ÇP PROJELERİNİN ESASLARI OFFICE OFAFFAIRS

ÖZELLİKLER ‘Oyunun kurallarını’ bilerek başlamak önemlidir!  ÇP projeleri çok-uluslu, çok-kültürlü ve çok-ortaklıdır  Ortaklık uzun dönemli bir ilişkidir  Uyulması gereken kural ve prosedürler çok fazladır  Araştırma sonuçlarının yaygınlaştırılması ile ilgili ÇP kurallarını bilmek gereklidir OFFICE OFAFFAIRS

Konsorsiyum Teklif Değerlendirme Müzakere Konsorsiyum Antlaşması Kontrat İş İşletim AŞAMALAR ay ay ay 42 + ay OFFICE OFAFFAIRS

YAPI GEREKLİLİKSONUÇ  Çok ortaklılık  Hiyerarşik olmayan yönetim yapısı  Sonuçların eşitsiz paylaşımı  Örgüt-ötesi FMH  Çok-alanlı aktivite  İşin fiziksel dağılımı  Komisyon izleme  Saydam kontrol  Teknik inovasyon  Yüksek teknik risk  Rekabet-öncesi  Sınai fayda & sosyal etki  Farklılık  Farklı çalışma tarzları  Farklı kültürler OFFICE OFAFFAIRS

AKTÖRLER 1. AB Komisyonu 2. Koordinator 3. Proje Yöneticisi 4. Ortak(lar) 5. Alt-yüklenici(ler) OFFICE OFAFFAIRS

1. KOMİSYON Proje Sorumlusu:   Komisyon ile Konsorsiyum arasındaki ara-yüzdür   Projenin kontrata (Teknik Ek) uygun bir şekilde yürütülmesinden sorumludur Finansal Sorumlu:   Finansal konularda danışmanlık yapar Proje Sorumlusu ve Finansal Sorumlu ile irtibata sadece Koordinatör geçer! OFFICE OFAFFAIRS

2. KOORDİNATOR İYİ bir Koordinatör   Proje hakkında net bir fikre sahiptir   Etkili bir yönetim yapısı kurmuştur   Motivasyonu yüksektir   Liderlik yeteneklerine sahiptir   Ortaklar ile arasında karşılıklı güven ve saygı oluşturmuştur   Grup-içi otoriteye sahiptir OFFICE OFAFFAIRS

2. KOORDİNATOR (devam) Görevleri:   Komisyon ile Konsorsiyum arasındaki iletişimi sağlar   Bütün görevlerin zamanında yapılmasını sağlar   Komisyon’dan alınan mali katkıyı kontrata uygun bir şekilde yönetir   Resmi raporlama sürecinde merkez noktadır   Ödemelerin düzenli yapılıp yapılmadığını kontrol eder ve hesapları takip eder OFFICE OFAFFAIRS

3. PROJE YÖNETİCİSİ İYİ bir Proje Yöneticisi   Diplomatiktir   Farklı kültürlere açıktır   Yabancı dili kuvvetlidir   Liderlik vasıflarına sahiptir   Bürokrasiye tahammül eder   Politik zekaya sahiptir   Gerektiğinde sert olmasını bilir   Yönetim içinde saygı görür OFFICE OFAFFAIRS

3. PROJE YÖNETİCİSİ (devam) Görevleri:   Projenin gün be gün koordinasyonunu sağlar (özellikle iş paketleri arasındaki etkileşimi)   Projenin gün be gün yönetimini takip eder   Komisyon’u projenin gidişatı hakkında bilgilendirir (düzenli raporlama yoluyla)   Ortaklar arasındaki sorunları çözer Koordinator aynı zamanda proje yöneticisi de olabilir! OFFICE OFAFFAIRS

4. ORTAK(LAR) İYİ bir Ortak   Motivasyonu yüksektir   Proje için taahhütte bulunur   Gerçekçi, sabırlı ve uzlaşmaya hazırdır   Uzun dönemli bir işbirliğine dahil olduğunun farkındadır   Potansiyel ortakların yetenek ve hedeflerini iyi analiz eder   Olası iş senaryolarını hesaplar   Öncelikleri en başta tanımlar   Kaynakların gerekçelerini netleştirir OFFICE OFAFFAIRS

5. ALT-YÜKLENİCİ(LER)   Koordinator idare, yönetim, yaygınlaştırma, vb. işlerde alt- yüklenici istihdam edebilir ANCAK;   Alt-yükleniciler Bilimsel & Teknolojik aktivitelere dahil olamaz OFFICE OFAFFAIRS

PROJE YÖNETİMİ   Teknik koordinasyon   Yasal, finansal, idari, etik ve sözleşmeye dair yönetim   Bilgi yönetiminin koordinasyonu   Cinsiyet eşitliğini denetlemek   Bilim-toplum aktivitelerini denetlemek   Finansal güvenlik antlaşmaları edinmek   Ortaklardan denetim sertifikaları almak   Konsorsiyum Antlaşması’nın devamlılığını sağlamak   Proje devam ederken ortak arama çağrısı yapmak (eğer ortaklardan biri ayrılır veya çıkarılır ise) OFFICE OFAFFAIRS

PROJE YÖNETİMİ 1. 1.İdari Konular 2. 2.Finansal Konular 3. 3.Yasal Konular OFFICE OFAFFAIRS

PROJE YÖNETİMİ (devam) 1. İDARİ KONULAR   Rapor hazırlamak   Raporların dağıtımını listelemek   Teknik & sözleşmeye dair konularda gerekli irtibatı kurmak   Belgeleri uygun formatta hazırlamak   Elektronik belgeleme yapmak (ör. veritabanı, hesap tablosu, , vb.)   Belgeleri kontrol etmek   Konsorsiyum dışı sunum ve yayınlar için rehberlik yapmak OFFICE OFAFFAIRS

PROJE YÖNETİMİ (devam) 2. YASAL KONULAR   Tüzel ve gerçek kişiler ortak olabilir   Kontratın yetkili kişi tarafından imzalanması şarttır   Sahip olunan kaynaklar beyan edilmelidir   Alt-yüklenicilik, var ise, iyi gerekçelendirilmelidir OFFICE OFAFFAIRS

PROJE YÖNETİMİ (devam) 3. FINANSAL KONULAR   Ortakların doğru harcama modelini seçtiğini kontrol etmek   Bütçeyi yazarken Ek 1’e ‘yaklaşık olarak hesaplanmıştır’ cümlesini eklemek (aksi takdirde beyan ettiğiniz meblağ sizi bağlar)   ‘Harcama’ ile ilgili konulara, Ek 1’de değil, Konsorsiyum Antlaşması’nda yer vermek OFFICE OFAFFAIRS

KOMİSYON İZLEME 1. TOPLANTILAR   Başlangıç Toplantısı   Proje Yönetimi Toplantısı   Periyodik & Ara-dönem İnceleme Toplantıları   Son İnceleme Toplantısı 2. RAPORLAR   İlerleme Raporları   Yönetim Raporları   Yıllık İnceleme Raporları 3. DENETİM   Finansal Denetim   Teknik Denetim OFFICE OFAFFAIRS

HARCAMALAR & ÖDEMELER   Komisyon ödemeleri harcama beyannamelerine göre yapar   Projenin ana harcamaları dahil edilebilir   Harcamaların incelenmesi ve onaylanması ödemeleri geciktirebilir OFFICE OFAFFAIRS

ANLAŞMAZLIKLAR Potansiyel Problemler:   Ortaklar odak noktasından uzaklaşabilir   Ortaklardan biri sahip olduğu bilgi birikimini diğer ortaklarla paylaşmayı reddedebilir   Sonuçlar sağlam veya güvenilir olmayabilir   Proje hedeflerinden sapma olabilir Problemleri Çözmek:   Sorunlarla mümkün olduğunca çabuk yüzleşin   Ortak bir zeminde buluşmaya çalışın   Bire-bir tartışın   Adil ve yargısız olur OFFICE OFAFFAIRS

Aklınızda bulunsun!   Bir proje ortaklığı başka projelerde de beraber çalışma şansı demektir   Projenin bitmesi bir son değil, yeni ortaklıklar için bir başlangıçtır OFFICE OFAFFAIRS

TEŞEKKÜRLER OFFICE OFAFFAIRS