TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Ömer Faruk Yazıcı Adnan Menderes Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ofyazici@gmail.com

VII. Hafta Ders İçeriği Excel 2007 Menüler Hücre Kavramı Veri Girme, Silme, Değiştirme Hücre Biçimlendirme

1. Excel Menüler Excel programını açtığımız zaman üst taraftaki otomatik olarak gelen şeritteki menüler Word 2007’den biraz farklıdır.

Giriş Sekmesi

Ekle Sekmesi

Sayfa Düzeni Sekmesi

Formüller Sekmesi

Veri Sekmesi

Gözden Geçir Sekmesi

Görünüm Sekmesi

Office Düğmesi

Office Düğmesi Menüleri

Hücre Kavramı

Hücre Kavramı

Hücreler Arası Hareket

Çoklu Hücre Seçimi

Excel 2007 Temel İşlemler Çalışma sayfasını görüntülemek Görüntülemek istediğiniz çalışma sayfasının sayfa sekmesini tıklayın. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak 1. Sekme çubuğunda çalışma sayfasını eklemek istediğiniz yerin sağındaki sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. 2. Kısayol menüsünden Ekle’yi seçin. 3. Çalışma Sayfası’nı çift tıklayın. Çalışma sayfasını yeniden adlandırmak 1. Yeniden adlandırmak istediğiniz çalışma sayfasının sayfa sekmesini çift tıklayın. 2. Çalışma sayfasının yeni adını yazın ve Enter tuşuna basın. Çalışma kitabındaki çalışma sayfalarının sırasını değiştirmek Çalışma sayfasının sayfa sekmesini sekme çubuğunda dilediğiniz yere sürükleyin.

Excel 2007 Temel İşlemler Çalışma sayfasını gizlemek 1. Ctrl tuşunu basılı tutun ve gizlemek istediğiniz çalışma sayfalarının sayfa sekmelerini tıklayın. 2. Seçili çalışma sayfası sekmelerinden birini farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Gizle komutunu seçin. Çalışma sayfasını göstermek 1. Herhangi bir çalışma sayfası sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. 2. Göster’i tıklayın. 3. Göstermek istediğiniz çalışma sayfasını tıklayın. 4. Tamam’ı tıklayın. Çalışma sayfasını silmek 1. Ctrl tuşunu basılı tutun ve silmek istediğiniz çalışma sayfalarının sayfa sekmelerini tıklayın. 2. Seçimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın. 3. Kısayol menüsünden Sil’i seçin.

Excel 2007 Temel İşlemler Satır yüksekliğini ve sütun genişliğini değiştirmek 1. Yeniden boyutlandırmak istediğiniz satır ya da sütunu seçin. Birini yapın: İstenen boyuta gelene kadar satır ya da sütun kenarlığını sürükleyin. Sağ tıklayıp sütun genişliği veya satır yüksekliği giriş alanına bir değer girin. Satır veya sütun eklemek 1. Soluna yeni sütun eklemek istediğiniz sütunun başlığını ya da altına yeni satır eklemek istediğiniz satırın başlığını farenin sağ düğmesiyle tıklayın. 2. Kısayol menüsünden Ekle’yi tıklayın. Satır ya da sütunu silmek 1. Silmek istediğiniz satır ya da sütunu seçin. 2. Seçili alanı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsünden Sil’i seçin.

Excel 2007 Temel İşlemler Satır ya da sütunu gizlemek 1. Gizlemek istediğiniz satır ya da sütunu seçin. 2. Seçili alanda sütun ya da satır başlığını farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsünden Gizle’yi seçin. Satır ya da sütunu göstermek 1. Göstermek istediğiniz sütunun solundaki sütun başlığını ya da satırın üstündeki satır başlığını tıklayın. 2. Shift (Üst sekme) tuşunu basılı tutun ve görünmesini istediğiniz satır ya da sütunun altındaki ya da sağındaki sütun ya da satır başlığını tıklayın. 3. Seçili alanı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsünden Göster’i seçin.

Veri Girme, Silme, Değiştirme Excel programında bir hücreye veri girmek için fare ile o hücre üzerine tıklayıp veriyi yazıp Enter tuşuna basmak yeterlidir. Bu veriler sayı, metin, tarih ya da formül olabilir Eğer hücre içine yazdığımız veri hücreye sığmıyorsa yanındaki hücreye taşmış gibi görünecektir. Fakat yanındaki hücre dolu ise verinin hepsi görünmeyecek, kesik bir görüntü oluşacaktır. Böyle bir durumda hücre boyutunu büyütmek verinin (yazının) hepsinin görünmesi için yeterli olacaktır. Veri silmek için ise istenen hücre seçilerek Delete tuşuna basılmalıdır. Eğer hücre içindeki veri değiştirmek isteniyorsa hücreye çift tıklanmalıdır. Bunun yanında hücreyi seçtikten sonra formül çubuğuna tıklayarak veriyi değiştirebilirsiniz.

Hücre Biçimlendirme Giriş sekmesinin Hücreler grubunda biçim düğmesinden en altta bulunan Hücreleri Biçimlendir menüsüyle hücremize sayısal, tarihsel, saat ya da kelime özelliklerini buradan dilediğimiz gibi değiştirebilmekteyiz. Hücre görünümü de buradan ayarlanabilir.

Koşullu Biçimlendirme Bazı durumlarda hücreleri içindeki verilere bağlı olarak biçimlendirmek isteyebiliriz. Bunun için Giriş sekmesinin Stiller grubunda Koşullu Biçimlendirme’yi seçip hücremize değişik renklendirme ve simgeler ve hücre içi değer grafikleri oluşturarak excel sayfamızı ve tablolarımızı zenginleştirebiliriz.

Otomatik Doldurma Hızlı veri girişi için Microsoft Excel'in otomatik olarak verileri tekrarlamasını sağlayabilir veya verileri otomatik olarak girebilirsiniz. Excel'in sayı, sayı ve metin birleşimi, tarih veya saat serilerini, otomatik olarak devam ettirebilir. Veri serilerini hemen doldurmak için hücreleri seçip doldurma tutamacını (dolgu tutamacı: Seçimin alt sağ köşesindeki küçük siyah kare. Dolgu tutamacının üzerine geldiğinizde, işaretçi siyah artı işaretine dönüşür.) sürükleyebilirsiniz.

Sıralama Tablomuzda ki veriler düzensiz bir şekilde yer alıyor olabilir. Bu kayıtları belli bir ölçüte göre sıralamak için “VeriSırala…” seçeneği kullanılır. Yukarıdaki resimde görüldüğü gibi önce sıralama yapılmak istenen veriler seçilir ve Giriş Sekmesinden Düzenle Grubu Sırala ve Filtre Uygula düğmesi tıklanıp, istenen ölçüt seçilir. Veri sekmesi altından da Sıralama ve filtreleme uygulanabilir. Yukarıdaki işlemde, Excel sıralama işlemini ilk sütuna, yani “NO” bilgilerinin bulunduğu sütuna göre yapacaktır. Eğer ölçüt olarak farklı bilgiler seçilmek isteniyorsa Sırala ve Filtre Uygula düğmesi tıklanıp, Özel Sırala seçilmelidir.

FİLTRE UYGULAMA Bazen tablomuzda yüzlerce hatta binlerce satır veri olabilir. Bu veriler üzerinde daha kolay çalışmak için verileri filtreleyebiliriz. Bu işlem için filtrelemek istediğimiz verilerimizin başlıkları seçtikten sonra; Giriş veya Veri sekmesinden Sırala ve Filtre Uygula düğmesi tıklanıp, açılan menüde Filtre seçilmelidir. Bu işlemden sonra tablomuzun ilk satırındaki hücrelerde ok işareti görülecektir. Ok işaretlerine tıklayarak verilerimizi filtreleyebiliriz.

Veri Doğrulama Excel’de veriler üzerinde çalıştığımızdan dolayı bazen verilerin doğruluğunu denetlemek isteriz. Bunun için; •Doğrulanacak alan seçilir. •Sonra “Veri” sekmesinden “Veri Doğrulama” düğmesi tıklanır. •Veri doğrulama yapmak için ilk önce ayarların yapılması gerekir. •Bunun için veri alanını ne ise ona uygun doğrulama ölçütü seçilmelidir. •Geçersiz olan hücrelerin belirtilmesi için Girdi İletisi sekmesinde yer alan hücre seçildikten sonra girdi iletisini göster alanı işaretli olmalıdır. Geçersiz veri girişi bulunduğunda gösterilen mesaj “Hata Uyarısı” sekmesinde belirlenir. Bunun için; •Öncelikle bir mesaj stili seçilir. (Dur, Uyarı, Bilgi) •Daha sonra hata mesajı için bir başlık girilir. •Son olarak da hata mesajının içeriği yazılır ve Tamam tıklanır.

VIII. Hafta Ders İçeriği Excel’de Formuller ve Fonksiyonlar

Excel Formüller Formüller, çalışma sayfanızdaki değerler üzerinde hesaplamalar yapmanızı sağlayan denklemlerdir. • Bir formül, eşittir işareti (=) ile başlar. • Örneğin aşağıdaki formül 3 ile 7’yi çarpar ve çarpıma 5 değerini ekler =5+3*7

Excel Formüller Formüller, hücrenin içine yazılabileceği gibi; hücre seçildikten sonra yukarıda kırmızı ile gösterilen formül kutusunun içine de yazılabilir.

Excel Formüller Formüller, aşağıdakilerin biri veya birkaçının birleşimi ile de oluşturulabilirler: •Fonksiyonlar •Referanslar •İşlemler •Matematiksel (+, -, %,…) •Karşılaştırma (<, =, >,…) •Mantıksal (VE, VEYA,…) •Referans İşlemleri •Sabitler

Excel Başvurular •Hücre Başvuruları: Hücrenin bulunduğu sütunun adıyla satır numarasının birleşiminden oluşur. Örnek: C5 •Bağımlı Başvurular: Formülü içeren hücrenin ve formülün başvurduğu hücrenin konumlarıyla bağımlıdır. Örneğin C1 hücresine =A1+B1 formülünü yazdığımızda C1 hücresi A1 ile B1 hücrelerinin toplamını gösterecektir. Ancak C1 hücresini C2’ye kopyalarsak C2, A2 ile B2 hücrelerinin toplamını gösterecektir. Buna bağımlı başvuru denir. •Mutlak Başvurular: Konumdan bağımsız olmak üzere kopyalanan hücrenin değerini alır. Yukarıdaki örnekte C1 hücresi =$A$1+$B$1 olarak girilmiş olsaydı C2 hücresi de A1 ile B1 hücrelerinin toplamını gösterecekti. •Tanımlı Başvurular: Bazı durumlarda başvuracağımız hücrelere ad tanımlamak isteriz. Bu işlem Formüller sekmesi Tanımlı Adlar grubunda Ad Tanımla ile gerçekleşir. Daha önceden tanımlanmış adlara da Ad Yöneticisi’nden bakılabilir. Örnek olarak C20 ile C30 hücre aralığında öğrenci final notları girdisi bulunsun ve bu aralık için FinalNotları diye bir ad tanımlarsak buraya başvuru yapmak için iki yolumuz bulunur. ADSIZ ÖRNEK ADI OLAN ÖRNEK (C20:C30) (FinalNotları)

Başvuru Kullanarak Formül Oluşturma Başvuru kullanarak formül oluşturmak için: •Formülün yazılacağı hücreyi seçin •Eşittir işaretini (=) koyun •Başvuru kullanmak için başvuracağınız hücreyi seçin ya da hücrenin adını yazın •ENTER’a basın. Yandaki örnekte mavi ile yazılmış olan B3 hücresi mavi dikdörtgen ile, yeşil ile yazılmış olan C3 hücresi ise yeşil dikdörtgen ile gösterilmektedir.

Bazı Formüller

Bazı Formüller

Bazı Formüller

AŞAĞIYUVARLA ve YUKARIYUVARLA YUVARLA işlevi sayıyı belirtilen basamak sayısına yuvarlar. Örneğin, A1 hücresi 23,7825 sayısını içeriyorsa ve bu değeri iki ondalık basamağa yuvarlamak istiyorsanız, şu formülü kullanın: =YUVARLA(A1, 2) Bu işlevin sonucu 23,78'dir. AŞAĞIYUVARLA ve YUKARIYUVARLA Bu işlevler sayıyı belirtilen basamak sayısına yukarı veya aşağı doğru yuvarlar. Örneğin, A1 hücresi 23,7825 sayısını içeriyorsa ve bu değeri bir ondalık basamağa yuvarlamak istiyorsanız, =YUKARIYUVARLA(A1, 1) İşlevinin sonucu 23,8'dir. =AŞAĞIYUVARLA(A1, 1) İşlevinin sonucu 23,7'dir.

Formüllerde İşlem Sırası

IX. Hafta Ders İçeriği DÜŞEYARA - YATAYARA fonksiyonları Excel’de Grafik Oluşturma Excel’e Dışarıdan Veri Alma

Düşeyara Tablo dizisinin ilk sütununda belirli bir değeri arar ve tablo dizisindeki başka bir sütundan aynı satır değerini döndürür. DÜŞEYARA(bakılan_değer,tablo_dizisi,sütun_indis_sayısı,aralık_bak) Yatayara Belirli bir değer için tablonun en üst satırını veya bir dizinin üst satırını arar ve belirlediğiniz tablo veya dizideki satır ile aynı sütundaki değeri verir. YATAYARA(bakılan_değer;tablo_dizisi;satır_indis_sayısı;aralık_bak) Bu fonksiyonlarda ilk değer aranan değer, ikincisi arama yapılan hücre dizisi, üçüncüsü aranan değer bulunduğunda kaçıncı sütun veya satır değerinin geri döndürüleceği, aralık_bak ise DOĞRU veya YANLIŞ değeri alabilen bir değişkendir. Bu alan DOĞRU olarak girilirse aranan değere en yakın değer bulunmuş olarak girilir. Eğer YANLIŞ ise tam olarak aynı değer aranır.

Daha Karmaşık Formüller Eğer daha karmaşık formüller yazacaksak, formülün yazılacağı hücreyi seçtikten sonra Fonksiyon Ekle tuşuna basmamız, açılan menüden kullanmak istediğimiz fonksiyonu seçmemiz, işlenecek değerleri girmemiz gerekmektedir. İşlenecek değer olarak hücre başvurusu yapılacaksa formül giriş ekranının argüman seçimi alanına excel sayfasından mouse yardımıyla hücreleri seçip eklemeli ve seçim işlemini bitirmeliyiz. İşlenecek değerler girildiğinde ise ENTER tuşuna basılmalıdır. Artık seçilen hücrede girmiş olduğumuz formülün sonucunu görebiliriz.

Başka Bir Çalışma Sayfasına Başvuru Excel’de başvurular hücrenin bulunduğu sütunun adıyla satır numarasının birleşiminden oluşur. Örnek: C5 Fakat bazı durumlarda aynı çalışma kitabında farklı bir çalışma sayfasındaki bir veriye erişip onu kullanmak isteyebiliriz. Bu gibi bir durumda direk başvuru adresi bulunduğumuz çalışma sayfasına yönlenir. Bir başka çalışma sayfasına başvurmak için o sayfanın adını belirtip bir ünlem işareti ile birlikte başvuru hücremizi belirtmeliyiz. Örnek: çalışma_sayfam!C5 Bu şekilde çalışma_sayfam isimli çalışma sayfasının C5 hücresindeki veri üstünde çalışabiliriz.

Metin’den Veri Alma

Metin’den Veri Alma Veri ön izleme alanı dinamik bir alandır. Bir önceki adımda seçtiğimiz dosya burada gösterilir. Bundan sonraki adımlarda yapılacaklara bu dosyanın yapısına göre karar verilmelidir. İlk yapmamız gereken dosya türünü seçmek: •Sınırlandırılmış: Dosya içindeki her bir satır bazı özel karakterlerle ayrılmıştır. Örnek; virgül, sekme gibi. •Sabit genişlikli: Dosya içindeki her bir satırı oluşturan alanlar sabit genişliktedir. Bizim burada dosya yapımızın gereği sınırlandırılmışı seçmemiz gerekir. Çünkü her satır içerisindeki her alan virgülle ayrılmıştır. •Eğer dosya içerisindeki her bir satırı almak yerine belli bir satırdan başlamak isterseniz o zaman veri alma başlangıç satırını arttırmalısınız.

Metin’den Veri Alma Bir önceki ekranda sınırlandırılmışı seçtiyseniz 2. adım bu şekilde karşınıza çıkar. Burada ayırıcı seçmelisiniz. Varsayılan olarak seçilen ayırıcı sekmedir.

Metin’den Veri Alma Burada sütun veri biçimi seçilir. Eğer bir veri alanınız belli bir biçim içeriyorsa mesela tarih gibi o zaman önce sütunu seçip daha sonra sütun için seçtiğiniz veri biçimini işaretlemelisiniz.

Metin’den Veri Alma Burada veriyi eklemek istediğiniz yeri seçmelisiniz. Seçenekler; •Varolan çalışma sayfası •Yeni çalışma sayfası Daha sonra sayfa içerisinde eklemek istediğiniz yeri tıklatarak verinin başlangıç noktasını işaretlemelisiniz.

Excel 2007 Kısayol Tuşları F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Microsoft Office Excel Yardımı görev bölmesini gösterir. CTRL+F1 tuşları şerit gösterir veya gizler. ALT+F1 geçerli aralıktaki verilerin grafiğini oluşturur. ALT+ÜST KARAKTER+F1 yeni çalışma sayfası ekler. F2 Etkin hücreyi düzenlemenizi sağlar ve ekleme noktasını hücre içeriğinin sonuna konumlandırır. Hücrede düzenleme kapalıyken ekleme noktasını Formül Çubuğu'na taşır. ÜST KARAKTER+F2 tuşları bir hücre yorumu ekler veya düzenler. CTRL+F2 tuşları Baskı Önizleme penceresini gösterir. F3 Ad Yapıştır iletişim kutusunu görüntüler. ÜST KARAKTER+F3 tuşları İşlev Ekle iletişim kutusunu gösterir. F4 Mümkünse en son komut veya eylemi tekrarlar. CTRL+F4 tuşları seçili çalışma kitabı penceresini kapatır. F5 Git iletişim kutusunu görüntüler. CTRL+F5 tuşları seçilen çalışma kitabı penceresinin pencere boyutunu eski haline getirir. F6 Çalışma sayfası, şerit ve Yakılaştırma denetimleri arasında geçiş yapar. Bölünen bir çalışma sayfasında(Görünüm menüsü, Bu Pencereyi Yönet, Bölmeleri Dondur, Pencereyi Böl komutu), F6 tuşu bölme ve şerit alanı arasında geçiş yaparken bölmeleri ayır seçeneği ekler. ÜST KARAKTER+6 tuşları çalışma sayfası,Yakılaştırma denetimleri, görev bölmesi ve şerit arasında geçiş yapar. CTRL+F6 tuşları, birden fazla çalışma kitabı penceresi açık olduğunda sonraki çalışma kitabı penceresine geçirir. F7 Etkin çalışma sayfasında veya seçilen aralıkta yazım denetimi yapmak için Yazım Denetimi iletişim kutusunu gösterir. CTRL+F7 tuşları, çalışma kitabı penceresi en büyük boyuta çıkarılmadığında çalışma kitabı penceresinde Taşı komutunu uygular. Pencereyi taşımak için ok tuşlarını kullanın ve işlem tamamlandığında ENTER veya iptal etmek için ESC tuşuna basın.

Excel 2007 Kısayol Tuşları F8 F9 F10 F11 F12 Genişletme modunu açar veya kapatır. Genişletme modunda, durum çubuğunda Genişletilmiş Seçim görüntülenir ve ok tuşları seçimi genişletir. ÜST KARAKTER+F8 tuşları bitişik olmayan bir hücreyi veya aralığı ok tuşlarını kullanarak seçilen hücrelere eklemenizi sağlar. CTRL+F8 tuşları, çalışma kitabı ekranı kaplamıyorsa, Boyut komutunu (çalışma kitabı penceresi için Denetim menüsünde) gerçekleştirir. ALT+F8 tuşları makro oluşturmak, çalıştırmak, düzenlemek veya silmek üzere Makro iletişim kutusunu gösterir. F9 Tüm açık çalışma kitaplarının tüm sayfalarını hesaplar. ÜST KARAKTER+F9 tuşları etkin çalışma sayfalarını hesaplar. CTRL+ALT+F9 tuşları tüm açık çalışma kitaplarının tüm çalışma sayfalarını, son hesaplamadan bu yana değişip değişmediklerinden bağımsız olarak hesaplar. CTRL+ALT+ÜST KARAKTER+ F9 tuşları, bağımlı formülleri yeniden denetler ve ardından tüm açık çalışma kitaplarının tüm hücrelerini, hesaplanması gerektiği belirtilmemiş hücrelerle birlikte hesaplar. CTRL+F9 tuşları çalışma kitabı penceresini simge durumuna küçültür. F10 Tuş ipuçlarını açar veya kapatır. ÜST KARAKTER+F10 tuşları seçilen öğeler için kısayol menülerini gösterir. ALT+ÜST KARAKTER+F10 tuşları akıllı etiketle ilgili menüyü veya iletiyi görüntüler. Birden çok akıllı etiket varsa, bir sonraki akıllı etikete geçirir ve ilgili menüyü veya iletiyi görüntüler. CTRL+F10 tuşları seçilen çalışma kitabı penceresinin ekranı kaplamasına ya da eski boyutuna dönmesini sağlar. F11 Geçerli aralıktaki verilerin grafiğini oluşturur. ÜST KARAKTER+F11 tuşları yeni çalışma sayfası ekler. ALT+F11 tuşları, Visual Basic for Applications (VBA) kullanarak makro oluşturabileceğiniz Microsoft Visual Basic Düzenleyicisi'ni çalıştırır. F12 Farklı Kaydet iletişim kutusunu görüntüler.