LUCA Bilgisayarlı muhasebe programı Öğr. Gör. Coşkun Aliyazıcıoğlu KTÜ Beşikdüzü Meslek Yüksekokulu Şubat - 2015

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Luca programından fiş girişi yapabilmek için, Muhasebe Modülü --- > Fiş İşlemleri --- > Fiş Girişi Karşımıza Fiş Ekle ekranı geliyor. Fişimizin tarihini yazıyoruz. Fişimizin tipini seçiyoruz. Açıklama yazabiliriz. Ancak, yazmak zorunlu değil. Luca’da iki tane Giriş Ekranı var: Normal Kayıt Ekranı ve Toplu Kayıt Ekranı. Şu anda Normal Kayıt Ekranı’na bir göz atacağız. Ve Fiş Kodu alanı var. Fiş Kodlarını biz kendimiz belirliyoruz.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Şu anda, fişin içerisinde Normal Kayıt ekranındayız. Hesap Planı üst köşededir. Arama alanından hesap koduna veya adına göre arama yapabiliriz. Ekleme alanından da Hesap Kodu yazıp, Hesap Adı yazıp, Ekle butonuna tıklayarak Hesap Planına yeni hesap adları ekleyebiliyorum. Ortadaki alan, satırların oluştuğu alandır. Sağ taraftaki alana bir göz atarsak; raporlar alanından kaydetmiş olduğumuz fişin Detaylı ya da Detaysız Fiş Raporunu alabiliyoruz. Kopyala alanında bir takım kısa yol tuşlarımız var: Üst satırdan kopyala, Evrak numarası tarih kopyala gibi.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Bu özelliklerin hepsinin klavye kısa yol tuşları var. Üzerine geldiğimiz zaman bir alt pencerede, program bu kısa yol tuşlarını bize gösteriyor. Fiş Açıklamalarını Kopyala alanı, daha önceden belirlediğimiz fiş açıklamalarını satır içerisindeki Açıklama alanına Kopyala butonuna tıklayarak kopyalayabiliyoruz. Fişi Kasaya Kapat alanı için klavye kısa yol tuşu mevcuttur. Fişi Kapat alanında bir takım klavye kısa yol tuşlarımız var. Yine KDV işlemlerimizi bu alandan yapabiliyoruz.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Muavin defter alanında, hesap kodu yazarak işlemlerimizle ilgili muavin defter alabiliyoruz. Aynı zamanda muavin defterdeki kayıtların neye göre sıralanacağını buradaki combo box’dan belirtebiliyoruz: Hesap Kodu ve açıklamaya göre sıralı, evrak numarasına göre sıralı, evrak tarihine göre sıralı, giriş sırasına gör sıralı gibi… Yine sağ alt köşedeki alandan Hesap Özeti butonuna tıklayarak, fişin içerisindeyken Hesap Özeti alabiliriz.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama NOT Muhasebe fişleri üç çeşittir: 1.1. Kasa Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Yani tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır. Kısaca kasaya para giriyorsa tahsil fişi kesilir. Kasa tahsil fişinde borçlu hesap her zaman kasa hesabı olduğu için sadece alacaklı hesap yazılır.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Madde No Açıklama Borç Alacak 1 ………………..Tarih…………….. 100 Kasa Hesabı Alacaklı Hesap ………………..Açıklama……………..

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama 1.2. Kasa Tediye Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi, kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Yani tediye fişi kasa hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır. Kısaca kasadan para çıkıyorsa tediye fişi kesilir. Kasa tediye fişinde alacaklı hesap her zaman kasa hesabı olduğu için sadece borçlu hesap yazılır.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Madde No Açıklama Borç Alacak 1 ………………..Tarih…………….. Borçlu Hesap 100 Kasa Hesabı ………………..Açıklama……………..

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama 1.3. Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir. Mahsup fişi, kasaya ne para giriyorsa, ne de para çıkıyorsa kullanılır. Mahsup fişinde borçlu ve alacaklı hesaplar için iki bölüm bulunmaktadır. Bu bölümlere borçlu ve alacaklı hesapların kodu, adı ve tutarları yazılır.

Fiş Girişi Ekranı Genel Açıklama Madde No Açıklama Borç Alacak 1 ………………..Tarih…………….. Borçlu Hesap Alacaklı Hesap ………………..Açıklama……………..

Fiş İçerisinde Hesap Kodu Ekleme Fiş içerisinde iken yeni bir hesap kodu ekleyebilmek için şu adımları takip ediyoruz: örnek bir uygulama yapalım. 600.01.0006 diye bir hesap kodu açalım. Enter’e tıklıyoruz. Böyle bir hesap bulamadım diyor. Hesap kodu eklemek için Tamam butonuna tıklıyoruz. Ve hesap kodu alanına X malı satışlar diyelim. Yine burada, KDV hesap kodu ve KDV oranı seçenekleri var. KDV hesap kodu olarak 391.01.0018 ve 18 KDV. KDV oran kutusundan 18’i seçiyorum. Cari hesap kodu alanına 120.01.0001 yazıyorum ve kaydet butonuna tıklıyorum. Artık, hesap kodum hesap planına eklendi. Evrak numarası ve evrak tarihi giriyorum. Açıklama alanına hızlı bir şekilde deneme diyelim. Alacak alanına rakamı yazıyorum. Bir kez daha Enter’e tıkladığım zaman hem hesap kodumu işlemiş oldum, hem de Ba-Bs formu için gerekli verilerimi girmiş oldum.

Fiş İçerisinde Hesap Kodu Ekleme Ba-Bs Formu: Maliye Bakanlığı’na her ayın 5'ine kadar bildirilmesi gereken formdur. Mal alış, mal alış iadesi, mal satış, mal satış iadesi, demirbaşlar, giderler vb. (kısaca faturalandırılmış belgeler) hesaplarında KDV hariç tutarda 8.000 TL’yi geçen faturaların toplam tutarlarını ve fatura adetlerinin bildirilmesi gerekmektedir Ba: Mal ve hizmet alımlarına ilişkin bildirim. Bs: Mal ve hizmet satışlarına ilişkin bildirim.

Hesap Planı Cari Tanımlama Luca Muhasebe Yazılımında fiş içerisinde veri girişi yaparken, F3, F4, F5, F6, Alt+Q, Alt+ W gibi klavye kısayol tuşlarını ve Toplu Kayıt Ekranı’nı kullanarak daha hızlı veri girişini sağlayabilmek amacıyla Ba-Bs raporlarının siz daha veri girişi yaparken otomatik olarak sistem tarafından hazırlanması için, Ayrıca vergi dairesi inceleme raporlarından indirimler ve hesaplamalar raporlarını sistemden otomatik olarak alabilmek için, Muhasebe Modülü --- > Hesap Planı İşlemleri --- > Hesap Planı Cari Tanımlama alanına gidilir.

Hesap Planı Cari Tanımlama Şimdi bu ekranın ayarlamalarıyla ilgili kısa uygulamalar yapacağız. Gerçekten oldukça basit bir ekran. Bu ekran ile ilgili Örnek Soru; MAL ALIŞI İşletme, … firmasından … tarihinde veresiye olarak % 18 KDV dahil 1.180 TL’ye yağlı fındık satın almıştır. (Açık Alış Faturası=Mahsup Fişi) Muhasebe kayıtlarını gerçekleştiriniz. Madde No Açıklama Borç Alacak 153.01.0018 Ticari Mal Stokları 1.000.- 191.01.0018 %8 Bu Döneme Ait İnd. KDV 180.- 320.01 Yurt İçi Satıcılara Borçlar 1.180.-

Hesap Planı Cari Tanımlama Karşımıza yine, hesap planı listesindeki gibi gruplamalar geliyor. Burada amacımız, KDV işlemlerinin otomatik olarak fiş içerisinde veri girişi yaparken, F3, F4 gibi klavye kısayol tuşlarıyla ve Toplu Kayıt Ekranı ile yapılabilmesini sağlayabilmektir. Muhasebe Modülü – Hesap Planı İşlemleri – Hesap Planı Cari Tanımlama Bunun için 153.01.0018 kodlu (Matrah hesap) alt hesabıma gidiyorum. Çift tıklıyorum. Karşıma gelen Cari Hesap Tanımlama kutusunda KDV Hesap Kodu (191.01.0018) ve Cari Hesap Kodu (320.01) alanları ile KDV Oranı (% 18) alanı doldurulur. Kaydet butonuna tıklanır. Kutu kapatılır.

Fiş Girişi KDV Ayırma İşlemi Normal kayıt ekranında bir fiş girişi uygulaması yapacağız. Boş olan satırdaki hesap kodu alanına bir alış faturası girelim: 153.01.0008 hesap kodunu kullanıyorum. Enter butonuna tıkladığım zaman, program Hesap Adı’nı kendisi otomatik olarak yazıyor. Bir evrak numarası girelim: 01. Evrak tarihi alanını dolduralım. Açıklama Ekranı’na daha önce girmiş olduğumuz Fiş Açıklamalarını Kopyala alanından CTRL + 1,2,3,4 gibi klavye kısa yol tuşları ile çağırabiliyoruz. Ya da açıklamayı seçip Kopyala seçeneği ile çağırabiliyoruz. (Bu aşamada ALT + 4 klavye Kısayol tuşu kullanılarak Evrak No, Evrak Tarihi, ve Açıklama alanları otomatik olarak kopyalanabilir.)

Fiş Girişi KDV Ayırma İşlemi 1 Nolu Fatura ile açıklamasını kullanalım. Enter’e tıklayalım. Borç alanına 1.000 TL yazalım. Borç alanından %8’lik KDV’sini hesaplamak istiyorsak, burada ALT + Z klavye Kısayol tuşunu kullanabiliriz. Sağ taraftaki KDV İşlemleri alanında %8’lik KDV seçili bir şekildedir. Bu KDV miktarını aktaracağımız hesap kodu, hemen alt kısmındadır. ALT + X klavye Kısayol tuşuna tıkladığımızda, program kendisi otomatik olarak hesaplanmış olan KDV’yi bir alt satıra ekler. Bu aşamada ALT + C klavye Kısayol tuşunu kullanırsak, program hemen bir satır açar. Sağ alanda bulunan Kasa kodu ile kapatma işlemini gerçekleştirir.

Fiş Girişi KDV Ayırma İşlemi Eğer, Kasa kodu ile kapatmayacaksak, en alt satır silinir. ALT + E klavye Kısayol tuşunu ve ya en sağdaki + tuşuna tıklarız ve Yeni bir satır açarız. Hesap Kodu alanına 320.01.0008 yazalım. Hesap Adı, Yurt İçi Satıcılara Borçlar otomatik olarak gelir. Evrak No, Evrak Tarihi ve Açıklama aynı olduğu için ALT + 4 klavye Kısayol tuşunu tıklarız. ALT + H klavye Kısayol tuşuna tıkladığımızda, program Satır Bakiyesi’ni (1.000 TL) otomatik olarak Alacak alanına getirir. Ya da sağ tarafta bulunan Fişi Kapat butonuna da tıklayabiliriz.

Hesap Planından Fişe Gitmek Muhasebe Modülü – Hesap Planı İşlemleri – Hesap Planı Listesi Karşımıza gelen parametre alanında, tarih aralığı belirtebiliyoruz. Fiş numarası aralığı belirtebiliyoruz. Fiş tipine göre listeleme yaptırabiliriz.

Hesap Planından Fişe Gitmek Ancak bunları boş bıraktığımız zaman, bu hesap kodunun kullanıldığı bütün fişleri program bize listeleyecektir. Liste butonuna tıkladığımız zaman, ekranda bir liste karşıma geliyor.

Hesap Planından Fişe Gitmek Burada hangi kayda gitmek istiyorsak, onun üzerine 2 kez tıklamak yeterli olacaktır. Program doğrudan bizi, o fişin içerisine götürecektir.

Fişlerde Hesap Kodu Değişikliği Fişlerde hesap kodu değişikliği yapabilmek için, Muhasebe modülü --- > Hesap Planı İşlemleri --- > Fişlerde Hesap Kodu Değişikliği alanına gidiyoruz. Luca programı burada bize Eski Hesap ve Yeni Hesap olarak iki tane hesap planı soruyor. Değiştirilmesini istediğimiz yani fişlerde şu an kullandığımız hesap kodunu Eski Hesap alanına yazıyoruz.

Fişlerde Hesap Kodu Değişikliği Enter tuşuna tıklayıp seçiyorum. Ve bir alt hesap kodu alanına iniyorum. Ve bunu 153.02 yapmak istiyorum. Yevmiye kayıtlarında 153.01 olarak kaydettiğim hesap kodunu 153.02 olarak değiştireceğim. Yine Luca programı bize bir değişiklik yapma imkanı sunuyor. Belirli bir tarih aralığındaki fişlerde sadece bu değişikliği de yaptırabiliriz. Burada Fişlerdeki Hesapları Değiştir kutucuğunu işaretleyip Kaydet butonuna tıklıyoruz.

Fişlerde Hesap Kodu Değişikliği Bu ekrandaki diğer özellik ise, Fişlerdeki Cari Hesapları Değiştir. Şimdi burada, programın bize Ba, Bs formunu hazırlayabilmesi için kutucuklara yazdığımız cari hesaplar arasında da değişiklik yapabiliriz. Bu kez burada Fişlerdeki Cari Hesapları Değiştir kutucuğunu işaretliyoruz. Kaydet butonuna tıkladığımızda program yevmiye kayıtlarını değil de, Ba-Bs kutuları içerinde yazmış olduğumuz 120.01 yerine 120.02’yi yazacaktır.