Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi Sevgi TOPUZ 1125808060

İş yaşamında bilgi yönetiminin bu erken aşamasında, konuyu ele almanın en uygun yolu, ayrıntılı taktiklerden çok, üst düzey ilkeler belirlemek olmalıdır. Bir organizasyon bilgi yönetimi ile ilgili olarak temel ilkeleri kararlaştırdıktan sonra ayrıntılı yaklaşımları ve planları bu ilkelere dayalı olarak yaratabilir. Bunları burada 10 ana başlık altında ele alacağız.

1. Bilgi yönetimi pahalıdır (Bilgisizlik de öyle) Bilgi bir sermayedir, bir varlıktır. Ancak, onun etkili yönetimi diğer varlıklara yatırım yapmayı gerektirir. Para ve emek yatırımına ihtiyaç duyan birçok spesifik bilgi yönetimi aktivitesi vardır. Örneğin, Bilginin ele geçirilmesi. (Dökümanların yaratılması ve verilerin bilgisayara taşınması.) Bilgiyi düzenleme, bir araya getirme ve öze indirme yoluyla değer katma. Bilgi sınıflandırma yaklaşımlarını geliştirmek ve bilgiye yeni katkıları sınıflandırmak. Çalışanları bilginin yaratılması, paylaşılması ve kullanılması konusunda eğitmek. Çok az firma bilgi yönetiminin maliyetini hesaplamıştır. Ancak bazı sayısal tahminler vardır. Bilgi temelli firmalarda gelirlerin %7-10’unun entelektüel sermayenin geliştirilmesi ve yönetilmesi için harcandığı tahmin edilmektedir.

2. Etkili bilgi yönetimi insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir.

3. Bilgi yönetimi ileri derecede politiktir. Bilginin güç olduğunu herkes bilir. Eğer bilgi, güç, para ve başarıyı ifade ediyorsa mutlaka, lobby faaliyetleri, kapalı kapılar arkasında pazarlıklar, politik oyunlar olacaktır. Etkili bilgi yönetimi için bir bilgi politikasının geliştirilmesi gerekliliği bundan kaynaklanmaktadır. Bazı yöneticiler politika yapmayacaklarını söylerler. Ancak, ileri görüşlü bilgi yöneticileri politikanın varlığını kabul edecekler ve geliştireceklerdir. Bilginin kullanılması ve ona değer verilmesi için lobby faaliyeti yapacaklardır. Bilgiye sahip olanlarla onu kullanacak olanlar arasında aracılık yapacaklardır.

4. Bilgi yönetimi bilgi yöneticileri gerektirir. Emek, sermaye gibi temel işletme kaynaklarının yönetimine kendini odaklamış güçlü organizasyonel fonksiyonlar bulunmaktadır. Bilgi de bu kaynaklar gibi, organizasyon içinden bir grubun bu iş için açık sorumluluk üstlenmemesi durumunda iyi yönetilemez. Böyle bir grubun yerine getireceği görevler arasında bilginin derlenmesi ve sınıflandırılması, bilgiye yönelik teknoloji altyapısının kurulması ve bilginin kullanılmasının izlenmesi bulunmaktadır. Bir bilgi yönetimi fonksiyonu, organizasyon içinde bütün bilgileri bir araya getiriyor ve kontrol ediyorsa dikkatleri çekecek, bir çekingenlik ve öfke yaratacaktır. Böyle bir organizasyonun amacı yalnızca bilginin başkaları tarafından yaratılmasını, dağıtılmasını ve kullanılmasını kolaylaştırmak olmalıdır. Dahası, bilgi yöneticileri, sözleri ve davranışları ile başkalarından daha “bilgili” olduklarını ima etmemelidirler.

5. Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır. Bilgiyi yönetirken bilginin derlenmesini ve sınıflandırılmasını sağlayacak şekilde hiyerarşik bir model veya bir yapı oluşturmak çekici görülebilir. Ancak, birçok organizasyon bilgi piyasasının işlemesine ortam sağlayarak ve bilgiyi kullanıcılarının görmek istediği gibi düzenleyerek çok daha iyi sonuçlar elde etmiştir.

6. Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir. Bu ilkede, bilginin paylaşılmasının ve kullanılmasının kendiliğinden olan bir iş olmadığı, bilgi ve enformasyon teknolojisinin kurulmasının her zaman bilginin paylaşılacağı ve kullanılacağı anlamına gelmeyeceğini anlarız. Bilgi kullanımı ve paylaşımı, bu işe ayrılan zamana bir değer yükleyen performans değerlendirme, ücretlendirme, ödüllendirme gibi sistemlerle desteklenmeli ve motive edilmelidir.

7. Bilgi yönetimi bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir. Bilgi, belirli birkaç bilgi iş sürecinde yoğun olarak yaratılır, paylaşılır ve kullanılır. Bu spesifik süreçler, sektörlere ve firmalara göre değişmekle beraber, genellikle pazar araştırması, ürün tasarımı ve geliştirme, teklif ve sipariş hazırlama ve fiyatlandırma gibi işleri kapsar. Eğer bilgi yönetiminde gerçek iyileştirmeler yapılacaksa, bu temel iş süreçlerinde iyileştirmeler yapılmalıdır.

8. Bilgiye ulaşma yalnızca bir başlangıçtır. Bilgiyi kullanmayı gerektiren eylemlere girmek, bilgi sağlayıcılarla yakın etkileşim içinde olmak gerekir. Bu özellikle örtülü bilginin elde edilmesinde önem kazanmaktadır.

9. Bilgi yönetimi süreklidir, asla bitmez. Yeni yöneticiler ve yeni profesyoneller yeni bilgi ihtiyaçları doğurmaktadır. Bilgi ortamlarındaki bu hızlı değişim, belirli bir bilgi ortamı için harita çıkarmak veya modellemek için yeterince zamanın olmadığını da ifade etmektedir. Bunları tamamlayana kadar belki o bilgi ortamı ortada olmayacaktır. Bu nedenle, bilgi ortamlarının tanımlanması yalnızca onun son kullanım süresi kadar yoğun ve hızlı olmalıdır.

10. Bilgi yönetimi bir bilgi sözleşmesi gerektirir. Geçmişte çok az firma herhangi bir çalışanın bilgisini belirlemek ve belgelemek konusunda başarılı olmuştur. Bilgi, organizasyon için gerçekten daha değerli bir kaynak oluyorsa bilgi yönetiminin yasal boyutları da daha fazla dikkat gerektirecektir. Entelektüel mülkiyet hakları, hukuk alanında şu anda en hızlı gelişen konu olmaktadır ve ilerde daha da hızlı büyüyecektir.

Bilgi Muhasebesi: Entelektüel Kapital Hesap Raporu Bilgi yönetiminin günümüzdeki anlamını ve önemini göstermenin bir yolu da, bilgiyi kullanan şirketlerin finansal tablolarının incelenmesidir. Bu inceleme, bilgi ile sağlanan kazanımlarının ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.

Entelektüel Kapital Hesap Raporu İnsan kapitali Yapısal kapital Müşteri kapitali müşteri süreçler öğrenme yetkinlikler En iyi uygulamalar yenilikler

Örnek Bilgi Muhasebe Raporu Bu dönem Bu yıl Geçen yıl aynı dönem Geçen yıl Müşteri kapitali Bağlılık oranı Elde tutma indeksi Ortalama dönem Değer haritası yoğunluğu Yapısal kapital Bilgi tabanı sayısı Kullanıcı oranı Yenileme oranı İnsan kapitali Stratejik yetkinliklerin sayısı Temek yetkinliklerin sayısı Yetkinliklerin sayısı Yetkinliklerin büyüme hızı Öğrenme oranı

Kaynakça: Prof. Dr. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi