ACCESS 2010

GİRİŞ Microsoft Access 2010 ile bir şirketin ürünleri sıralanabilir, depolanabilir, ürün araması yapılabilir, sorgulama yapılabilir ve düzenlemeler yapılabilir. Access ile bir veri tabanı hazırlamak oldukça kolaydır. Çünkü Access veritabanı hazırlamak için her kısımda şablonlar sunmaktadır. Access veritabanı yazılımı ile ev, küçük ve orta ölçekli işyerleri için veritabanları hazırlanır.

ACCESS 2010 İLE ÇALIŞMAK BaşlatTüm Programlar Microsoft Office 2010Microsoft Office Access 2010 tıklanarak yeni bir access veri tabanı oluşturulur. Ekranın sol tarafındaki menülerden yararlanılarak daha önceden hazırlanmış şablonlar üzerinde çalışılır. Buradan özel çevrimiçi şablonları kullanılır.

Verİ tabanIna Tablo Eklemek ve Alan Eklemek-Sİlmek Access’te Oluştur SekmesindenTablo düğmesi tıklanıp yeni bir tablo oluşturulur. Oluşturulan tablolarda alanlar tanımlanıp bu alanlara veriler girilip sonra verilerin adları Tasarım bölümünden ya da alanın üzerine sağ tıklanıp Sütunu Yeniden Adlandır Seçeneği tıklanarak alan adı değiştirilir. Sonra Kaydet tıklanıp üzerinde çalışılan tablo için uygun bir ad yazılır. Tablo düğmesi tıklanarak ikinci bir tablo eklenilir.

Verİ tabanIna Tablo Eklemek ve Alan Eklemek-Sİlmek Tablo bölümünden Tasarım Görünümü seçeneği tıklanır. Yeni alan eklemek istenilen yere farenin sağ düğmesi tıklanıp Satır Ekle seçeneği tıklanır. Sonra alana bir ad verilip Kaydet düğmesi tıklanır. Alanların veri türü değiştirilebilir. Alan Özellikleri kısmından her bir alana ait özellikler tanımlanır (metin, tarih/saat, OLE nesnesi vb).

Verİ tabanIna Tablo Eklemek ve Alan Eklemek-Sİlmek Tablolardan veri silmek için Görünüm aşamasında veri satırı sağ tıklanıp Kayıt Sil seçeneği tıklanır. Bir veri satırını kopyalamak, Kesmek vb. değişiklikler yapmak mümkündür. Eğer kayıt eklemek isteniliyorsa veri satırının üzerine sağ tıklanıp kısa yol menüsünden Yeni Kayıt seçilir.

VERİ TÜRLERİ VE ÖZELLİKLERİ Veri türleri belirlerken tarih/saat, metin, sayı ve diğer veri türlerin her birinin kendine ait özellikleri ve sınırlamaları vardır. Bu veri türü özellikleri yanlış yapıldığında veri tabanı programı doğru çalışmayabilir ya da yanlış sonuçlar verir. Bunun için her alana ait veri türünün doğru girilmesi gerekir. Örneğin: Metin Alfa sayısal veriler (metin ve sayılar) En fazla 255 karakter depolar Sayı Sayısal veriler Sayı alanları, alanın içerebileceği değerin boyutunu belirleyen bir Alan Boyutu ayarı kullanır. Alan boyutunu 1, 2, 4, 8 veya 16 bayt olarak ayarlanır. Tarih/Saat Tarih ve saatler Access tüm tarihleri 8 baytlık çift duyarlıklı tamsayılar halinde depolar.

TARİH VE SAATİN VERİ TÜRÜ BİÇİMİNİ BELİRLEMEK Tablo sağ tıklanıpTasarım GörünümündenTarih Saat veri alanını seçilipAlan Özellikleri kısmından Biçim seçilir. Tarih biçimi yanlış belirtilip ya da yanlış değer girilirse bunun düzeltilmesi istenir.

BİRİNCİL ANAHTAR ATAMA Giriş SekmesindenGörünüm Düğmesini tıklanıpTasarım Görünümü seçilip birincil anahtar alanı seçilir. Ya da birincil anahtar alanı olarak belirlemek istenilen alan satırının başına gelip seçili duruma getirilip seçilir. Bu anahtar alanın amacı karmaşıklığı engellemektir. Genelde id, kimlik numarası ya da çalışılan tablodaki herhangi bir unvan_no vb. birincil anahtar alanı olarak seçilir.

SÜTUNLARI DÜZENLEMEK Bazen veritabanındaki bilgiler tam olarak okunamaz onun yerine anlamsız olan ##### işaretleri görülür. Bunun sebebi sütuna yazılan verinin sütuna sığmamasıdır. Ya genişletmek istenilen sütun alanının üstüne gelip fareyle sınır çizgisinden itibaren sürüklenerek sütun genişletilir.

SÜTUNLARI DÜZENLEMEK Kısa yol menüsünden Sütun Genişliği seçeneği tıklanır. Sütunun yerini değiştirmek için taşımak istenilen sütunun üst tarafı farenin sol tuşu ile seçip basılı tutularak sağa ve sola sürüklenerek istenilen yere bırakılmalıdır. Doğru yere bırakıldığını anlamak için sürüklenip bırakılmak istenilen alanın sütunun sol tarafındaki çizgi kalın bir şekil almalıdır.

SÜTUNLARI DÜZENLEMEK Veri tabanlarında sadece üzerinde çalışılan alanlar görmek istenilip diğer alanların gizlenmesi istenildiğinde Giriş Sekmesinden gizlemek istenilen sütun ya da sütunlar seçilip farenin sağ düğmesi tıklanıp kısa yol menüsünden Gizle seçeneği tıklanır. Sütunları göstermek için ise herhangi bir sütunu seçip sağ tıklayıp kısa yol menüsünden Göster seçeneği tıklanır.

SÜTUNLARI DÜZENLEMEK Giriş Sekmesinden istenilen tablonun dondurulmak istenilen sütunu seçip farenin sağ düğmesi tıklanıp kısa yol menüsünden Sütunları Dondur seçeneği tıklanır. Sabitlenmiş ya da donmuş sütunların üzerine gelip farenin sağ düğmesi tıklanıp Tüm Sütunları Çöz seçeneği tıklanır. Donmuş sütunların hepsi çözülecektir donmuş sütunlar en öne geçtiği için alan sıralamaları değişmiş olur.

EXCEL’E VERİ GÖNDERMEK Excel’ e gönderilmek istenilen tablo ya da sorguyu tıklanıp Dış Veri SekmesiniExcel Elektronik Tablosuna Ver düğmesini tıklanır. Bu sayede accesste yapılmış olan bir çalışma çok kolay bir şekilde Excel’e ortamına alınmış olunur. Tabi accessteki çalışma Excel’e aktarılırken sadece veriler aktarılabilir. Dış veri gönderildiği gibi aynı zamanda dışardan veriler de alınır.

TABLOLARI İLİŞKİLENDİRMEK Bir tablodaki birincil anahtar ile başka bir tablodaki birincil anahtar ya da sayı alanları arasında ilişki oluşturulabilir. İki ya da çok tabloyu birbirine bağlama yeteneği ilişkisel veritabanların güçlülüğünü ortaya koyuyor. Tablolar arasında ilişkileri kurmak için Veritabanı Araçları Sekmesindenİlişkiler düğmesi tıklanır.

TABLOLARI İLİŞKİLENDİRMEK İlişkilendirilmek istenen tabloların bağlantılarının kurulması için Tablo Göster düğmesi tıklanır. İlişkiler penceresine eklemek için birinci tablo seçilir. Birinci tablodaki birincil anahtar ikinci tablodaki karşılık gelen anahtara sürükleyip Oluştur düğmesi tıklanır. İlişkilendirmeden sonra gerekli değişiklikler Tasarım sekmesinden yapılır.

Form Oluşturmak Basit bir form oluşturmak için Gezinti Bölmesinden bir tablo seçilip Oluştur Sekmesi tıklanıp Form tıklanır. Sihirbazla form oluşturmak için Oluştur SekmesindenTüm FormlardanForm Sihirbazı tıklanır. Tablolar/Sorgular kısmından tablo ya da sorgu seçilir. Sonra Formda kullanılmak istenilen alanlar seçilip taşıma oku (> veya >>) tıklanarak seçili alanlar taşınılır.

Form Oluşturmak Kullanılan form için uygun olan yerleşim seçilip form için bir tane Stil seçilir. En son form için bir ad yazıldıktan sonra Son düğmesi tıklanır. Form oluşturulduktan sonra tasarım kısmında formun metin alanları, arka plan rengi, yazı tipi, effekt vb. değişikliler yapılır.

Verİlerİ Sorgulamak Sorgu oluşturup bulmak istenilen veriler kolayca bulunur. Verileri sorgulamak için Oluştur SekmesindenBasit Sorgu Sihirbazı tıklanır. En önemlisi yapılan çalışmaya uygun sorgu seçebilmektir.

Verİlerİ Sorgulamak Tablolar/Sorgular kısmında eklemek istenilen tablo ya da sorgu seçilir. Sorgunun sonuçlarına eklemek için ilk alan tıklanıp Ekle tıklanıp daha fazla alan da eklenebilir. Sonra Ayrıntılı Seçenek düğmesi İleri seçeneği tıklanıp sorgu için bir ad yazılıp Son düğmesine tıklanır.

Verİlerİ Sorgulamak Sorgu için SQL kodları yazmadan da belirli bazı alanları gösterip bazıları gösterilmeyebilir. Ölçüt(and) kısmında istenen ölçüte göre kayıtlar sıralanır. Veya (or) kısmında ise ölçüt kısmındaki şart gerçekleşmezse veya kısmındaki şart gerçekleştirilir. Sırala (Sort) kısmında büyükten-küçüğe ya da tersi şekilde sıralama yapılır.

Rapor Oluşturmak Raporlama için Oluştur SekmesindenRapor düğmesi tıklanır. Sihirbaz raporunu kullanmak için ise Oluştur SekmesindenRapor Sihirbazı tıklanır. Tablolar/Sorgular bölümünden herhangi bir tablo ya da sorgu seçilir

Rapor Oluşturmak Kullanılabilir Alanlar kısmından ya tümünü ya da istenilenlerin bir kısmı seçili hale getirilir. Seçili hale getirilenlerden hepsi veya herhangi birisi kaldırılabilir. Sonra İleri tıklanır. Eğer rapor gruplandırmak isteniyorsa raporun içeriği gruplandırılıp Gruplandırma Düzeyleri eklenir.

Rapor Oluşturmak Ya da Artan-Azalan şekilde sıralama yapılabilir. Sonra İleri düğmesi tıklanıp farklı stil, düzenler seçilebilir. Artan-Azalandaki Özet Seçeneklerinden raporun hangi değerlere göre hesaplanacağı ya da yüzdesi hesaplanabilir. Çıkan seçeneklerden raporun içeriğine göre bir sıralama alanı seçilir.

Özet Grafiklerle Verileri Çözümlemek Oluştur SekmesindenÖzet Grafik düğmesi tıklanarak verileri gruplandırmak vb. işlemler yapılır. Özet Grafikte veri serisi için değer sağlamak istenilen alanları Grafik Alan Listesi Kutusundan Seri Alanlara bırakılır. Özet Grafiğin gövdesi için sağlamak istenilen değerleri Grafik Alan Listesi Kutusundan gövdeye sürüklenip bırakılır. Sonra Kaydet düğmesi tıklanarak işlem tamamlanır. Özet grafiği seçip Tasarım SekmesindenGrafik Türünü Değiştir düğmesi tıklanarak farklı grafikler oluşturulur.

Access’İ Özelleştirmek Access’te bir rapor ya da formu kaydedip gerektiğinde buna ulaşmak için makrolar oluşturulur. Access tablolarını diğer biçimlere çevirme, verme kayıtları yazdırma kayıt arama gibi işlemler kolaylıkla makrolar sayesinde gerçekleştirilir. Oluştur SekmesindenMakro Düğmesini tıklanıp istenen eylem tıklanır. Ayarlanan eylem değişkenleri her eylem için farklı olur. Makro farklı kaydedilip makro için bir ad yazılıp Tamam’a tıklanır.

Özet Grafiklerle Verileri Çözümlemek Accesste bir veri almak için tablonun üzerine fare ile sağ tıklanıp Al düğmesi tıklanıp oradan alınacak olan veri türü seçilir. Tasarım Sekmesinden herhangi bir tablo seçilip Özellik Sayfası kısmından Tanım, Yönlendirme, Filtreleme ve en Genel özelliklerin hepsi ayarlanabilir.