Project 2003 Programına Başlangıç Kursu

Proje Planı Penceresi Gantt Şeması Görev Bölmesi Menü Çubuğu Araç Çubukları Programa Genel Bakış

Proje Bilgilerinin Girilmesi

İlk önce Projeyi bir ad altında kaydet. İlk önce Projeyi bir ad altında kaydet. File -> Properties -> Summary File -> Properties -> Summary altından projeye ilişkin bilgiler güncellenir ve sonra proje kaydedilir. (Şekil 1)

Şekil 1 – Projeye Ait Tanım Bilgilerinin Girilmesi

Projeyi Tanımlama

Projenin başlangıç zamanını “Define Project” ile tanımlamalıyız.

Projenin başlama zamanı girilmelidir. Örnekte projenin tarihinde başladığı öngörülmektedir. Bir sonraki adıma geçilir.

Project programının birlikte çalışmak için web veya server sisteminin aktifleştirilip, aktifleştirilmeyeceği seçilir ve sonraki aşamaya geçilir.

İşlem tamamlanmıştır. Projenin başlangıç bilgilerinin doğru girildiğinden eminseniz kaydedip ayarlamayı bitirebilirsiniz.

Veya bu ayarlar kısaca “Project -> Project Information” menüsünden açılan aşağıdaki pencere yardımı ile de yapılabilir. Bu pencereden projenin tipini de belirleyebiliriz. İnşaat işlerinde program “proje belirtilen tarihte başlar” şekilde ayarlanır.

Proje Takviminin Oluşturulması

Proje takviminin oluşturulmasında izlenecek en kısa yol Görevler bölmesinden Genel Çalışma saatlerinin ayarlanmasıdır. (Tasks -> Define general working times) Proje Takvimi oluşturma aşamalarına birlikte bakalım.

Yandaki Şekilde Görüldüğü Üzere Define General Working Times seçilerek genel takvim ayarları yapılıyor.

Karşımıza çıkan kutucukta yapacağımız çalışma takvimine taban oluşturacak takvimi seçiyoruz. STEP 1

Şekildeki önizleme ardından bir sonraki aşamaya geçiyoruz. Kaydet ve bir sonraki adıma geç -> STEP 1

Karşımıza çalışılan günlerin ve çalışma saatlerinin ayarlandığı yer çıkıyor. Bu bölümden yandaki resimlerde görünen ayarlardan birisini yapıyoruz. STEP 2

Önizlemede uygun takvim belirince kaydedip sonraki adıma geçiyoruz. STEP 2

Karşımıza çıkan pencereden eğer genel çalışma günleri içine denk gelen çalışılmayacak günler (resmi tatiller gibi) varsa veya tam aksine işin genel takvime göre tatil olduğu bir gün çalışılması gerekiyor ise bu özel çalışılacak veya çalışılmayacak süreleri aşağıdaki şekilde belirtiyoruz. İstersek bu bölüme kısaca “Tools – Change Working Time” dan da gelebiliriz. İşimiz Bitince “OK” tıklayıp çıkıyoruz. STEP 3

Sonraki adıma geçiyoruz. STEP 3

STEP 4 Günlük çalışma saatlerinin ayarlandığı kısımdır, eğer programda daha önceki aşamalarda günlük çalışma saatleri değiştirilmediyse bunlar da değiştirilmemelidir. Son adıma geçilir.

STEP 5 Proje takvimi tamamlanmıştır, bu bölümde istenirse ek takvimler tanımlanabilir.

STEP 5 Tüm bu işlemlerden sonra projemizin takvimini ayarlamış olduk. “Save and Finish” ile takvim yapımını sonlandırıyoruz.

Faaliyetlerin ve Sürelerin Girilmesi

Öncelikle aşağıdaki resimde görüldüğü gibi faaliyet tanımları girilir. Dikkat edilecek olursa; daha önceden projenin tarihinde başladığını öngördüğümüz için tüm faaliyetlerin başlama tarihi kabul edildi.

Faaliyet adlarının ardından da faaliyetlerin süreleri girilir. Faaliyetlerin bitiş zamanlarına bakılırsa, faaliyet süreleri dikkate alınarak faaliyetlerin bitiş süreleri belirtilmiştir. Ancak daha faaliyet ilişkilerini tanımlamadığımızdan dolayı her faaliyet aynı gün başlıyor gibi gözükmektedir.

Faaliyet İlişkilerinin Belirlenmesi ve Bu Konudaki Seçenekler

Görevleri Bağlamak Projeler faaliyetlerin belirli düzende yapılmasını gerektirir. Örneğin; kalıp ve demir çalışmaları bitmeden beton dökümü yapılamaz. Bunun için faaliyetlerin birbirleri ile olan ilişkileri tanımlanmalıdır. Faaliyetler 4 görev ilişkisi türünde bağlanabilirler ve bir faaliyet bu 4 görev ilişkisinden yalnızca bir tanesine sahip olabilir. Bu ilişki türlerini inceleyelim.

Görev İlişkisi Anlamı Gantt Grafiği’ndeki Görünümü Not Project Programında Kullanımı Bitiş – Başlangıç (Finish to Start) Öncül görevin bitiş tarihi ardıl görevin başlangıç tarihi ile belirlenir. FS Başlangıç – Başlangıç (Start to Start) Öncül görevin başlangıç tarihi ardıl görevin başlangıç tarihini belirler. SS Bitiş – Bitiş (Finish to Finish) Öncül görevin bitiş tarihi ardıl görevin bitiş tarihini belirler. FF Başlangıç – Bitiş (Start to Finish) Öncül görevin başlangıç tarihi ardıl görevin bitiş tarihini belirler. SF

Project Programında Faaliyetleri İlişkilendirme Kısaca aşağıdaki şekilde gösterilen “Predecessors” altına grupların ilişkileri tanımlanabilir.

Örneğimizde ilişki sırası girilmiş ve şekil aşağıda verilmiştir. Şekilde; FF: bitiş-bitiş (Finish to finish) SF: başlangıç-bitiş (start to finish) FS: bitiş-başlangıç (finish to start) (programda takısız gösterilir) SS: başlangıç-başlangıç (start to start) olarak ilişkiler belirtilebilir.

Ya da faliyetlerin üzerine çift tıklayarak veya “Project – Task Information” menüsünden aşağıdaki şekilde verilen bölümden de kaynak ilişkileri tanımlanabilir.

Sonuçta ilişkileri de tanımlanmış olan proje yukarıdaki halini almış bulunur. Gantt diyagramında da faaliyet ilişkileri netlikle görülebilmektedir.

Faaliyetleri Gruplama

Gruplama benzer faaliyetleri ortak gruplar altında toplayarak, izlemeyi kolaylaştırmak amacı ile yapılır. Yukarıda gösterilen simgeler kullanılarak gruplar oluşturulabilir.

Aşağıda gösterilen faaliyetler bir grup altında toplanmıştır. Faaliyetlerin gruplandığı başlığın süresi de grup süresi ile otomatikman ayarlanıyor. Bir grupta toplanacak faaliyetler gösterilen simge yardımı ile gruba dahil ediliyor.

Daha rahat çalışmak için gruplar aşağıda gösterilen simgeler yardımı ile veya grup başlığının yanında gösterilen + işareti yardımı ile gizlenebilirler. Bu işlem sonucunda gantt diyagramında da faaliyetler tek bir faaliyet grubu şeklinde görünürler.

Faaliyetlerin Gösterim Şeklinin Belirlenmesi

Faaliyetler ve ilişkileri aşağıdaki şekle dönüşmüştür. Ancak okların bağlantı şekli veya gantt diyagramı ile ilgili farklı ayarlar yapmak da mümkündür. Bu ayarların başlıcaları açıklanmıştır.

“Format -> Layout” menüsünden veya Gantt diyagramındaki herhangi bir boşluğa sağ tıklayarak aşağıdaki “Layout” penceresine ulaşılır. Burdan bağlantı görünümü, tarih görünümü gibi ayarlamalar yapılır. Layout

Bar Styles Gantt diyagramındaki çubukların görünüm şekli de “Format -> Bar Styles” menüsünden veya kısaca gantt diyagramının boş kısmına sağ tıklayarak “Bar Styles” dan ulaşılır. Buradan renk ve şekil ayarları yapılabilir.

Timescale Timescale penceresine de yine aynı şekilde “Format” menüsünden veya gantt diyagramından ulaşılabilir. Aşağıda gantt diyagramında gösterilecek takvim ayarı gösterilmektedir. Eğer projeye ait bir iş takvimi yaptıysak burdan onu seçmeliyiz. Bu suretle gantt diyagramında da işin tatil olduğu günler net bir şekilde görülebilir.

Timescale Buradan gantt diyagramında üst kısımda görünen tarih ayarının görünümü de değiştirilebilir. Aşağıda standart olarak ay ve günlerin göründüğü şekle bir de yıllar eklenmiştir.

Progress Lines Gantt diyagrama sağ tıklayarak girilen “Progress Lines” ayarlından da işin ilerleyişinin gösterim şekli ayarlanmaktadır. Bu ayarı kullanmak için projede kaçıncı günde bulunulduğu tanımlanılmalıdır.

Progress Lines İşin sürecini her an görmek için ise aşağıdaki ayar aktifleştirilmelidir.

Gantt Chart Wizard Gantt diyagramı sihirbazı ise yine “Format” veya Gantt diyagramı üzerinden ulaşılan ve görünümün kritik yol veya daha farklı şekillerle gösteriminin ayarlanıp formatlandığı yerdir. Aşağıda gantt diyagramı kritik yolu gösterecek şekilde yapılandırılmaktadır.

Sonraki pencerede gantt çubukları için bilgi gösterilip gösterilmeyeceğine ilişkin ayarlar yapılıyor. Burada standart ayarlar dışında kendimizin de belirleyebildiği özel ayarlar ayarlanabiliyor. Biz burada hiçbir şey görünmemesi için “None” ı seçiyoruz. Gantt Chart Wizard

Sonraki pencereden ise çubukların aralarındaki ilişki çizgilerinin gösterilip gösterilmediği ayarlanıyor ve “Format It” düğmesine basılması ile gantt diyagramımız şekillenmiş oluyor.

Gantt Chart Wizard Gannt şeması için sihirbaz burada sonlanıyor.

Sonuçta gantt şeması kritik yollarında belirtildiği aşağıdaki şeklini almış oluyor. Gerekirse Araç çubuklarında bulunan aşağıdaki ayarlardan gantt şemasının büyüklüğü de ayarlanabiliyor.

Zoom Özelliği Daha detaylı inceleme ve izleme için programda yukarıdaki gösterilen simgeler yardımı ile “yakınlaştırma – uzaklaştırma” yapılabilir. Veya aşağıda gösterilen şekilde gannt diyagramının süre çizgisine sağ tıklayarak çıkan menüden “zoom” özelliğinin seçilmesi ile daha detaylı zoom yapılabilir. Sağ Tıkla ve “Zoom..” seç

Her Faaliyetin Parasal Kaynağının Topluca Girilmesi ve Raporunun Gösterilmesi

Maliyet bilgilerinin direk girilmesi için “View -> Table” menüsünden “Cost” tablosu seçilir.

Karşımıza çıkan tablodan faaliyetlerin toplam maliyetlerini girerek faaliyetlerin parasal kaynak bilgileri tanımlanmış olunur.

Raporları görüntülemek için; “View – Reports”seçilerek aşağıdaki penceresi açılarak istenilen tür raporlama seçeneği görülebilir, çıktısı alınabilir.

Aşağıdaki örnek, “Reports – Cost – Budget” bölümünden alınmış bir bütçeleme örneğidir. Raporlarla ilgili ayrıntılı bilgi ve ayarları Project 2003 kitabında gösterilmiştir.

İşgücü ve Makine Gücünün Nasıl Atanacağının Gösterilmesi ve Bunların Faaliyetler Üzerinde Gösterilip Gösterilmeme Seçeneklerinin Ayarlanması

“View - Resource Sheet” menüsünden veya View Bardan direk Resource Sheet sekmesine tıklayarak kaynakların ve kaynak maliyetleri ile ilgili bilgilerin girildiği sayfaya gidilir.

Karşımıza aşağıdaki şekilde bir sayfa çıkacaktır. Buradan kaynak ile ilgili bilgiler girilecektir. Aslında daha doğru bir programlama için bu bölüm çok önemlidir. Faaliyetlere analizler sonucunda ulaşılan miktarlarda kaynak atayarak daha gerçekçi bir iş analizi yapılabilir.

Resource Name: Kaynağın adı (Ör: Sıvacı Ustası, Kereste…) Resource Name: Kaynağın adı (Ör: Sıvacı Ustası, Kereste…) Type : Kaynak Türü (Work: Operatif kaynaklar, Material: Yardımcı Kaynaklar) Type : Kaynak Türü (Work: Operatif kaynaklar, Material: Yardımcı Kaynaklar) Max. Units: Elimizde bulunan en fazla kaynak adedi. Max. Units: Elimizde bulunan en fazla kaynak adedi. Std. Rate, Ovr. Rate: Maliyet bilgileri. Std. Rate, Ovr. Rate: Maliyet bilgileri. Accrue At: Ödeme şekli (Başlangıçta, Sürecinde, Sonunda) Accrue At: Ödeme şekli (Başlangıçta, Sürecinde, Sonunda) Base Calender: Kaynağın kullanacağı takvim bilgileri. Base Calender: Kaynağın kullanacağı takvim bilgileri. Daha ayrıntılı bilgi için Project 2003 kitabına başvurunuz.

Aşağıda bu bölümün kullanımına bir örnek verilmiştir.

Daha sonra sıra kaynakları projemize atamaya geldi. Bunun için her kaynağın “task information” bölümüne girilerek, “Resources” bölümünden ilgili kaynaklar ve miktarları girilerek bu işlemde tamamlanır.

Sonuçta faaliyetleri ile ilgili bilgi girilen yerdeki “Resources Names” bölümü altında yandakine benzer faaliyet kaynak bilgileri görünmüş olacaktır. Bu faaliyetleri atamanın farklı yolları da mevcuttur. Burada en basit ve hata olasılığı en az şekli açıklanmıştır.

Eğer gantt diyagramda da kaynakların, faaliyet çubukları üzerlerinde gösterilmesi isteniyorsa o zaman; “Gantt Chart Wizard” kullanılarak, “Kaynaklar ve tarihler” veya “sadece kaynakları” göster seçeneklerinden birisi seçilerek aşağıdaki şekilde gantt diyagramında da kaynaklar gösterilebilir.

Faaliyetlerin Bölünmesi ve Bölünmüş Faaliyetlerin Birleştirilmesi

Bazı faaliyetlerde ara verilmesi öngörülebilir. Bunun için programda Split komutu yardımı ile faaliyetlere belirli bir zamanda, belirli bir süre ara verilebilir. Yani faaliyetler bölünebilir. Ve aynı şekilde bölünmüş faaliyetler de birleştirilebilir. Split komutuna yukarıdaki şekilde “Edit – Split Task” menüsünden veya yukarıda gösterilen simgeden ulaşılabilir.

Split komutu seçildikten sonra, aşağıda gösterilen şekilde gantt diyagramında faaliyetlerin üzerine gelinerek faaliyetin ara verilmesi gereken zamanda mouse a tıklanarak istenilen zaman kadar ara verilebilir. Veya daha önceden ara verilen faaliyetler düzenlenebilir, tekrar birleştirilebilir.

Oluşan Gantt Şemasının Kutu Diyagrama Dönüştürülmesi ve Kutucukların Oluşturulma Seçenekleri

Aşağıdaki gibi oluşan gantt şemasını project programı otomatikman Kutu diyagrama dönüştürmektedir. Bunun için “View -> Network Diagram” Menüsünü takip etmek yeterlidir.

Karşımıza aşağıdakine benzer bir kutu diyagram çıkar.

Kutu diyagramı da özelleştirmek mümkündür. Kutu şekillerinin ayarlanması için “Format -> Box” menüsü seçilir. Ortaya çıkan pencereden hazır olan şekiller seçilebileceği gibi kendimiz de istediğimiz tip kutuyu ayarlayabiliriz. Bunun için aşağıdaki gibi “More Templates” e tıklamak gerekir.

Karşımıza çıkan pencereden “New” i seçiyoruz. Karşımıza özel kutu ayarlama seçenekleri çıkıyor. Buradan kutunun satır sütunlarının sayısını ve neleri içereceğini ve de yazı formatlarını ayrı ayrı ayarlayabiliyoruz.

Burada 4x3 lük bir hücre tanımlayıp sonrada aşağıdaki ayarları yapıyoruz. Sonra “OK” tıklayıp kaydediyoruz. Hücre tanımlama

Tüm faaliyetlerin seçili olduklarından emin olduktan sonra Format kutusundan yeni yaptığımız kutu tipini seçebiliriz.

Sonuçta karşımıza faaliyet kutucuklarının aşağıdaki şekilde bizim tanımladığımız formata uygun değişmiş hali çıkacaktır.

“Format -> Box Styles” Menüsünden faaliyetlerin tiplerine göre kutuların sitilini ayarlamak için bir pencere çıkacaktır. Burdan da gerekli ayarlar yapılabilir.

“Format -> Layout” menüsünden ise aşağıdaki görünüm ayarlarına girilebilir. Buradan kutuların yerleşim şekilleri, bağlantı ayarları ve bağlantı şekilleri ayarlanır. Biz burada “kutuları elimizle yerleştirmeyi” ve “bağlantı etiketlerini göstermeyi” işaretliyoruz.

Sonuçta görünüm özellikleri ve kutu yerleri ayarlanmış olan kutu diyagram aşağıdaki halini almış olacaktır.

Projenin İzlenmesi

“View -> Tracking Gannt” menüsünden Programın izlenmesi için ayarların yapıldığı yere girilir. Burada faaliyetlerin tamamlanma süreleri faaliyet çizgilerinin üzerinde % işareti çıkınca mouse a basılı tutarak işin gerçekleşen süresi kadar ilerlenir ve sonuçta aşağıdaki gibi bir şema ortaya çıkmış olur.

Eğer projede bulunduğumuz gün ile işlerin ilişkisi de görmek istiyorsak “Progress Lines” ayarından aşağıdaki seçenek seçilir ve gantt şeması aşağıdaki halini alır.

Tamamlanan faaliyetler Info bölümünde de gösterilecektir.

Network diyagramına bakacak olursak tamamlanmış ve şu anda yapılan işler aşağıdaki şekilde görülmektedir.

Gantt diyagramında da yaptığımız ayarlar sonucundaki görünüm aşağıdaki şekilde olacaktır. İş ilerleyişi faaliyet çubukları içindeki ince siyah çubuklarla belirtilmiştir.

Birden Fazla Projenin Birlikte Yönetilmesi (Birleştirilmesi) (Bu bölümde Kullanılan örnekler, sunumun sonundaki Kaynaklar kısmında adı verilen “Project 2003” kitabının eğitim CD‘sinden alınmıştır.)

Bazı projelerin birlikte izlenmesi istenebilir, bu koşulda bu projelerin nasıl birleştirileceği basitçe anlatılmıştır.İlk olarak birleştireceğimiz projeleri tekere teker Project programında açıyoruz.

“Window – New window…” menüsünden alttaki pencereye açılır.

Bu bölümde “CTRL” tuşu basılı tutularak birleştirilmek istenen projeler seçilir ve hangi görünümde görüntülenmek istediği belirlenir. Bu işlemler yapılıp “OK” tuşuna basıldıktan sonra Projelerin her biri grup halinde görünür ve seçilen projelerin birleştirildiği yeni bir proje açılır.

Sonuçta gantt diyagramının görünümü aşağıdaki gibi olacaktır.

Ayrıca kaynakların da birleştiği görülmektedir. Yani artık bu iki proje birlikte izlenebilir.

Değişiklik yapılan dosyalar kaydedilirler. Bundan sonra bu birleştirilmiş dosyaların herhangi birinde yapılacak değişiklikler hepsini etkileyecektir, yani yapılacak eklemeler düzeltmeler için istenirse birleştirilmiş proje, istenirse de birleştirilmede kullanılan kaynaklar üzerinde değişiklik yapılabilir.

Kaynaklar Bilgisayar Programı: Microsoft Office Project 2003 Professional Kitap: Adım Adım Microsoft Office Project 2003, (Arkadaş Yayınevi, Mithatpaşa Cad. No:28/C- Ankara,2004; tel: hat-; faks: ;) (Orijinal Kitap: Microsoft Office Project 2003 Step By Step / Carl Chatfield and Timothy D. Johnson)