Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI. I. BÜRO YÖNET İ M İ II. TEKNOLOJ İ KULLANIMI BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI. I. BÜRO YÖNET İ M İ II. TEKNOLOJ İ KULLANIMI BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI."— Sunum transkripti:

1 BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

2 I. BÜRO YÖNET İ M İ II. TEKNOLOJ İ KULLANIMI BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI

3 I. BÜRO YÖNETİMİ  BÜRO: Fransızca kelimedir. Türkçe kar ş ılı ğ ı çalı ş ma odası, danı ş ma ve yazı i ş lerinin yürütüldü ğ ü i ş yeridir.  YÖNET İ M: Önceden belirlenmi ş amaç ve hedeflere ula ş abilmek için elde bulunan kaynakları (insan, bilgi, tabiat, sermaye) anlamlı bir ş ekilde bir araya getiren, planlayan, örgütleyen, koordine eden, yönelten ve denetleyen sürece yönetim denir.

4

5  Yönetim bir insan grubunun, planlanan bazı faaliyetlerde bulunarak saptanmı ş olan amaçlara yönelme ve ula ş ma çabasıdır. Yönetim sürecinde;  Önceden saptanmı ş amaçlar  Yapılacak i ş ler  İş leri yapacak bir grup insan(örgüt)  Sözü edilen insan grubunun bazı i ş leri yapmasından do ğ an faaliyetler  Bu faaliyetlerde ba ş arılı olması söz konusudur. Ba ş arılı çalı ş manın ölçüsü, saptanmı ş olan amaca yönelme ve ula ş ma oranı ile ba ğ ımlıdır.

6   Kârlılık: Amaçların birincisini kâr olu ş turmaktadır. İş letmenin elde etti ğ i Kâr i ş letme sahiplerini, yöneticileri ve di ğ er çalı ş anları harekete geçiren en önemli kriterdir.   Verimlilik: Verimlilik, elde edilen toplam fiziki gelirin kullanılan fiziki gidere oranıdır. Yani belirli bir çıktının en az maliyetle üretilmesidir   Etkinlik: Uygulama sonuçları ile planlanan amaçlar arasındaki ili ş kidir.   Süreklilik: Süreklilik konusu i ş letmelerde farklı de ğ erlendirilebilir. Öncelikle i ş letmelerde mali açıdan, sermayenin sürekli olarak devamını ve artı ş ın sa ğ layan çalı ş malar akla gelmektedir. YÖNET İ M İ N AMAÇLARI

7   Esneklik ve uyum: Politika, plan, program, bütçe gibi yönetim araçlarının kesin ve katı esaslara ba ğ lanmaması, aksine ş artların de ğ i ş me seyri ve e ğ ilimine uyabilmelerini sa ğ layacak bir esneklikte düzenlenmeleri gerekir.   Çalı ş ma hayatının niteli ğ ini geli ş tirme: Mevcut çalı ş ma metotlarında de ğ i ş iklikler yapmak, daha iyi i ş ve çalı ş ma ş artları olu ş turmak ve dolayısıyla hayatın niteli ğ ini geli ş tirmek amacına yönelik birçok teknikten olu ş maktadır.   Sosyal sorumluluk ve i ş ahlakı: Sosyal sorumluluk kavramı, dı ş çevreye yönelik olup i ş letmenin kararlarında di ğ er ki ş i, grup, örgüt ve tüm toplumun göz önünde bulundurulması ile ilgilidir. Bu açıdan sosyal sorumluluk, i ş letmenin ekonomik faaliyetlerinin, onunla ilgili tarafların hiçbirinin menfaatlerine zarar verilmeden yönetilmesidir.

8  YÖNET İ C İ : Yönetime ili ş kin kararlar veren ki ş idir. Bir insan grubunu, önceden saptanan amaçlara yöneltip ula ş tırmak ve bir planı gerçekle ş tirmek üzere, kumanda, koordine ve kontrol eden ki ş idir.  Yöneticiler: Yüksek ve Orta Kademe Yöneticiler ve İ lk Kademe Amirleri olarak üç gruba ayrılabilir.  Yüksek yöneticiler; amaç saptayan, politika kararları alan yönetim ilke ve standartları koyan, stratejik planlama ve örgütlerinin genel yönetimini yapan ki ş ilerdir.  Orta Kademe yöneticiler ise; yüksek yöneticinin saptadı ğ ı amaç, politika, ilke ve standartlara uygun dü ş ecek bir plan içinde önceden saptanan amacı gerçekle ş tirmek için emrindeki örgütü yöneten yöneticidir,  İ lk kademe amirleri; daha çok rutin (güncel) i ş ler yapan, birkaç ki ş ilik insan gruplarını yöneten ilk kademe amirlerdir.

9

10 YÖNETİM FONKSİYONLARI  Hedef Saptama  Politika Tayini  Planlama  Örgütlendirme  Komuta  Koordinasyon  Kontrol

11 Yönetici yönetim görevini yaparken çe ş itli kaynaklar kullanır. Bunlar;  A-Be ş eri kaynak: O hizmet için gereken yer ve zamanda gerekli nitelik ve nicelikte personel (insan, insan gücü)  B-Parasal kaynak: Yönetim için gereken yer ve zamanda yeter miktarda para(ödenek)  C- Maddi kaynak: Bina, alan, makine, araç, gereç, kırtasiye  D-Hukuki kaynak: Hizmet yada projenin gerçekle ş tirilmesi için yetki veren anayasa, yasalar, tüzükler, yönetmelikler, genelgeler vb. mevzuat

12 BÜRO VE İŞ YERLERİNDE İŞLERİN PLANLANMASI  Planlamada yönetici personelin yeti ş mesi için tedbirler alır ve hizmet içi e ğ itim yaptırır.  Bir plan içinde çalı ş an büro yöneticisi ani olaylarla kar ş ıla ş maz. İ leride kar ş ısına çıkabilecek her ş eyi önceden dü ş ünerek tedbirini almı ş, kaynaklarını sa ğ lamı ş ve gerekli emirleri vermi ş, yönetmelikleri hazırlamı ş olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalı ş malara engel olmaz.  Ayrıca planlama aniden çıkabilecek problemler kar ş ısında ş a ş kınlık, tela ş ve ba ş arısızlı ğ a u ğ rama olasılı ğ ını ba ş tan önlemi ş olur.

13 ÖRGÜT –BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ  Örgüt; saptanmı ş ortak bir amacı gerçekle ş tirmek üzere bir araya gelmi ş insanlar bulunan, mali ve maddi kaynaklar ile donatılan ve hukuksal ba ğ larla da hiyerar ş ik ili ş kileri saptanan canlı, dinamik ve sosyal bir yapı, bir sistemdir.

14 ÖRGÜT MODELLERİ  A-Fonksiyonel (Görevsel) Esasa Göre Örgütlenme Modeli: Benzer nitelikteki görevlerin bir araya toplanmasıdır, Örn. Kamu hizmetlerinin bakanlıklar arasındaki da ğ ılımı, bakanlıkların iç kurulu ş u  B-Üretim Esasına Göre Örgüt Modeli: Kurulu ş un üretti ğ i madde esasına dayanır. Üretilen aynı ya da benzer maddeler için bir birim kurulur. Örn. Tekstil fabrikasında yünlü, ipekli kuma ş servislerinin ayrı olması  C- Co ğ rafi Bölge Esasına Göre Örgütlenme Modeli: Örgütü olu ş turan birimler belli bir bölge halkına yada belli bir bölgedeki kurulu ş lara hizmet edecek biçimde kurulmaktadır. Örn. Bakanlıkların bölge, il ve ilçe kurulu ş ları, bazı kurulu ş ların merkez örgütlerini do ğ u, batı, merkez bölge ş eklinde kurması

15 ÖRGÜT MODELLERİ  D-Hizmet Edilen Kurumlar Esas Alınarak Yapılan Örgütlenme Modeli: Bu modelde her birim belli kurulu ş yada gruplara hizmet edecek bir yapıya sahiptir. Örnek: Emekli Sandı ğ ı, SSK, OYAK yada ÇAYKUR’ un çay üreticilerine hizmet etmesi gibi  E- Karma Model: Bu modelde yukarıda açıklanan modellerden iki ya da üç model birlikte kullanılır. Bu modele göre kurulan bir örgütte, her alt (dikey ) kademe için de ğ i ş ik bir model esas alınır. Günümüzde en çok kullanılan modeldir

16 İŞİ BASİTLEŞTİRME VE VERİMLİLİK Gerek kamu kurulu ş larında, gerek i ş letmelerde i ş lerin insan, malzeme, kırtasiye hareketleriyle yapıldı ğ ı görülür. Verim a ş a ğ ıdaki VER İ M FORMÜLÜ uygulanarak sa ğ lanabilir. Verim Formülü Büro ve i ş yerlerinde mal yada hizmet üretimi:  DAHA yada EN;  Az Sürede(Çabuk Ve Süratli)  Az Para İ le(Ekonomik, Ucuz)  Az İ nsan( İ nsan Gücü, Emek) Kullanarak  Az Alanda(Arazide, Binada, Salonda, Odada)  Az Mesafe Katedilerek(Kısa Mesafede)  Az Yorularak -Basit Usullerle -Kaliteli Olarak -Yüksek Moralle Yapılırsa VER İ M YÜKSEL İ R.

17 VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR  1. Fazla, gereksiz ve yararsız kayıtlar  2. Gerçek bir yarar sa ğ lamayan fakat zaman, insan gücü, malzeme, kırtasiye israfına yol açan biçimsel ve fazla tetkik ve kontroller  3. Gereken yetki devrinin yapılmamı ş olması  4. İş e uygun malzeme, makine, kırtasiye ile çalı ş ılmaması  5. Makine, malzeme ve kırtasiyenin çalı ş anlara yakın ve uygun yerlerde ve i ş in sırasına göre sıralanmaması  6. Personelin bilgi ve uzmanlık alanlarında çalı ş tırılmaması  7. Bazı personelin sorumluluktan kaçma çabaları

18 VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR  8. İş lerin görülmesi sırasında zorunluluk olmadı ğ ı halde bazı makam ve birimlerin i ş akımı zincirine katılması  9. Bir i ş in üretilmesine ilgi, katkı ve sorumlulu ğ u olan birimlerin birbirinden uzak bina, kat yada odalarda çalı ş makta bulunması  10. İş lemde gereksiz safhaların yer alması  11. İş basitle ş tirme yöntemleri hakkında yönetici ve ilk kademe amirlerinin bilgi sahibi olmamaları  12. Zaman, emek, para, makine, malzeme, çalı ş ma yeri (alanı) gibi kaynakların israfının önemsenmemesi  13. Tefti ş sisteminin yönetimi geli ş tirmeye ve i ş i basitle ş tirmeye elveri ş li ve dönük olmaması  14. Hizmet ve mal üretiminde gereken standartların yeterince saptanmamı ş olması.

19 VERİMİ ETKİLEYEN SORUNLAR  15. Te ş vik ve ödül sisteminin yoklu ğ u yada iyi i ş lememesi  16. İş lerin biriktirilmesi  17. İş akımında beklemeler, duraklamalar, ters ve mükerrer gidi ş geli ş ler  18. Organizasyon ve metod çalı ş malarına gerekti ğ i kadar ba ş vurulmaması  19. Yenilikten kaçınma  20. Kötü ücret sistemi

20 YÖNTEM ANALİZ ANAHTARLARI ve KULLANILMASI Gerek Büro, gerek i ş letmelerde hatırdan çıkarılmaması gereken çok de ğ erli bir kılavuz vardır. Bu anahtar takımı be ş (N) bir (K) harfiyle ifade edilir. Bu anahtarlar:  NE yapılıyor ? NE yapılmalıdır ?  N İ Ç İ N “ ? N İ Ç İ N “ ?  NASIL “ ? NASIL “ ?  NEREDE “ ? NEREDE “ ?  NE ZAMAN “ ? NE ZAMAN “ ?  K İ M yapıyor ? K İ M yapmalıdır ?

21 VERİMLİLİĞİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER  -Yönetim Türü (Klasik, Liberal, Demokratik Yönetim)  - İş Bölümü  -Uzmanlık İ li ş kisi  -Zaman Ve Kaynak Kayıpları  -Moral Durumu  -E ğ itim Durumu  -Ücret Sistemi  -Kanun Adedinin Çok Ve Bunların Bazılarının Uygulamalarında Güçlükler Olu ş u  -Fiziksel Ko ş ullar( I ş ık, Havalandırma, Rutubet, Isı, Ses, Gürültü)  -Estetik Ve Dekoratif Ko ş ullar (Bürolarda Renk. Müzik, Biblo, Tablo Vb)  -Çalı ş ma Yöntemlerinin Eskili ğ i

22 İŞ BÖLÜMÜNÜN YARARLARI  1. Verimi artırır  2. İş ler daha kısa zamanda ö ğ renilir.  3. Personel dar bir alanda ustala ş aca ğ ından kendilerinden daha etkili bir ş ekilde yararlanılır.  4. Nitelikli (kaliteli) ürün, hizmet elde edilir.  5. Karma ş ık amaçların ba ş arılmasını daha kolayla ş tırır.

23 İŞ BÖLÜMÜNÜN SAKINCALARI  1. Bazı örgütlerde bazı i ş ler çok basite indirgenmi ş olur.  2. Memurlar arasında can sıkkınlı ğ ı ve yorgunluk do ğ urabilir.  3. Personel ba ş ka bir çalı ş ma bölümüne geçti ğ inde i ş i yapamayabilir.

24 İ yi bir i ş bölümünün verimlili ğ i yükseltece ğ i gerçe ğ ini göz önünde tutarak: BÜRO YÖNET İ C İ S İ :  A. Emrindeki personelin nitelik ve yetenekleri ile,  uzmanlık alanlarını,  ö ğ renim durumlarını,  tecrübelerini,  cinsiyetlerini,  fizik yapılarını ve i ş e ğ ilimlerini,  B. Yapılacak i ş lerin ya da üretilecek maddelerin türünü,  özelliklerini, kalitesini, önem derecesini ve miktarlarını göz önüne alarak büro personeli arasında uygun bir İŞ BÖLÜMÜ yapmalıdır.

25  Büro yöneticilerinin temel görevleri  Planlama ve programlama  Kaynakları sa ğ lama ve kullanma:  İş düzenleme  İş birli ğ i ve e ş güdüm ( İ li ş ki) sa ğ lama  Çalı ş ma ekibi kurma  İ yi ili ş ki ve etkili ileti ş im kurma  Resmî yazı ş ma dosyalama ve ar ş ivleme  Büro personelini etkili ve verimli yönetme

26  Büro Yöneticisin Temel Özellikleri  İş ini ve i ş yerini sevmek   Kendine güvenmek   İ nsanları tanımak   Anlayı ş lı olmak   Objektif olmak   Görev ve yetkileri adaletli da ğ ıtmak   Yerinde karar alabilmek   İ nisiyatif sahibi olmak   Sorumluluk sahibi olmak   Yeni fikirlere sahip olmak ve desteklemek   Ekip kurmak ve organize edebilmek   Etkin bir motivasyon sa ğ layabilmek   Ba ş arıyı payla ş abilmek   Ba ş arıyı ödüllendirmek- Ba ş arısızlı ğ ı incelemek

27 HAREKET EKONOMİSİ TEKNİĞİ  İ nsan vücudunun hareketlerini en aza indirerek enerji sarfını ve yorulmayı en dü ş ük düzeyde tutarak, kazanılan enerjinin di ğ er i ş lere yöneltilmesi, sonuç olarak aynı sürede hizmet ve üretim miktarının artırılması yöntemidir.

28 Hareket ekonomisi sağlayan bazı esaslar  İş yerleri ve bürolarda en çok kullanılan araç gereç ya da e ş yanın en yakın, az kullanılanların uzak yerlerde olması  Sürekli ve ahenkli çalı ş mayı sa ğ lamak için yapılacak hareketlerin sırası düzenlenmelidir.  İş e ba ş lamadan önce kullanılacak araç normal çalı ş ma düzeni içinde dizilmelidir.  Aynı i ş te kullanılan gereçlerin tümü, mümkün olmazsa birkaçı bir gereçte birle ş tirilmelidir.  Sandalye ve koltuklar kullananın boyuna, i ş yerine, yapılan i ş in ko ş uluna ve i ş türüne göre yükseltilmeli, alçaltılmalıdır. Örnekler; Yürüyen merdiven ve asansör,-döner raflar -yazıcı, tarayıcı, fotokopi vb. bir arada olması

29 BÜROLARDA YERLEŞMENİN ÖNEMİ Bir i ş yerinin seçiminde a ş a ğ ıdaki esaslar göz önünde tutulmalıdır. 1. Kurulu ş un yaptı ğ ı i ş in niteli ğ i, özelli ğ i, i ş yükü 2. Kurulu ş un büyüklü ğ ü ve yapısı 3. Kurumun di ğ er kurumlarla ili ş kisi 4. Halkla ili ş ki durumu ve derecesi 5. Personel miktarı, bunun azalma yada artma durumu 6. Kurumun birimleri, büroları arasında i ş akımı 7. Yerle ş ilecek binanın kat ve odaların in ş a durumu, yönü ve fiziksel ko ş ulları

30 İŞ YERİNDE FİZİKSEL KOŞULLAR  Aydınlatma  Isıtma ve so ğ utma  Havalandırma  Ses ve gürültü  Rutubet  Mefru ş at

31 Büro yönetimi  Bürolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan ve bunu denetleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur.  Büro yönetimi, büro işlerinin yanında, büro çalışanlarının verimliliği için zaman ve stres yönetimi konusunda çalışmalar yapmayı gerektirir.  Büro yönetimi bürolarda; dosyalama, arşiv, kayıt, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesiyle ilgili faaliyetleri içerir.

32 Büroların Fonksiyonları   Bilginin alınması: Örgüte çe ş itli kaynaklardan gelen bilgiyi alır. Çe ş itli türde bilgiler, sipari ş ler, faturalar, ileti ş im araçları ile elde edilmektedir.   Bilginin kayıt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her türlü bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildi ğ i zaman kolaylıkla yeniden kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir.   Bilginin düzenlenmesi: Kullanıma sunulmadan önce bilgiler ço ğ altılır, özetlenir veya ba ş ka bilgiler ile birle ş tirilerek düzenlenir ve mutlaka denetimden geçirilir.   Bilginin iletilmesi: Bilgiler örgüt içinde veya örgütten örgüte iletilir. Bilginin iletilmesi, ki ş iler tarafından veya elektronik büro makineleri ile gerçekle ş tirilmektedir. İ leti ş im ne kadar etkili olursa yönetim de o kadar sa ğ lıklı karar verebilme olana ğ ına kavu ş maktadır.   Varlıkların korunması: Nakit, çek, büro dosyaları ve kayıtları vb. ögelerden olu ş an varlıkların korunması büronun en belli ba ş lı i ş levlerinden biridir.  Bürolar, örgüt üst sisteminin alt sistemidir. Üst sisteme ait tüm i ş ler bürolarda görülür.

33 BÜRO TÜRLERİ VE ŞEKİLLERİ  1. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri  Uzmanlık alanlarına göre bürolar  Ait oldukları kurumlara göre bürolar  Kurulu ş amaçlarına göre bürolar  2. Yerle ş im Biçimlerine Göre Bürolar  Açık Bürolar  Özel Bürolar  Melez bürolar

34  3. Ça ğ da ş Büro Türleri  Küçük bürolar  Ş ube bürolar  Gezici (Mobil) bürolar  Ev bürolar  Sanal bürolar  Yaratıcı bürolar  Modüler bürolar

35  1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar  Uzmanlık alanlarına göre bürolar, mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar tarafından kurulan bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre bürolar aynı zamanda özel bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre kurulan bürolar genellikle bir veya iki ki ş i tarafından kullanılmaktadır.  Avukatlık, noterlik, mü ş avirlik ve mühendislik, emlak alım satım büroları vb. bürolar bu tür bürolardır. 2. Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar Bunlar kamu kurulu ş larına ait bürolar ve özel organizasyonlara ait bürolardır. Özel organizasyonlara ait bürolar, a ğ ırlıklı olarak üretim, ticaret ve hizmet i ş leriyle ilgili faaliyetlerin yerine getirildi ğ i bürolardır. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri

36  3. Kurulu ş Amaçlarına Göre Bürolar  Kurulu ş amaçlarına göre büroları, hizmet üretmek amacıyla kurulan bürolar, kâr elde etmek için kurulan bürolar ve ya ş am standardının ve toplumsal de ğ erlerin korunması amacıyla olu ş turulan bürolar olarak sınıflandırabiliriz.  Son saydı ğ ımız büro türleri, vakıflar, dernekler, sivil toplum örgütleri ve di ğ er gönüllü kurulu ş lara ait bürolardır. Kamu ve özel sektöre ait bürolarda çalı ş anlar belli bir ücret alırken gönüllü kurulu ş lara ait bürolarda çalı ş anlar genel olarak herhangi bir ücret almaz. Klasik (Geleneksel) Büro Türleri

37 Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar Açık Büro: özellikle rutin i ş ler yapılan kurumlarda, geni ş salonlarda toplu çalı ş mada tercih edilir personel çalı ş abilir. Alanları m2 arasında olabilir. Açık büronun yararları:  Binanın maliyeti dü ş er.  Isıtma, aydınlatma ucuz olur.  Daha az alanda, daha kolay ve düzenli yerle ş me olana ğ ı verir.  Kapı adedi ve koridorlar azalır.  Dekarasyon ve temizleme maliyeti dü ş er.  İ lgililer birbirini daha rahat görebilir.  Haberle ş me ve i ş akımı kolayla ş ır.  Makine ve gereçlerin ortak kullanım kolaylı ğ ı olur.  Daha etkin yönetim ve denetime müsaittir

38  Açık büronun sakıncaları:  Özellikle para ile ilgili güvenirli ğ in önemli oldu ğ u i ş lerde gizlilik azalır.  Ziyaretçiler ve genel hareketlilik i ş teki dikkatin da ğ ılmasına yol açar.  Konu ş malar sessizli ğ i bozabilir ve a ş ırı u ğ ultu ve gürültü olabilir.  Salgın hastalı ğ ın yayılmasına müsaittir.  Ki ş isel prestijin azaldı ğ ı kanısını yaratır. Yerle ş im Biçimlerine Göre Bürolar

39 Özel Bürolar: 1-4 ki ş inin birlikte oturup çalı ş tı ğ ı küçük odalardır.  Bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması zorunludur.  Müdür ve daha üst kademe yöneticilere, ilgililerle gizli görü ş mesi gerekli olan personele özel büro ayrılmalıdır. Yerle ş im Biçimlerine Göre Bürolar

40  Hibrit (melez) bürolar: Hem açık büro hem de kapalı büro yakla ş ımlarının özelliklerini kapsadı ğ ından, bu ad verilmektedir. Örne ğ in duvardan bölme yapan paneller ile özel bürolar anında kurulabilir ve gerekti ğ inde bu panellerin sökülmesiyle hızlı bir biçimde açık alana dönü ş türülebilir.

41 Çağdaş Büro Türleri  Otomasyon öncesi dönemdeki örgüt yönetiminde örgütün başarısına doğrudan doğruya etki eden “örgütte çalışan personel sayısı” idi. Otomasyon çağında ise örgütün başarısı, çalışanların verimliliğinin arttırılmasına yönelik yapılan faaliyetlerdir. Bu verimlilik arttırma çalışmaları ise mekan açısından merkeziyetçi bir yoldan çıkmış ve küçük ama fonksiyonel bir örgüte yerini bırakmıştır. İşte bu örgütlerin fonksiyonel olma özelliği de “otomasyon” sayesinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle otomasyon açısından bürolar 4 gruba ayrılmaktadır.

42 1-Küçük Bürolar  Bünyesinde 3-12 arasında eleman çalı ş an ba ğ ımsız i ş letme büroları ileri teknoloji kullanarak daha büyük i ş letmelerle rekabet edebilir duruma gelmi ş tir. ‘Dinamizm’ ve ‘esneklik’ gibi nedenler bu tür büroların büyük bürolarla aynı kulvarda yarı ş malarını sa ğ lamı ş tır.  Küçük bürolar büyük bürolara göre kapsamlı bir otomasyon sistemi kurmadıklarından yeni geli ş en bilgi ve ileti ş im teknolojilerine ayak uydurması daha kolay ve hızlıdır. Bu da küçük büroların en önemli özelliklerinden bir tanesidir.

43 2-Şube Bürolar  Büyük örgütlerin bir bölümü olarak tasarlanan ş ube bürolar, genellikle örgüt merkezinden uzaktadır ve ana bürodaki benzer otomasyona sahiptirler. Ş ube bürolar önce merkezlerindeki ana bilgisayara, oradan da örgütün ana bilgisayarlarına ba ğ lı bir a ğ yapısı ile donatılmaktadırlar. Ş ube büroların en önemli özelli ğ i, ürettikleri bilgiden daha fazlasına eri ş ebilir olmaları ve örgütün di ğ er ş ubeleri ile yo ğ un ba ğ lantı kurmalarıdır. Örnekler,...

44 3-Gezici Bürolar  Özellikle satı ş elemanları, ürün tanıtıcılar gibi gezici elemanlar, sahip oldukları diz üstü bilgisayar ile bir sabit büroda bulunabilecekleri olanakları elde etmektedirler.  Ta ş ınabilir bilgisayarları ile uzaktan, büronun bilgisayarlarına ba ğ lanarak elde ettikleri bilgileri büro otomasyonunun alt sistemleri sayesinde iletebilirler.

45  Gezici (Mobil) Bürolar Mobil büro uygulamas ı özellikle pazarlama, reklam, piyasa ara ş t ı rmas ı, kamuoyu yoklamalar ı gibi bir i ş yerine ba ğ l ı olmadan yürütülebilecek faaliyetler, geli ş mi ş teknoloji ürünleri olan ta şı nabilir özellikteki “diz üstü” bilgisayarlar yard ı m ı yla herhangi bir i ş yerine gerek kalmadan yerine getirilebilmektedir.

46 4-Ev-Bürolar  Tipik bir ev-bürosu için, bir ki ş isel bilgisayar, ona ba ğ lı bir yazıcı ve İ nternet ba ğ lantısı gerekli otomasyonu sa ğ lamaya yetecek büro araçlardır. Kullanıcı İ nternet ba ğ lantısı sayesinde (modem) merkez büroya ba ğ lanarak yapılacak i ş in listesini ve konuyla ilgili kaynakları kendi bilgisayarına aktarabilir.  Günümüzde ileti ş im hatlarının hızı nedeni ile evdeki bilgisayara ba ğ lı bir kamera ile de interaktif bir ileti ş im kurulabilir ve görüntülü olarak yüz yüze ileti ş im kurulabilir.

47  Ev Bürolar: Çalı ş ma yerine esnekli ğ i getiren ev ofis uygulamaları, aynı zamanda çalı ş ma saatlerinde de bir esnekli ğ i getirmektedir. Çalı ş ma saatlerinin çalı ş anlar tarafından belirlenmesi ve üretecekleri i ş in kendi inisiyatiflerine bırakılması, bu çalı ş ma ş ekline bir ayrıcalık kazandırmaktadır. Böylece ki ş iler kendilerini en çok verimli, daha enerjik ve dinç hissettikleri zamanlarda i ş lerini yapmaktadırlar.

48  Sanal Bürolar: Sanal büro kavramı, bilgi ve ileti ş im teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna ba ğ ımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalı ş an grubun, ortak kullanımına sunulmu ş bir web sitesi üzerinden faaliyetlerin yürütüldü ğ ü ofislerdir. Sanal ofiste görülen i ş ler, sanal i ş lerdir.

49  Yaratıcı Bürolar: Kültürel de ğ i ş im, fiziksel mekânın de ğ i ş imiyle do ğ rudan ili ş kilidir. İ nsanların davranı ş larını de ğ i ş tirmek için onları de ğ i ş ik bir çevreye sokmanın en etkili yol oldu ğ u genel olarak kabul edilmektedir. Hiyerar ş iyi (makam sırası) ortadan kaldırmak, piramidi düzle ş tirmek ve böylelikle hem keyifli hem de verimli bir çalı ş ma ortamı elde etmek, ça ğ da ş ofis kavramının ana amacını olu ş turmaktadır.  Ofis ortamını daha özgür ve yaratıcı hâle getirmek, mekân de ğ erlendirme ve yerle ş tirme ile ilgili eski kuralları bir kenara bırakmayı gerektirmektedir.

50  Modüler Bürolar: Büro mobilyalarının etkili ş ekilde dizaynıdır; yani de ğ i ş ik büro mobilya parçalarının (masa, dolap, kitaplık vb. ) kullanımını kolayla ş tırmak ve bu parçaların de ğ i ş ik ş ekilde yerle ş tirilmesine olanak verecek ş ekilde dizayn etmektir.  Bir modüler ünite mü ş teriye göre dizayn edilmi ş olup masa, çalı ş ma alanı, depolama alanı, dosya dolapları ve kitaplıklardan olu ş ur. Modüler dizayn, çalı ş ma ortamındaki hızlı de ğ i ş ime ve çalı ş anların sürekli yer de ğ i ş tirmesine imkân sunmaktadır.

51  Büro Çalı ş anları Bürolarda planlama, örgütleme, kadrolama, koordinasyon, yöneltme, denetim, ileti ş im ve halkla ili ş kiler gibi yönetsel fonksiyonların yanında, ara ş tırma-geli ş tirme (AR-GE), kademe azaltma ve de ğ i ş im gibi görev ve i ş levler yerine getirilir. Söz konusu görev ve i ş levler çe ş itli kademelerde farklı unvan ve pozisyonlarda çalı ş an ki ş iler tarafından yerine getirilir.   Yönetici: Büro kaynaklarını (fizikseli mali, be ş eri) kullanma yetkisine ve sorumlulu ğ una sahip olan ki ş ilerdir.  Uzman (danı ş man): Bir konuda bilgi, uygulama ve deneyim yoluyla geni ş bilgi, beceri kazanmı ş ve ustala ş mı ş ki ş ilerdir. Bu ki ş iler emir komuta zincirinde yer almazlar. Büronun kurmay elemanlarıdır. Görevleri yöneticiye ilgili oldukları konuda danı ş manlık yapmaktır. Hesap uzmanı, bilgi i ş lemci, hukuk mü ş aviri, istatistikçi gibi ki ş iler genellikle büro ortamında çalı ş an uzmanlardır.  Memur: Memur sözcü ğ ü resmi bir anlamı ifade eder. Kamu kurumlarında devletin asli ve sürekli görevlerini yerine getiren ve aylıkla çalı ş an ki ş ilerdir.  Yönetici sekreter: Büro yönetimi konusunda birikimli, do ğ rudan emir almadan sorumluluk alabilme yetene ğ i gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladı ğ ı gibi kendisine verilen yetki sınırları içinde kararlar verebilen, yönetim kadrosu içinde yeri bulunan bir büro görevlisidir.  Yardımcı hizmet personeli: Büronun temizli ğ i, bakımı, onarımı, ula ş ımı vb. destek görevlerini üstlenen ki ş ilerdir.

52 Büro Çalı ş anının Genel Özellikleri  Bürolarda i ş lerin aksamadan yürüyebilmesi için çalı ş anların bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu özellikler;  Görev payla ş ımına açık olma  Organizasyonu ve yönetimi temsil etme  Bilgi akı ş ını sa ğ lama konusunda dikkatli olma  Hiyerar ş ik (makam sırası) yapıya saygı duyma  Görev ve sorumluluktan kaçınmama  Üstlerin görevlerini kolayla ş tırma

53 BÜROLARDA YERLEŞME İLKELERİ  1.Birbiriyle ilgili i ş görenler yan yana masa ya da odalarda oturmalıdır. Örn. müdürle yardımcısı, ba ş kanla sekreteri gibi  2.Halkla iç içe olanlar giri ş katında ve kapıya yakın bulunmalıdırlar.  3.Yerle ş me görü ş ve denetimi kolayla ş tırmalıdır.  4. Açık bürolarda amirler personelini görecek yerlerde (özellikle kö ş elerde) ve camlı odalarda oturmalıdır.  5.Herkesin kullandı ğ ı gereçler kendisine yakın yerde bulunmalı, bunlara elini uzatarak yada 1-2 adım atarak ula ş abilmelidir.

54 BÜROLARDA YERLEŞME İLKELERİ  6. Bürolardaki mefru ş at ve gereçler görülen i ş e uygun, standart ve rahat olmalıdır. Lüks ve fazla gösteri ş li mefru ş attan kaçınmalıdır.  7. Yararlanılmayan alan en aza dü ş ürülmelidir.  8. Herkesin rahat gelip geçmesi için yeter geni ş likte geçitler bırakılmalıdır.  9.Yangına, kazalara ve kaymalara kar ş ı i ş güvenli ğ i sa ğ lanmalıdır.  10.Bürolardaki kullanılmayan e ş yalar büro ve i ş yerinde tutulmamalıdır. Bürolar depo de ğ ildir. Fazla e ş yalar toplanarak hepsi bir depoda saklanmalıdır.  11.Elektrik ve telefon prizleri in ş aat sırasında yada binaya ta ş ınmadan önce salon ve odalarda 3-4 metrede bir olacak sıklıkta olmalıdır.

55 BÜRO OTOMASYONU •Büro Otomasyonu Kavramı Büro Otomasyonunun Amacı •Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri a.Kelime İşleme Sistemleri b.Elektronik Posta Sistemleri c.Veri Tabanı Yönetimi Sistemleri d.Elektronik Dosyalama Sistemleri e.Sesli Cevaplama Sistemleri f.Görüntülü İletişim Sistemleri a.Videokonferans b.Teletekst c.Videotekst

56 Büro Otomasyonu Kavramı  Günümüzde büroların üstlendi ğ i yeni görevler, i ş lerin hızlı, kolay ve ekonomik bir ş ekilde yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluk teknolojinin bürolara girmesi ile i ş lerin daha hızlı, ekonomik, akla dayalı yapılmasını sa ğ lamı ş ; yenilikleri takipçi ve de ğ i ş en ş artlara ayak uydurabilecek karakterde büroları olu ş turmu ş tur. Büro içi güncel faaliyetler günümüze kadar yönetici, sekreter ve memurlar arasında posta ve dosyaların gidip gelmesi, gerekli raporların aranıp bulunması, telefon mesajları, çok sayıda ka ğ ıt tüketimi, günlük kararların alınması ve bunların zaman kayıpları yüzünden gecikmesi ş eklinde idi. Geli ş en teknolojik ş artlardan etkilenen üst düzey yöneticilerin, ihtiyaç duydukları doküman ve bilgilere en kısa zamanda ve en kolay yoldan eri ş me arzuları, teknolojik faaliyetlerin bürolara girmesini zorunlu kılmı ş tır. Gerek ileti ş im gerekse bilgi teknolojilerinin her geçen yıl ikiye katlanarak büyümesi örgütlerin bu teknolojiden istifade etme ihtiyacını do ğ urmu ş ve böylelikle “otomasyon” kavramı gündeme gelmi ş tir.

57 Büro Otomasyonu Nedir?  Yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalı ş an ki ş ilerin bürolardaki faaliyetlerinin verimlili ğ ini arttırmak amacı ile bilgi i ş lem sistemlerine ba ğ lı i ş istasyonlarını kullanmalarına “büro otomasyonu” denir.

58 Büro Otomasyonunun Amacı  İş görenlerin çalı ş malarına yardımcı olmak sureti ile maliyeti arttırmaksızın verimlili ğ in yükseltilmesi amacına yöneliktir.  Bürolardaki mevcut bilgilerin daha ucuz ve daha kolay depolanmasını, verilerin bir yerden bir yere daha hızlı ve kayba u ğ ramadan transferini, karar verenlerin zaman kaybının önlenmesi ve i ş görenler arasında ileti ş imi kolayla ş tırarak verimli olarak çalı ş malarının sa ğ lanmasıdır.  Büro içindeki tüm fonksiyonların gerek sosyal gerekse teknik yönlerini bütünle ş tirmeyi amaçlamaktadır.

59 Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri  Büro otomasyonunun alt sistemlerinde özel donanımlar kullanılır ve bunlar güçlü donanımlarla desteklenirler. Büro otomasyonu, çalı ş anlara i ş üretiminde ve yönetimde yardımcı olan, tümüyle bilgisayar teknolojisi ile hazırlanmı ş araçlardır. Bir büro otomasyonu 7 alt sistemden olu ş maktadır. Büro otomasyonunun ba ş arılı bir ş ekilde yürütülmesi, bu alt sistemlerin bütünle ş ik çalı ş maları sayesinde mümkündür.

60 1.Kelime İşleme Sistemleri Kelime i ş leme, belgelerin üretiminde, yazı ş maların, form ve metinlerin hazırlanmasında, düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir sistemdir. Bu alt sistem günümüz bürolarına ş u katkıları sa ğ lamaktadır:  Belgeleri sisteme girmek  Metin üzerinde de ğ i ş iklik yaparak yeni belgeler üretip ço ğ altabilmek  Üretilen belgelerdeki dilbilgisi yanlı ş lıklarını otomatik olarak bulup düzeltebilmek  Üretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak yazdırılması  Belgeyi iptal etmek  De ğ i ş ik kütüklerdeki bilgileri metin içerisinde kullanabilmek  Metin içi bilgi sıralamak  Üretilen belgeleri saklamak

61 1.Kelime İşleme Sistemleri  Metin içersinde verilen adresleri yerle ş tirebilmek  Baskı öncesi metnin son halini görebilmek  Üretilen belgenin içerdi ğ i konulara göre anahtar kelimeler tanımlamak ve bunlardan bir tanesine göre metne yeniden eri ş ebilmek (Standart konu ba ş lıkları yaratmak...)  Satır altı çizdirmek, koyu renk yazdırmak, yazıların boyutunda oynama yapabilmek  Belgeleri anahtar kelimelere göre alfabetik veya nümerik olarak dizmek  Metni sayfalara bölmek  Kelime i ş lemci içerisinde gönüllü bir hesaplayıcı ile günlük hesapları yapabilmek  Birçok terminalden aynı anda kelime i ş lemciyi kullanabilmek.

62 2.Elektronik Posta Sistemleri Süratli, do ğ ru ve güvenli bir haberle ş me imkanı sa ğ layan e-posta sistemleri; yazılı, rakamsal veya grafiksel bilginin elektronik ve manyetik nakil ortamlarında, teleks, faksimile, haberle ş en kelime i ş lemciler, kamu kamu posta hizmetleri ve bilgisayar tabanlı mesaj sistemleridir. Bu yolla iletilip alınan bilgiler, güvenli, hızlı ve ucuz olarak alıcının eline ula ş ır. Avantajları: 1. Bir ileti aynı anda birden çok kullanıcıya ula ş abilir. 2. Ba ş kalarının iletiyi okumasını önleyecek ş ifreleme yapılabilir. 3. İ letinin kullanıcıya ula ş ıp ula ş madı ğ ını ve kullanıcının iletiye bakıp bakmadı ğ ı ö ğ renilebilir.

63 3.Veri Tabanı Yönetim Sistemleri  Büronun yönetiminin kusursuz gerçekle ş mesi ve hızlı kararların alınabilmesi için gerekli,  mantıksal olarak birbirleri ile ili ş kili tüm bilgileri, belli bir formatla ve belli bir yapıda bilgisayar hafızasında tutan  İ htiyaç duyuldu ğ unda üst düzey bir programlama dili ihtiyaç duymaksızın kullanıcıların istifadesine sunulabilen yazılımlardan olu ş an sistemlerdir. Veritabanı yönetim sistemlerinin yazılım paketleri, genellikle bir sorgu dili ş eklinde olup programlama bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolaylıkla kullanılabilmektedir. Avantajları: 1. Çok sayıda veri ve bilgiyi bir arada bulundurabilir. 2. De ğ erini yitiren bilgi ve veriler istendi ğ i takdirde ayıklanabilir. 3. Bilgi ve veriler güncellendirilebilir. 4. Farklı programlama dillerinde yazılmı ş uygulama programlarının kullanılabilmesine imkan verir. 5. Uygulama programını de ğ i ş tirmeye gerek kalmadan veri tabanı üzerinde de ğ i ş iklik yapılabilir. 6. Yardımcı programlar aracılı ğ ı ile veri transferi gerçekle ş tirilebilir. 7. Bilgi ve veriler üzerinde de ğ i ş iklik yapılabilir.

64 4.Elektronik Dosyalama Sistemleri Belgelerin manuel ortamda dosyalanması ve ar ş ivlenmesi, hem bakımını zorla ş tırmakta hem de bu belgelerin ar ş ivlenmesi sonucu konulacak önemli bir alan tahsisini zorunlu kılmaktadır. Elektronik dosyalama sisteminde bilgi ve belgeler, bilgisayar ana bellekleri ya da disk ve teyp gibi ayrıca ar ş ivlenebilen ortamlarda depolanır. Gerekti ğ inde birden fazla kullanıcının aynı anda kullandı ğ ı ve zaman kaybının sınırlandırıldı ğ ı bu sistemde, her kullanıcının yapaca ğ ı göreve ili ş kin bölümler vardır ve bu bölümlere giri ş izinler sayesinde mümkündür. Avantajlar: 1. Birden çok ki ş i aynı bilgi ve belgeyi e ş zamanlı olarak kullanabilir. 2. Bilgi ve belgelerin kaybolma olasılı ğ ı manuel ortamda ar ş ivlenen bir belgeye göre çok daha azdır. 3. Ham verilerin süratle i ş lenmesi, depolanması, geri ça ğ rılması ve da ğ ıtılması mümkün oldu ğ undan örgütü dinamik tutar. 4. Elektronik ortamda olan bu belgelere kolaylıkla yeni konu ba ş lı ğ ı yaratılabilir. 5. Kırtasiye masraflarından feragat edilir. 6. Dosyalanan/Ar ş ivlenen bir belgeye çok yönlü olarak herhangi bir eri ş im ucu sayesinde ula ş ılabilir. (Belge Adı, Konusu, Belgenin Tarihi, Anahtar Kelime vb. gibi)

65 5.Sesli Cevaplama Sistemleri Bu sistem e-postanın yeni bir ş eklidir. Mesajlar dijital devreler sayesinde “ses halinde” iletilir. İ leti ş im ve da ğ ıtım zamandan ba ğ ımsızdır. Sistem e-postanın teknik imkanlarını kullanır ancak bu ileti ş im için klavyeye gereksinim duyulmaz. Bu sistemin bir di ğ er türü de sesle ifade edilen kelimelerin harflere dökülmesini gerçekle ş tiren devrelerdir. Sesli cevaplama sistemleri sayesinde, telefona bilgisayar cevap veriyor, sizi istenen dahili numaraya ba ğ lıyor veya ki ş i yerinde yoksa sizin mesajınızı kaydedebiliyor.

66 6.Görüntülü İletişim Sistemleri Elektronik ortamdaki geli ş meler ileti ş im teknolojilerinin geli ş mesine paralel olarak uydu sistemlerinin de uygulamada çe ş itlili ğ ini arttırmı ş tır. Büro otomasyonları da bu çe ş itlenmeden gereken nasibini almı ş tır. Videokonferans Videokonferans : İ leti ş im hatları yoluyla konferans vermenin geli ş tirilmi ş ş eklidir. Videokonferans ayrı mekanlarda toplanan gruplar arasında belirli bir mesafeye ba ğ lı kalmaksızın birbirini görerek, konu ş arak, ş ekiller çizerek ve doküman alı ş veri ş i yaparak toplantı yapmayı sa ğ layan geli ş mi ş uygu teknolojilerinin kullanıldı ğ ı konferans türüdür. Bu sistem ülkemize 1987 yılında gelmi ş ve halen çe ş itli kurumlarda tercih edilmektedir. 7.Tablolama ve Hesaplama Sistemleri

67 YARARLANILAN KAYNAKLAR YARDIMCI KAYNAKLAR:  Ar, Fikret. Büro Yönetimi Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi,  Can, Halil; Do ğ an, Tuncer; Ya ş ar, Ayhan. Genel İş letmecilik Bilgileri (1. bölüm), Ankara: Siyasal Kitabevi,  Cemalcılar, İ lhan...[ve ba ş kl.]. İş letmecilik Bilgisi, Eski ş ehir: İş itme Özürlü Çocuklar E ğ itim ve Ara ş tırma Vakfı,  Göral, Gülbin. Büro Yöneticili ğ i ve Sekreterlik, İ stanbul: İ leti ş im yayınları,  Karacan Açıkö ğ retim. Büro Yönetimi: 9. Dersin Tamamı 2 Yıllık Önlisans, Ankara: Karacan yayınları, [19??].  Özkul, Ali Ekrem ve A. Sermet Anagün ve Serap Benligiray. Büro Sistemleri Tasarımı, Eski ş ehir: Anadolu Üniversitesi yayını,  Tutar, Hasan. Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Büro Yönetimi Teknikleri, İ stanbul: Aktif Yayınevi,  Tutar, Hasan ve Altınöz, Mehmet. Sekreterlik Bilgisi, Anakara: Nobel,  Ediz, Abdülaziz ve Altınöz, Mehmet. Büro ve Yönetimi-I, Ankara: [yayl.y.],  Aytürk, Nihat. Ça ğ da ş Büro Yönetimi ve Sekreterlik: Örgütlerde Ba ş arılı Müdürlük, Ş eflik ve Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi, Temel Kaynaklar: •Topaloğlu, Melih ve Koç, Hakan. Büro Yönetimi: Kavramlar ve İlkeler, Ankara: Seçkin Kitapevi, •Sağsan, Mustafa ve Öztürk, Sinan. “Adı Yok İşlevi Çok Bir Hizmet Anlayışı: Yönetim Bilgi Sistemi” Stratejik Analiz Dergisi, Sayı: 26, Haziran 2002, ss •Binark, İsmet. Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri. Ankara: Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı, (I. Ve IV. Bölümler)


"BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI. I. BÜRO YÖNET İ M İ II. TEKNOLOJ İ KULLANIMI BÜRO YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİ KULLANIMI." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları