190. 326-Turgut Karakoç 205. 400-Ceyda Özsoy 283. 206-Leyla Akın 380 190*****326-Turgut Karakoç 205 ***** 400-Ceyda Özsoy 283 ***** 206-Leyla Akın 380 ***** 084-Samet Akalan 497 ***** 680-Tayfun Adar

13-Proje Bilgilerini Başka Programlarla Paylaşmak

Project’ten veri kopyalamak ve Project’e veri yapıştırmak. Temel proje ayrıntıları ve canlandırma içeren yeni bir Office belgesi oluşturmak. Başka bir programda oluşturulan bir dosyayı açmak için Project’i kullanmak Alma/verme eşlemelerini kullanarak, Project verilerini başka dosya biçimlerine kaydetmek.

Anlatılacaklar Kurumsal Proje Yönetimi işlevselliğiyle ilgilidir. MS Project ve başka uygulamalar arasındaki bilgi paylaşımının çeşitli yolları anlatılacaktır. MS Project ve diğer uygulamalar arasındaki bilgi paylaşımı önemlidir. Çünkü projenizde çalışanlar, müşterileriniz MS Project kullanmıyor ya da başka bir uygulamaya daha hakim olabilirler. Bu durumda projenizin en iyi şekilde başlaması, yürümesi ve sonlanması için proje bilgilerini ilgili kişilere en kısa ve en kolay yoldan sunmak hayati bir önem kazanır

Hücre Kopyalama Resim Kopyalama MS Word’de, Powerpoint’te vs. grafikle birlikte istediğimiz bilgileri içeren alanları oluşturmak Project’te başka dosya biçimlerini açmak Project’ten diğer dosya biçimlerine kaydetmek Zaman Ölçekli Verileri Çözümleme Sihirbazı’nı Kullanarak Excel’deki verilerin grafiğini çizmek

Project’le Kopyalamak ve Yapıştırmak Düzen menüsündeki Hücreyi Kopyala, Resim Kopyala gibi komutlar kullanarak Project’te veri kopyalayabilirsiniz. Hücreyi Kopyala komutu ile MS Excel vb. uygulamalardaki tablolara istediğimiz elemanları kopyalayabiliriz. Resim Kopyala komutu ile bir resmi çeşitli şekillerde kopyalayabiliriz.

MS Word’de, Powerpoint’te vs MS Word’de, Powerpoint’te vs. grafikle birlikte istediğimiz bilgileri içeren alanları oluşturmak Göster > Araç Çubukları > Çözümleme’yi tıkladıktan sonra Çözümleme araç çubuğu görünecektir. Çözümleme araç çubuğunda Office’e Resim Kopyalama Sihirbazı’nı kullanarak işlemimizi gerçekleştireceğiz.

İlk olarak karşımıza gelen pencerede İleri’yi tıklıyoruz. Sonrasında Özgün anahat düzeyimi koru’yu seçip İleri diyoruz. Sonrasında gelecek olan seçeneklerde grafiğimizin ve bilgilerin nasıl kopyalanmasını istiyorsak o şekilde seçimlerimizi yaparak İleri diyoruz. Sonrasında gelecek menüde sihirbazın oluşturacağı “.gif” uzantılı görüntüyü Önizleme’ye tıklayarak web tarayıcımızda görüntülenmesini sağlayabiliriz. Ardından yeni belgenin oluşturulacağı uygulamayı seçip İleri’yi tıklıyoruz. Ardından gelecek olan menüden istediğimiz alanları Verilecek Alanlar’a ekledikten sonra sağ taraftaki oklarla da istediğimiz sıraya koyduktan sonra Son’a tıklayıp işlemimizi sonlandırıyoruz.

Project’ten diğer dosya biçimlerine kaydetmek ve Project’te diğer dosya biçimlerini açmak Diğer dosya biçimlerine kaydetmek için; Dosya > Farklı Kaydet diyoruz. Sonrasında Kayıt Türü listesinden istediğimiz biçimi seçiyoruz. Sonrasında verme sihirbazını kullanarak istediğimiz seçeneklerle projemizi ekrana getiriyoruz. Diğer dosya biçimlerini açmak için ise; Dosya > Aç dedikten sonra yine Kayıt Türü listesinden istediğimiz biçimi seçiyoruz. Sonrasında alma sihirbazını kullanarak istediğimiz seçeneklerle projemizi ekrana getiriyoruz.

Zaman Ölçekli Verileri Çözümleme Sihirbazı’nı Kullanarak Excel’deki verilerin grafiğini çizmek Çözümleme araç çubuğundan Excel’deki Zaman Ölçekli Verileri Çözümleme düğmesini tıklayalım. Tüm Proje veya Seçili Görevler’i seçtikten sonra İleri diyoruz. Gelen menüden istediğimiz alanları ekleyerek Son’a tıklıyoruz. Sonrasında gelen kısımda Verileri Ver düğmesine basarsak karşımıza grafiğimiz gelecektir.

14- Görev ve Atamalardaki İlerleyişi İzlemek Önceden kaydedilmiş temel planı güncelleştirmek Görev ve atamalar için fiili çalışmayı kaydetmek Günlük fiili çalışma değerlerini kaydetmek Bir görevdeki çalışmaya ara vermek ve görevin yeniden başlaması gereken tarihi belirlemek

Önceden kaydedilmiş temel planı güncelleştirmek Planlama proje yönetmenin ilk evresidir. Planlama tamamlandıktan sonra uygulama başlar. Proje planı ne kadar karmaşık olursa planlanmış süre o kadar uzun olur dolayısıyla bir sapma ortaya çıkması ihtimali artar. Sapma, proje planıyla projenin uygulanması sırasında olanlar arasındaki farktır. Fiili çalışmayı izlemek ve planla karşılaştırmak sapmayı erken tanımlamanızı ve planın tamamlanmayan kısmını ayarlamanızı sağlar. Zaman içine dağıtılmış bilgiler zaman aşamalı olarak bilinir, bundan dolayı işi zaman aralığına göre izlemek, bazen zaman aşamalı fiili durumları izlemek olarak adlandırılır. Bu da ilerleyişi en ayrıntılı biçimde izleme düzeyidir.

Zaman aşamalı fiili durumları izlemek Zaman aşamalı fiili durumları izlemek, proje yönetimiyle ilgili en temel soruları etkin biçimde yanıtlamanızın yoludur: Görevler planlandığı gibi başlayıp bitiyor mu? Bitmiyorsa, projenin bitiş tarihi üzerindeki etkileri nedir? Kaynaklar görevleri tamamlamak için planlanandan daha uzun veya daha kısa zaman mı harcıyor? Görevleri tamamlamak planlanandan daha az ya da daha çok paraya mı mal oluyor?

Bir temeli kaydetmek/güncelleştirmek Temel , planlanmış başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve görev gibi, bir proje planındaki değerlerin topluluğudur. Tüm proje için temeli güncelleştirin. (Bu, özgün temel değerlerini olan zamanlanmış değerleri değiştirir.) Seçili görevler için temeli güncelleştirin. (Bu, projedeki görev değerlerini ya da temel değerleri etkilemez.) İki ya da daha çok temeli kaydedin. Tek bir planda en çok 11 tane temel kaydedilebilir. Birincisi, temel olarak ve diğerleri de temel 1’den temel 10’a kadar adlandırılır.

Göster İzleme Gantt Grafiği

Geçici planları kaydetmek Fiili değerleri izlemeye başladıktan sonra ya da planınızı ve bitiş tarihini başka bir fotoğrafını çekmek için geçici planla yapılabilir. Geçici planı aşağıdaki herhangi bir zamanda kaydedebilirsiniz İşin ana evresi tamamlandığında Önceden ayarlanmış zaman aralıklarında Çok sayıda gerçek değer girmeden önce ya da girdikten hemen sonra

Görev ve atamalar için fiili ve kalan değerleri izlemek Bir görevin atanmış tek bir kaynağı varsa, görev ya da atama için girdiğiniz gerçekleşen çalışma değerleri hem göreve hem de kaynağa eşit olarak uygulanır. Bir görevin çok sayıda atanmış kaynağı varsa görev için girdiğiniz fiili çalışma değerleri, atama birimlerine göre atamalar arasında dağıtılır ya da aşağı yuvarlanır. Bir görevin çok sayıda atanmış kaynağı varsa tek bir atanma için girdiğiniz fiili çalışma değerleri, göreve yukarı yuvarlanır ancak, görevdeki diğer atamaları etkilemez.

Göster Tablo:Kullanım Çalış

GÖREV VE ATAMALAR İÇİN ZAMAN AŞAMALI FİİLİ ÇALIŞMAYI İZLEMEK Aşağıdaki niteliklere sahip bir görev grubunuz varsa zaman aşamalı değerler girmek iyi bir yaklaşımdır: Yüksek riskli görevler Nispeten kısa süreli görevler, bir günlük değişikliğin bile tüm projeyi riske soktuğu görevler Sponsor ya da katılımcıların özel ilgisinin olduğu görevler Çalışma için saatlik ödeme yapılan

Zaman aşamalı kılavuz görünümüne geçmek için Göster >> Görev Kullanımı tıklanır.

Bu görünümde bir kaynağın atandığı görevdeki fiili çalışma süresini belirlemek için zaman aşamalı kılavuz kullanılır. Bu kılavuzda kaynak satırı ile zaman sütununun kesiştiği hücreye saat türünden değer girilir.

Kaynaklardan fiili değerleri toplamak Kaynaklardan fiili değerleri toplamak için aşağıdaki yöntemler kullanılır: İntranet tabanlı ekip çalışması, izleme ve durum raporu için Project Professional’ ı Project Server ile birlikte kullanın. Fiili değerleri kendiniz toplayın. Küçük bir kaynak grubu ile sıkça haberleşiyorsanız bu yöntem uygulanabilir. Gerçekleri, resmi bir durum raporlandırma sistemi yoluyla toplayın.

TAMAMLANMAMIŞ ÇALIŞMAYI YENİDEN ZAMANLAMAK Project’ in görevleri planlama tarihi ile bağlantılı olarak ele alması şöyledir: Görevin yeniden planlama tarihinden önce kaydedilmiş bir fiili çalışması yoksa ve bir kısıtlama uygulanmamışsa tüm görev bu tarihten sonra başlamak üzere yeniden planlanır. Görevin yeniden planlama tarihinden önce kaydedilmiş bir fiili çalışması var ve o tarihten sonra yoksa görev bölünür böylece, tüm kalan çalışma yeniden planlama tarihinden sonra başlar. Fiili çalışma etkilenmez. Görevin yeniden planlama tarihinden önce ve sonra kaydedilmiş fiili çalışması varsa görev etkilenmez.

Düzen >> Git >> Kimlik Kutusu >> {istenilen görev no}

Araçlar >> İzleme >> Projeyi Güncelleştir Tamamlanmayan çalışmayı yeniden başlat ve Tüm Proje seçenekleri seçilir ve tarih kutusuna istenilen tarih yazılır ve Tamam a tıklanır.

Özet olarak; Bir temel kaydetmek bir proje planında birçok görev, kaynak ve atama değerleri kaydeder. Bir geçici plan kaydetmek ise görevlerin yalnızca başlangıç ve bitiş tarihlerini kaydeder. Bir çalışmayı görev düzeyinde izlerseniz, çalışma atamalara aşağı yuvarlanır. Tersi durumda ise çalışmayı atama düzeyinde izlerseniz, çalışma görev düzeyine yukarı yuvarlanır. Kullanım görünümlerinde, izlemek istediğiniz zaman aralığına uydurmak için zaman ölçeğinin alt düzeyindeki zaman artış değerlerini değiştirebilirsiniz. Projedeki çalışma bir nedenle bölünecekse, çalışmanın sizin belirleyeceğiniz ileri bir tarihte yeniden başlamasını planlayabilirsiniz.

Proje Durumuna Bakmak ve Rapor Etmek

Hangi görevlerin geç başladığını ya da tamamlandığını belirlemek. Özet ve ayrıntı düzeylerinde görev maliyetlerine bakmak. Kaynak maliyetlerini ve sapmaları incelemek. Her görevin maliyet sapmasını gösteren bir trafik lambası görünümünü yaratmak için özel alanlar kullanmak.

Hangi görevlerin geç başladığını yada tamamlandığını belirlemek Bir görevi tamamlamak için ne kadar çalışma gereklidir? Görev zamanında başlayıp bitiyor mu? Görevi tamamlamanın maliyeti nedir?

Kayan Görevleri Tanımlamak Sapmanın bir sonucu, görevlerin başlangıç ve bitişlerini ertelemesidir. Geç başlayan görevleri yada planlandığı gibi başlamayacak olan gelecekteki görevleri bilmek isteriz. Ayrıca tamamlanan ancak zamanında başlamayan görevleri ve nedenlerini bulmak da yararlı olabilir.

Ertelenen görevleri görmenin farklı yolları Tüm projede sapmaları görüntülemek için; Proje Menüsü > Proje Bilgileri > İstatistikler Belirli görevlerde sapmaları görüntülemek için Göster > İzleme Gantt Grafiği Görev Adı sütunundan bir görevi tıklayalım. Standart araç çubuğunda, Seçili Göreve Git düğmesini tıklayalım.

Burada görevlerin nasıl farklılık göstermeye başladığını görebiliriz. Mavi çubuklar, görevleri planlandıkları gibi yada tamamlandıkları gibi temsil eder. Gri çubuklar ise, özgün temel planları temsil eder.

Yalnızca kayan görevlere odaklanırsak, Proje > Filtre: Tüm Görevler > Diğer Filtreler > Kayan Görevler > Uygula Kayma olmayan görevler filtreden dolayı görünmeyecektir.

Göster > Diğer Görünümler > Görev Sayfası > Uygula Dediğimizde görev sayfası görünümüne geçiş yaparız. Buradan sapma tablosuna geçiş yapmak istersek; Göster > Tablo: Girdi > Sapma Bu tabloda her görev için planlanmış, temel ve sapma değerlerini görebiliriz.

Özet ve Ayrıntı Düzeylerinde Görev Maliyetlerine Bakmak Proje > Proje Bilgileri >İstatistikler Burada geçerli maliyet değeri, fiili ve kalan maliyet değerlerinin toplamıdır. Temel maliyet değeri, projenin temeli kaydedildiğinde planlanan toplam maliyetidir. Fiili maliyet ise proje süresinin %si (süre %si) ve toplam işin %si (çalışma %si) tamamlandığında borçlanılan maliyettir.

Peki detaylı olarak görevlerin maliyetlerini görüntülemek istersek? Göster > Tablo > Maliyet Böylelikle bu tabloda her görevin temel maliyetini, planlanmış maliyetini (toplam maliyet sütunu), fiili maliyetini ve sapmasını görebiliriz.

Burada bütçeyi aşan maliyetleri tek tek incelemek istersek; Rapor > Proje Maliyetlerine Bak ve daha sonra Proje > Filtre > Diğer Filtreler > Bütçeyi Aşan Maliyetler yolunu izlediğimizde elimizde bütçeyi aşan maliyete sahip işleri gösteren bir tablo olur.

KAYNAK MALİYETLERİNİ İNCELEMEK Birçok kuruluş için, kaynak maliyetleri projeleri yapmak için ilk ve hatta tek maliyetlerdir, bu nedenle, kaynak maliyetleriyle yakından ilgilenmek, kuruluşun parasal sağlığıyla doğrudan ilgili olabilir. Kuruluşun maliyetleriyle ilgili olduğu için, kaynak maliyetleriyle en çok ilgilenen proje yöneticisi değil, yönetici ya da muhasebeci ya da kaynak yöneticisidir.

Kaynak sayfası görünümü için; Göster >> Kaynak Sayfası seçilir.

Kaynak sayfası görünümü etkin iken maliyet görünümüne geçmek için Göster >> Tablo: Girdi >> Maliyet seçilir. Görünüm aşağıdaki gibi olmalıdır. Bu tabloda her kaynağın maliyetini, temel maliyetini ve ilgili maliyet değerlerini görebiliriz.

Maliyete göre sıralama yapmak için; Proje >> Sırala >> Sıralama Ölçütü tıklanır. Ekranda sırala iletişim kutusu görünür. Sıralama ölçütü kutusunda açılır listeden Maliyet’i ve sonra Azalan’ı tıklayın. Kaynaklar öğesini kalıcı olarak yeniden numaralandır onay kutusunun temiz olduğundan emin olun ve Sırala düğmesini tıklayın.

Maliyet sapması (maliyet farkı) ‘ na göre sıralama yapmak için; Proje >> Sırala >> Sıralama Ölçütü tıklanır. Ekranda sırala iletişim kutusu görünür. Sıralama ölçütü kutusunda açılır listeden Maliyet farkı’ na ve sonra Azalan’ a tıklanır. Kaynaklar öğesini kalıcı olarak yeniden numaralandır onay kutusunun temiz olduğundan emin olun ve Sırala düğmesini tıklayın.

Bütçeyi Aşan Kaynaklar’ ı listelemek için; Göster >> Raporlar >> Maliyet >> Seç >> Bütçeyi Aşan Kaynaklar >>Seç tıklanır.

Trafik Lambası Görünümüyle Proje Maliyet Sapmasını Raporlandırmak Trafik lambası olarak adlandırılan rapor, kırmızı, sarı ya da yeşil ışıklarla, görevlerin plan ya da bütçe durumları gibi, anahtar gösterge temsil eden bir durum raporudur.

Trafik lambası görünümünü elde etmek için kullanacağımız formülün programa girmek için: Göster >> Diğer görünümler >> Görev sayfası >>Uygula

Araçlar >> Özelleştir >> Alanlar >> Özel Alanlar sekmesi tıklanır. Tür kutusunda açılır listeden Sayı seçilir. Liste kutusunda Bütçeyi aşan (Numara 3) tıklanır. Soldaki görünüm elde edilir. Özel öznitelikler etiketinin altında Formül düğmesi tıklanır ve sağdaki görüntü elde edilir. Formül girişi yapılır.

Formülümüzü ekledikten sonra Görüntülenecek Değerler etiketi altında Görüntülenecek Göstergeler e tıklayarak aşağıdaki görünümü elde edebiliriz. Bu görünümü, girdiğimiz formülün sonucu oluşabilecek değerleri yeşil, sarı veya kırmızı simgelerle göstermek için kullanabiliriz. Aşağıdaki görünümde Maliyet sınaması, Değerler ve Görüntü sütunlarını doldurduktan sonra Tamam a tıklıyoruz.

İlgili renkleri istediğimiz değerlere atadıktan sonra bunları görüntülememiz gerekmekte. Bunun için öncelikle Sabit Maliyet sütununu görüntülememiz gerekiyor. Bunun için Ekle menüsünden Sütun diyoruz ve açılan pencerede Alan Adı bölümünden Sabit Maliyet’ i seçiyoruz ve Tamam a tıklıyoruz. Daha sonra renkli göstergelerimizin gösterileceği sütunu görüntülemek için tekrar Ekle menüsünden Sütun diyoruz ve açılan pencerede Alan Adı bölümünden bütçeyi aşan maliyetler yerine kullanılan Numara3 ü seçiyoruz ve Tamam a tıklanır. Artık renkli göstergelerimiz hangi görevin maliyetinin limitler dahilinde olup olmadığını rahatlıkla görebiliriz.

Özet olarak; Zamanlama sapmasına, planlanmış başlangıç ve bitiş tarihlerinden kayan görevler neden olur. Hangi görevlerin kaydığını ve sapmaya neden olduğunu belirlemek için görünüm, tablo, filtre, ve raporların bir bileşimini kullanabilirsiniz. Zamanlama ve maliyet sapması çok yakından ilişkilidir; bir projede biri varsa çok büyük olasılıkla diğeri de vardır. Zamanlama sapmasında olduğu gibi, maliyet sapmasını belirlemek için görünüm, tablo, filtre ve raporların bir bileşimini kullanabilirsiniz. Proje ortaklarınıza önemli proje sağlığı göstergelerini anlatmak için; özel alanlarda formüller ve grafik göstergeleri kullanarak, bir trafik lambası görünümü gibi, oldukça özelleştirilmiş bir görünüm yaratabilirsiniz.

TEŞEKKÜRLER