HİTİT ÜNİVERSİTESİ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SATINALMA SÜREÇLERİ Tuncay KELLEGÖZ Şube Müdürü HİTİT ÜNİVERSİTESİ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI Mart 2013 ÇORUM

KAMU İHALE KANUNU Amaç MADDE 1.- Bu Kanunun amacı, kamu hukukuna tâbi olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihalelerde uygulanacak esas ve usulleri belirlemektir. Kapsam MADDE 2. - Aşağıda belirtilen idarelerin kullanımında bulunan her türlü kaynaktan karşılanan mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihaleleri bu Kanun hükümlerine göre yürütülür: (Değişik: 5680 / 1 md.) Genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile özel bütçeli idareler, il özel idareleri ve belediyeler ile bunlara bağlı; döner sermayeli kuruluşlar, birlikler (meslekî kuruluş şeklinde faaliyet gösterenler ile bunların üst kuruluşları hariç), tüzel kişiler. (Değişik:4964 /1 md.) Kamu iktisadi kuruluşları ile iktisadi devlet teşekküllerinden oluşan kamu iktisadi teşebbüsleri. (Değişik:4964 /1 md.) Sosyal güvenlik kuruluşları, fonlar, özel kanunlarla kurulmuş ve kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar (meslekî kuruluşlar ve vakıf yüksek öğretim kurumları hariç) ile bağımsız bütçeli kuruluşlar. (Değişik: 4761/ 10 md.) (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilenlerin doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip bulundukları her çeşit kuruluş, müessese, birlik, işletme ve şirketler. (Değişik: 6111 / 176 md.) 4603 sayılı Kanun kapsamındaki bankalar ile bu bankaların doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip bulundukları şirketlerin yapım ihaleleri. (Değişik: 6111 / 176 md.) Ancak, Tasarruf Mevduatı Sigorta Fonu ve bu Fonun hisselerine kısmen ya da tamamen sahip olduğu bankalar, 4603 sayılı Kanun kapsamındaki bankalar ve bu bankaların doğrudan veya dolaylı olarak birlikte ya da ayrı ayrı sermayesinin yarısından fazlasına sahip bulundukları şirketler ( (e) bendinde belirtilen yapım ihaleleri hariç) 4603 sayılı Kanun kapsamındaki bankaların 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi gayrimenkul yatırım ortaklıkları ile enerji, su, ulaştırma ve telekomünikasyon sektörlerinde faaliyet gösteren teşebbüs, işletme ve şirketler bu Kanun kapsamı dışındadır.

Belli istekliler arasında ihale usulü Hizmet Mal Tedarikçi Hizmet Sunucusu İstekli Yerli istekli Yüklenici İdare İhale İhale yetkilisi Teklif Açık İhale Belli istekliler arasında ihale usulü Pazarlık usulü Doğrudan temin Sözleşme Kurum Kurul İlan EKAP İhale komisyonu Muayene ve kabul komisyonu Numune Depo

İHTİYAÇ TESPİTİ VE KARAR SATINALMA SÜREÇLERİ İHTİYAÇ TESPİTİ VE KARAR Teknİk HAZIRLIKLAR TEDARİK

Plan (Öngörmek), Talep (Bütçe Kaynakları), İsteklerin Bildirilmesi, İHTİYAÇ TESPİTİ VE KARAR Plan (Öngörmek), Birimler; Gelecek yılın bütçelerini alt birimlerinden gelen talepler doğrultusunda hazırlamalıdır. Talep (Bütçe Kaynakları), Alt birimlerinden yılın ilk Ocak ayı içerisinde 3 aylık dilimler halinde yıllık ihtiyaçlarını bildirmelerini isterler ve yıl içerinde ihtiyaçların kullanım oranları ile bütçe kaynakları (AFP 3 er aylık dilimleri) dikkate alınarak ve konsolide edilerek «Birim Mal ve Hizmet Alım Taleplerini» ( 3 er aylık dilimler halinde) hazırlamalıdırlar. İsteklerin Bildirilmesi, Birimler 3 er aylık dilimler halinde hazırlamış oldukları yıllık mal ve hizmet talep formlarını 2 nüsha halinde düzenleyerek Şubat ayının ilk haftası içerinde Rektörlüğe gönderirler. (Rektörlük ilgili birimlerce satın alması planlanan mal ve hizmetler için birimlerden gerek görülmesi halinde şartnameleri, yaklaşık maliyet çizelgesini ve muayene kabul komisyon üyelerini birimlerden isteyebilir.)

Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar; kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur. Sorumlular; mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri ile illiyet bağı kurularak oluşturulan ilamda yer alan kamu zararından tek başlarına veya birlikte tazmin ile yükümlüdür

Teknik Şartnamelerin Hazırlanması; Teknİk HAZIRLIKLAR Teknik Şartnamelerin Hazırlanması; Teknik Şartnameler, konusunda uzman ve deneyimli kişilerce hazırlanmalı ve imzalı olarak sunulmalıdır. Teknik Şartnameler ihale ve muayene kabul komisyonlarını tereddüde düşürmeyecek şekilde açık ve net olmalıdır. Teknik Şartnameler, firmaların rekabet edebilmelerine olanak tanıyacak şekilde hazırlanmalı, belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmemelidir. Ancak; ulusal veya uluslar arası teknik standartların bulunmadığı ya da belirlenemediği hallerde «veya dengi» ifadesine yer verilerek marka veya model belirtilebilir. Bir markayı ya da bir modeli tarif etmek yerine, talep edilen ürünün rekabeti engellemeyecek şekilde üstünlükleri ve teknik özellikleri bant aralığı kullanılarak ihtiyacı karşılayacak biçimde tarif edilmelidir. (ÖR: İşlemci hızı 2,2-2,8 Ghz arasında) İnternetten veya katalogdan ürün seçerek o ürünün modelini ve teknik özelliklerini tarif etmenin kolaycı ve aynı zamanda da ihale süreçlerini uzatan, ekonomik temini güçleştiren bir unsur olduğu bilinmelidir. Talep edilen ürünün resmini koyarak tarif etmek rekabetin oluşmasını engelleyici bir unsur olup, alınacak ürün ile farklılık göstereceği unutulmamalıdır. Bakım ve onarım gerektiren ürünlere ilişkin mevzuat dahilinde belirtilebilecek garanti, bakım sözleşmesi, yetkili servisin il merkezinde bulunması vs.. diğer hususlar şartnamede belirtilmelidir.

Sayıştay, denetimine giren kamu idarelerinin işlemleriyle ilgili kayıtları, eşya ve malları, işleri, faaliyetleri ve hizmetleri görevlendireceği mensupları veya bilirkişiler tarafından yerinde ve işlem ve olayın her safhasında incelemeye yetkilidir.

Gerçekçilik (Ön Teklifler Teknik Şartname firmalara iletilerek Proforma Fatura ile şartnameye uygun olarak istenmeli, kesinlikle internetten doğrudan fiyat alınmamalıdır.) Temin Edilebilirlik (Talep edilen ürünün piyasa koşullarında yaygın olarak üretimi ve satışının olup olmadığı araştırılmalıdır.) Rekabetçilik (Fiyat teklifleri doğrudan firmalardan alınmalı Teknik Şartnameye Uygunluk denetimi yapılmalıdır.)

KİK, Madde 9- (Değişik: 30/7/2003-4964/6 md.) Yaklaşık Maliyet; KİK, Madde 9- (Değişik: 30/7/2003-4964/6 md.) Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

Yaklaşık Maliyetin Cetvelinin Hazırlanması; A ürünü için alınan en az 3 ayrı ön teklif, teklif edilen ürünün fiyatı yabancı döviz kuru ile verilmiş ise, döviz cinsi o günün Merkez Bankası Efektif Döviz Satış Kuru üzerinden Türk Lirasına çevrilerek tespit edilir ve tüm teklifler toplanıp teklif sayısına bölünerek aritmetik ortalaması alınır. Bulunan bu fiyat sadece o ürün için bizim yaklaşık maliyetimizi oluşturmaktadır. X Ürünü için verilen ön teklifler: A Firması : 2.124,00 TL (KDV HARİÇ) B firması : 1.000,00 EURO (KDV HARİÇ) C firması : 1.425,00 ABD DOLARI (KDV HARİÇ) 4 Ocak 2012 Tarihli Merkez Bankası Efektif Döviz Satış Kurları ABD DOLARI: 1.8709 TL EURO: 2.4344 TL X + Y + Z 2.124,00 TL + 2.434.40 TL + 2666,03 TL Yaklaşık Maliyet (X) : ---------------- = ------------------------------------------------------- = 2408,14 TL Teklif Sayısı 3 * (Yaklaşık maliyet kesinlikle KDV hariç olarak hesaplanacak ve sunulacaktır.) * (Yaklaşık maliyet cetveli hazırlayan personel(ler)ce isim ve unvan belirtilerek imzalı olarak verilmelidir.)

YAKLAŞIK MALİYETE GÖRE TEMİN USULLERİ Doğrudan Temin Pazarlık Usulü Açık İhale Belli istekliler arasında ihale usulü

PARASAL LİMİTLER 01.02.2012-31.01.2013 DÖNEMİ İÇİN GEÇERLİ TEMİN TÜRÜ ÜST SINIR DOĞRUDAN TEMİN 14.403,00 TL PAZARLIK 144.103,00 TL İhalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü temel usullerdir. Pazarlık usulü ile ihale yapılması ve doğrudan temin yoluyla ihtiyaçların karşılanması ise ancak Kanunda belirtilen özel hallerde mümkündür. Açık ihale ve belli istekliler arasında yapılacak ihalelerde parasal sınırlar olmayıp ancak süreler bakımından kanun ile öngörülen eşik değerler mevcut bulunmaktadır. Kurulun uygun görüşü olmadıkça, Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendi ve 22 nci maddesinin (d) bendinde yer alan parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine mal ve hizmet alımı amacıyla konulacak ödeneklerinin %10'unu aşamaz..

MAL ALIMI HİZMET ALIMI Doğrudan temin %10 %10 Mal alımı için konulan toplam ödenek miktarının; Hizmet alımı için konulan toplam ödenek miktarının; %90 %90 İhale usulleri ile temin

Taleplerin Rektörlüğe İletilmesi; TEDARİK Taleplerin Rektörlüğe İletilmesi; Talepler üst yazı ile; gerekçe, yaklaşık maliyet cetveli ve dayanakları (proforma fatura veya fiyat teklifleri) ile birlikte gönderilmelidir. Talep edilen ürün özellikleri dikkate alınarak ihale ve muayene kabul komisyonlarında görev alması muhtemel kişiler ile iletişim bilgileri de ayrıca bir liste ile gönderilmelidir.

Rektörlükçe uygunluk verilmesi; Rektörlük Makamınca uygun bulunmayan talepler dikkate alınmaz. Rektörlük Makamınca uygun bulunan talepler diğer birimlerin aynı kategorideki ürün talepleri ile birleştirilerek temin yoluna gidilir. Tüm talepler birleştirildikten sonra mevzuatı çerçevesinde belirlenecek usul ve esaslara göre temin edilmektedir. Temin süresi; Kanun ile belirlenen eşik değerlere göre, Doğrudan Teminde 3-10 gün, Pazarlık Usulü İhalelerde 10-50 gün ve Açık İhalelerde 10-70 gün zarfında tamamlanabilmektedir. Yurt dışından temin edilecek ürünlerde, mevzuatı gereği satınalma süreleri uzun olduğundan ve gümrüklerde yaşanacak gecikmeler nedeniyle temin süresi yurt içine nazaran daha uzun olmaktadır.

TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLANMASI İHTİYAÇLARIN TESPİTİ DEĞERLENDİRME TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLANMASI PİYASA ARAŞTIRMASI YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ TALEP GÖNDERİLMESİ İHALE VE MUAYENE KOMİSYONLARINA ÜYE VERİLMESİ İHTİYACIN KARŞILANMASI

MUAYENE KABUL İŞLEMLERİ Muayene kabul komisyonları en az 3 kişiden oluşur ve alınan mal ya da hizmet konusunda uzman kişilerden seçilir. Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler. Muayene ve kabul komisyonları eksiksiz olarak görev yapar ve kararlarını çoğunlukla alır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Çoğunluk kararına karşı olanlar, karşı olma nedenlerini kararın altına yazarak imzalamak zorundadır. Muayene ve kabul komisyonu başkan ve üyeleri, kontrol teşkilatı üyeleri ile diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.

Kamu kurum veya kuruluşları adına yapılan mal veya hizmet alım veya satımlarına ya da kiralamalara ilişkin ihalelere fesat karıştıran kişi, beş yıldan oniki yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. Yargı kararları ve Sayıştay ilâmlarıyla tespit edilen kamu zararı alacakları ile değerlendirme sonucunda takip ve tahsiline karar verilen alacaklar, merkezde strateji geliştirme birimlerince, taşrada ise takibe yetkili idare birimince takip edilir. Kamu kurum veya kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, bunların iştirakiyle kurulmuş şirketler, bunların bünyesinde faaliyet icra eden vakıflar, kamu yararına çalışan dernekler ya da kooperatiflere karşı taahhüt altına girilen edimin ifasına fesat karıştıran kişi, üç yıldan yedi yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI Sunum dosyasına ve diğer gerekli belgelere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’nın web sitesinden ulaşılabilir. http://www.imidb.hitit.edu.tr/ Tüm katılımcılara teşekkür eder, iyi çalışmalar dileriz. HİTİT ÜNİVERSİTESİ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI