Microsoft Office Access Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

Veritabanı Nedir? Birbiriyle ilişkili çok sayıda verinin bir arada tutulduğu ve belirli bir düzene göre saklandığı yapıdır. İhtiyacımız olan veri kümesini sorgulayarak hızla bulabiliriz. Alışveriş siteleri, Müşteri takip sistemleri, kütüphaneler ve üyelik gerektiren siteler ve daha bir çok uygulama bir veritabanı aracılığı ile verileri düzene ve işleme sokar. Veritabanı ile neler yapılabilir ? 1. Veriyi görmek 2. İlgilenilen bazı verileri bulmak 3. Veriyi değiştirmek 4. Bazı veriler eklemek 5. Bazı verileri silmek

Access Nedir? Microsoft Access, masaüstü veritabanı (database) projeleri geliştirmek için yaygın olarak kullanılan bir veritabanı yönetim yazılımıdır. Özellikle verilerin tablolar halinde tasarlanması ve ilişkiler (relationships) gibi yeni kavramların yer aldığı Access, gelişmiş veritabanı olanaklarının kişisel bilgisayar üzerinde kullanılmasını sağlayan ve yaygın olarak kullanılan bir programdır.

Önemli Kavramlar Tablolar: Verileri depolamak ve düzenlemek için kullanılan araçlardır. Sorgular (quaries); Depolanmış veriler içinden sorgu yapmak için kullanılır. Formlar: Verileri işlemek ve görüntülemek için kullanılır. Raporlar: İstenen verilerin çıktısını almak için kullanılır.

Tablolar Tablolarda yer alan sütünlar ALAN olarak adlandırılır, bu sütunların herbiri kendine özgü veri olarak düzenlenir. Kayıt: Satırları verileri girmek için kullanırız. Alan adına göre veri girilir.

VERİ TÜRLERİ Alan eklenirken girilecek veri türünün düzgün seçilmesi ve planlamanın baştan yapılması veri tabanı kullanılırken yapılan sorgulamaların başarılı olmasını sağlayacaktır. Oto numaralandırma: Her kayıt için yeni bir numara ekleyen otomatik numaralandırma özelliğidir.

Veri Tabanı Oluşturmak Access programı açılınca «BOŞ MASAÜSTÜ VERİTABANI» seçeneği seçilir. Oluşturulan veritabanının bilgisayardaki yeri ve adı belirlenir. Access Programı ilk açıldığında bir güvenlik uyarısı olabilir. Eğer kendi yarattığınız bir dosya ya da kaynağını bildiğiniz bir dosya ise düzenlemeyi etkinleştir diyerek çalışmaya başlayabilirsiniz.

Hızlı Erişim Menüsü Diğer Office programlarında olduğu gibi pencerenin en üstünde çok kullandığımız komutların yer aldığı bir hızlı erişim menüsü yer alır. Sağ tarafta yer alan oku tıklayarak daha falza komut ekleyebilir var olanları kaldırabiliriz.

DOSYA SEKMESİ Diğer Office uygulamalrına benzer özelliklerin yer aldığı sekmedir. Dosya şifreleme, yazdırmai pdf olarak kaydetme ya da farklı bir ad veya versiyonla kaydetme gibi özellikler mevcuttur.

VERİTABANI ARAÇLARI SEKMESİ GİRİŞ SEKMESİ Metin biçimlendirme araçları, formüller, sıralama ve filtreleme özellikleri yanı sıra en solda yer alan Görüntü sekmesini bulunduran paneldir. OLUŞTUR SEKMESİ Yeni TABLO, SORGU, FORM, RAPOR ve MAKROLARIN oluşturulduğu sekmedir. DIŞ VERİ SEKMESİ Diğer programlardaki veriyi içeri alabileceğimiz ya da Access veritabanımızda yer alan verileri dışarı aktarabileceğimiz paneldir. VERİTABANI ARAÇLARI SEKMESİ Veritabanını yönetirken ihtiyaç duyduğumuz araçları barındıran paneldir.

Çalışma alanı Arayüzün sağ tarafında form, tablo, sorgu ve raporlarımızın içeriğini görebileceğimiz çalışma alanı bulunur. Arayüzün sol tarafında tablo, form, sorgu ve raporlarımızın listelendiği navigasyon paneli yer alır.

Navigasyon Paneli İçeriği görüntülememizi sağlayan oldukça esnek bir paneldir. Sağ üstteki küçük oklar ile açılıp kapanabilir. Bölümler küçültülüp, büyütülebilir. Nesne türlerine göre, Nesnelerin ilişkili olduğu nesnelerle birlikte görüntülenmesi gibi değişik görüntüleme olanakları sunarç

BİR VERİ TABANI PLANLAMAK Fakülte Ders Programı Düşünmeden Başlama Öncelikle hangi verilere ihtiyacın olduğunu tam olarak belirle Gelecekte ne tür analizler yapacağını belirle Oluşturduğun alanların amacına tam olarak hizmet ettiğinden emin ol Gelecekte ne tür veriler eklemen gerekebileceğini hesapla Veri tabanı oluşturmak kolaydır ama sonra o yapıyı değiştirmek zordur.

Ders Plan Veri Tabanı Nelere İhtiyacım var? Öğretim Üyeleri İsim, dersleri, ders verdikleri sınıf, gün, saat Bölümler Bölüm İsim, sınıf ve program Derslikler Derslik adı, kodu Dersler Ders Adı, Kodu Haftalık Zaman Dilimi Günler, Saat dilimleri

Ne Tür Raporlarım Olacaktır Bölüm Ders Programı Hoca Ders Programı Derslik Doluluk Durumu

Tablo Oluşturmak El ile yeni tablo oluşturulabilir ya da uygulama bölümleri adlı sekmeden uygun bir nesne seçilebilir. Oluşturulan tablonun alanları ve veri biçimleri ayarlanır. Her tablonun bir birincil anahtarı olur. Birincil ANAHTAR: Tablolarda yer alan verilere atanmış kodlardır. Access programı bu kodlar aracılığı ile verileri ilişkilendirerek süzve ve raporlama işlemlerini gerçekleştirir.

ÖZEL ALANLAR ARAMA SİHİRBAZI İLE OLUŞTURULMUŞ ALANLAR ÇOK DEĞERLİ VERİYE İZİN VEREN ALANLAR HESAPLANMIŞ ALANLAR