İşlemleri Otomatikleştirmek Ünite 3 İşlemleri Otomatikleştirmek

İşlemleri Otomatikleştirmek Aynı metni tekrar tekrar yazmak bazen çok fazla zaman alabilir mesela sürekli olarak adres bilgilerinizi ya da kimlik bilgilerinizi yazmak gibi. Word günlük işlerinizi yaparken, işlemlerinizi otomatikleştirmek kolaylaştırmak için bazı özellikler içerir. Auto Text özelliği belirli metinleri kolayca girebilmeniz için varolan bir özelliktir. Bu özelliğin içerisinde özel metinler, grafikler ve metinlerle grafiklerin birleşimini saklayabilirsiniz. Bu özellik ile hazırladığınız metinleri daha sonrada çağırıp istediğiniz yere ekleyebilirsiniz.

İşlemleri Otomatikleştirmek Auto Complete özelliği sayesinde sadece birkaç harf yazarak önceden hazırladığınız metni dökümanın istediğiniz yerine ekleyebilirsiniz. Auto Format özelliği dökümanı analiz ederek kullandığınız formatı ve stilleri algılar ve bu formatı ve stilleri otomatik olarak tüm dökümana uygular.

AutoText Girişleri Yaratmak AutoText girişleri yaratırken, elinizde varolan materyalden istediğiniz kısmı seçerek, seçtiğiniz metne kısa bir isim atarsınız. AutoText girişini kullanmak istediğiniz zaman ise sadece tanımladığınız ismi yazıp F3 tuşuna basmanız yeterli olur.

AutoText Girişleri Yaratmak AutoText girişi yaratmak için Yeni bir Word penceresi açın. Otomatik olarak eklemek istediğiniz metni yazın Yazdığınız metni seçin. Insert, AutoText, New i seçerek Create auto Text diyalog kutusun açın. Aynı zamanda Alt+F3 tuşlarına basarak da Create AutoText diyalog kutusunu açabilirsiniz Seçtiğiniz metnin ilk harflerine göre Word size bir isim önerir ve Word bu ismi siz değiştirmediğiniz sürece AutoText girişi olarak kullanır. AutoText için kullanılacak isim en az bir en çok 32 karakterden oluşabilir (boşluklar ve özel krakterler de içinde olmak üzere Vermek istediğiniz ismi girin ve girişi kaydetmek için OK butonuna tıklayın.

AutoText Girişleri Yaratmak AutoText diyalog kutusunu kullanarak AutoText girişi yaratmak. Aynı sayfada devam edebilirsiniz, ekleme noktasını sayfanın sonuna kaydırın Otomatik giriş yapmak istediğiniz metni yazın. Yazdığınız yeni metni seçip, Insert, AutoText seçiniz İsmini girin. Add butonuna tıklayarak yeni AutoText girişini yeni ismiyle kaydedin Dökümanı kapatın. AutoText girişlerini kaydetmek için dökümanı kaydetmenize gerek yoktur. AutoText girişleri otomatik olarak kaydedilir.

AutoText Girişlerini Eklemek Dökümanı açın AutoText eklemek istediğiiniz yeri seçin. AutoText girişinin ismini yazın. İsmi yazıp F3 e bastıığınız anda AutoText giriş metni eklenmiş olur. Yeni eklenen paragraf, metnin geri kalan kısmının foremtına göre otomatik olarak ayarlanır. AutoText Girişi Eklemenin İkinci Yolu Eklenecek noktayı seçin. Insert, AutoText  AutoText’i seçin. Karşınıza çıkan listeden eklemek istediğiniz metnin ismini seçip Preview penceresinden izleyebilirsiniz. Diyalog kutusunu kapatmak için Insert menüsünü seçin.

AutoText Girişlerini değiştirmek veya silmek AutoText Girişini Değiştirmek Değiştirmek istediğiniz satırı seçin. Shift+F3 tuşlarına seçtiğiniz kelimeler büyük harf olana kadar basılı tutun. Metni seçili tutarak yerine gelmesini istediğiniz yeni metin için; Insert, AutoText i seçin ve eklemek istediğiniz girişi seçin.

AutoText Girişlerini değiştirmek veya silmek AutoText Girişini Değiştirmek Add butonuna tıklayın karşınıza çıkan AutoText girişini yenileyimmi sorusuna YES olarak cevap verin. Ekleme noktasını metni ekleyeceğiniz bölgeye kaydırın AutoText girişi içinb önceden tanımladığınız kısa ismi Yazıp F3 tuşuna basın.

AutoText Girişlerini değiştirmek veya silmek AutoText Girişini Silmek Insert, AutoText, Auto Text, AutoCorrect diyalog kutusundan önceden tanımladığınız kısa ismi girin. Listeden silmek için Delete butonuna tıklayın. Diyalog kutusunu kapatmak için OK i tıklayın. Önceden tanımladığınız ismi yazıp F3 tuşuna basarak metnini eklemeye çalışın. AutoText eklenmeyeck ve durum çubuğunda ‘if the AutoText entry is inserted, repeat the above deletion steps to delete the entry.’ yazacaktır yani eğer metin eklenmiş ise silme işlemini tekrardan yapmanız gerek.

Tarih ve Saat Ekleme Sayfanıza otomatik olarak değişebilen tarih ve saat ekleyebilirsiniz. Bu tarih sayfanızı açtığınızda veya çıktı aldığınızda otomatik olarak değişir. FIELD otomatik olarak değişebilen bilgilerin tutulduğu yerlerdir. FIELD eklemek için Insert, Date and time’ ı seçiniz. Format. Eğer gerekliyse, Update automatically seçeneğini seçin. Bu seçenek seçildiği anda word tarihi ve zamanı field olarak ekler ve otomatik olarak değiştirir. Eğer bu seçenek seçilmezse word tarihi ve zamanı normal metin olarak ekler ve hiçbir zaman değiştirmez .

Tarih ve Saat Ekleme Eklemek için okeyi tıklayın. Eğer tarih ve zaman gerçek tarih ve zamanı göstermiyorsa tools – options – view Field codes check box unu boşaldın. Field ler seçili olduklarında gri renk olur normal metinler ise seçili olduklarında siyah renktir. Eğer tarih ve zamanı değiştirmek istiyorsanız; Word farklı bir tarih veya zamanda açtığımız zaman otomatik olarak fieldi değiştirir. Dökümanı açtıktan sonra güncellemek istiyorsanız F9 a basınız.

Dökümana Sembol Ekleme Dökümana sembol eklemek için. Insert symbol. Eğer gerekli ise varolan sembolleri görebilmek için sembols e tıklayın. Font dialog kutusuna tıklayarak varolan farklı sembolleri görebilirsiniz. Her font farklı semboller içerir ve aynı sembolleri değişik formatlarda içerir. Sembolünüzü seçip eklemek için insert butonuna tıklayın.

Word Temalarını Kullanma Theme(tema) birbiri ile bağlantılı olan dizayn elemanlarıdır rekler, madde imleçleri, fontlar, çizgiler ve öbür döküman elemanlarından oluşur. Word temalarını kullanma için Format, Theme Theme(tema) seçiniz, seçeneğinizin dökümanda nasıl görüneceğini izlemek için preview butonuna tıklayınız. Temayı uygulamak için ok butonuna tıklayınız.

Dökümanı Otomatik Olarak Biçimlendirmek İçin AutoFormat’ı Kullanma Word içerisinde hazır bulunan stiller ile hazırladığınız dökümanı otomatik olarak biçimlendirebilir. AutoFormat Kullanarak Biçimlendirme Format, AutoFormat AutoFormat now ve general document option seçeneğinin seçili olduğundan emin olun. Formatı uygulamak için OK butonuna tıklayın. Eğer uygulanan formattan memnun kalmamışsanız formatı normal yollarla düzeltebilirsiniz.

Tablolarla Çalışma

Sütun (Column) ve Satırları (Row)Taşıma Tablonuzdaki satır ve sütunları sürükleyerek veya Cut/Paste komutlarını kullanarak tablo içerisinde farklı yerlere taşıyabilirsiniz. Satır ve sütunları taşıma işlemi tablonun içerisindeki metni taşıma ile aynı işlemi görmez. Tablonun içerisindeki metni taşıdığınızda sadece hücrenin içeriğini taşımış olursunuz. Fakat satır veya sütunları taşıdığınızda hem hücreleri hemde içeriğini taşımış olursunuz.

Sütun (Column) ve Satırları (Row)Taşıma Sürükleyerek taşıma yapmak için: Sütun yada satırı mouse yardımıyla yada TableSelectColumn/Row komutlarını kullanarak seçin Seçili alanın üzerine tıklayarak istediğiniz yere taşıyın. Cut Paste Komutları ile taşıma yapmak için: Taşımak istediğiniz sütun yada satırı seçin Üzerine sağ tuş Cut ve yapıştırmak istediğiniz yere gidip sağ tuş Paste.

Tablodaki Satırları Sıralamak (Sorting) İlk olarak sıralamayı yapmak istediğiniz satırların bulunduğu sütunu seçiniz. TableSort (Yaptığınız sıralama işlemi sadece 3 sütun için geçerli olur!!!!) Eğer tablonuzda en üst satırlarda başlıklarınız var ise ve onların sıralama işlemine dahil olmasını istemiyorsanız Header Row seçeneğini seçmalisiniz.

Tablodaki Hücreleri Birleştirmek (Merging) Tabloda birden çok hücreyi birleştirip tek bir hücre haline getirebilirsiniz. Hücreleri birleştirmek için; İlk olarak birleştirmek istediğiniz hücreleri seçin. Seçili olan satırın üzerine sağ tuş ve Merge Cells seçeneğini seçin. Hücreleri birleştirdiğiniz gibi ayırabilirsinizde (Splitting Cells). Hücreyi bölmek için; Hücreyi seçin Table Split Cells va satır ve sütun sayısını seçin.

Tabloya Başlık (Caption) Ekleme Ekleme noktasını tablonu içerisinde herhangi bir yere kaydırın. İnsertReference Caption Table 1 yazan yerin yanına tabloya eklemek istediğiniz başlığı yazın ve Label kısmından Table ın seçili olduğuna emin olun.

Tabloya Formül Eklemek Toplama İşlemi: İlk olarak ekleme noktasını toplamı hesaplamak istediğiniz hücrenin içerisine kaydırın. TableDraw Table ve işaretinin üzerine tıklayın. İşleme koyduğunuz sayıyı değiştirseniz bile sonuç değişmez. Eğer işleme koyduğunuz sayıyı değiştirmişseniz, sonucun da değişebilmesi için toplama işlemini tekrar yapmanız gerekir.

Tabloya Formül Eklemek Diğer İşlemler İlk olarak ekleme noktasını hesaplama yapmak istediğiniz hücrenin içerisine kaydırın. TableFormula Formula kısmına hücre adreslerini kullanarak yapmak istediğiniz işlemi yazın. Tüm formüller = işareti ile başlamalıdır. Örneğin =a2*b2 Eğer isterseniz sonucun formatını Number Formattan değiştirebilirsiniz.

Hazır olan tablo formatlarını kullanma Ekleme noktasını tablonun içerisine kaydırın. Table Table Auto Format ve formatınızı seçin. Tablo Yaratma...

Metni Tabloya/ Tabloyu Metne Çevirme Metni tabloya çevirmek için: Metni yazarken dikkat edilmesi gerekenler: Satır başlarında hiç boşluk vermeyin. Ve her hücre arasında sadece birkez tab tuşuna basın. TableConvert  Text to Table (Satır ve sütun sayılarını kontrol edin!!)

Metni Tabloya/ Tabloyu Metne Çevirme Tabloyu Metne Çevirmek İçin: Tüm Tabloyu seçin, TableSelectTable TableConvertTable to Text Default olarak Tab seçeneğini seçiniz.