Microsoft Office Access Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

RAPORLAR Rapor: Tablolardaki ve sorgulardaki verileri, düzenli bir sayfa görünümü oluşturarak kağıda dökmek için kullanılır. Rapor doğrudan tablo esas alınarak yapılırsa tablodaki tüm verileri getirir. Bir rapor oluşturmanın en basit yöntemi, bir tablo seçtikten sonra oluştur sekmesinde «rapor» ikonunu tıklamaktır. Bu işlemin ardından tablonun tüm alanları hesaplanarak bir rapor oluşturulur. Formlar ekranda veri girişi için tasarlanır. Raporlar ise kağıda döküm için var olan araçlardır.

Rapor Sihirbazı Rapor sihirbazı aracılığı ile bir veya daha fazla tablo veya sorgu kullanarak, belirlediğimiz alanlara dayalı bir rapor oluşturabiliriz. Oluştur sekmesini seçip, rapor sihirbazı ikonunu tıkladığımızda hangi tablo veya sorguları kullanacağımızı ve raporun biçimi ile ilgili sorrguları sırasıyla belirleyerek raporumuzu oluşturabiliriz.

Rapor Tasarımını değiştirmek Rapor tasarımını değiştirmek için, raporu tasarım ya da düzen görünümünde açarız. Rapor üstbilgisi, sayfa üstbilgisi, Ayrıntı, sayfa altbilgisi ve rapor altbilgisi düzenlenebilir alanlar üzerinde böylece çalışabiliriz. Tasarım, Düzenle, Biçim ve Sayfa Yapısı gibi sekmelerle, formlar grubunda olduğu gibi düzenlemeler yapabiliriz.

Rapora Denetim Eklemek Bir rapor ilişkili veya ilişkisiz denetimlerden oluşur. İlişkili denetimler bir tablo ya da sorguya bağlı iken, ilişkisiz denetimler çizgi ya da geometrik şekil eklemek gibi durumlarda kullanılır. Tasarım sekmesinden raporumuza istediğimiz denetimi ekleyebiliriz.

İlişkili Denetim Oluşturmak Raporumuza bir denetim nesnesi ekleyip, denetim kaynağı Sekmesinden bu nesnenin ilişkili olduğu alanı belirleyebiliriz. Özellik sayfası tasarım bağlamsal menüsünden ya da nesnenin Çerçevesi çift tıklanarak açılabilir.

Rapora ilişkili tablolardan alan eklemek Raporu oluşturduktan sonra, ilişkili olduğu tablolardan veriler ekleyebiliriz. Bunu için tasarım sekmesinde, «var olan alanları ekle» sekmesini tıkladıktan sonra sağ tarafta açılan alan listesinden, ilgili tablo ve alan seçilerek, raporda uygun konuma sürüklenir.

Raporlara Toplam ve Alttoplam Eklemek Raporlarda belirli sütunlara toplam ve alttoplam eklemek, raporun işlevselliğini arttıracaktır. Bunun için düzen görünümünde, ilgili sütundan bir alan seçilir ve tasarım menüsü altında Toplamlar sekmesi tıklanır. Excel programından alışık olduğumuz komutlar burada da yer almaktadır. İstediğimiz komutu verebiliriz. İlgili sütunda matematiksel bir işlem yapılacaksa o veri alanını sayı olarak belirlemeliyiz, aksi takdirde kayıtları say ve değerleri say komutları ile sınırlı bir toplam ve alttoplam komutu kullanılabilir.

Raporlara Grup ve Sıralama Eklemek Bir raporu oluşturduktan sonra verileri istediğimiz ölçütlere göre gruplandırabilir ve sıralayabiliriz. Raporu oluşturduktan sonra tasarım sekmesindeki «gruplandır ve sırala» sekmesini kullanarak, bu özelliği aktif hale getirebiliriz. Sayfanın altında beliren grup ekle ve sırala ölçütlerinden gruplandırmak istediğimiz alanları ve sıralama ölçütünü belirleyerek raporumuzu daha etkili bir hale getirebiliriz.

Rapora Koşullu Biçimlendirme Uygulamak Raporlara belirli bir kurala göre düzenlenmiş «koşullu biçimlendirme» özelliğini ekleyebiliriz. Koşullu biçimlendirme uygulanacak sütundan bir değeri seçip, düzen görünümünde, biçim alt menüsünden koşullu biçimlendirme özelliğini seçerek, excel programındaki yöntemleri kullanarak ilgili alana koşullu biçimlendirme uygulamak mümkündür.

Nesne Bağımlılıkları Nesne bağımlılıklarını inceleyerek, raporumuzu oluşturan unsurlar arasındaki ilişkiler inceleyebiliriz. Bana bağımlı nesneler sekmesinden, o an çalıştığımız nesnenin etkilediği nesneleri görebiliriz. Benim bağımlı olduğum nesneler aracılığı ile nesnemizi etkileyen diğer unsurları görebiliriz. Veritabanı araçları sekmesinde, nesne bağımlılıkları ikonunu tıklayarak bu ilişkileri görebiliriz.

ETİKET OLUŞTURMAK Müşteri ya da çalışanlarımıza hızlı posta etiketi oluşturmak istediğimiz durumlarda bu özelliği kullanırız. Etiket biçimi ve istediğimiz alana göre hızlı bir biçimde etiketler baskıya hazır hale gelecektir. Oluştur sekmesinde, Rapor alanında Etiketler sekmesini tıklayarak bu özelliği kullanabiliriz.

Baskı Önizleme Tasarım bağlamsal menüsünde görünüm sekmesini tıklayarak ya da gezinti bölmesinde sağ tıklama yöntemiyle Raporun baskı önizleme görüntüsü elde edilebilir. Ve baskı öncesi gerekli düzenlemeler yapılabilir.

Baskı Ekranı Özellikleri Baskı önizleme ekranında raporumuzla ilgili kağıt ayarlarını yapıp, doğrudan baskıya gönderebileceğimiz gibi Raporumuzu excel, Word programlarına uygun olarak dışa aktarabiliriz. PDF olarak kaydedebiliriz ya da raporumuzu doğrudan bir adrese mail olarak gönderebiliriz.