İKS Personeli Genel olarak İKS’den sorumlu bir kişi bulunur ve bu kişi İKS’de her prosedür ve görev için bir kişiyi görevlendirecek şekilde sorumluluğu dağıtabilir. Tüm personel vasıflı ve sorumluluklarının bilincinde olmalıdır. Organizasyon pozisyonlarının dizilişi/hiyerarşisi organizasyon şemasında gösterilir. / İki şekilde personel alınabilir: Çalışanlar (kadro) Taşeron / anlaşmalı (örn. satın alma, taşıma)

ICS Key Positions İKS Koordinatörü Onay personeli İç denetçi Alan görevlisi/ danışmanı Satın alma görevlisi İşleyicinin altında olabilir Depo yöneticisi İşleme yöneticisi Prensipte, aynı kişi birkaç görevi üstlenebilir ama her pozisyon yinede Kılavuz’da tanımlanmalıdır

İKS Koordinatörü (İKS Yöneticisi) İKS’yi yönetir, İKS prosedürlerini tanımlar Onay personelini koordine eder İKS Koordinatörü Dış denetimi koordine eder Sertifika kuruluşunun iletişim kurduğu kişidir Alan görevlilerini koordine eder Ürün akışını denetler Bu önemli pozisyona: İKS standartlarının, prosedürlerin ve dokümanların, ve dış sertifikasyon kuruluşunun gerekliliklerinin detaylarıyla çok iyi anladığını, İnsan yönetimi ve İKS sistemlerinde diğerlerini eğitebilme yeteneği, Dokümanların yönetiminde etkililik, Veritabanı becerileri gösteren bir kişi getirilmelidir Genellikle İKS koordinatörü aynı zamanda iç onay yöneticisidir.

Onay Yöneticisi mi Onay Kurulu mu?

Onay Personelinin Asgari Vasıfları Organik tarımın ilkelerini yakından tanımalıdır. İç yönetmeliği tanımalıdır. Diğer çiftçiler ve organizasyondan saygı görmelidir. Onayladığı çiftçilerden çıkar sağlama olasılığı olmamalıdır (çıkar çatışması). Teftiş ve onay farklı kişilerce yapılmalıdır.

İç Denetçi İç denetçi İKS için anahtar pozisyondur. Bu görev teknik beceri, ve insan ilişkileri becerisi, aynı zamanda ayrıntıları görebilmeyi ve düzenli ve ayrıntılı kayıt tutabilmeyi gerektirir.

Alınması gereken dersler İç denetçi İKS operatörünün ‘gözleri ve kulakları’dır. İKS’nin başarısı iç denetçinin nasıl desteklendiğine ve işini yapabilmesi için nasıl kaynak oluşturulduğuna bağlı olabilir. Denetçi, işindi etkili olabilmek için pek çok farklı teknik ve sosyal beceri sergileyebilmelidir. Denetçilerin düzenli eğitimi bir önceliktir ve hem teoriyi hem pratiği kapsadığında en etkilidir. Ofis ve yönetim desteği sistemleri denetçiye mümkün olduğu kadar çok destek sağlamalıdır.

İç Denetçilerin Vasıfları Çiftçilerle yerel dilde iletişim kurabilir ve yörede kullanılan dilin inceliklerini iyi bilir. Okuma ve yazma bilir ve İKS operatörü’nün dilinde rapor sunabilir. Yerel tarımsal ürerimi ve ekolojik sistemi yakından tanır. Organik tarımın ilkelerini ve uygulamalarını bilir. İç kontrol usullerinde yetkindir ve iç yönetmelikleri iyi anlamıştır. Denetçinin işinin bütünlüğünü bozacak çıkar çatışmaları olmamalıdır. Bu belgelenmelidir!

İç Kontrol Görevleri Çiftçilere kayıtta yardım Çiftlikleri ve çiftçi kayıtlarını teftiş Teftiş denetim listesini doldurmak İç denetçinin temel görevleri Yıllık eğitime katılmak Uyumsuzluk olaylarıyla ilgilenmek

Alan Görevlisi / Alan Danışmanı Çiftçinin kayıtlarına yardım Ve kayıtların güncellenmesi Ürün kalitesini geliştirmek için eğitim Dış girdilerin alımı ve kullanımını koordine etmek Alan görevlisi Prepare yield estimates Üretim sorunları Dış riskleri gözetmek

İKS’de diğer pozisyonlar İKS’nin yönetim yapısı ve proje büyüklüğüne bağlı olarak, birkaç başka önemli pozisyon bulunabilir. Bazı örnekler: Eğitim Şefi: Çiftçilerin eğitimini düzenler, alan danışmanlık servisini yönetir, vb. İKS Dokümantasyon Görevlisi: İKS Ofisi’nde dokümantasyonu düzenlemekten sorumlu kişi, bilgisayara verileri işler (çiftçi listeleri), vb. İç Denetçi Şefi

Çıkar Çatışmaları Çıkar çatışması, bir denetçinin (veya onay personeli, satın alma elemanı vb.) tarafsızlığından ödün verildiğinin düşünülebileceği durumdur. Bir çıkar çatışması İKS’nin genel bütünlüğünü tehlikeye atar. Olası çıkar çatışmaları, gerçek çıkar çatışmalarını önlemek için baştan deklare edilmelidir. İKS yöneticisi deklarasyonları kontrol eder ve kimsenin bir ‘çatışma’nın ortaya çıkabileceği çiftçileri teftiş etmediğini ve onaylamadığını temin eder. Örnek: Bir denetçi yakın ailesini veya dostunu teftiş edemez!

Teftiş – Alan danışmanlığı karşılaştırması Alan danışmanlık servisi organik projenin önemli bir özelliğidir ve genellikle alan danışmanları aynı zamandaiç denetçilerdir. Fakat, alan danışmanları genellikle çiftçilere çok yakınlardır ve aynı köylerde yaşarlar, bu nedenle teftişi gerçekleştirebilecek kadar ‘tarafsız’ değillerdir. Birçok İKS operatörü bu sorunu alan görevlilerini(danışmanları) iç teftiş için projenin farklı bölgeleri arasında değiştirerek çözer. Yine de bazı durumlarda alan danışmanlığı ve iç teftişin aynı kişi tarafından yapılması kabul edilir, ama en azından bunlar birbirinden açıkça ayrılmış işlemler olmalıdır. Bu, ancak danışman tarafsız bir teftişi temin etmek için çiftçilerden yeterince “uzak” ise mümkündür. Çiftçileri standardın gereklilikleri ve işlevi hakkında bilgilendirmek danışmanlık sayılmaz. Bir iç teftişte de tavsiyelerde bulunulabilir.

Satın Alma Görevlisi Satın alma görevlisi aynı zamanda aşağıdaki görevleri yerine getirebilmelidir: Çiftçilerin kimliklerinin kontrolü. Ürünün sayımı veya tartılması. Ürünün istenilen kaliteye ulaştığının değerlendirilmesi Satış için sunulan ürünün miktarının çiftçilerin denetim listelerinde kayıtlı verim tahminleriyle uyumunun kontrolü ve çıkan sorunlarla ilgilenilmesi. Bununla ilgili dokümanların hazırlanması. Fatura yazılması vb. Ödemelerin yapılması.

Personel Dokümantasyonu İKS kadrosunun her elemanının görev ve sorumlulukları, İKS operatörü tarafından açıkça tanımlanmalı ve belgelenmelidir. İKS operatörünün her anahtar pozisyon için aşağıdaki bilgileri bir dosyada saklaması sık görülen bir uygulamadır: İş tanımı ve sorumlulukların ayrıntıları Çalışanın CV’si Çalışanın sözleşmesi veya işe alma koşullarını içeren belge İmzalı Çıkar Çatışması Deklarasyonu Bazı pozisyonlar için imzalı gizlilik anlaşması Eğitim kayıtları