1 Doküman Kontrolü İyi Dokümantasyonun Temelleri ve Doküman Kontrol Sistemleri.

... konulu sunumlar: "1 Doküman Kontrolü İyi Dokümantasyonun Temelleri ve Doküman Kontrol Sistemleri."— Sunum transkripti:

1 1 Doküman Kontrolü İyi Dokümantasyonun Temelleri ve Doküman Kontrol Sistemleri

2 2 Hayatın gerçekleri... Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangibiri ve Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangibiri ve Hiçkimse adındaki dört kişi hakkında. Hiçkimse adındaki dört kişi hakkında. Yapılması gereken çok önemli bir iş vardı ve Herkes, Birinin bunu yapacağından emindi. Yapılması gereken çok önemli bir iş vardı ve Herkes, Birinin bunu yapacağından emindi. Aslında bu işi Herhangibiri de yapabilirdi. Aslında bu işi Herhangibiri de yapabilirdi. Fakat Hiçkimse yapmadı. Bunun üzerine Biri çok kızdı, çünkü bu Herkesin işiydi. Fakat Hiçkimse yapmadı. Bunun üzerine Biri çok kızdı, çünkü bu Herkesin işiydi. Herkes, Herhangibirinin bu işi yapacağını düşünmüştü, fakat Hiçkimse, Herkesin yapmayacağını bilmiyordu. Herkes, Herhangibirinin bu işi yapacağını düşünmüştü, fakat Hiçkimse, Herkesin yapmayacağını bilmiyordu. Sonuçta Herhangibirinin yapacağı bir işi Hiçkimse yapmadığı için Herkes, Birini suçladı. Sonuçta Herhangibirinin yapacağı bir işi Hiçkimse yapmadığı için Herkes, Birini suçladı.

3 3 ISO’nun 2000 Yılı Kalite Raporu Doküman kontrolü; Uygulanması ve Uygulanması ve Sürdürülmesi en güç olan maddedir. Sürdürülmesi en güç olan maddedir.

4 4 Etkin Bir Sistem Oluşturmak için; İyi hazırlanmış bir dokümantasyona ihtiyacımız var

5 5 İyi bir dokümantasyon: Açık Açık Kısa Kısa Anlaşılır Anlaşılır Kontrollü KontrollüOlmalıdır.

6 6 Detaylara Boğulmaktan Kaçının….. “Bu prosedürün amacı yapılacak tüm faaliyetlerin dokümantasyon esaslarını belirlemektir. Dokümantasyon faaliyetin aksaksız yapılmasını sağlayacak ayrıntıda olmalıdır. Burada göz önüne alınacak iki temel faktör faaliyetin güçlüğü ve faaliyeti icra eden kişinin bilgi düzeyidir.” “Bu prosedürün amacı yapılacak tüm faaliyetlerin dokümantasyon esaslarını belirlemektir. Dokümantasyon faaliyetin aksaksız yapılmasını sağlayacak ayrıntıda olmalıdır. Burada göz önüne alınacak iki temel faktör faaliyetin güçlüğü ve faaliyeti icra eden kişinin bilgi düzeyidir.”

7 7 Prosedürlerin kullanıcı odaklı olmasını sağlayın. İçinde bir eylem yer alan kısa cümleler kullanın. İçinde bir eylem yer alan kısa cümleler kullanın. Edilgen cümlelerin kullanımından kaçının. İşi kimin yapacağını açıkça belirtin. Edilgen cümlelerin kullanımından kaçının. İşi kimin yapacağını açıkça belirtin. Okunmayı kolaylaştıracak font büyüklüğü ve satır aralığını seçin. Okunmayı kolaylaştıracak font büyüklüğü ve satır aralığını seçin.

8 8 Ne kadar dokümantasyona ihtiyacım var?

9 9 Doküman nedir? Kayıt nedir? Prosedür nedir? Talimat nedir? KEK bir doküman mıdır? KEK bir doküman mıdır? Formlar kayıt mıdır? Formlar kayıt mıdır?

10 10 Doküman Belli bir süreç ya da konu hakkında iletilmek istenen amacı kapsayan ve tutarlılığı mümkün kılan kavramların yer aldığı belgelerdir. Belli bir süreç ya da konu hakkında iletilmek istenen amacı kapsayan ve tutarlılığı mümkün kılan kavramların yer aldığı belgelerdir.

11 11 Kayıt Doküman Ne yapıldı? Ne yapıldı? Nerede yapıldı? Nerede yapıldı? Nasıl yapıldı? Nasıl yapıldı? Ne zaman yapıldı? Ne zaman yapıldı? Niçin yapıldı? Niçin yapıldı? Kim yaptı? Kim yaptı? Ne yapılacak? Ne yapılacak? Nerede yapılacak? Nerede yapılacak? Nasıl yapılacak? Nasıl yapılacak? Ne zaman yapılacak? Ne zaman yapılacak? Niçin yapılacak? Niçin yapılacak? Kim yapacak? Kim yapacak?

12 12 Prosedür Belli bir iş ya da sürecin başlangıcından son aşamasına kadarki tüm aşamaların, sorumluluklarla beraber açıklandığı dokümanlardır. Belli bir iş ya da sürecin başlangıcından son aşamasına kadarki tüm aşamaların, sorumluluklarla beraber açıklandığı dokümanlardır.

13 13 Talimat İş emri şeklinde hazırlanmış, belli bir sürecin bazı kısımlarının uygulanma şeklini belirten dokümanlardır. İş emri şeklinde hazırlanmış, belli bir sürecin bazı kısımlarının uygulanma şeklini belirten dokümanlardır.

14 14 Çok fazla dokümantasyon: Her şey için mutlaka bir talimat oluşturma alışkanlığı... Her şey için mutlaka bir talimat oluşturma alışkanlığı... Tekrar ve uyumsuzluk – Bir işlemin birden fazla talimat içerisinde farklı şekillerde yer alması. Tekrar ve uyumsuzluk – Bir işlemin birden fazla talimat içerisinde farklı şekillerde yer alması.

15 15 Ya da çok az: Prosesin ürün kalitesini etkilediği durumlarda iş talimatlarının bulunmaması. Prosesin ürün kalitesini etkilediği durumlarda iş talimatlarının bulunmaması. Çalışanların işleri kendi yöntemlerine göre yapmaları. Çalışanların işleri kendi yöntemlerine göre yapmaları. İyi dokümante edilmedikleri için proseslerde değişkenlik olması. İyi dokümante edilmedikleri için proseslerde değişkenlik olması.

16 16 Dokümantasyon: Doğru Miktar İki farklı çalışan belirli bir işi aynı şekilde yapabilirler mi? İki farklı çalışan belirli bir işi aynı şekilde yapabilirler mi? Eğer bu soruya vereceğiniz cevap “Belki” ise bile o işi dokümante etmeniz gerekir. Eğer bu soruya vereceğiniz cevap “Belki” ise bile o işi dokümante etmeniz gerekir. Yaklaşım: Olmaması bir sıkıntıya(uygunsuzluk) neden olacağına inanılan süreçlerin dokümante edilmesi faydalı olacaktır. Yaklaşım: Olmaması bir sıkıntıya(uygunsuzluk) neden olacağına inanılan süreçlerin dokümante edilmesi faydalı olacaktır.

17 17 Doküman Hiyerarşisi El Kitabı (Üst Yönetim) Prosedürler (Yönetim) İş Talimatları (Bölümler) Kayıtlar (Herkes) Anayasa Kanun Yönetmelik Stratejik Operasyonel Taktik Kalite Politikası Hedefler

18 18 Neleri Kontrol Edeceğiz? Kalite El Kitabı Kalite El Kitabı Yönetim Planları Yönetim Planları Prosedürler Prosedürler İş Talimatları İş Talimatları Formlar Formlar Ekler Ekler Dış Kaynaklı Dokümanlar Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasal mevzuatlar Yasal mevzuatlar Müşteri şartları Müşteri şartları Sözleşmeler Sözleşmeler Çizimler Çizimler

19 19 Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü Bu tip dokümanların tanımlı ve kontrollü olması şarttır. (Dışarıdan temin edilen bilgi kaynağı şart koyucu, denetleyici vb.) ise, doküman dış kaynaklı bir dokümandır. Örnek: IEEE Standartları, Resmi Gazete vb.)

20 20 Dokümanları nerede muhafaza edeceğiz?

21 21 Dokümantasyon Yapınızı Planlayın ISO bu konuda gereken esnekliği sağlamıştır ISO bu konuda gereken esnekliği sağlamıştır Dokümantasyon yapısı ve şeklinin seçimi tamamen kuruluşa bırakılmıştır Dokümantasyon yapısı ve şeklinin seçimi tamamen kuruluşa bırakılmıştır Bunun için: Bunun için:  Basit bir işlem programını. Örnek, Word.  Mevcut bir veri tabanı programını ya da  Bir doküman kontrol yazılım paketini kullanabilirsiniz.

22 22 (Basılı Sistem+Online Sistem)

23 23 Dokümanların Kontrolü Yazılı prosedür olma zorunluluğu vardır.(4.2.3) Yazılı prosedür olma zorunluluğu vardır.(4.2.3) Elektronik ortamda hazırlanan dokümanların orjinal kopyaları Yönetim Temsilcisi’nde(YT) muhafaza edilir. Elektronik ortamda hazırlanan dokümanların orjinal kopyaları Yönetim Temsilcisi’nde(YT) muhafaza edilir. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının bir kopyası Dış Denetim kuruluşuna gönderilir. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının bir kopyası Dış Denetim kuruluşuna gönderilir. Özel şartların oluşması durumunda dokümantasyon çoğaltılabilir. Özel şartların oluşması durumunda dokümantasyon çoğaltılabilir.

24 24 Dokümanların basılı olarak dağıtılmasında kontrollü olması için uygun sistemin belirlenmesi Dokümanların basılı olarak dağıtılmasında kontrollü olması için uygun sistemin belirlenmesi Kontrollü kopya kaşesi Kontrollü kopya kaşesi Dokümanların Kontrolü

25 25 Doküman Kontrolü Bir personel Doküman Kontrol Koordinatörü olarak görevlendirilir. Bir personel Doküman Kontrol Koordinatörü olarak görevlendirilir. Bu personel Bu personel  Mastır listenin güncel olmasını sağlar  Dokümanlarda revizyonlar yapar  Revize edilmiş dokümanları dağıtır  Güncelliğini yitiren dokümanları toplar

26 26 Basılı Sistem Dokümanlarda revizyon yapmak için kullanılabilecek “Değişiklik Talep Formları” tüm çalışanların kullanımına sunulur. Dokümanlarda revizyon yapmak için kullanılabilecek “Değişiklik Talep Formları” tüm çalışanların kullanımına sunulur.  Değişiklikler hayata geçirilmeden önce onaylanmalıdır.  Revizyonların tarihi ve kapsamı kitapların başındaki listelere işlenmelidir.  Tüm ilgili personel revizyonlardan haberdar edilmelidir.

27 27 Online Sistem Hazırlanacak internet portalı aracılığı ile Sistemdeki tüm doküman ve her türlü revizyon anında çalışanlara ulaştırılabilir. Hazırlanacak internet portalı aracılığı ile Sistemdeki tüm doküman ve her türlü revizyon anında çalışanlara ulaştırılabilir.

28 28 Dış Kaynaklı Dokümanlar Bu dokümanlar doküman kontrol sisteminize dahil edilmelidir. Örneğin: Bu dokümanlar doküman kontrol sisteminize dahil edilmelidir. Örneğin:  Müşteriye Ait Dokümanlar  Endüstri Mevzuatları  ISO 9000 Standartları  Dokümantasyonunuz için kullanılan referanslar.

29 29 Dış Kaynaklı Dokümanlar Bunları mastır listede dış kaynaklı dokümanlar için bir bölüm oluşturarak kontrol edebilirsiniz. Bunlar: Bunları mastır listede dış kaynaklı dokümanlar için bir bölüm oluşturarak kontrol edebilirsiniz. Bunlar:  Doküman Adı  Revizyon Durumu  Dokümanın Bulunduğu Yer/Yerler  Doküman Numarası  Abonelik tipi  Yürürlük durumu

30 30 Doküman Kontrolü ile İlgili Genel Problemler

31 31 Genel Problemler Dokümanları yazan personel Prosedür ve İş Talimatı arasındaki farkı bilmemektedir. Dokümanları yazan personel Prosedür ve İş Talimatı arasındaki farkı bilmemektedir. Terminoloji tanımlanmamış olup, tutarlı bir şekilde kullanılmamaktadır. Terminoloji tanımlanmamış olup, tutarlı bir şekilde kullanılmamaktadır. Revizyonlar çok fazla zaman almakta, dokümanlar güncel olarak muhafaza edilmemektedir. Revizyonlar çok fazla zaman almakta, dokümanlar güncel olarak muhafaza edilmemektedir.

32 32 Genel Problemler Değişiklikleri ve değişikliklerle ilgili eğitimleri takip etmek için bir proses bulunmamaktadır. Değişiklikleri ve değişikliklerle ilgili eğitimleri takip etmek için bir proses bulunmamaktadır. Dokümanların tutarsız kullanımı: Dokümanların tutarsız kullanımı:  formlar  ekler  çizimler  dış kaynaklı dokümanlar

33 33 Genel Problemler Onay Onay Dağıtım Dağıtım Dokümanların güncelliğinin sürdürülmesi Dokümanların güncelliğinin sürdürülmesi

34 34 Genel Problemler Çok fazla doküman dağıtılmakta, sistem sürdürülememektedir. Çok fazla doküman dağıtılmakta, sistem sürdürülememektedir. Dış kaynaklı dokümanların kontrolünde eksiklik Dış kaynaklı dokümanların kontrolünde eksiklik İyi bir planlama yapamama... İyi bir planlama yapamama...

35 35 Ve tüm taşlar yerine oturacaktır. TEŞEKKÜRLER