YONT171 Bilgi Teknolojilerine Giriş I Ünite 7: Kelime İşlemciler, İşlem Tabloları, Sunum Programları YONT 171, Bilgi Teknolojilerine Giriş I © Güz 2010-11, Nevin Seyyah, Tüm hakları saklıdır, Ders notları 2011.

Kelime İşlemcilerin İşlevleri… Kelime işlemci yazılımların işlevleri nedir? Kelime işlemci yazılımlar, Metin yaratma, Düzeltme, Saklama, Yazdırma, İşlevlerine sahiptir.

Kelime İşlemcilerin Kullanım Alanları Yaşamın bir çok alanında, örneğin evlerde, işyerlerinde ya da okullarda, çeşitli kelime işlemci yazılımlar kullanılmaktadır. Kelime işlemci yazılımlar, tek başlarına paketlenmiş olabileceği gibi, birden fazla uygulama yazılımının bir araya getirilmesi ile oluşturulmuş paketler içinde yer alabilmektedir. Ayrıca çok özel amaçlar için üretilmiş özel kelime işlemci yazılımlar da bulunmaktadır.

Kelime İşlemcilerin Kullanım Alanları Karakter nedir? Kelime işlemcilerde en küçük birim olarak, karakter tanınır. Bir metni oluşturan harfler, noktalama işaretleri ve diğer semboller birer karakterdir. Kelime işlemcilerde bir paragraf nasıl oluşturulur? Bir kelime işlemci yazılımı kullanılırken, klavyeden Enter tuşuna basıldığında, bir paragraf oluşturulmuş ve yeni bir paragrafa başlanılmış olur. Sayfa neyi ifade eder? Sayfa, metinlerin ve diğer nesnelerin yer aldığı ve belgenin düzenlendiği alandır.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri SAKLAMAK: Kelime işlemcilerin daktiloya karşı en önemli üstünlüklerinden biri, oluşturulan belgeleri yardımcı bellek birimlerinde saklayarak daha sonraki kullanımlara olanak tanımasıdır. EKLEME: Kelime işlemciler ile yaratılan bir belgeye ise metin, şekil ve fotoğraf eklenebilir. ARAMA VE DEĞİŞTİRME: Çoğu kelime işlemci yazım hatalarını tüm metin boyunca tarar, yerine doğru kelimeyi yerleştirmeyi sağlar. METNİ KOPYALAMA VE AKTARMA: İstenirse metnin içindeki tüm paragrafların yeri baştan aşağıya değiştirilebilir. Metnin bir bölümü kopyalanarak başka belgeye aktarılabilir.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri KELİME KAYDIRMA: Kelime işlemci yazılımlarda, metin içindeki herhangi bir kelime istenilen herhangi bir yere taşınabilir. SAĞA, SOLA YASLAMA VE ORTALAMA: Kelime işlemciler istendiği zaman yazılıların blok halinde sağa ve sola yaslanmasını sağlar. KARAKTER VE GÖRÜNÜM DEĞİŞTİRME: Kelime işlemciler, kullanıcılara çok çeşitli karakter türleri, sayfa ayarları, satır aralıkları ve paragraf olanakları sunar.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri KELİMELERİN YAZIMINI DENETLEME VE DÜZENLEME: Şu anda pek çok kelime işlemci yazılımında Türkçe sürümü de bulunan bu özellik, yanlış yazılmış kelimeleri işaretleyerek yazanı uyarır. İstenildiğinde cümlenin dilbilgisi açısından düzeltilmesini sağlar. Aynı kelimeyi defalarca metin içinde kullanmak yerine, kelime işlemci tarafından sunulan ve benzer anlamı veren kelimeler de seçilerek kullanılabilir.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri GRAFİK EKLEME: Kelime işlemciler, başka programlarda hazırlanmış resim ve çizimlerin (örneğin, küçük resimleri) belgelere eklemesine izin verir. OTOMATİK ALTBİLGİ, ÜSTBİLGİ VE SAYFA NUMARASI: Kelime işlemciler, sayfanın üst bölümüne (üstbilgi) ve alt bölümüne (altbilgi) her sayfada görüntülenmesi istenebilecek yazı ya da çizimleri eklemeyi sağlayabilir. Bu yazılımlar, sayfaların otomatik olarak numaralandırılmasına da olanak tanır.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri BAŞKA YAZILIMLARLA HAZIRLANAN METNİ EKLEME: Çoğu kelime işlemci, yazılanları metin belgesi (doküman) biçiminde saklamayı sağlar. Bu nedenle bir kelime işlemci ile oluşturulan metinler, diğerleri tarafından da kullanılabilir. POSTA EKLEME: Kelime işlemcilerle hazırlanan bir belge, başka birine internet aracılığıyla gönderilebilir. KLASÖR VE İÇİNDEKİLER SAYFASI OLUŞTURMA: Bazı kelime işlemciler, kullanıcılar tarafından belirtilen kelimeleri içeren bir klasör sözlüğü oluşturarak, belgenin sonuna yerleştirmeyi sağlayabilir. Ayrıca, kullanıcı metnin içinde belirli sözcükleri işaretleyerek, içindekiler bölümünü otomatik olarak oluşturabilir.

Kelime İşlemcilerin Genel Özellikleri METNİ KAĞIDA DÖKMEDEN ÖNCE EKRANDA İZLEME: Tüm kelime işlemci yazılımlar, metni yazdırmadan önce kullanıcıya, metnin kağıt üzerinde nasıl göründüğünü gösteren önizleme özelliliğini sunar. STİL OLUŞTURMA: Stil, bir dizi biçim özelliğini içeren (sola dayalı, 10 punto, Times, ilk satır 0.5 santim içeride gibi) ve yazılan metne eklenebilen olgulardır. Metni yazarken, başlık stili seçildiğinde, o metin seçilen başlık stilini almış olur.

Kelime İşlemcileri Kullanmak Kelime işlemciler arasında en çok kullanılanı, Microsoft Word yazılımıdır. Ancak, diğer birçok kelime işlemci yazılımda da hemen hemen aynı ya da benzeri öğeler ve işlevler bulunmaktadır. Word yazılımını başlatmak için, masaüstündeki Başlat düğmesine, açılan menüden Programlar grubuna ve buradaki Microsoft Word komutuna tıklanmalıdır. Masaüstünde bulunan bir Word belgesi nasıl açılır? Bir Word belgesini açmak için, dosya simgesinin üzerine çift tıklanmalıdır. Bu durumda belge, Word yazılımında açılmış olacaktır.

Araç Çubukları ve Araçlar Word yazılımı başlatıldığında, genellikle ekranın üst bölümünde sağdaki araç çubukları bulunur. Bu araç çubukları üzerindeki araçlar, bir belgenin hazırlanması, biçimlendirilmesi, kaydedilmesi ve yazıcıdan çıktı alınması sürecinde kullanılacak işlevlere sahiptir.

Kelime İşlemcilerde Belge Yaratma Metni, klavyeyi kullanarak yazmaya başlamak, bir belgeyi yaratmanın ilk aşamasıdır. Yazma işlemi biter bitmez, hatta yazmaya başlandığında, belgenin bilgisayarın sabit diskine saklanması (ya da kaydedilmesi) yararlı olacaktır.

Belge Düzenleme Belgenin bir paragrafı farklı bir yazı karakterinde, daha büyük bir boyutta ve daha kalın olarak biçimlendirilebilir. Bu işlevler metnin yazı tipi ile ilgili biçimlendirme özellikleridir. Belgedeki paragraflar hizalama, girintiler ve aralıklar tanımlama, maddelendirme ya da numaralandırma gibi biçimlendirmeler de uygulanabilir.

Belge Düzenleme… Belge düzenlemede ayrıca, sütunlardan, sekmelerden, kenarlık ve gölgelendirmelerden de yararlanılabilir. Değişiklik yapmak için metin bölümlerini seçtikten sonra araç çubuklarındaki düğmeleri kullanarak maddelendirme, numaralandırma, yana yatırma ya da altını çizme, iki yana dayama, birden fazla sütunda sunma gibi düzenlemeleri kolaylıkla yapabiliriz.

İşlem Tablosunu Tanıyalım İşlem tablosu aslında bilgisayar ortamında yaratılan elektronik bir çalışma sayfasıdır. İşlem tabloları verilerin sunulması, düzenlenmesi, işlenmesi ve grafik biçiminde sunulması amacıyla kullanılır.

İşlem Tablosunu Tanıyalım İşlem tablosu sonuçları farklı şekilde sunulabilir mi? İşlem tabloları; Farklı türdeki verileri anlamlı parçalara ayırmamıza, Birbirleriyle olan ilişkilerini tablo ya da grafik halinde sunmamıza, Bu verileri farklı biçimlerde işlememize, Sonuçları yorumlamamıza, Doğru kararlar almamıza, yardımcı olur.

İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar Herhangi bir işlem tablosunu açtığımızda karşımıza satır ve sütunların oluşturduğu bir tablo gelir. Bu tablonun sütunları soldan sağa, alfabenin harfleri ile (A, B,C,D, ....Y, Z, AA, AB, AC, ....ZY, ZZ) adlandırılır. Hücre Nedir? satır ve sütunların kesişmesi ile oluşan dikdörtgen kutucuklara hücre adı verilir. Her hücre kendisini oluşturan sütun ve satıra bağlı olarak bir adres alır. Örneğin; ilk sütun ve ilk satırın oluşturduğu hücrenin adresi A1; üçüncü sütun ve dördüncü satırın oluşturduğu hücreninki ise C4 olur.

İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar Aktif hücre nedir? İşlem tablosuna girilmek istenen veriler hücrelere yazılır. Ancak öncellikle bilgilerin yazılacağı hücrenin aktif hale getirilmesi gerekmektedir. İşlem tablosu ilk açıldığında A1 hücresi aktiftir. Aktif olduğunu diğer hücreler göre daha kalın çizgilerle belirlenmiş olduğundan anlayabiliriz.

İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar Aktif hücre nasıl değiştirilebilir? Aktif hücreyi değiştirmek için ya klavyedeki yön tuşlarını kullanırız ya da fare yardımıyla imleci istediğiniz hücrenin üstüne tıklayarak aktif hale getirebiliriz. İşlem tablosundaki hücrelere kaç tip veri girilebilir? İşlem tablosundaki hücrelere üç ayrı veri girilebilir. Değerler: Rakam, tarih gibi sayılar için Etiketler: Aylar, dolar kuru, değişim % kavramları gibi Formüller: Tablodaki verileri kullanarak hesaplama yapmak amacıyla Ayrıca Fonksiyonlar da hesaplama yapmak için kullanılır. (TOPLA, ORTALAMA)

İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar İŞLEM TABLOSUNA YAZILAN BİR FORMÜLÜ BAŞKA BİR HÜCREYE KOPYALAMAK İÇİN: 1.adım: Formülün yazılı olduğu hücre seçilir. 2.adım: Düzen (Edit) menüsünden Kopyala (Copy) komutuna tıklanır. 3.adım: Formülün yapıştırılacağı hücre seçilir. 4.adım: Düzen menüsünden Yapıştır(Paste) komutuna tıklanır.

İşlem Tablosuna İlişkin Temel Kavramlar ÇALIŞMA KİTABİ VE ÇALIŞMA SAYFASI NEDİR? İşlem tablosu ile yarattığımız dosyalara genelde çalışma kitabı adı verilir. Çalışma sayfası ise verileri girdiğimiz hesaplama ve işlemleri yaptığımız satır ve sütunların oluşmuş alanıdır. Çalışma kitabı bu anlamda çeşitli çalışma sayfalarını birbirine bağlayan bir cilt olarak düşünebilir. Örneğin Excel çalışma kitabı üç çalışma sayfası ile açılır ve her bir çalışma sayfası 65.536 satır, 256 sütun ve 16.277.216 hücreden oluşur.

İşlem Tablolarını Kullanmak Excel programı öğeleri Excel menüleri, Ad kutusu, Formül çubuğu, Tümünü seç kutusu, Sütun başlığı, Satır başlığı, Hücre belirteci ve Sayfa sekmeleri olarak sayılabilir.

İşlem Tablolarını Kullanmak 1.Otomatik Toplama: TOPLA (SUM) fonksiyonu kısa yoludur. Sayıları toplar. 2.Fonksiyon ekle: Fonksiyon ekleme iletişim kutusunu açar. 3.Artan Sıralama: Etiket türü verileri alfabetik sırada, sayıları küçükten büyüğe, tarihleri önceki tarihlerden yakın tarihe doğru sıralar. 4.Azalan Sıralama: Etiket türü verileri alfabetik sıranın tersi bir sırada, sayıları büyükten küçüğe, tarihleri yakın tarihten daha öncekilere doğru sıralar. 5.Grafik sihirbazı: Grafikler yaratmak için yararlanılan iletişim kutusunu açar. 6.Çizim: Çizim araç çubuğunun görünmesini ya da saklanmasını sağlar. 7.Yakınlaştır: Çalışma sayfasının daha yakın ya da daha uzak görünmesini sağlar.

İşlem Tablolarını Kullanmak 8.Birleştir ve ortala: Bitişik durumdaki hücreleri birleştirerek tek bir hücre haline getirir. 9.Para biçimi: Seçilen değerlerin bir para biçiminde sunulmasını sağlar. İstenilen para biriminin kısaltmasını ekler. 10.Oran biçimi: Seçilen değerlerin oran biçiminde sunulmasını sağlar. Yüzde(%) işaretini ekler. 11.Virgül biçimi: Seçilen değerlerin sunumunda virgül ekler (örneğin 2,000 ya da 2000 vb) 12.Ondalık değerleri artırma ya da azaltma: Seçilen değerlerin sonuna her seferinde bir sıfır ekler ya da siler

Veri Girmek ve Biçimlendirmek Excel’de işlem tablosuna yeni bir satır nasıl eklenebilir? Excel’de satır eklemek istediğiniz yere örneğin çalışmakta olduğunuz sayfada 3 numaralı satırın üzerine gelip, Giriş bölümünden Ekle komutunu seçtiğinizde, sayfa satırları ekle seçilerek 3. satır eklenir ve altındakileri bir alt satıra iterek boş bir satır açar. Excel’de işlem tablosuna yeni bir sütun nasıl eklenebilir? Çalışma sayfasına sütun eklemek için satır ekleme işlemine benzer bir işlem yapmanız gerekir. Giriş bölümünden Ekle komutunu seçtiğinizde sayfa sütunları ekle seçilerek diğer sütunları sağa kaydırarak boş bir sütun ekler.

Hesaplamak Formül ya da fonksiyonların başına eşittir (=) işareti konulmadığında Excel etiket olarak algılar. Formül ya da fonksiyonlar eşittir (=) ile başlamalıdır. Ayrıca parantezlere de dikkat edilmelidir. Sayı aralığı yan yana ya da alt alta gelmiş hücrelerin oluşturduğu dizindir. Başlangıç ve bitiş hücre adresleri arasına iki nokta üst üste (:) konulur. İşlem tablosundaki bir değeri değiştirdiğimizde, işlem tablosu kendiliğinden bu değerle ilgili yaptığımız tüm hesaplamaları günceller.

Grafik Oluşturmak Excel’de tablo olarak hazırlanan her verinin grafik biçiminde sunulması mümkündür. Veriler seçilir, Ekle bölümü tıklanır, Grafik türü seçilir, İstenilen tür belirlenir ve ileri düğmesi tıklanır.

Sunu Kavramı Çeşitli konularda belirli, belirli bir katılımcı grubuna yönelik yapılan bilgilendirme veya öğretme amaçlı etkinliğe sunu denir. Örneğin öğretmenler veya öğrenciler derslerde konu anlatmak için sunu hazırlama yolunu seçebilirler. Günümüzde sunu hazırlamanın en yaygın yolu Sunum Programları’ndan faydalanmaktır.

Sunu Kavramı Sunu programlarının işlevi nedir? Sunu programları sunuları daha etkili, verimli ve çekici kılmak amacıyla görsel materyaller yaratmamıza olanak sağlayan programlardır. Herhangi bir sunuyu desteklemek üzere görselleri yaratırken değişik yazılımlardan yararlanabiliriz. Örneğin; kelime işlemcilerde sunuyu desteklemek üzere değişik görsellerin yaratılmasında kullanılabilir, yaratılan belgeye değişik metinler ekleyebilir, bu metinleri resim, şekil veya grafiklerle destekleyebiliriz. Etkili ve çekici sunumlar yaratabilmek üzere temel görevi sunu yaratılmasına olanak tanımak olan sunum programları geliştirilmiştir.

Sunum Programları Sunum Programları sunu hazırlamak için gerekli olan tüm araçları sağlayan programlardır. Office programları içinde sunum için kullanılan program PowerPoint’tir. Microsoft PowerPoint’te sunu oluşturma, basit bir tasarımla başlayıp yeni slaytlar ve içerik ekleyerek istenen renk düzenini seçebiliriz. Ayrıca farklı tasarım şablonları uygulayarak animasyon eklenmiş slayt geçişleri gibi efektler oluşturma işlemlerini uygulayabilirsiniz.

Sunum Programları Sunum programlarında bulunan temel özellikler nelerdir? Sunum programı: tek bir sunu dosyayı içinde slaytlar, konuşmacı notları, dinleyici notları anahat yaratmamızı sağlayan bir yapıyı içerir. Bu yapı içinde metinler, grafikler, resimler ve diğer nesnelerle daha esnek bir şekilde çalışabilir, belirli efektlere donatılmış, etkili ve çekici sunumlar hazırlayabilirsiniz.

Sunu ve Slayt Kavramı Sunu, üzerinde metinleri yazdığınız, Şekil çizdiğiniz, Grafik ve nesneler eklediğiniz Slaytlardan oluşan bir bütündür. Slayt, Sunumun her bir sayfasıdır. Bunu görmek için yandaki şekli inceleyiniz. Sunu üzerinde çalışılırken ekranda görülen slaytlardır.

Sunu Görünümleri Sunu programında, Sunuyu yaratmak, Düzenlemek ve görüntülemek için kullanılan görünümler şunlardır: Normal Görünüm

Sunu Görünümleri Slayt Sıralayıcısı Görünümü:Slaytları kolayca yeniden sıralamak için sunuyu Slayt Sıralayıcısı görünümünde görüntüler.

Sunu Görünümleri Slayt Gösterisi Görünümü: Slayt gösterisini başlatır.

Sunu Görünümleri Not Sayfası Görünümü: Konuşmacı notlarını yazdırıldıklarında görünecekleri şekilde düzenlemek için Not Sayfası’nı görüntüler.

Asıl Slayt (Slide Master) Bazı metin veya nesnelerin yaratılan tüm slaytlara standart olarak bulunmasını isteyebilirsiniz. Bunu sunum programındaki Asıl slayt özelliği ile gerçekleştirebiliriz. Örneğin; hazırladığınız slaytların tümünde bir resmin, şeklin veya metnin sabit bulunmasını isteyebiliriz. Bu, kurumun amblemi, ismi veya etkinliğin adı olabilir. Asıl slaytı açmak için Görünüm menüsünden Asıl Slayt seçeneğine tıklanarak açılır.

Asıl Slayt (Slide Master) Asıl slayt nasıl kullanılır? Görünüm menüsüne tıklayıp, ordan Asıl öğesini seçeriz. Ekrana gelen boş asıl slayt tüm slaytları temsil eder ve üzerine yerleştirilecek nesne veya nesnelerin var olan ve yaratılacak tüm slaytlarda görünmesini sağlar. Asıl slaytta hangi slayttan ulaşırsanız ulaşın, eklediğiniz nesne veya özellikler slaytların tümünde görünecektir. Ekrana gelen asıl slayt üzerinde hazır başlık, metin, tarih, dipnot ve numara alanları bulunmaktadır. Bu alanları kullanabileceğiniz gibi bunları silip kendi metin alanlarınızı yaratabilirsiniz.

Renklendirme Sunum programlarının bir başka özelliği de hazırladığınız slaytlarda renk öğesini kullanabilmenize olanak tanımasıdır. Hazırlanan bir slaytta gerek metinlerinizi gerekse zemini renklendirebilirsiniz. Zemini renklendirmek için Tasarım menüsünden Renkler seçeneğine tıklanır. Slaytlarda metin renkleri nasıl değiştirilebilir? Metin seçildikten sonra Giriş bölümünden Yazı Tipi Rengi aracının listesi açılıp renk seçilir.

Slaytlara Nesne Eklemek Slaytlara farklı resimler ekleyebilirsiniz. Bunlar sunum programının içinde bulunan resimler olabileceği gibi, sabit diskinizde, diskette veya CD’de bulunan farklı türde resimler de olabilir. Ekle seçeneği ile açılan menüdeki Küçük Resimler seçeneği sunum programının içinde bulunan seçeneklere ulaşmanızı sağlar.

Slaytlara Nesne Eklemek Çalıştığınız slayt üzerinde farklı metin alanları yaratabileceğinizi öğrenmiştik. Sunum programı, farklı biçimlerde ve renklerde hazır metin şablonlarından yararlanmanızı da olanaklı kılar. Süslü yazılar da denilen bu metinlere Word Art denir., Slayttaki bir metnin diğerlerinden farklı görünmesi için daha farklı bir stilde düzenlemek gerektiğinde bu özellikten yararlanabilirsiniz. Bunu için Ekle bölümünde bulunan Word Art Düğmesi’ni kullanırız. Açılan pencerede farklı stillerde metin örnekleri yer alır. Bunlardan birini seçildikten sonra açılan metin alanına dilediğiniz metni yazarak slayt üzerine yerleştirebilirsiniz.

Etki Eklemek Sunu programı slayt üzerindeki metin alanlarını ve diğer görsel öğelerin değişik etkilerde düzenlenebilmesine olanak tanır. Metinlere ve nesnelere eklenen hareketlere ve animasyona Etki denir. Örneğin; elektronik bir sunum yaparken, slayttaki metinleri belirli sırada, değişik hareketlerle ve sesli olarak görünmesini sağlayabilirsiniz.

Etki Eklemek Öncellikle etki ekleyebileceğiniz metin alanını ya da nesneyi seçmeniz gerekir.Daha sonra Animasyonlar bölümünden Animasyon Ekle seçeneğini tıklamalısınız. Açılan Özel Animasyon penceresinde, Sıra (slayta geçiş), Zamanlama (slayt ilerlet), Efektler gibi seçenekler yer almaktadır.

Etki Eklemek Etkilerin listesi nasıl açılabilir? Animasyonlar bölümünden Animasyon Ekle tıklanarak etkilere ulaşılabilir.

Etki Eklemek Slayt geçişlerine etki eklenebilir mi? Hazırlanan sununun herhangi bir ekranı üzerinde metin veya görsellerle etki ekleyebileceğiniz gibi, bir ekrandan diğerine geçerken de değişik geçiş etkileri kullanabilirsiniz. Bunun için önce slayt sıralayıcısı görünümüne geçmeniz gerekir.

Slaytları Düzenlemek Slaytları düzenlerken kullanılabilecek en iyi görünüm Slayt Sıralayıcısı Görünümü’dür. Çünkü bu görünümde sunudaki tüm slaytları yan yana sıralayabilirsiniz. Sunu içinde slaytları silmek, gösteri sırasını değiştirmek gibi işlemler nasıl yapılır? Herhangi bir nedenle hazırladığınız slaytları düzenlemek istediğinizde menüyü ya da fareyi kullanarak düzenlerlerinizi yapabilirsiniz. Örneğin; slaytlardan birini silmek istediğinizde, Giriş bölümünden Sil seçeneğini kullanabilir ya da istediğiniz slaydı veya slaytları seçip, klavyeden Delete tuşuna basarak da yapabilirsiniz.

Sunuyu Kaydetme ve Yazdırma Hazırladığınız sunuyu Ofis düğmesinden Kaydet seçeneğini kullanarak kaydedebilirsiniz. Sunu için hazırladığınız slaytları yazdırmak için, diğer programlarda olduğu gibi Ofis düğmesinden Yazdır seçeneğini kullanıyoruz.