Temmuz 2009 Burcu Atılgan-Proje Hibe Uzmanı TOBB AB Daire Başkanlığı AB-TÜRKİYE ODA FORUMU PROJESİ HİBE PROGRAMI Hibe Faydalanıcıları için Nihai Rapor Hazırlama Eğitimi Temmuz 2009 Burcu Atılgan-Proje Hibe Uzmanı TOBB AB Daire Başkanlığı 1

İçerik Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgi Nihai Teknik Rapor Hakkında Bilgi Teknik Rapor İçeriği ve Hazırlanması Teknik Rapor Destekleyici Dokümanlar Nihai Mali Rapor Hakkında Bilgi Mali Rapor İçeriği ve Hazırlanması Mali Rapor Destekleyici Dokümanlar Örnek Çalışmalar Ödeme Talebi Hazırlanması

Bilgilendirmenin Amacı AB-Türkiye Oda Forumu Hibe Projeleri kapsamında düzenlenecek olan bu eğitim ile Hibe Faydalanıcılarının yükümlülüğü olan raporlama sürecinde faydalı olmak üzere: Genel Raporlama süreci, Teknik Rapor içeriği ve hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar, Teknik rapor ve destekleyici dokümanlar, Mali Rapor içeriği ve hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar, Mali Rapora eklenmesi gereken destekleyici dokümanlar, Raporlama sürecinde doldurulacak temel formlar hakkında bilgilendirme yapılacaktır.

Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgiler Proje süresi boyunca Hibe Faydalanıcıları’ndan (HF) hibe sözleşmesi Özel Koşulları’nda bildirilen şekilde raporlar sunması istenmektedir: Ara Teknik Rapor Nihai Teknik ve Mali Rapor Başka bir deyişle Hibe Faydalanıcısı’nın akdi bir sorumluluk olarak bir Ara Rapor ve bir Nihai Rapor hazırlaması gerekmektedir. Raporlar, teknik ve mali bölümler ile destekleyici dokümanlardan oluşmaktadır.

Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgiler Ayrıca tüm hibe projeleri, proje sonunda, nihai rapor ile sunulmak üzere bir Gider Doğrulama Raporu (Denetçi Raporu) hazırlatmak zorundadır. Denetçi Raporu ve eklerinin taslağı da Hibe Sözleşmesi Ek VII’de sunulmuştur. 5

Raporlama Süreci Hakkında Genel Bilgiler Neden raporlama yapıyoruz? Bu raporların amacı nedir? Raporlar, Hibe Faydalanıcılarının, projelerindeki ilerlemeler ve akdi yükümlülüklerin yerine getirilmesi konusunda sundukları beyanlardır. Bu raporlara istinaden, MFİB ödeme taleplerini inceler ve projenin değerlendirilen uygun giderleri bazında nihai ödeme miktarını tespit eder.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Raporun dili, sözleşme dili olması ve projelerde yabancı ortaklığın bulunması nedenlerinden ötürü İngilizce olarak belirlenmiştir.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Ara Rapor dönemi: 12 ay süreli projeler: HF, projenin 6. ayında, ara teknik raporlarını ve 6 aylık dönemde yapılan harcamaların beyan edildiği bir harcama tablosunu sunmalıdır. Nihai Rapor dönemi: Tüm projeler için proje bitimini takiben 1 aylık süre içinde gönderilmelidir.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Hibe Faydalanıcıları: Ara raporlarını raporlama döneminden sonra 10 işgünü içinde, Nihai raporlarını projenin tamamlanma tarihi itibariyle en fazla 30 gün içinde sunmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor (Ek-6 Interim Narrative Report Template) (Ek-6 Final Narrative Report Template) MALİ RAPOR: (Ek-6 Financial Report) ARA Rapor: 9-12 aylık projeler: Hesap Defteri NİHAİ Rapor: Tüm projeler Hesap Defteri ve Mali Rapor

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Proje faaliyetlerinin uygulanması, sonuçlar Proje yönetimi, Ortakların katılımı, Başlıca paydaşlarla ilişkiler, Görünürlük, Satın alma, Performans göstergelerine ilişkin ilerleme, projenin genel değerlendirmesi ve Sözleşme değişiklikleri konusunda bilgileri sunmaktadır.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Teknik Rapor hazırlanırken Faaliyet Planı’na bağlı bir düzen izlenmelidir. Belirtilen faaliyetlerin sırası aynı sırayı korunmalı ve faaliyetlerin tarihleri/gerçekleştirilme dönemleri belirtilmelidir. Gerçekleştirilen faaliyetler tüm detayları ile Teknik Rapora yansıtılmalıdır. Faaliyetlere ilişkin tüm destekleyici dokümanlar rapora eklenmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Destekleyici dokümanlar faaliyetlere ilişkin somut çıktılar, tarihler, eğitimci isimleri, katılımcı listeleri, eğitim raporları, faydalanıcı isimleri vs. bilgilerini içeren dokümanlardır. Tanıtım ve görünürlük faaliyetleri detaylı bir şekilde bildirilmelidir. Görsel meteryaller, fotoğraflar ve somut çıktılar da destekleyici dokümanlar olarak sunulmalıdır. Nihai Teknik Rapor ile birlikte beyanname, performans göstergeleri ve varsa ekipman mülkiyet devri belgeleri de sunulmalıdır.

Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları Destekleyici dokümanlar, faaliyet katılımcı listeleri, sunumlar, faaliyet raporları, araştırma çalışmaları gibi dokümanlardır. Faaliyet Destekleyici Dokümanlar Eğitim Eğitim Dokümanları Katılımcı / İmza Listesi Eğitim Raporu Konferans / Seminer Sunumlar / Konuşma Metinleri Konferans / Seminer Raporu Toplantı Toplantı Tutanağı Çalışma Ziyareti Ziyaret Programı Sunumlar, Tutanaklar, Çalışma Notları Ziyaret raporu

Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları Destekleyici dokümanlara ek olarak, görsel unsurları belgeleyen görsel dosyalar, fotoğraflar ve somut çıktılar da gönderilmelidir. Görünürlük Destekleyici Dokümanlar Tüm Proje Faaliyetlerinde görünürlük kurallarına uygun malzeme kullanılması zorunludur. Broşürler, Leafletler, Posterler, CD /DVDler Afişler Diğer görünürlük malzemeleri (çanta, kalem, not defteri, şapka, T-shirt, vs.)

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Hibe Faydalanıcısı Teknik Rapor ile birlikte, projenin mali muhasebesini sağlayan bir Mali Rapor da sunmalıdır. Mali Rapor ayrıca ödeme talebini de içermelidir. Rapor içinde sunulacak olan mali tablolarda verilen mali bilgilerin doğruluğundan Hibe Faydalanıcısı tek başına sorumlu olacaktır. Mali Rapor, sözleşme ekinde bulunan doküman (www.etcf.org.tr) ve 6 ana bütçe başlığı için hazırlanan detay tablo ile “hesap (muhasebe) defteri” dokümanından oluşmaktadır. Destekleyici belgenin sıra numarası: Hibe Faydalanıcılarının her bir bütçe başlığı ile ilgili olan belgeleri numaralandırmaları gerekmektedir. Örneğin, İnsan Kaynakları ile ilgili tüm belgelerin üzerine (el yazısı ile) İK-1, İK-2,...gibi.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Raporların Mali Bölümü: Mali rapor, proje sürecince gerçekleşen giderlerin yanı sıra orjinal bütçeler ve değişiklikleri de belirtilmelidir. Mali rapora, giderlerin kalemler halinde sunulması sağlayan bir hesap (muhasebe) defteri de ek olarak sunulmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Hesap Defteri Proje harcama özeti Hesap defteri İnsan kaynakları ve harcırahlar Seyahat Ekipman ve malzeme Yerel ofis Diğer maliyetler ve hizmetler Diğer

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Mali Rapor hazırlanırken öncelikle bütçe başlıklarına ilişkin bilgilerin “hesap (muhasebe) defterine” aktarılması gerekmektedir. Mali raporda sunulacak tüm tablolarda beyan edilen tüm harcamalarda “her aya ait InforEuro” kuru kullanılmalıdır. Nihai Mali Raporda ve eklerinde yer alacak olan tüm giderlerin KDV ve ÖTV’den hariç tutularak girilmesi gerekmektedir.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Nihai Mali Rapora proje kapsamında yapılan tüm beyanlara ait destekleyici dokümanlar eklenmelidir. Hesap (muhasebe) Defteri hazırlanırken bütçe başlıkları ve bütçe kalemlerini takip eden bir düzen izlenmelidir. Bu düzende ilgili belgeler de kolay takip edilebilir şekilde organize edilmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Mali raporda İK altında görevlendirilen kişilerin AB formatında özgeçmişleri, iş sözleşmleleri, bordrolar, gider pusulaları, zaman çizelgeleri, banka dekontları gibi destekleyici dokümanlar eklenmelidir. Seyahat ve harcırahlar bütçe başlığı için hazırlanan dosyaya gerçekleşen seyahatlere ait bilet, fatura, faturaların ödeme dekontları, uçak seyahati biniş kartları, bu bütçe kapsamında yapılan tüm harcamalara ait faturalar destekleyici dokümanlar eklenmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Diğer tüm bütçe başlıkları için proje kapsamında yapılan tüm harcamalara ait faturalar, ödeme dekontları ve 10.000 Euro ve üstü tutarında yapılan hizmet ve mal alımları için hazırlanmış ihale dökümanları (ihaleyi kazanamayan tarafların da dokümanları ile birlikte) eklenmelidir. İdari Giderler bütçe başlığı kapsamında yapılan harcamalara ait destekleyici doküman talep edilmemektedir. Ancak diğer tüm dokümanlar gibi, idari maliyetlerle ilgili destekleyici dokümanlar herhangi bir denetleme sırasında sunulmak üzere 7 yıl süre ile arşivlenmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor 1. İnsan Kaynakları Proje personeli özet listesi Kişiye ait İş Sözleşmesi veya Görevlendirme / İzin Yazısı Kişiye ait aylık çalışma çizelgesi (Çalışan imzası + Hibe Faydalanıcısı imzası) Kişiye ait CV, kişiye ödeme yapıldığına dair Bordrolar veya Serbest Meslek Makbuzları veya Gider Pusulaları, Banka hesap belgeleri, vs. Sosyal güvenlik primlerinin ve ilgili vergilerin kesildiğini veya bunlardan muaf olunduğunu kanıtlayan belgeler ve açıklamalar Dokümanların, proje personelinin her biri için ayrı bir ayraçta sıralı olarak yerleştirilmesi uygun olacaktır.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor 2. Seyahat ve Harcırahlar Tüm katılımcılara ait uçak/otobüs/tren/vs. biletleri, faturalar, biniş kartları, araç kullanımı durumunda akaryakıt faturaları Proje ile ilgili seyahat durumunda, harcırah alınmış ise harcıraha (per diem) hak kazanıldığına (gece konaklamasının varlığına) dair otel faturası veya gidiş dönüş tarihlerini kanıtlayan herhangi bir belge Harcırah ödemelerinin yapıldığına dair belge (banka havale hesap belgesi, teslimat belgesi veya harcırahıyla giderlerinin tek elden karşılanmasına ilişkin dilekçe, vs.) Her bir seyahat için ayrı bir karton ayraçta sıralı olarak yerleştiriniz.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor 3. Ekipman ve Malzeme Satın alınan/kiralanan ekipmana ilişkin fatura veya ödeme belgesi Banka dekontu (CFCU) Birim fiyatı 5000 Euro’nun üzerinde satın alımlarda Menşei, Türk Malı veya derogasyon belgesi Mülkiyet devrine ilişkin belgeler Her bir ekipman için ayrı bir ayraçta sıralı olarak yerleştiriniz.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor 4. Yerel Ofis Araç maliyetleri, Ofis kirası, Sarf malzemeleri - ofis malzemeleri ve diğer hizmetlere (telefon/faks, elektrik/ısınma, bakım) ilişkin faturalar

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor 5. Diğer Giderler (faturalar ve banka belgeleri) ve 6. Diğer Yayınlar Etüt, araştırma Denetim maliyetleri Değerlendirme maliyetleri Tercüme, tercümanlar Mali hizmetler (banka teminatı maliyetleri vb.) Konferans/seminer maliyetleri Tanıtım faaliyetleri Bu başlıklarda yapılan harcamaların hangi proje amaçları ve faaliyetleriyle ilgili olduğuna dair kısa bir açıklama yapılmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporların Proje Destek Ekibi’ne iletilmesi : Elektronik dosyanın iletilmesi: Teknik ve Mali kısımlardan oluşacak olan Rapor dosyaları, Hibe Faydalanıcısı tarafından Destek Ekibine elektronik posta ile iletilecektir (burcu@tobb.org.tr). Eklerin iletilmesine gerek yoktur. 3 adet hard-copy dosyalarının iletilmesi: Teknik ve Mali kısımlardan oluşacak Raporun çıktı alınmış 3 adet, ıslak imzalı kağıt kopyası, düzenli bir dosyalama sistemi ve tüm ilgili ekleri ile birlikte TOBB’a (hitaben yazılmış üst yazı ile birlikte TOBB’a posta/kargo yolu ile gönderilmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporların Teknik ve Mali olarak ayrı bölümlerde dosyalanmış şekilde sunulması gerekmektedir: Raporlar klasöre yerleştirilmiş halde (her bir kopya için ayrı klasör ve toplam 3 kopya), ana bölümleri ayraçlarla belirlenmiş halde sunulmalıdır. Ara Raporlar MAVİ renk klasörde gönderilecektir. Nihai Raporlar BEYAZ renk klasörde gönderilecektir. Ara ve nihai raporlar hibe sözleşmesi gereği hazırlanıp sunulması gereken raporlar olduğundan, raporlar sözleşmeyi imzalayan veya imza yetkisi olan kişi tarafından imzalanmalıdır. Tüm klasörlerin üzerine sözleşme numarası, Projenin adı ve Hibe Faydalanıcısı kurumun adı yazılmış olmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporlar ile birlikte destekleyici dokümanlar, Rapor Paketi Kontrol Listesi’nde yer alan sıramalaya uygun olarak dosyalanmalıdır. TOBB’a gönderilecek üst yazıya,”Rapor Paketi Kontrol Listesi”nin doldurularak eklenmesi gerekmektedir. Üst yazısı olmayan dosyalar kabul edilemeyecek olup, yazıda kaç ek olduğunun da mutlaka belirtilmesi gereklidir.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Özetle, gönderilecek rapor paketinin aşağıdakilerden oluşması beklenmektedir. Ön yazı ve Nihai Rapor Paketi Kontrol Listesi; Birinci Klasör: Teknik Rapor ve Destekleyici Dokümanlar; İkinci Klasör: Mali Rapor ve Destekleyici Dokümanlar; Üçüncü Klasör: Görünürlük malzemeleri ve dizinde yer almayan diğer ilgili destekleyici dokümanlar. Klasörlerin üzerine I, II, II şeklinde takibi kolaylaştırıcı bilgiler konmalıdır.

Ödeme Talebi Formu Hibe projeleri ara ve nihai dönemde ödemelerini alabilmek için bir Ödeme Talebi hazırlamak ve Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. Ödemenin yapılacağı hesap bilgileri değişen (hesap sahibi ismi, banka ismi, hesap no/ şube no değişikliği gibi durumlar) projelerin Ödeme Talebi ile birlikte güncellenmiş Mali Kimlik Formu’nu da düzenleyerek talep ile beraber ek olarak sunmaları gerekmektedir. Ödeme Talebi projede imzaya yetkili kişi tarafından kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır.

Dış Denetleme Raporu Denetçi (YMM) Raporu Tüm hibe projeleri proje sonunda bir Gider Doğrulama Raporu (Denetçi Raporu) hazırlatmak ve Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. Denetim raporu hibe sözleşmesi EK VII’e uygun olarak hazırlanmalıdır. YMM Raporu orijinal olarak, her sayfası paraflı, son sayfası kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır. YMM Raporu ekinde YMM’ye ait TÜRMOB Tasdik Sözleşmesi’nin de sunulması gerekmektedir.

İmzalar Tüm dokümanlarda projede imzaya yetkili kişinin imzası bulunmalıdır.

Diğer Konular DUYURULARINIZI OKUYUNUZ! İK altında Fatura kabul edilmemektedir. “5- Diğer Giderler” başlığı altında Gider makbuzu uygun değildir. Değişiklik talepleri mantıklı olsa dahi uygulamanın proje teklifinden farklı bir şekil alması söz konusuysa kabul edilmeyecektir. Değişiklik talepleri toplu yapılmalıdır. Proje süresinde bitime 1 ay kalana kadar değişiklik yapılabilir.

Diğer Konular Bütçede gerçekleşecek olan değişiklikler nihai mali rapor ile sunulamaz. YMM ile ilgili bir değişiklik söz konusu ise küçük değişiklik ile bildirilmelidir. Ödeme talebi sunulmadan projelere ödeme yapılmayacaktır. İhale dokümanları arasında, kazanamayanlara gönderilecek yazı da bulunmalıdır. MFİB tarafından projelerinizin nihai değerlendirilmesi final raporunuzdan sonra yapılacaktır. Ara Rapor dönemi, projeniz faaliyetlerinin ve harcamalarının tamamen kabul edildiği anlamına gelmemektedir.

Diğer Konular 13. Raporlarınızda eksiklikler olması durumunda bu eksikliklerin giderilmesi sizden istenecektir. Bu eksiklik düzeltmesi için sizlerden istenecek olan tüm yazışmalarda 45 günlük süreniz durdurulacaktır. Bu nedenle raporlarınızın eksiksiz ve düzenli bir biçimde gönderilmesi projenizin final ödemeyi en kısa süre içerisinde almasını sağlayacaktır. 14. Nihai mali rapor ekinde “Banka Hesap Dökümü”nün yer alması gerekmektedir. 15. Sözleşme ekinde bulunan dokümanı eklemeyi unutmayınız. (Bu dokümanda yeşile boyalı alanı doldurunuz)

Teşekkürler.. Burcu ATILGAN Proje Hibe Uzmanı burcu@tobb.org.tr TOBB-AB DAİRESİ Telefon: 0312 413 82 33