Hakan KARAGÖZ– Daire Başkanı MALİ HİZMETLER KURUM BAŞKAN YARDIMCILIĞI Hizmet Alımları ve Tedarik Yönetimi Daire Başkanlığı ANKARA-2014 Hakan KARAGÖZ– Daire Başkanı

SUNUM PLANI Mevzuat Yetki Devri İşlemleri İhale Usulleri Satınalma Süreci Birliklerde Satınalma Yöntemleri Denetimlerde Öne Çıkan Tespitler Diğer Hususlar

MEVZUAT Bilindiği üzere Kamu Hastane Birliklerince yapılacak alımlarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümlerine göre hareket edilmesi gerekmektedir. Bu Kanunlara ilişkin bütün mevzuat, standart ihale dokümanları ve tip sözleşmeleri hazırlamak, geliştirmek ve uygulamayı yönlendirmek Kamu İhale Kurumu’nun görevleri arasında yer almaktadır.

MEVZUAT Satın alma işlemlerinde ayrıca; Bakanlığımızca ve kurumumuzca yayımlanan genelgeler/genel yazılar, Diğer kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanan ve satın alma işlemlerinde etkisi olan mevzuatın da takip edilmesi gerekmektedir. Örneğin; Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından yayımlanan Sağlık Uygulama Tebliği, Başbakanlık tarafından yayımlanan tasarruf tedbirlerine yönelik düzenlemeler, Maliye Bakanlığınca yayımlanan düzenlemeler gibi.

Yetki Devri işlemleri Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Taşra Teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge’nin 32 nci maddesinde; “(1) Kurum taşra teşkilatı harcama yetkilisi Genel Sekreterdir. (2) Harcama yetkililiğine yüklenilen görev ve yetkiler, ilgili kanuni düzenlemelerin izin vermesi halinde, bu düzenlemelerin izin verdiği ölçüler dahilinde başkanlara ve hastane yöneticisine devredilebilir…” hükmü yer almaktadır.

Yetki Devri işlemleri Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Taşra Teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge’nin “Satınalma işlemleri” başlıklı 34 üncü maddesinin 3 üncü fıkrasında; “Süreklilik arz eden hizmet alımları ile doğrudan temin limitlerinin üstünde kalan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ilgili sağlık kurumu ölçeğinde yapılabilmesi için hastane yöneticisine yetki devredilebilmesi Kurumun iznine tâbîdir.” şeklinde hüküm yer almaktadır.

Yetki Devri işlemleri Yetkinin kapsamı çeşitli genelge ve genel yazılarımızla düzenlenmiştir. 14.11.2013 tarihli ve 4452 sayılı genel yazımızla her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ilgili sağlık kurumu ölçeğinde yapılabilmesi için hastane yöneticisine yetki devredilebilmesi Genel Sekreterin takdirine bırakılmıştır.

Yetki Devri işlemleri 15.07.2014 tarihinde Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Taşra Teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge’de yapılan değişiklikle, “Satınalma işlemleri” başlıklı 34 üncü maddesine aşağıdaki 4 üncü fıkra eklenmiştir. "Bu maddenin birinci, ikinci ve üçüncü fıkralarının uygulanmasında, eğitim ve araştırma hastaneleri ile üniversitelerle ortak kullanım protokolü imzalanmış hastaneler bakımından herbir mal ve hizmet alımı ile yapım işinde 250.000-TL'sını, bir mali yıl içerisinde ise 2 Milyon TL.'sını geçmemek üzere ilgili hastane yöneticisi yetkilidir."

Yetki Devri işlemleri - Sonuç

İhale Usulleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5 inci maddesinde; ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel ihale usulü olduğu belirtilmiştir. Diğer taraftan anılan Kanunda, özel durumlarda ihtiyaçların temel ihale usulleri ile karşılanmasının mümkün olmadığı haller dikkate alınarak, ihtiyaçların teminindeki gecikmelerin önlenmesi amacıyla idarelerin duruma uygun hareket edebilme konusunda yetkilendirilmesi anlayışı benimsenmiş, 21 ve 22 nci maddelerde sayılan hallerin gerçekleştiği durumlarda pazarlık usulü ve doğrudan temin uygulanarak alım yapılabilme imkânı sağlanmıştır.

Yıllara Göre Karşılaştırılması İhale Usulleri MKYS Verilerine Göre İhale Usullerinin Yıllara Göre Karşılaştırılması

Mali Kriterler Satın Alma Süreçleri Satın alma süreçleri finansal yönetim süreçlerinin bir parçası olup aşağıdaki süreçlerle iç içe geçmiştir. Bütçe yönetimi Finansman (Ödenek) Yönetimi Stok Yönetimi Maliyet Yönetimi Muhasebe Yönetimi Mali Kriterler

Satınalma Süreci Satınalma süreci ihtiyacın doğmasıyla başlar. İhtiyacın zamanında belirlenememesi durumlarında ihtiyaç duyulan malzemelerin uygun zamanda, uygun şartlarla ve uygun fiyat ile alınamamasına sebep olacaktır. Stok yönetimi ve stok takibi satınalma sürecinin önemli bir bölümünü kapsamaktadır.

Mal Alımlarında Satın Alma Stok İlişkisi SONUÇ Araç SATIN ALMA STOK SÜREÇ PLANLAMA Kaldıraç Noktası YÖNTEM Veri Ambarı Satın alma bir araç olup stok sonuçtur, o yüzden sağlıklı bir ihtiyaç planlaması yapılmadan başarılı bir satın alma ve/veya stok yönetimi olamaz.

Satın Alma/Stok Çevrimi TEDARİKÇİ FİRMALAR İhale Listesi ---- ---- DEPO BİRİMİ İhale sonucu Depo kabulü Stok İzleme Sipariş listeleri İhale Bakiyesi Yeni ihale listesi SATIN ALMA BİRİMİ ---- ----

SATINALMA SÜRECİ İŞ AKIŞ ŞEMASI 1 İhtiyacın Ortaya Çıkması 2 Teknik Şartnamenin Hazırlanması 3 Talep yapılması 4 Yaklaşık Maliyetin hazırlanması 5 İhale usulünün tespit edilmesi 6 İhale onayının alınması 7 İhale dokümanının hazırlanması 8 İhale ilanın yapılması (28 GÜN) 9 İhale Dokümanlarının görülmesi/ Satın alınması 10 İdarece Değişiklik ve Açıklamaların yapılması 11 Tekliflerin sunulması ve İhalenin gerçekleştirilmesi 12 İhale Kararı / Kesinleşen İhale Kararı Bildirimi (17 GÜN) 13 Sözleşmeye Davet/Sözleşme İmzalanması (17 GÜN)

İhale ve Sözleşme Süreci İhale Hazırlık Süreci Sözleşme Yönetimi Süreci İhale Süreci Teklif Değerlendirme Ödeme Teslimat İhale Dokümanı Teklif İlan Sözleşme Muayene ve Kabul Teklif Dokümanı

Satınalma Süreci Bir önceki slaytta yer alan iş akış şeması işin özeti olmakla birlikte tüm bu işlemlerin gerçekleştirilmesi çok uzun süreyi gerektiren iş ve işlemler bütününden oluşmaktadır. Açık ihale usulü ile ihale edilen bir mal alım ihalesinde talep yapılmasından sözleşme imzalanıp malzemelerin depoya teslim edilmesi ve tüketime verilmesi en erken 90 günlük bir zaman dilimi içerisinde gerçekleşebilmektedir. İhaleye şikayet veya itiraz olması durumunda ise bu süre uzamaktadır.

Birliklerde Satınalma Yöntemleri Kamu Hastaneleri Birlikleri ve bağlı sağlık tesislerinin ihtiyaçları, tek bir merkezden yapılacak toplu alımlarla karşılanabileceği gibi, Bir veya birden fazla sağlık tesisi ölçeğinde yapılacak alımlarla da karşılanabilinmektedir. Diğer taraftan muayene ve kabul işlemleri de benzer şekilde tek bir merkezden yapılacağı gibi her bir sağlık tesisince de yapılabilinmektedir.

Birliklerde Satınalma Yöntemleri (Yöntem-1)

Birliklerde Satınalma Yöntemleri (Yöntem-2)

Birliklerde Satınalma Yöntemleri (Yöntem-3)

Denetimlerde Öne Çıkan Tespitler Yaklaşık maliyetin üstündeki tekliflerin kabul edilmesi durumunda kararın gerekçelendirilmemesi, Personel ağırlıklı hizmet alımlarında ihale dokümanı ile yaklaşık maliyetin uyumsuzluğu, Yaklaşık maliyet tespitinden sözleşme ve genel giderlere «kar» oranın uygulanması, İhale komisyon kararlarının tüm üyelerce imzalanmaması, Süreklilik arz den temizlik, yemek gibi hizmetlerin 22/c ile alınması,

Denetimlerde Öne Çıkan Tespitler Fiyat farkı öngörülen personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında yüklenicilerin engelli işçi çalıştırdıkları için Hazine tarafından karşılanan prim tutarlarının hakedişlerden kesilmemesi, İhale dokümanında belirtilen kısa vadeli prim oranları üzerinden yüklenicilerin prim yatırmamaları, Hizmet alımlar kapsamında çalıştırılan personelin, hizmet alımının konusu dışında işlerde çalıştırılması, 21.05.2014 tarihli ve 292 sayılı yazımız ile konu hakkında geniş açıklamalara yer verilmiştir.

Diğer Hususlar

Belirli Süreli Sözleşmeler ( 22 / F ) 21.05.2014 tarihli ve 2014/ 06 Sıra Nolu Genelge yayımlanmıştır. Bu genelge ile artık sözleşme bedelinde «Birim Fiyat» yerine «Toplam Bedel» uygulamasına geçilmiştir. 2013/05 sıra nolu Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.

Mal Alımlarında Yaklaşık Maliyet Tespiti 29.05.2014 tarihli ve 344 sayılı Genelge Yazı yayımlanmıştır. Tavan yaklaşık maliyet olarak Türkiye Ortalaması fiyatların esas alınması yerine ‘Referans Fiyat- En Yüksek Uygun Fiyat’ ve ‘Depocu Satış Fiyatı’nın esas alınması uygulamasına geçilmiştir. 23.07.2012 tarihli ve 322 sayılı genel yazımız yürürlükten kaldırılmıştır.

Personel Ağırlıklı Hizmet Alımları 2013-Ağustos tarihinden itibaren sisteme göre eksik işçisi olan Birliklerin yeni işçi almalarına genel izin verilmiştir. Koruma ve güvenlik elemanı hiç olmayan sağlık tesislerinin en fazla 4 kişi almalarına izin verildi.

Personel Ağırlıklı Hizmet Alımları - Verilen İzin Fazla İşçisi Olan Birlikler Yeni eleman ve çıkanın yerine yeni işçi alamaz. Yeni eleman alabilir. Eksik İşçisi Olan Birlikler Yeni eleman ve çıkanın yerine yeni işçi alamaz. Yeni eleman alabilir. Öncelik işçi sayısı fazla olan sağlık tesisinden olmak üzere yeni elaman alabilir. A Sağlık Tesisi il merkezinde ve fazla işçisi var B Sağlık Tesisi ilçe merkezinde ve eksik işçisi var. C Sağlık Tesisi il merkezinde ve eksik işçisi var.

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 28 inci maddesine «ilaç, tıbbi cihaz» ibaresi eklenerek bu alanda gelecek yıllara yaygın yüklenme yapılabilmesi mümkün hale gelmiştir. (18.01.2014-28886 RG)

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler Gelecek yıllara yaygın yüklenme şeklinde yapılacak ilaç alımlarının ihale dokümanlarına yürürlükteki “Fiyat Farkı Esasları”na göre gerekli hükümler konulacaktır. Gerek ilaç ve tıbbi cihaz alımlarında gerekse ilgili mevzuat dahilinde gelecek yıllara yaygın yüklenme yapılabilen diğer alımlarda da 3 yılı aşan yüklenmelere girişilebilmesi için Kurum izninin alınması gerekmektedir.

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler Tıbbi cihaz teminine yönelik yapılacak mal alımlarında bilindiği üzere yürürlükteki fiyat farkı esaslarına göre şuan için fiyat farkı verilememektedir. Bu nedenle bahse konu alımlarda gelecek yıllara yaygın yüklenmenin süresi 18 ayı geçmeyecektir.

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler Gelecek yıllara yaygın yüklenmeler şeklinde yapılacak ilaç ve tıbbi cihaz alımlarında, Belirlenen ihtiyaç miktarlarından %17 eksiltilerek ihaleye çıkılacak miktarın belirlenmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler İhale dokümanlarında %20 iş artışı/iş eksilişi dikkate alınmalıdır. İhtiyaç Tespiti 200 İhale 166 Sözleşme Sonu İş Eksilişi 133 İş Artışı 199 İhaleye 166 birim üzerinden çıkılacak ve sözleşme imzalanacaktır. Sözleşme süresince ihtiyaç duyulması halinde %20’ye (166+(166/100*20)=199,20 birim) kadar iş artışı yapılarak ihtiyaç temin edilecektir. Örnekte görüleceğe üzere 18 aylık ihtiyaç miktarı olan 200 birime, iş artışı yapılarak ulaşılmaktadır.

Gelecek Yıllara Yaygın Yüklenmeler Tıbbi cihazın tanımı içerisinde hangi ürünlerin yer aldığı ile ilgili olarak oluşan tereddütlerin giderilmesi için; 07/06/2011 tarihli ve 27957 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Tıbbi Cihaz Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinin “o” bendinde yapılan “Tıbbi Cihaz” tanımının ve ilgili diğer mevzuatların dikkate alınması gerekmektedir. Konu hakkında Kurumumuzun yayımlamış olduğu 06.02.2014 tarihli ve 406 sayılı genel yazıda önemli hususlar hatırlatılmıştır.

Ertesi Yıla Geçen Yüklenme Akaryakıt ve Yiyecek alımlarında; Bütçede Ödeneğin %50’sini Ertesi Yüklenme süresi 12 ay Yıla Geçen Gelecek Yılın Haziran Ayını Geçemez Yüklenme

Fiyat farkı uygulamaları 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre ihale edilen mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde uygulanacak fiyat farklarına ilişkin yeni esaslar 31.08.2013 tarihli Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu esaslar 29.11.2013 tarihi itibari ile yürürlüğe girmiştir. 29.11.2013 tarihinden önce ilanı veya duyurusu yapılan ihaleler ile sözleşmeye bağlanmış ihalelerde bu değişikliklerin uygulanmayacağı duyurulmuştur.

Fiyat farkı uygulamaları: Konu hakkında Kurumumuzun yayımlamış olduğu 24.12.2013 tarihli ve 4907 sayılı genel yazıda bazı hususlar hatırlatılmıştır. 2011/56 sıra nolu genelgede “…Kurumlarımız bundan sonra çıkacakları Tıbbi Cihaz Hizmet ve Tıbbi Hizmet Alımları ihalelerinde fiyat farkı hesaplamayacaklardır. İhale dokümanları bu yönde oluşturulacaktır…” Hükmü yer aldığından SUT’ta fiyatları belli olan teşhis ve tedaviye yönelik hizmet alımlarında fiyat farkı hesaplanacağına dair bir düzenlemeye yer verilmeyecektir.

HİZMET ALIMLARI VE TEDARİK YÖNETİMİ DAİRE BAŞKANLIĞI 0 312 705 22 51 0 312 705 21 09 TEŞEKKÜRLER