla, toplam sözleşme bedelinin % 80’ine ulaşan işlerde. İş artışı ile birlikte düşündüğümüzde ise bu hüküm anlamsızdır. (% 20 iş artışı ile 0,83 oluyor.) 1000 TL sözleşme bedeli var, % 15 iş artışı olmuş, bu kişi için iş deneyim belgesi en az kaç TL üzerinden düzenlenebilecek? 1150’nin % 80’i mi? İş durum belgesine geçerlik süresi getirilmekte. 1 yıl. 22

Karar Tarihi : 17.11.2008 Karar No : 2008/UY.I-4642 “Yukarıda anılan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere iş deneyim belgesinin düzenlenmesi veya onaylanması için, işin sahibi ile yüklenici arasında yapılan ve bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında bir yapım işinin taahhüt edilmesi ve işin, iş sahibince kusursuz bir şekilde gerçekleştiğinin kabul edilmiş olması gerekmektedir. İhale üzerinde bırakılan Rahmi Üzgen’in sunmuş olduğu 01.09.2008 tarihli iş deneyim belgesinde ise bu şart gerçekleşmemiştir. Zira, iş deneyim belgesine esas olan yapı inşaatı, iş deneyim belgesi ekinde sunulan yapı kullanma izin belgesinden anlaşılacağı üzere Rahmi Üzgen’in kendisine ait olup bahse konu inşaat işiyle ilgili herhangi bir sözleşme bulunmamaktadır”

“Başvuruya konu ihalede, idarece ihale üzerinde bırakılan Afyon Anadolu Özel Güvenlik Koruma ve Eğt. Ltd. Şti.’nin iş deneyimini tevsik etmek amacıyla teklifi kapsamında sunmuş olduğu Afyonkarahisar Belediye Başkanlığı tarafından düzenlenen belgeye konu işin henüz tamamlanmadığı, özel sektöre yapılan işin de henüz tamamlanmadığı ve ilgili mevzuat gereği söz konusu belgelerin geçerli olabilmesi için işin bitmiş ve kabul işlemlerinin tamamlanmış olması gerektiğinden, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.” 2010/UH.III-432

İş eksilişi olan yapım işlerinde iş denetleme ve iş yönetme belgeleri verilmeyecek midir? Son onbeş yıl içinde geçici kabulü yapılan yapım işleri ile kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işleriyle ilgili deneyimi gösteren belgeler, Son onbeş yıl içinde geçici kabulü yapılan yapım işleri ile kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işlerinde sözleşme bedelinin en az % 80'i oranında denetlenen ya da yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgeler, 26

Bu ortaklığın başlangıcının tespiti için belge aranacaktır. Tüzel kişiliğe ait olmayan iş deneyim belgelerinde, gerçek kişi iş deneyim belgesinin tüzel kişilik tarafından kullanılması halinde, en az bir yıldır ortağı olması şartı getirilmektedir. (İş ortaklığı ve konsorsiyum bu kapsamda değil.) “İhaleye teklif veren bir tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip tüzel kişiliğin iş deneyim belgesini kullanması mevzuata aykırı değildir. 2009/UH.I-1613 01.06.2009” Bunun ispatı için; ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenmiş belge getirilecek. (Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Noter kalktı.) İlan tarihinden sonra düzenlenmiş olması ve geriye doğru bir yıldır bu şartın sağlandığını göstermesi gerekmektedir. (Standart Form Bulunmaktadır.) Ortaklık Durum Belgesi bütün istekliler tarafından verilmek zorunda mıdır? Bu ortaklığın başlangıcının tespiti için belge aranacaktır. 27

Denetim faaliyetleri nedeniyle alınacak belgeler ilk beş yıl en fazla beşte bir oranında, sonraki yıllarda gerçek kişiler ile tüzel kişilerin en az beş yıldır yarısından fazla hissesine sahip olan mühendis ve mimarların iş denetleme nedeniyle alacakları belgeler tam olarak dikkate alınacak. Bu belge ilk 5 yıl beşte bir oranında dikkate alınacaktır. Daha sonra bu mühendisin 5 yılın bittiği 2013 yılından üç yıl sonra, 2016 yılında, bir tüzel kişiliğin yarısından fazlasına sahip olduğunu kabul edelim. Bu durumda bu mühendisin bu tüzel kişilikte en az 5 yıl bu hisseyi korumak zorunda olduğundan dolayı, 2008 yılında alınmış olan iş denetleme belgesi ancak ve ancak 2022 yılında tam olarak dikkate alınabilecektir. 29

Denetim faaliyetleri nedeniyle alınan iş deneyim belgelerinde ilk 5 yıl beşte bir oranında değerlendirilecek. Ancak bu 5 yıl ne zaman başlayacak? Geçici kabul mü, yoksa belgenin verildiği tarih mi dikkate alınacak? Gerçek kişinin ilgisine göre Ticaret ve/veya Sanayi Odasına veya ilgili meslek odasına kaydolduğu tarihten itibaren ilk beş yıl beşte bir (1/5) oranında, daha sonraki yıllarda tam (1/1) olarak, Gerçek kişinin, en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması halinde; yarıdan fazla hisseye sahip olduğu tarihten itibaren ilk beş yıl beşte bir (1/5) oranında, daha sonraki yıllarda tam olarak, 30

Tüzel kişi tarafından tam olarak değerlendirilmek üzere sunulan iş denetleme belgesinin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde; ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından, ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son beş yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belgenin sunulması zorunludur.

4734’ün 62’nci Maddesinde Yer Alan İş Deneyimi İle İlgili Değişiklik Aldıkları lisans eğitimine uygun yapım işi ihalelerinde kullanılacak Toplam süresi onbeş yılı geçmemek kaydıyla uygulanacak. Bu süre iş deneyimi bulunan mimar ve mühendisler için uygulanmaz. 25 yıl önce mezun olan bir mühendisin diploması 15 x 141.143,00 = 2.117.145,00 TL, 5 yıl önce mezun olan bir mühendisin diploması ise 5 x 141.143,00 = 705.715,00 TL olarak dikkate alınacaktır. Eğer bu kişinin iş deneyim belgesi varsa? (Doğrudan temin yöntemi ile iş deneyim belgesi almışsa?) Bu iş deneyim belgesi 20 yıl önce alınmışsa? 32

“Bu itibarla, anılan istekli tarafından diploma ile beraber herhangi bir yapım işine ilişkin iş deneyim belgesi sunulduğundan söz konusu diplomanın 15 yıllık süre sınırlamasına tabi tutulmaksızın benzer iş olarak kabul edilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, anılan isteklinin diploma tarihi ile ihale tarihi dikkate alındığında, diploma sahibi isteklinin mezuniyetinden itibaren 34 yıllık sürenin geçtiği, bu süre ile 4734 sayılı Kanunun 62 nci maddesinin birinci fıkrasının (h) bendinde belirtilen tutar çarpıldığında; benzer iş olarak değerlendirilecek tutarın 4.161.158,00 TL’ye karşılık geldiği, bu tutarın teklif edilen bedelin en az %50 si oranında istenilen iş deneyim belgesinin, mezkur isteklinin 4.329.916,20’lik teklif bedeli dikkate alındığında %96’sına karşılık geldiği anlaşıldığından, idarece, Abidin Ateş adlı isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.” 2010/UY.II-438

Bu bent kapsamındaki iş deneyim belgesi beş yıldır en az % 51 hissesine sahip olduğu tüzel kişiler tarafından da kullanılabilir (10’uncu maddede yer alan en az bir yıldır ifadesi ile karıştırılmamalı. Tüzel kişiliğin gerçek kişi iş deneyim belgesini kullanması.) (Tüzel kişiliğin iş deneyim belgesi olabilir.) Bu bent kapsamındaki iş deneyim belgesi, her iki ortağın da mühendis olup % 50- % 50 hisseye sahip oldukları tüzel kişiler tarafından da kullanılabilir. 34

KİK’nun 19.10.2009 tarih ve 2009/UY.III-2584 sayılı Kararında; “Her iki ortağın da mühendis ve % 50 - % 50 ortak olduğu tüzel kişilerin ihaleye katılımında iş deneyiminin tevsiki için mezuniyet belgesinin sunulması halinde, her iki ortağın da mezuniyet belgelerini sunmaları gerekmektedir.”

Mimarla mühendis % 50 - % 50 ortak ise olmaz. Her ikisi mimar ve % 50 % 50 ortak ise yine olmaz. Diploma ile birlikte sunulan iş deneyim belgeleri toplanarak değerlendirme yapılmaz. İki mühendise ait diploma toplanarak değerlendirme yapılamaz.

Firma unvanı değişse de iş deneyim belgesi kullanılabilir (2008/UH Firma unvanı değişse de iş deneyim belgesi kullanılabilir (2008/UH.II-4534) Feshedilen sözleşmede işin idarece kusursuz kabul edilmiş olması şartı gerçekleşmediğinden iş deneyim belgesi düzenlenemez (2008/UY.Z-380) 4734/21-b, c ve f’ye göre sözleşme düzenlenmemişse iş deneyim belgesi düzenlenebilir mi? Yapım işlerinde iş yönetme ve denetleme belgesi görev alınan kısım itibariyle verilecektir. 1000 TL’lik bir inşaat işinde işin inşaat kısmı 600 TL ise, en az 480 TL’lik (% 80) kısımda görev yapan inşaat mühendisine belge verilebilecektir. 37

İstenilecek İş Deneyim Miktarları Mal Alımlarında % 10 ile % 40 arasında, Hizmet Alımlarında % 25 ile % 50 arasında; Yapım işlerinde; yaklaşık maliyeti eşik değerin iki katına kadar olanlarda % 50 ile % 100, Yaklaşık maliyeti eşik değerin iki katı ve üzeri olanlarda % 50 ile % 80 arasında bir oran belirlenmelidir. 38

Benzer iş tanımı İhale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işleri ifade eder. İş deneyimi istenilen bütün ihalelerde benzer iş belirtilmelidir. Benzer işlerde “v.b İşler” ifadesi isteklileri tereddüde düşürür (2005/UH.Z.2370) Yemek hizmeti alım ihalesinde benzer iş tanımının “yataklı tedavi kurumları” ile sınırlandırılması rekabeti engeller. (2008/UH.Z-175) Danıştay 13.D, 2006/4189 sayılı Kararı: Hastane temizlik hizmetlerinde benzer iş tanımında, bina temizliğine yer verilmeyerek benzer işin hastane temizlik hizmetleriyle sınırlandırılmasında hukuka aykırılık yoktur. 39

“Temizlik, VHKİ, Teknik, Bilgisayar Bakım Onarım, Hasta Yönlendirme ve Refakat Hizmetleri Alımı” ihalesinde, benzer iş tanımına göre bu tanımda yer alan işlerin hepsini birden tek bir sözleşme kapsamında yapmış iş deneyim belgesi sunulmasını gerektireceğinden, rekabeti engelleyicidir. (2007/UH.Z-4046) 40

Çözüm: personel çalıştırılmasına dayalı işlerde benzer iş tanımı “personel çalıştırılmasına dayalı olarak gerçekleştirilen her türlü hizmet alımı” şeklinde yapılmalıdır (2008/UH.I-4418) Benzer iş tanımının ihale konusu işin adı ile birebir aynı olması rekabeti engelleyicidir. (2007/UH.Z-1900, 2007/UM.Z-1467, 2007/UM.Z-1478, 2008/UH.Z-2119, 2008/UH.Z-2568) 41

Yapım işlerinde benzer iş tebliğindeki gruplar belirtilmelidir Yapım işlerinde benzer iş tebliğindeki gruplar belirtilmelidir. İşin niteliği birden fazla grubu ilgilendiriyorsa, benzer iş bir grupla sınırlandırılmamalıdır (2008/UY.III-4476) İş deneyim belgesinde benzer iş tanımına uymayan işler de varsa, bunlar dikkate alınmayacaktır. 42

Zarfların Teslim Alınması ve İdare Tarafından Komisyona Teslim Edilmesi Teklif zarfı alındı belgesinin düzenlenmesi, Postada geciken tekliflerin tespiti, İhale teklif zarflarının ihale komisyonuna teslimi