1 EXCEL DE VERİ TABANI (DATABASE) İŞLEMLERİ Excel de bir veritabanı oluşturulabilir veya başka programlarda (Access gibi) oluşturulmuş olan Veri Tabanları üzerinde işlemler yapılabilir. Çok sayıda veriden oluşan Veri Tabanlarında en çok kullanılan işlemlerden Sıralama ve Süzme’ yi inceleyelim.

2 Sıralama İşlemleri (Data Sort) Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kullanır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır. Sıralama işlemi: 1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin) 2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin. 3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. 4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın. ÖNEMLİ: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.

3

Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı Excel'de yalnızca görmek istediklerinizi gösterip, gerisini saklamaya yönelik kullanımı kolay bir Otomatik Filtre bulunur. Filtre uygulama, verilerinizi hiçbir biçimde değiştirmez. Filtreyi kaldırır kaldırmaz tüm verileriniz, aynı önceden olduğu biçimde, yeniden görüntülenir. 1. Veri Türünün Her Sütunda Aynı Olduğunu Doğrulama 2. Otomatik Filtre'yi Etkinleştirme 3. Verilere Filtre Uygulamaya Başlama 4. Ek Filtreler Uygulama 5. Gelişmiş Filtre Uygulama Tekniklerini Kullanma 6. Filtre Uygulamayı Kapatma 1. Veri Türünün Her Sütunda Aynı Olduğunu Doğrulama 2. Otomatik Filtre'yi Etkinleştirme 3. Verilere Filtre Uygulamaya Başlama 4. Ek Filtreler Uygulama 5. Gelişmiş Filtre Uygulama Tekniklerini Kullanma 6. Filtre Uygulamayı Kapatma 4

Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı 1. Veri Türünün Her Sütunda Aynı Olduğunu Doğrulama Çalışma sayfanızda, her sütunun en üst satırında "Ürün Numarası" veya "Müşteri" gibi sütunun içeriğini tanımlayan bir başlık bulunmalıdır. Her sütundaki verilerin tümü aynı türde olmalıdır. Örneğin, sayıların bulunduğu bir sütuna metin ya da tarihlerin bulunduğu bir sütuna sayı karıştırmayın. 5

2. Otomatik Filtre'yi Etkinleştirme Şimdi, herhangi bir veri hücresini tıklatın ve aşağıdakileri yaparak Otomatik Filtre'yi etkinleştirin: Eski versiyon Office Excel için, Veri menüsünü tıklatın, Süz'ün üstüne gelin ve sonra Otomatik Süz'ü tıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, Veri sekmesini tıklatın ve Sırala ve Filtre Uygula alanında Filtre Uygula'yı tıklatın. Otomatik Filtre okları artık, her sütun başlığının sağında görülmektedir. Not: Otomatik Filtre komutunu tıklatmadan önce tek bir hücre yerine bir sütunun tamamını seçerseniz, tüm veri sütunlarında değil de, yalnızca seçilen sütunda bir Otomatik Filtre oku görülür. 6 Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı

3. Verilere Filtre Uygulamaya Başlama Çalışma sayfanızın müşteri satış verilerini içerdiğini varsayalım. Her müşteri girişinde müşterinin bulunduğu yer, satın aldığı ürünler, satın alma tarihleri ve her satıştan elde ettiği gelir ve kar ile ilgili bilgiler yer alır. Belki de, yalnızca Batı bölgesinde bulunan müşterilere ilişkin satış etkinliğini görüntülemek istiyorsunuz. Excel bunu yapmanıza yardımcı olabilir. Yalnızca Batı bölgesindeki müşterilere ait satış etkinliğini görüntülemek için, Bölge başlıklı sütunda Otomatik Filtre okunu tıklatın. Otomatik Filtre okunu tıklattığınızda bir liste görüntülenir. Bu liste, sütundaki öğelerin her birini alfabetik veya sayısal düzende içerir; bu sayede istediğiniz öğeyi hızla bulabilirsiniz. Bu örnekte, Batı'ya kaydırma yapın ve Batı'yı tıklatın. 7

3. Verilere Filtre Uygulamaya Başlama Batı'yı tıklattığınızda, Excel bu sütunda Batı metnini içeren satırlar dışında, çalışma sayfasındaki tüm satırları gizler. 8

4. Ek Filtreler Uygulama Daha belirli bilgilere odaklanmak isterseniz, yeniden bir başka sütuna, daha sonra bir başka sütuna filtre uygulayabilir ve bu şekilde devam edebilirsiniz. Filtre uygulamak için, herhangi bir sütunda herhangi bir başlığın yanındaki oku tıklatabilirsiniz. Bölge'ye göre filtre uyguladıktan sonra, örneğin Ürün Numarası sütununda Otomatik Filtre okunu tıklatabilir ve bu sütuna filtre uygulayarak yalnızca ürün numarasını satın alan Batı bölgesi müşterilerini görebilirsiniz. 9 Sütunlara istediğiniz sırada filtre uygulayabilirsiniz. Filtreler, uyguladığınız sırada kademeli olarak uygulanır. Her filtre, bir sonraki filtreyi uygulayabileceğiniz verileri sınırlar.

5. Gelişmiş Filtre Uygulama Tekniklerini Kullanma Excel ayrıca, daha karmaşık türde filtreler uygulamanıza olanak sağlar. Özellikle yararlı olan iki filtre türü İlk 10 filtresi ve özel filtre uygulamadır. Bir sütunda İlk (veya Son) 10 öğeyi bulma İlk 10 filtresini sayı veya tarih sütunları üzerinde kullanabilirsiniz. İlk 10 filtresi ile, ilk öğeleri veya son öğeleri (en küçük veya en büyük sayılar veya tarihler) bulabilirsiniz. Ayrıca, ilk 10 öğeyi veya son 10 öğeyi bulmakla da sınırlı olmazsınız. Yalnızca 1 ya da 500 gibi büyük bir sayı olmak üzere, görmek istediğiniz öğe sayısını seçebilirsiniz. İlk 10 filtresini kullanarak en yüksek fiyatlı veya en düşük fiyatlı ürünleri bulabilir, işe alınma tarihleri en yakın olan çalışanları belirleyebilir veya en yüksek ya da en düşük öğrenci notlarını görebilirsiniz. İlk 10 filtresini Excel 2003'teki bir veri sütunu üzerinde kullanmak için, sütundaki bir veri hücresini tıklatın ve sonra sütunun Otomatik Filtre okunu tıklatın. Eski versiyon Office Excel için, açılan listenin başlarında (İlk 10…) öğesini tıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, Numaralı Filtreler'i tıklatın ve sonra İlk 10'u seçin. İlk 10 Otomatik Filtre iletişim kutusu açılır. İletişim kutusunda, İlk veya Son'u seçin. Sonra bir sayı seçin. Son olarak, Öğeler veya Yüzde'yi seçin. Sütunlara istediğiniz sırada filtre uygulayabilirsiniz. Filtreler, uyguladığınız sırada kademeli olarak uygulanır. Her filtre, bir sonraki filtreyi uygulayabileceğiniz verileri sınırlar. 10

5. Gelişmiş Filtre Uygulama Tekniklerini Kullanma Özel filtreleri kullanma Otomatik Filtre açılan listesinden seçim yaparak filtre uyguladığınızda, yaptığınız tek seçim dışındaki her şeyi gizlemiş olursunuz. Bir sütunda tek seçimden fazlasını görmek isterseniz, özel filtreler uygulayabilirsiniz. Özel filtre uygulamak için: Eski versiyon Office Excel için, açılan listenin başlarında (Özel…)öğesini tıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, Numaralı Filtreler'i tıklatın ve sonra Özel Filtre'yi tıklatın. Özel Otomatik Filtre iletişim kutusu açılır. Artık, veri sütunu için iki filtre gereksinimi girebilirsiniz. Örneğin, ve numaralı ürünleri satın alan müşterileri görebilirsiniz. Not:Veya düğmesini seçtiğinizden emin olun; yoksa hiçbir sonuç göremezsiniz. 11

6. Filtre Uygulamayı Kapatma Filtreleri kaldırma şekliniz, uyguladığınız filtre sayısına ve filtreleri kaldırmak istediğiniz sütun sayısına göre değişir. Bir sütundan filtre kaldırmak için, ilgili sütunun yanında bulunan Otomatik Filtre okunu tıklatın ve sonra Tümü seçeneğini tıklatın. Bu komut, söz konusu filtreyle gizlenen satırları gösterir. Tüm filtreleri tek seferde kaldırmak için, Veri menüsünde Filtre Uygula'nın üstüne gelin ve sonra Tümünü Göster'i tıklatın. Bu komut, çalışma sayfasında tüm filtrelerin gizlediği satırların tümünü görüntüler, ancak Otomatik Filtre özelliğini açık bırakır. Otomatik Filtre'yi kapatmak için, Veri menüsünde Filtre Uygula'nın üstüne gelin ve sonra Otomatik Filtre'yi tıklatın. Elektronik tablonuzdaki filtreleri kaldırmak için, Excel menüsünde Otomatik Filtre (Eski Excel Versiyonu) veya Filtre Uygula (Yeni Excel Versiyonu) seçimini kaldırmanız yeterli olur. Elektronik tablodaki tüm veriler yeniden ortaya çıkar. 12 KAYNAK : Türkiye Microsoft

UYGULAMA 1 2. Yukarıdaki veri üzerinde şu sıralamaları yapın: Ada göre artan Ada göre azalan Nota göre artan Nota göre azalan Önce bölümüne ve sonra adına göre artan. 3. Filtreleme: Bölümlere göre filtreleme işlemleri yapın Aşağıdaki tabloyu oluşturunuz

UYGULAMA 2 1. Aşağıdaki tabloyu oluşturunuz

UYGULAMA 2 2. İlgi Alanını Deneme kriteriyle filtreleyin 3. Deneme ile ilgilenenlerin sadece MMF (Mimar Mühendislik Fakültesi)’nde okuyanlarını gösterecek şekilde verileri filtreleyiniz. (Okul ölçütünü kullanınız) 4. Listenin tümünü gösteriniz daha sonra 1. ve 2. sınıf öğrencilerini seçiniz. (Veri süzerken Özel seçeneğini kullanınız. Süzme Ölçütü > Sınıfı > küçüktür > 3 ) 5. Bu listeden 2 yıllık okulda okuyanları (IMYO) çıkarınız. (Veri süzerken Özel seçeneğini kullanınız. Süzme Ölçütü > Okul > eşit değil > IMYO )