Microsoft Office Access Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

Kayıt Alanları Veri Türleri Metin: Metin ve Sayılardan oluşan girdiler için kullanılır. En fazla 255 karakter alır. Not: Metin ve Sayılardan oluşan girdiler için kullanılır. En fazla 65535 karakter alır. Sayı: Sayısal veriler kullanacak alanlar için kullanılır. (Üzerinde işlem yapılacak sayılar) Tarih ve saat: Tarih bilgisi içeren verileri kullanır. Para Birimi: Finansal bilgileri girmek için kullanılır. Otomatik Sayı: Kimlik bilgisi gibi her veri girişinde değer artması istenen durumlarda kullanılır. Evet/Hayır: Doğru-yanlış gibi iki seçenekli verileri toplamak için kullanılır. OLE Nesnesi: Diğer programlardan gelen görüntü ve belgeler için kullanılır. Köprü: Bir Web adresine link vermek için kullanılır. Ek: Desteklenen türdeki dosyaları ek olarak depolamak için kullanılır. Hesaplanmış: Belirlenen alanlar üzerinden istenen işlemi gerçekleştirir ve sürekli güncel tutulur.

Arama Sihirbazı İle Veri Oluşturmak Arama Sihirbazı ile oluşturulan veriler bir veri türü değil, giriş biçimidir. Örneğin veriler bizim belirlediğimiz bir listeden oluşturulabileceği gibi, bir başka tablo ya da sorgudaki bir alan kullanılarak da oluşturulabilir. Görünüm sekmesinden tasarım görünümüne geçildiğinde tablonun alan isimleri ve veri türünün seçileceği görünüm karşımıza gelir.

Birincil Anahtar Oluşturma Access değişik tablolardan gelen verileri eşleştirirken benzersiz olan «birincil anahtar» özelliğini kullanır. Bir satır seçilip sağ tıklandığında en üstte birincil anahtar satırı bulunur. Bu sekme seçildiğinde artık o kayıt alanı o tablonun birincil anahtarı olarak kabul edilir. Ve o satırın solunda bir anahtar ikonu belirir.

Giriş Maskesi Oluşturma Bir veri girilirken sadece bir biçim kullanılsın istediğimizde giriş maskesi kullanırız. Örn. Tel No girilirken: 0 555 555 55 55 ya da 05555555555 Sadece Metin ve Tarih/saat veri türleri ile kullanılır. Maske seçilecek alan seçilir. Maske biçimi oluşturulur.

Kayıtlar Arasında Gezinme Kaydırma Çubuğu aracılığı ile çalışma Alanındaki tüm kayıt alanları arasında Gezinmek mümkündür. Önceki kayıt Sonraki kayıt Yeni kayıt ekleme İlk kayıt Kayıt no girme son kayıt

Değişiklikleri Kaydetmek Access Veritabanında herhangi bir veri girişi olduktan sonra Giriş Sekmesi, Kayıtlar Grubundan Kaydet sekmesi ile yeni veriler kaydedilir. (Shift+Enter) Bir başka çalışma alanına geçildiğinde Access programı verileri otomatik olarak kaydedecektir.

Yeni Kayıt Eklemek Tabloya yeni kayıt eklemek için Giriş sekmesi Kayıtlar grubundan yeni ikonu tıklanır. Ya da gezinme düğmeleri yanından yeni işaretçisi tıklanır. Yeni bir kayıt alanı oluşturulduğunda Access alana bir kimlik numarası atar bu alanı kullanıcı dolduramaz. Oto numaralandırma ile biçimlendirilmiş Kimlik alanı. Bu alan program tarafından doldurulur.

Satır ve Sütun Seçme Seçili sütunu seçmek için Tüm alanları seçmek için Seçili satırı seçmek için Access programında satır, sütun ya da tüm alanları seçme excel programı ile aynıdır. Satır veya sütun seçildikten sonra satır silme, sıralama ya da genişlik ayarlama gibi özellikler kullanılabilir.

Veri Bul ve Veri Değiştir Veritabanında zamanla çok fazla birikecek ve aradığımız içeriği bulmak zorlaşacaktır. Giriş sekmesi Bul grubundan «bul» sekmesi tıklanarak içerik aranabilir ve değiştir sekmesi kullanılarak eski bir değerin yerine yenisi girilebilir.

Verileri Sıralamak Access veritabanında içerik değişik biçimlerde sıralanabilir. Varsayılan olarak kimlik numarasına göre sıralanan içerik, bir sütun seçilip ardından Giriş Sekmesi, Sırala ve Filtre Uygula Grubundan A dan Z’ye ya da tersi biçimde sıralanabilir.

Verileri Filtrelemek Access programı verileri filtrelemek için bir çok farklı yöntem sunmaktadır. Bir hücre seçilip filtre ikonu tıklandığında, o sütundaki herhangi bir değere göre filtreleme yapmak mümkündür. Bir hücre seçilip, Seçim ikonu tıklandığında seçilen hücreye göre oluşturulmuş farklı filtreleme seçenekleri görüntülenir.

Veritabanını Sıkıştır ve Onar Komutu Access veritabanı veriler ve yapılar değiştirildikçe geçici yapılar oluşturabilir. Bu bağlantı ve yapılar artık gereksinim kalmasa da veritabanında yer almaya ve veritabanın yavaş çalışmasına neden olur. Bu fazlalıklardan kurtulmak için Dosya sekmesinden «Veritabanını Sıkıştır ve Onar» Komutu Kullanılır. Access bu gereksiz bağlantı ve yapıları silecektir.