YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER B.İ.G.Ş.’ nin 39.ncu maddesine göre, yüklenici tarafından yapılan yapım ve hizmet işlerinin bedelleri, sözleşmeye ek birim fiyat cetvelleri, keşif özeti yada sonradan düzenlenen onaylı yeni fiyatlar üzerinden hesaplanarak yaptığı indirimle sözleşmesindeki yasal kesintiler de çıkartıldıktan sonra ödenir. Birim fiyat cetvelinde fiyatı bulunan yapım veya hizmet işlerinin yapılabilmesi, birim fiyatın uygulanabilmesi için yetkili makamdan onay alınmalıdır. Yüklenicinin yaptığı işler ve ihzarattan doğan alacakları, metrajlarla hesaplanarak ve kesin ödeme niteliğinde sayılmamak kaydıyla geçici hakedişlerle ödenir. Bu geçici hakediş raporlarının düzenlenmesinde bitmiş iş kısımları için kesin metrajdaki miktarlar dikkate alınır

YEŞİL DEFTERİN YAPISI: Bir önceki hakediş'in kesin metraj toplamı, YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER Yapılan ve ödemeye esas olarak hakedişe geçirilen miktarları her hakediş için düzenlenen yeşil defterde nereden alındıkları ve nasıl hesaplandıkları poz poz belirtilerek ve bir önceki hakediş yeşil defter yekünü de eklenmek suretiyle hakedişlere aktarılır.  YEŞİL DEFTERİN YAPISI: Bir önceki hakediş'in kesin metraj toplamı, Bu hakediş'te tamamlanmış iş miktarları, Ataşman defterinde hesaplanan miktarlar, Henüz tamamlanmamış imalat, tesisat, ihzarat ve inşaat miktarları, Sözleşme ve eklerinde fiyat farkı ödenmesine ilişkin hüküm bulunan her çeşit malzeme miktarları, Tartılarak yada sayılarak zamanında işbaşında tespit edilen miktarlar her poz için belirlenir ve toplam sonuçlar geçici ara hakediş raporlarına yazılır.  

RÖLÖVE DEFTERİNİN YAPISI : YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER RÖLÖVE DEFTERİNİN YAPISI : a) Projesi olmayan ve sözleşme gereği yapılacak imalatlara ait kroki ve ölçümler, b) Yapının toprak altında kalan temel kısımlarına ait zemin kotları, su debileri, şev durumları ve benzeri kroki kot ve ölçümleri, c) Kazı, ariyet ve depo yerlerine ait kroki, uzaklık, kot ve ölçümleri, d) Malzeme figüre ve boyutlarına ait ölçümler, e) Şartnamelere göre tartılarak, ölçülerek veya sayılarak belirlenecek miktarlar, f) İşyerinde mevcut ve kaldırılması gerekli her türlü yapıya ait ölçü, kroki, şekil ve kotlar bulunur. Kesin rölövesi yapılan işler, en geç bir hafta içerisinde ataşman defterine geçirilir ve taraflarca imzalanır.

YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER ATAŞMAN DEFTERİNİN YAPISI :   Bu defter, Kontrol Amiri'nce ilgili Kontrol Mühendisi'ne her sayfası imzalanmış ve numaralanmış olarak verilir. a) Plan ve projelerde bulunmayan işlere ait imalatlar ve rötret altında kalan kısımlar rölöve defterinden alınıp kot, zemin cinsi ve tarih de belirtilmek suretiyle ataşman defterinin kroki bölümüne yazılır. Metrajları da metraj bölümüne kaydedilir. b) Zamanında tutulması gereken tartı tutanakları tarihleriyle birlikte bu deftere kaydedilir. c) Ataşman defteri mürekkep veya sabit kalem kullanılarak, silintisiz, açık-seçik, gerekli resim ve şekiller çizilmek yoluyla tutulur. Rakam yanlışlıklarında okunabilecek şekilde ilk rakamın üzeri çizilir ve doğrusu yazılıp aynı kalemle imzalanır. Ataşman defteri iki kısımdan oluşur (I: Kroki, II: Metraj). Bu defteri, Kontrol Amiriliği imzalayıp mühürledikten sonra; -          Birinci (beyaz) nüshasını idaredeki dosyasına, -          İkinci (sarı)nüshasını kontrol mühendisliğindeki dosyasına, -          Üçüncü (yeşil) nüshasını da yükleniciye gönderir. Anlaşmazlık halinde birinci nüshalar esas alınır.

YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER ŞANTİYE DEFTERİNİN YAPISI :   Şantiye Defteri yada Şantiye Günlük Defteri olarak bilinen bu matbu dokümanda bir nüshası Kontrol Amirliğine teslim edilmek, bir nüshası da şantiyede dosyalanmak üzere, sayfaları ana koçandan ayrılabilecek biçimde hazırlanmış çift dip koçanlı, belli sayıda sayfa bulunur. Şantiye Defteri iş süresince, hergün ve gerekirse birbirini izleyen sırada birçok sayıda (numara verilerek) tutulur. Şantiye Defterinde; İlk sayfasında yapılan iş hakkında genel bilgiler bulunur (işin adı, yeri, keşif bedeli, yüklenici, şantiye şefi, kontrol mühendisi, tarihler, vs.) Yükleniciye verilecek üst, orijinal nüshada ve dip koçanda kalacak, kontrolluk elemanlarında kalacak alt nüshada aynı olmak üzere; Günün tarihi, Hava durumu, sayfa no, Şantiye Şefi, Yüklenici, Kontrol Mühendisi ve gerekirse saha mühendislerinin onay ve imzaları için bölümler matbu olarak bulunur.

YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER ŞANTİYE DEFTERİNİN YAPISI :   Şantiye defteri, ataşmandan sonra işin takibinde ikinci önemli kayıt dokümanı olduğundan ihmal edilmeksizin, zamanında, eksiksiz ve mutlaka yazılarak doldurulup onaylanmalı ve bir nüshası kontrolluğa hemen gönderilmelidir. Aksi halde ileri tarihlerde meydana gelecek anlaşmazlıklar, tasfiye, kesin hesap, hesap kesme, mahkeme kayyum araştırmaları, bilirkişi soruşturmaları ile mali denetimlerde yapılan işlerin ispatlanması ve mutabakat gibi konularda zor durumda kalınabilir. Toprak altında kalacak (rötret altı) imalatın da metraj ve hakedişlere kaydında büyük ölçüde şantiye günlük defterinden yararlanılır.

YAPI İŞLERİNDE HAKEDİŞ DÜZENLENMESİ VE ŞANTİYELERDE KULLANILAN DEFTERLER HAKEDİŞ ÇEŞİTLERİ:  (1)-Ara Hakediş, (2)-Ek Hakediş (yeni ihzarat malzemesi bedelini ödeyebilmek için), (3)-İş sonu Hakedişi (geçici kabulden sonra hazırlanır), (4)-Kesin Hakediş (geçici kabulden ve kesin hesabın tamamlanmasından sonra ikinci keşif üzerinden alacak ve borç durumunu ortaya çıkarmak üzere) hazırlanır. Hakedişler genel olarak 7 nüsha olarak hazırlanır: ·         1 nüshası, ödemeyi yapacak Muhasebe Müdürlüğü yada Saymanlığa, ·         1 nüshası tahakkuk için Muhasebe Şefliğine, ·         1 nüshası dosyasına, ·         1 nüshası Kontrolluğa, ·         1 nüshası sözleşmeyi yapan idari makama, ·         2 nüshası da Yükleniciye gönderilir. Sözleşmede bulunmayan imalatın “OLUR’u” alınmadan hakedişe konulamaz. Yapılacak iş Sözleşme fiyatlarıyla bitmeyeceği durumlarda: a)       Sözleşme artışı OLUR'undan, 3 hakediş'e birer nüsha, b)       Mukayeseli keşiften 3 hakediş'e birer nüsha, c) Keşif artışından ortaya çıkan kesin teminat farkının yatırıldığına dair makbuz, 3 hakediş'e birer nüsha, d) İlk hakedişin 3 adedine yer teslim tutanağı ve yüklenici iş programı dilekçe sureti, Her hakediş'e, nakliyeye tabi olan malzemelerin “Nakliye Metrajları” eklenir.