KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ TEDARİK YÖNETİM ZİNCİRİ

Toplu alıma konu olan malzemelerle ilgili, Probel Stok Yönetim Modülü kullanılarak genel sekreterlik planlama birimi tarafından tanımlanan malzemeler, program içerisinden bir tuşa basılarak, web üzerinden çalışan talep toplama modülünde yayınlanır.

Genel sekreterliğe bağlı kurumlar, kurumun internet sitesi Uygulamalar / Karar Destek Sistemi’nden kendileri için tanımlanan kullanıcı adı ve şifreleriyle sisteme giriş yaparlar.

Karar Destek Sistemi’ne kişisel olarak tanımlanmış kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapmanız gerekmektedir.

Toplu Satınalma talepleri ekranı aracılığıyla, Genel Sekreterliğin Stok Yönetim Modülünden webde yayınlamış olduğu talep listelerini görebilir ve talepte bulunabilirsiniz.

Toplu alım talepleri ekranında, tanımlanan kalemleri görebilir, tanımlama aşamasında eklenen resim ve şartnamelerine ulaşabilirsiniz.

Toplu alımla ilgili talep miktarlarınızı belirtip, ayrıca ek talepler kısmına, toplu alım listesine eklenmesini istediğiniz malzemeleri belirtebilirsiniz.

Toplu alımın ilgili kalemiyle ilgili detay bilgileri görebilirsiniz.

Genel Sekreterlik tarafından, kilitleme işlemi yapılan kurum talep listesi butonuyla, ihtiyaç raporunu sistem üzerinden alabilir.

Kurum malzeme eşleştirme ekranı, Genel sekreterliğe ait malzeme kartlarıyla, bağlı olan kurumların malzeme kartlarının eşleştirilmesi ve birlik bazında stok takibi amacıyla geliştirlmiştir.

Genel sekreterlik malzeme kartlarını, malzeme türlerine göre listeleyebilir ve hastane malzeme kodu hanesine kurumunuza ait malzeme kodunu girerek eşleştirebilirsiniz. Eşleştirme işlemi yapılmayacak malzemeler için de, eşleştirmeme nedenini girebilirsiniz.

Hastane stoğu butonu aracılığıyla, eşleşme işlemi gerçekleştirilen kaleme ait depo dağılım miktarlarını görüntüleyebilirsiniz.

Malzeme eşleştirme işlemi sonrası, ilgili kurum toplu alım taleplerini belirtirken aynı anda kurumuyla ilgili stok miktarı ve dağılımını görebilir.

Birliğe bağlı sağlık tesisleri siparişlerinin yönetimi ve kontrolü, 2013-09 No’lu Stok Yönetimi ve Taşınır Mal Uygulamaları Genelgesi, Madde 1.3. Stok Yönetim İşlemleri ve Görev Dağılımları (c) bendinde belirtilmiştir.

İhalesi karara bağlanan alımla ilgili firma sözleşmesi yapıldıktan sonra, Satınalma Modülü / Sözleşme ekranından firmaya kalan kalemler siparişe açılır.

Kurum Sipariş Girişi ekranı aracılığıyla, Genel Sekreterliğe bağlı kurumlar siparişlerini oluşturabilirler.

Kurum sipariş girişi sayfasında daha etkin çalışabilmek için kayıt sayısını, ekranın sağ alt köşesinde bulunan sayfa boyutu seçimiyle değiştirebilirsiniz.

Sipariş sayfasındaki pembe renkli kayıtlar ilgili kalem için talebinizin bulunmadığını, turuncu renkli kayıtlar ise ilgili kalemin Genel Sekreterlik tarafından siparişe durdurulduğunu ifade eder.

Toplam birlik bakiyesi, kurumların talep miktarları ve sipariş durumlarıyla ilgili bilgilerin takibini sağlar. İhale miktarını değil, yönetilebilir toplam birlik bakiyesini ifade eder.

Sipariş oluşturmak istediğiniz ilaç yada malzemeyi ekran üzerinde arama kutucuğu bulunan tüm alanlardan aratabilirsiniz. Siparişime ekle işlemi sonrası açılan ekrandan ilgili ilaç/malzemeyle ilgili detay bilgileri görüntüler ve sipariş miktarınızı belirttikten sonra kayıt işlemini gerçekleştirebilirsiniz. 1 2

Siparişlerim menüsü üzerinden, siparişlerinizi yönetebilir ve takip edebilirsiniz.

Açık siparişler menüsünde bulunan siparişleriniz, ilgili ihale ve firma detayına göre ayrı sipariş numaralarıyla gruplandırılacaktır. İlgili siparişi seçili hale getirdikten sonra detay bilgileri ve varsa sipariş notunuzu ekleyerek siparişinizi onaylayabilirsiniz. Onaylanan siparişler üzerinde değişiklik talebinizi Genel sekreterliğe iletmeniz gereklidir.

Teslim bekleyenler sekmesinde ise daha önce vermiş olduğunuz siparişlere ulaşabilir, sipariş raporu alabilirsiniz.

Yetkili olduğunuz kurum ve kullanıcı bilgileriniz kullanılarak sipariş raporunuz sistem tarafından oluşturulacaktır.

Sipariş teslim alma işlemlerinizi ‘Teslim bekleyenler’ sekmesinden gerçekleştirebilirsiniz. Bunun için ilgili siparişin teslim tarihi, fatura no, tif no ve teslim alınan miktar bilgilerini belirttikten sonra teslim al diyerek işlemi tamamlayabilirsiniz.

Teslim alınan miktarın, sipariş edilen miktardan az olması durumunda, sistem aradaki miktar farkı kadar yeni bir sipariş oluşturacaktır. Oluşan bu yeni siparişe ‘Teslim Bekleyenler’ sekmesinden erişebilirsiniz.

Teslim alınan siparişlerinizi ‘Teslim Alınanlar’ sekmesinden takip edebilirsiniz.

Kurumlar arası sipariş miktarları Sekreterlik tarafından aktarılabilir Kurumlar arası sipariş miktarları Sekreterlik tarafından aktarılabilir. Aktarılan Kurum olarak, transfer edilen sipariş miktarını kendi siparişiniz olarak çekebilirsiniz.

Miktar Transferi ekranında başka kurumdan size aktarılan ve sizden başka bir kuruma aktarılan kalemleri listeleyebilir ve Excele aktarabilirsiniz.

Excelde istenilen şekilde filtreleme ve listeleme yapabilirsiniz.

Sekreterlik tarafından yapılan iş artışlarını ekrandaki İş Artışı Yapılanlar checki ile sorgulayabilir ve İş Artışı butonu ile listeleme yapabilirsiniz.

İş Artışlarını listeleyebilir ve Excele aktarabilirsiniz.