ÜNİVERSİTELER İÇİN BİRİMLER DÜZEYİNDE AFP HAZIRLANMASI Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü

GENEL HUSUSLAR Birim düzeyinde dağılım işleminin yapılabilmesi için, öncelikli olarak Genel Müdürlüğümüzde kurum bütçesinden sorumlu uzmanının bütçeyi kurumsal düzeyde ve “onay aşaması”nda onaylaması gerekmektedir. Üniversiteler birim düzeyinde nihai AFP dağılımlarını “onay aşamasını” seçerek yapacaklardır. Birim düzeyinde dağılım işlemi sadece “gider” için yapılacaktır. “Gelir” ve “Finansman” için herhangi bir işlem yapılmayacaktır.

SİSTEME GİRİŞ Birim düzeyinde AFP dağılımları e-bütçenin “Birim düzeyinde” “ayrıntılı harcama/finansman programı” bölümünden giriş yapmak suretiyle birimler düzeyinde yapılacaktır.

BİRİM DÜZEYİNDE AFP HAZIRLAMAK Üniversiteler birim düzeyinde AFP yapmak için “onay aşamasında” AFP Taslak veya AFP Giriş ekranlarını kullanmalıdır.

“AFP TASLAK” EKRANINI KULLANANLAR Birim düzeyinde Taslak AFP Oluşturma Ekranı’nı kullanarak geçmiş yıllara ait gerçekleşme bilgilerini veya vize edilen AFP bilgilerini rakam, oran ve grafik olarak görüntüleyebilir ve bu bilgilerden istenilenlere göre yeni AFP taslağı oluşturabilirler.

“AFP TASLAK” EKRANINI KULLANANLAR Üniversitelerin, yeni bir taslak oluşturmak istemeleri halinde “oluştur” tuşuna basıldığında listelenen veriler “kaydet” tuşu ile kaydedildiğinde daha önce oluşturmuş oldukları eski taslak verilerinin üzerine kaydedileceğinden eski verilerinin silinmiş olacağını göz önünde bulundurmaları gerekmektedir. Taslakta, kullanıcı tarafından seçilen alternatife göre sistem tarafından oluşturulan rakam dağılımı incelendikten sonra ister olduğu gibi istenirse üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra “oluştur” tuşuna basılarak taslaktaki rakamların “onay aşaması” haline dönüşmesi sağlanacaktır. Taslakta oluşturulan rakamlar ayrıca, AFP Giriş ekranından da listelenebilir ve “İcmal-Detay Kıyas” raporları alınabilir.

“AFP GİRİŞ” EKRANINI KULLANANLAR Birim düzeyinde, “AFP Giriş” ekranını kullanarak “onay aşamasını” seçerek tertiplerini listeleyebilecek ve gerekli dağılımları yapıp kontrollerini yaptıktan sonra kaydedeceklerdir.

TEKLİFLERİN ONAYLANMASI Üniversiteler, Birim Düzeyinde AFP Onay sayfasını kullanarak “Kontrol Raporları” tuşunu kullanarak rakamlarını kontrol edebilirler. Birim düzeyinde yapılan dağılım toplamının kurum düzeyindeki dağılım rakamları toplamıyla eşit olması gerekmektedir. Gerekli kontroller ve düzeltmeler yapıldıktan sonra üniversiteler Birim Düzeyinde “AFP Onay” sayfasından “onay aşaması” aşamasını seçerek onay işlemini yapabileceklerdir.

TEKLİFLERİN ONAYLANMASI Onaylanan birim düzeyinde AFP dağılımı, yazı ekinde Bakanlığımıza gönderilecek nihai durum olduğu için artık üzerinde değişiklik yapma imkanı kalmayacaktır. Bu nedenle üniversitelerin dağılımlarını sistem üzerinde onaylamadan önce son kontrollerini dikkatlice yapmaları gerekmektedir. Ayrıca, onaylama işlemi yapıldıktan sonra “onayın kaldırılarak değişiklik yapılması” yönünde talepler dikkate alınmayacaktır. Ancak birim düzeyinde AFP dağılımlarını onaylayıp imzalatarak Bakanlığımıza gönderildikten sonra Üniversitelerin ödenekleri birim düzeyinde serbest kalacak ve ödeneklerini kullanabileceklerdir.

DETAY AFP DAĞILIMLARININ İMZALANARAK BAKANLIĞIMIZA GÖNDERİLMESİ PROGRAMIN E-BÜTÇE SİSTEMİNDE ONAYLANMASI: Üniversiteler, birimler için AFP dağılımlarını oluşturduktan sonra bu dağılımlar e-bütçe sistemi üzerinde “onay aşaması” aşamasında onaylanacaktır. PROGRAMIN İMZALANMASI BAKANLIĞIMIZA GÖNDERİLMESİ: AFP raporları bölümünden 3 sıra No’lu Tebliğde belirtilen tabloların dökümü alındıktan sonra yetkililerce imzalanarak Bakanlığımıza gönderilecektir.