Excel 2007

Ribbon Menüler

Ribbon – Menüler Çalışma sayfamızı açtığımız zaman üst taraftaki otomatik olarak gelen menüler Ribbon menüler olarak geçmektedir.

Ribbon – Menüler Menünün ilk sekmesinde Giriş sekmesi bulunmaktadır. İlk kısımda pano özelliği vardır. Burada, hücre veya yapabiliriz. hücreleri kes,kopyala, yapıştır İkinci kısımda Yazı Tipi özelliği sayesinde yazı büyüklüğü, şekli, rengi gibi birçok özelliğini değiştirebiliriz. Üçüncü kısımda Hizalama özelliği bulunmaktadır. Bunun sayesinde de yazımızı istediğimiz tarafa dayalı şekilde veya girintiler bırakarak yazabilmemize imkan sağlamaktadır. Dördüncü kısımda Sayı özelliğiyle sayıların yazım şekillerini belirleyebilmekteyiz. Beşinci kısımda Stiller özelliği sayesinde ise hücrelerimize koşullar belirtebiliyoruz, hücrelere stiller atayarak görselliklerini değiştirebiliyoruz. Ayrıca burada tablolarda oluşturulabilinmektedir. Altıncı kısımda Hücreler özelliği ile yeni hücreler ekleme, silme ve biçimlendirmesi yapabilmekteyiz. Yedinci kısımda Düzenleme özelliği ile hücreler ve listeler üzerinde otomatik işlemler, dolgu, temizleme, istediğimize göre sırala ve filtreleme yapabilmekteyiz. Ayrıca dosyamız içerisinde arama yapabilmemizi sağlamaktadır.

Ribbon – Menüler Menünün ikinci sekmesinde Ekle bulunmaktadır. İlk kısımda Tablolar bulunmaktadır. Burada Özet Tablo ile karmaşık verileri düzenleyebilir, özetleyebilir ve ayrıntıya gidebilirsiniz. Tablo özelliği ile belirttiğimiz kadarlık hücre için tablo oluşturmaması sağlamaktadır. İkinci kısımdaki Çizimler özelliği ile kendi istediğiniz resmi, kendi bünyesindeki küçük resimler, otomatik şekiller ve gelişmiş görsel şekiller ekleyebilmekteyiz. Üçüncü kısımda Grafikler bulunmaktadır. Bu özellikle istediğimiz şekilde ve özelliklerde belirttiğimiz hücrelerdeki verileri kullanarak grafikler elde edebiliyoruz. Dördüncü kısımda Köprü özelliği bulunmaktadır. Bununla hücre veya hücrelere bağlantılar verebiliriz. Beşinci kısımdaysa Metin özelliği bulunmaktadır. Buradan çalışma sayfamızın istediğimiz yerine metin, görsel yazılar, simgeler ekleyebiliyoruz. Ayrıca sayfamıza alt bilgi ve üst bilgiyi de buradan ekleyebilmekteyiz.

Ribbon – Menüler Menünün üçüncü sekmesine Sayfa Düzeni bulunmaktadır. İlk kısımda Temalar vardır. Bu özellikle çalışma sayfamızın içindeki tabloların, yazıların yani tüm her şeyin ana hatlarıyla özelliklerini hazır olanlarla yada kendi belirleyeceğimiz özelliklerde ayarlayabilmekteyiz. İkinci kısımda Sayfa Yapısı özelliğiyle çalışma sayfamızın yazdırılmadan önce yada görüntülenmeden önce kenar boşlukları, yatay dikey görünüm, boyutu, arka plan eklentisi gibi birçok özelliği ayarlanabilmektedir. Dördüncü kısımda Sığdırmak İçin Ölçeklendir özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle basılı çıkışın genişliğini sayfa sayısı için belirtilen üst sınıra sığacak şekilde küçültmemizi sağlar. Beşinci kısımda Sayfa Seçenekleri özelliği ile başlıkların ve kılavuz çizgilerinin görünmesini ve yazdırılmasını ayarlayabilmekteyiz. Altıncı kısımda Yerleştir özelliğiyle kullandığımız nesneleri çalışma sayfamızdaki görünümlerini ayarlayabiliriz.

Ribbon – Menüler Menünün dördüncü sekmesinde Formüller bulunmaktadır. İlk kısımda İşlev Kitaplığı özelliğiyle otomatik Excel’in yararlanabilmekteyiz. kendi bünyesindeki işlevlerden İkinci kısımda Tanımlı Adlar özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle çalışma sayfamızdaki tüm adları oluşturma, düzenleme, arama ve silmemizi sağlamaktadır. Ayrıca bu özellikle formüllerde hücre isimleri yerine adlar kullanılabilmektedir. Üçüncü kısımda Formül Denetleme özelliğiyle yazmış olduğumuz formüllerin kapsamlı bir şekilde incelenmesi ve düzenlenmesi yapılmaktadır. Dördüncü kısımda Hesaplama özelliği bulunmaktadır. Bu özellik aracılığıyla yapmış olduğumuz formüllerin otomatik olarak hesaplanmasının ya da istediğimiz zaman hesaplanmasının belirlenmesine yardımcı olmaktadır.

Ribbon – Menüler Menün beşinci sekmesinde Veri bulunmaktadır. İlk kısmında Dış Veri Al özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle dışarıdan daha önce oluşturulmuş ve kayıt edilmiş verilerin kendi çalışma sayfamıza aktarılması sağlanmaktadır. İkinci kısımdaki Bağlantılar özelliğiyle bu çalışma kitabının dışında yer alan ve kaynak veriler değiştirildiğinde güncellenebilecek olan verilerin bağlantılarıdır. Üçüncü kısımdaki Sırala ve Filtre Uygula özelliğiyle belirttiğimiz verilerin istediğimiz şekilde sıralanması ve filtrelenmesi sağlanmaktadır. Dördüncü kısımda Veri Araçları özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle hücre ve hücrelerdeki verileri parçalama, denetleme ve düzenleme işlemlerini ayrıntılı bir şekilde yapabilmekteyiz. Beşinci kısımda Anahat özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle hücre aralığını birbirine bağlayarak daraltılmalarını veya genişletilmelerini sağlayabiliriz.

Ribbon – Menüler Menün altıncı sekmesinde Gözden Geçir bulunmaktadır. İlk kısmında Yazım özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle bir nevi sözlük kullanabilmekteyiz. Belirttiğimiz metnin eş anlamlısını veya başka bir dile çevirisi gibi birçok özellikten yararlanabilmekteyiz. İkinci kısımdaki Açıklamalar özelliğiyle bu çalışma sayfamızdaki istediğimiz yere istediğimiz açıklamayı ilişkilendirebilmekteyiz. Üçüncü kısımdaki Değişiklikler özelliğiyle belirttiğimiz verilerin veya tüm çalışma sayfamızın değiştirilmesini engelleyebilmekteyiz.

Ribbon – Menüler Menün yedinci sekmesinde Görünüm bulunmaktadır. İlk kısmında Çalışma Kitabı Görünümleri özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle çalışırken sayfanın nasıl görünmesini istediğimizi ayarlayabilmekteyiz. İkinci kısımdaki Göster/Gizle özelliğiyle bu çalışma sayfamızdaki kılavuz çizgisi, formül çubuğu ve başlıkların görünüp görünmeyeceğini ayarlayabilmekteyiz. Üçüncü kısımdaki Yakınlaştır özelliğiyle belirttiğimiz kısımların yada tamamen çalışma sayfamızın yakınlaşmasını veya uzaklaşmasını sağlayabilmekteyiz. Dördüncü kısımda Pencere özelliği bulunmaktadır. Bu özellikle yeni pencereler açıp farklı çalışmalar yapabilmekteyiz. Bu pencerelerin görünümünü de istediğimiz şekilde ayarlayabilmekteyiz. Beşinci kısımda Makrolar özelliği bulunmaktadır. Bu özellik makro çalıştırabileceğiniz, oluşturabileceğiniz ve silebileceğiniz makro listesini görüntüler.

Office Düğmesi Office düğmesi bize birçok kolaylık sağlamaktadır. Düğmeye tıklandığı an son kullanılan belgelerin listesi belirmekte ve yanında da menü görülmektedir.

Office Düğmesi Yeni : Yeni bir Excel sayfası açar. Aç : Kayıtlı olan Excel dosyasını açar. Kaydet: Excel sayfasını kaydeder. Farklı Kaydet: Aynı dosyayı değişik isimle veya başka türde kaydeder. bir konuma istediğimiz Yazdır: Sayfamızı yazdırmadan önce görüntülememizi ve daha sonra yazıcı ayarlarını belirleyip yazdırır. Yazdırma aralığı: Seçilen aralığı, çalışma sayfasının tek yazdırılabilecek kısmı olan yazdırma alanı olarak tanımlar. Yazdırma alanlarını yoksay: Belirlenen Yazdırma Alanını Sıfırlar Hazırla: Çalışma sayfamızı yazamaya hazır hale gelmesi için son değişikliklerin ve eklemelerin yapılamasını sağlar. Gönder: Yürürlükteki dosyayı bir posta iletisine ek olarak gönderir. Ayrıca faksa da direk iletebilir. Yayımla: Etkin belgenin paylaşılmasını sağlar. Kapat: Açık olan Excel sayfasını kapatır. Excel Seçenekleri: Etkin dosyaya ilişkin özellik sayfasını görüntüler. Excel’den Çık: Excel den çıkmak için kullanılır.

Hücre Kavramı

Hücre Kavramı •Excel’de yeni bir kitabın yeni bir çalışma sayfasında, her bir hücreye 32,767 karakterlik bilgi kabul eder. Bir sayfada en fazla 65,536 satır olabilir. Excel bilgileri, hücrelerin içine yazılır; bunun için hücrenin seçili olması gerekir. Bir hücreyi içini tıklayarak seçtiğiniz zaman hücrenin adı, Ad Sekmesi’nin içinde gösterilir. Hücrelerin adı, bulundukları sütunun harfi ve bulundukları satırın numarası yan yana getirilerek verilir: A1 gibi. Hücre adına Excel dilinde adres, başvuru adresi veya referans denir. Bir hücre seçildiği anda, o hücrenin sütun ve satır başlıkları da koyu harflerle gösterilir. Excel’de bir hücreyi seçmek için hücrenin içini tıklamanız yeterli. Bir birine komşu olmayan hücreleri seçmek için, ilk hücreyi seçtikten sonra, klavyede Ctrl tuşunu tutun ve bu kez seçilecek diğer hücreleri tıklayın. Aynı şekilde bir birine komşu olmayan hücre gruplarını da seçebilirsiniz. Bir hücreyi tıkladığınız zaman formül çubuğunun solunda adres sekmesinde hücrenin adresinin belirdiğine dikkat edin. Birden fazla komşu hücreyi seçseniz de adres sekmesinde bu grubun seçmeye başladığınız ilk hücresinin adı yazılı olur.

Hücre Kavramı Excel bilgisinin temel taşı, hücreleri tanımak ve tanıtmaktır diyebiliriz. Excel’e hesap yaptırmak, bir hücre ile bir diğer hücreyi veri alış-verişi ilişkisine sokmak demektir. Başka bir deyişle Excel’de sadece güzel ve düzenli listeler yapmayacak, sayfalarınıza girdiğiniz bilgilerle hesaplar yaptıracaksanız, bu, bir hücrenin, bir veya daha fazla sayıda diğer hücrede bulunan bilgileri alıp, bunlarla matematik, malî, istatistiksel veya bir başka kategorideki işlemi yapması demektir. Excel’de hücrelerin başvuru adresi, tek hücreler için örneğin A1, birden fazla hücre için ise grubun, başlangıç ve bitiş hücreleri, iki nokta üst üste işaretiyle birleştirilerek (A1:A10 gibi) yazılır. Birden fazla sütunu kaplayan çok sayıda satırı seçerseniz, bu grup birinci sütunun ilk hücre ile son sütunun son hücresinin adıyla adlandırılır (A1:D10 gibi). Excel dilinde hücre gruplarına “Aralık” (Range) denir.

Hücre Kavramı Hücreler arasında hareket için klavyedeki hareket tuşlarını kullanabilirsiniz. Yukarı ok: Bir hücre yukarı Aşağı ok: Bir hücre aşağı Sağ ok: Bir hücre sağa Sol ok: Bir hücre sola Sekme: Bir hücre sağa Üst-karakter (Shift )-Sekme: Bir hücre sola Home: Satırın birinci hücresine Page Up: bir pencere dolusu (ekran çözünürlüğünüze ve ekranınızın büyüklüğüne bağlı olarak, takriben 30-36 satır kadar) yukarı. Page Down: Bir pencere dolusu satır kadar aşağı Ctrl+Home: A1 hücresine Ctrl+end: içinde bilgi olan son satırın son sütunda hücreye Ctrl+Page Down: Bir sonraki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1’e) Ctrl+Page Up: Bir önceki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1’e)

Hücre Kavramı Birden fazla hücre seçebilmek için seçeceğiniz grubun sol üst hücresini tıklayın; Mouse işaretçisini grubun sol alt hücresine kadar sürükleyin. Mouse işaretçisini bıraktığınız anda, seçtiğiniz hücreler grubunun çevresinde kalın bir çizgi oluşur; sol- üst hücrenin zemini beyaz olmak üzere diğer üyelerinin zemini renklendirilir. Bir satırdaki veya sütundaki bütün hücreleri seçmek için, satırın veya sütunun başlığını tıklamanız yeterlidir. Birbirine komşu satırların veya sütunların tümünü seçmek için ilk satır veya sütunu tıklayın; Mouse işaretçisini seçilecek satır veya sütun başlıkları boyunca sürükleyin. Birbirine komşu olmayan satır ve sütunların tümünü seçmek için, ilk satır veya sütunu tıkladıktan sonra klavyede Ctrl tuşunu tutun ve diğer satır veya sütunların başlıklarını tıklayın. Hücrelerin eni-boyu sütun veya satır başlıkları arasındaki çizgiler sağa-sola veya yukarı aşağı kaydırılarak değiştirilebilir.

Hücre Biçimlendirme Hücreler sekmesinin biçim düğmesinden en altta bulunan Hücreleri Biçimlendir menüsüyle hücremize sayısal, tarihsel, saat yada kelime özelliklerini buradan dilediğimiz gibi değiştirebilmekteyiz.

Hücre Biçimlendirme Hizalama sekmesiyle hücre veya hücrelerin içerisindeki belirleyebiliyoruz. verilerin nasıl yazılacağını

Hücre Biçimlendirme Yazı tipi sekmesi sayesinde hücreler içerisine yazdığımız bilgilerin yazı tipi, stili, boyutu gibi özelliklerini değiştirebiliyoruz.

Hücre Biçimlendirme Kenarlık sekmesiyle belirleyebiliyoruz. hücre veya hücrelere istediğimiz özelliklerde kenarlık

Hücre Biçimlendirme Dolgu sekmesiyle hücre veya hücrelere istediğimiz belirleyebiliyoruz. Koruma sekmesiyle de verilerimizi koruyabiliyoruz. renkte ve desende dolgu

Hücre Biçimlendirme Hücreler sekmesinin biçim düğmesinden satır yüksekliği ve sütun genişliği ayarları yapılabilmektedir. Otomatik olarak en uygun yükseklik ve genişliği de belirleyebiliriz.

Hazır Şablonlar Excel’in kendi içerisindeki hazır şablonlarından yararlanabilmekteyiz. Bu şablonlar işimizi bayağı bir kolaylaştırmaktadır.

Listelerde Sıralama ve Filtreleme Listemizdeki verileri istediğimiz gibi sıralaması için Ribbon Menüden Veri sekmesi Sırala ve Filtre Uygula özelliğiyle yapabilmekteyiz. Küçükten büyüğe yada büyükten küçüğe otomatik ayarlayabiliriz. Filtre koyduğumuzda sütunların üzerinde belirecek oklarla sıralama işlemini daha rahat yapabilmekteyiz.

Metni Sütunlara Dönüştürme

Metni Sütunlara Dönüştürme Hücrelere yazmış olduğumuz verileri istediğimiz ayıraçla sütunlara parçalamak için Ribbon menüsünden Veriler sekmesi oradan da Veri Araçları özelliğini kullanarak parçalayabilmekteyiz. Yukarıdaki adımları izleyerek ve ayraç olarak da @ işaretini belirttiğimizde listemiz aşağıdaki şekle dönüşüyor.

Formüller

Formüller Formüller, çalışma sayfanızdaki değerler üzerinde hesaplamalar yapmanızı sağlayan denklemlerdir. Bir formül, eşittir işareti (=) ile başlar. Örneğin aşağıdaki formül 3 ile 7 yi çarpar ve çarpıma 5 değerini ekler: =5+3*7

Formüller Formüller, hücrenin içine yazılabileceği gibi; hücre seçildikten sonra yukarıda kırmızı ile gösterilen kutunun içine de yazılabilir.

Formüller Formüller, aşağıdakilerin biri veya birkaçının birleşimi ile de oluşturulabilirler: Fonksiyonlar Referanslar Ġşlemler Matematiksel (+, -, %,…) Karşılaştırma (<, =, >,…) Mantıksal (VE,VEYA,…) Referans Ġşlemleri Sabitler

Başvurular(Referanslar) Başvurular üçe ayrılır: Hücre Başvuruları – Hücrenin bulunduğu sütunun adıyla satır numarasının birleşiminden oluşur. Örnek: C5 Bağımlı Başvurular – Formülü içeren hücrenin ve formülün başvurduğu hücrenin konumlarıyla bağımlıdır. Örneğin C1 hücresine =A1+B1 formülünü yazdığımızda C1 hücresi A1 ile B1 hücrelerinin toplamını gösterecektir. Ancak C1 hücresini C2 ye kopyalarsak C2, A2 ile B2 hücrelerinin toplamını gösterecektir. Buna bağımlı başvuru denir. Mutlak Başvurular – Konumdan bağımsız olmak üzere kopyalanan hücrenin değerini alır. Yukarıdaki örnekte C1 hücresi =$A$1+$B$1 olarak girilmiş olsaydı C2 hücresi de A1 ile B1 hücrelerinin toplamını gösterecekti.

Başvuru kullanarak formül oluşturma Başvuru kullanarak formül oluşturmak için: Formülün yazılacağı hücreyi seçin Eşittir işaretini (=) koyun Başvuru kullanmak için başvuracağınız hücreyi seçin ya da hücrenin adını yazın ENTER a basın. Yandaki örnekte mavi ile yazılmış olan B3 hücresi mavi dikdörtgen ile, yeşil ile yazılmış olan C3 hücresi ise yeşil dikdörtgen ile gösterilmektedir.

Bazı Formüller Bazı belli başlı formüller: • Toplama formülü, tanımlanan adreslerdeki sayısal değerleri toplar. =TOPLA(seçim) ile çağırılır. Ortalama formülü, tanımlanan adreslerdeki sayısal değerlerin ortalamasını bulur. =ORTALAMA(seçim) ile çağırılır. Minimum formülü, tanımlanan adreslerdeki sayısal değerlerin en küçüğünü bulurken Maksimum formülü bu değerlerin en büyüğünü bulur. Sırasıyla =MĠN(seçim) ve =MAK(seçim) ile çağırılırlar. • • Yukarıda seçim ile gösterilen yerleri doldurmak için hücreler araya istenildiği kadar virgül koyularak teker teker yazılabileceği (=TOPLA(A2,B2,C2,D2)) gibi (ilk_hücre_adı:son_hücre_adı) ile bütün bir sıranın tamamı da seçilebilir. (=TOPLA(A2:D2))

Bazı Formüller Herhangi bir problemin çözümünde belirli işlerin belirli koşullara bağlı olarak yerine getirilmesi gerekiyorsa EĞER fonksiyonu kullanılır. • Biraz önceki örnekte A3 hücresine =EĞER(A2>$F$6; "Büyüktür"; "Küçüktür") komutunu yazıp bunu R3 hücresine kadar kopyaladığımızda sonuç olarak bize bir üstündeki hücredeki sayının F6 hücresinde hesaplanmış olan ortalamadan büyük ve küçük olduğunu yazdırır. EĞERSAY fonksiyonu ise verilen aralıktaki değerlerin kaç tanesinin verilen ölçüte uyduğunu gösterir. • Yine yukarıdaki örnekte F10 hücresine =EĞERSAY(A3:R3;"Büyüktür") ve F12 hücresine =EĞERSAY(A3:R3;"Küçüktür") komutları yazılmış, sonuç olarak sırasıyla 10 ve 8 değerleri bulunmuştur.

Bazı Formüller Birkaç hücredeki değeri bir metin olarak elde etmek istiyorsak eğer, kullanmamız gereken formül BĠRLEŞTĠR formülüdür. Yukarıdaki örnekte I11 ve J11 hücreleri birleştirilmiş ve oluşan bu yeni hücrenin içeriğine =BĠRLEŞTĠR(C5;" = ";C6) komutu yazılmıştır. Sonuç olarak ise C5 hücresindeki “Toplam” değeri, komutta eklenen “ = “ değeri ve C6 hücresindeki “1043” değerinin birleşimi olan “Toplam = 1043” metni, IJ11 hücresinin değeri olarak yazdırılmıştır.

Formüllerde Ġşlem Sırası Bir formülde birden fazla işlem işareti varsa, Excel işlemleri, şu sırayla yapar: İşaret Anlamı Öncelik Sırası ( ) Parantez Ġçleri 1 ^ Üs 2 * Çarpma 3 / Bölme + Toplama 4 – Çıkarma & Ġki metin dizesini artarda bağlama 5 = Eşittir 6 < Küçüktür > Büyüktür <= Eşit veya küçüktür >= Eşit veya büyüktür <> Eşit değildir

Daha Karmaşık Formüller Daha karmaşık formüller yazacaksak eğer, formülün yazılacağı hücreyi seçtikten sonra Fonksiyon Ekle tuşuna basmamız, Açılan menüden kullanmak istediğimiz fonksiyonu seçmemiz, Ġşlenecek değerleri girmemiz gerekmektedir. Ġşlenecek değer olarak düğmesine hücre başvurusu yapılacaksa hemen yan taraftaki tıklayarak çalışma sayfasından kullanacağımız hücreleri seçmeli ve sonrasında düğmesine tıklayarak seçim işlemini bitirmeliyiz. Ġşlenecek değerler girildiğinde ise ENTER tuşuna basılmalıdır. Artık seçilen hücrede girmiş olduğumuz formülün sonucunu görebiliriz.

Ara, Bul ve Değiştir Çalışma sayfamız içerisinde bir öğeyi arayıp bulmak ve/veya değiştirmek için yukarıda kırmızı kutu içerisine alınmış olan Bul & Seç (Find & Select) düğmesine tıklanır. Bu düğmeye tıklandığında önümüze yandaki gibi bir menü gelir. Bu menüde: • Bul (Find):Aranılacak ifadeyi girmemiz için yeni bir pencere açar. Değiştir (Replace): Aranılacak ifadeyi ve değiştirilecek ifadeyi girmemiz için yeni bir pencere açar. Git (Go To): Gidilmesi istenen hücrenin adresini girmek üzere yeni bir pencere açar. Özel Git (Go To Special): Git düğmesinin belli kriterler altında çalışmasını sağlar, daha ayrıntılıdır. •

Ara, Bul ve Değiştir Bul düğmesine tıklandığında yukarıdaki gibi bir pencere açılır. Bu pencerede Aranan kısmına aranacak ifade girilir. Eğer Sonrakini Bul tıklanırsa, ifade çalışma sayfasında varsa bir sonraki bulunduğu hücre seçilir. Eğer Tümünü Bul tıklanırsa, şekilde görüldüğü gibi ifadenin bulunduğu bütün hücrelerin adresleri alt alta yazdırılır.

Ara, Bul ve Değiştir Değiştir düğmesine tıklandığında yandaki pencere açılır. gibi bir Bu pencerede Aranan kısmına aranacak ifade, Yeni değer kısmına ise bulunan ifadenin değiştirileceği değer girilir. Burada Sonrakini Bul ve Tümünü Bul düğmeleri, Bul düğmesindeki gibi çalışırlar. Eğer Değiştir düğmesi tıklanırsa, ifade çalışma sayfasında varsa bir sonraki bulunduğu hücrenin içeriği değiştirilir. Eğer Tümünü Değiştir düğmesi tıklanırsa çalışma sayfasında bulunan bütün değerler yeni değer ile değiştirilir ve aşağıdaki gibi bir uyarı penceresi gösterir.

Grafikler Grafik eklemek için, grafiğinin çizilmesini istediğimiz verileri seçtikten sonra Ekle sekmesinin içinden Grafikler kısmına bakarız. Burada herhangi bir grafik hızlıca seçilebileceği gibi Grafik Oluştur düğmesine de tıklanabilir. Grafik oluştur düğmesine basıldığında karşımıza pencere şekildeki gibi bir çıkar. Bu pencerede de görüldüğü gibi Sütun, Çizgi, Pasta, Çubuk, Alan, Dağıtım, vb.. grafiklerden istenilen grafik seçilebilir.

Grafikler Şimdi bir örnek grafik oluşturalım: Görüldüğü gibi ilk önce grafiği çizilecek verileri seçtikten sonra Ekle sekmesine ve orada da Sütun düğmesine tıklıyoruz. Sütun düğmesinde istediğimiz bir sütun grafiğini seçip tıkladığımızda grafiğimiz aşağıdaki gibi oluşuyor.

Grafikler Oluşturduğumuz grafiğin özelliklerini değiştirme şansına da sahibiz. Bunun için grafiğin üzerine tıkladığımızda yukarıda beliren “Grafik Araçları” ana sekmesinin altında bulunan Tasarım, Düzen ve Biçim sekmelerinden yararlanabilirsiniz. Tasarım sekmesinde grafiğin nasıl gözükeceğini (renk, şekil, vs..), Düzen sekmesinde grafik içi bilgilerin nasıl olacağını (grafik başlığı, eksen başlıkları, vs..), Biçim sekmesinde ise grafikteki grafikteki elemanların stillerinin ayarlanmasını (çizgilerin, yazıların renginin ayarlanması gibi) özellikleri değiştirebilirsiniz.

Veri Alma ve Aktarma

Excel’de Dışarıdan Veri Alma Bazen Excel’e kendi verilerimizi girmek yerine varolan başka kaynaklardan veri almayı tercih ederiz. Bu durumda yapılması gereken adımlar; “Veri””Dış Veri Al” Temel olarak; Access’den, Web’den, Metinden veriler alınabilir.

Access’den Veri Alma

Access’den Veri Alma Öncelikle verileri almak istediğiniz Access dosyasını yanda görüldüğü gibi seçiniz.

Access’den Veri Alma Bu kutucukta Access içindeki tüm tablolar görüntülenir. Buradan eklemek istediğiniz tabloyu seçiniz.

Access’den Veri Alma Burada seçilmesi gereken 3 şey vardır: Verileri ne olarak eklemek istediğiniz; tablo, özet tablo raporu, özet grafik ve özet tablo raporu. Biz buradan tabloyu seçelim. Verileri nereye koymak istediğiniz; Var olan çalışma sayfası, yeni çalışma sayfası. Biz burada var olan çalışma sayfasını seçelim. Eğer verileri koymak istediğiniz yeri var olan çalışma sayfası olarak seçerseniz nereye koymak istediğinizi belirtmeniz gerekir. Burada yapmanız gereken şey tablonun başlangıç kutucuğunu işaretlemeniz. Biz burada A1 kutucuğunu işaretleyelim.

Access’den Veri Alma

Metinden Veri Alma •Excel’e metinden veri almak için yapılması gereken öncelikli şey: “Veri” “Dış Veri Al”  Metinden •Daha sonra verileri almak istediğiniz metin dosyasını bulmanız gerekir.

Metinden Veri Alma Veri önizleme alanı dinamik bir alandır. Bir önceki adımda seçtiğimiz dosya burada gösterilir. Bundan sonraki adımlarda yapılacaklara bu dosyanın yapısına göre karar verilmelidir. Bu adımda yapılması gerekenler; Dosya türünü seçmek. Sınırlandırılmış: Dosya içindeki her bir satır bazı özel karakterlerle ayrılmıştır. Örnek; virgül, sekme gibi. Sabit genişlikli: Dosya içindeki her bir satırı oluşturan alanlar sabit genişliktedir. Bizim burada dosya yapımızın gereği sınırlandırılmışı seçmemiz gerekir. Çünkü her satır içerisindeki her alan virgülle ayrılmıştır. Eğer dosya içerisindeki her bir satırı almak yerine belli bir satırdan başlamak isterseniz o zaman veri alma başlangıç satırını arttırmalısınız. Biz burada 1. satırdan itibaren hepsini almak istediğimizden dolayı burada bir değişiklik yapmıyoruz. Son olarak İleri yi tıklatınız.

Metinden Veri Alma Bir önceki ekranda sınırlandırılmışı seçtiyseniz 2. adım bu şekilde karşınıza çıkar. Burada ayırıcı seçmelisiniz.Varsayılan olarak seçilen ayırıcı sekmedir.

Metinden Veri Alma Bizim örneğimizde kullanılan ayırıcı virgül olduğu için sekme yerine virgülü işaretliyoruz. Virgülü seçtikten sonra alanlar ayrılmış olarak veri önizleme alanında görüntülenir. İleri yi tıklatıyoruz.

Metinden Veri Alma •Burada sütun veri biçimi seçilir. Eğer bir veri alanınız belli bir biçim içeriyorsa mesela tarih gibi o zaman önce sütunu seçip daha sonra sütun için seçtiğiniz veri biçimini işaretlemelisiniz. Bizim örneğimizde böyle bir alan olmadığı için Son u tıklatarak metin alma sihirbazından çıkıyoruz.

Metinden Veri Alma Burada veriyi eklemek istediğiniz yeri seçmelisiniz. Seçenekler; • Varolan çalışma sayfası • Yeni çalışma sayfası Daha sonra sayfa içerisinde eklemek istediğiniz yeri tıklatarak verinin başlangıç noktasını işaretlemelisiniz. Burada önemli olan “Seçtiğiniz yerde veri için gerekli yer var mı?” sorusudur. Biz burada A1 kutucuğunu işaretleyerek Tamam ı tıklatıyoruz.

Metinden Veri Alma

Excel’de Veriyi Dışa Aktarma Bir tabloyu dışa aktarmak için izlenmesi gereken adımlar: Ofis butonundan “Farklı Kaydet” seçip orada “Kayıt Türü” olarak seçmek istediğiniz dosya türünü işaretlemelisiniz. Birden fazla sayfayı dışa aktarmak isterseniz o zaman adımlar her biri için tekrarlanır.

Yazdırma Ġşlemleri

Yazdırma Ġşlemleri 1 3 2 Excel’de bir çalışma kitabını yazdırmak için; Office düğmesine tıklayın, Yazdır sekmesinin üzerine gelin, Yazdır düğmesine tıklayın.

Yazdırma Ġşlemleri Çalışma sayfası aynen göründüğü gibi yazdırılır. Bu nedenle eğer sayfada bir hata, örneğin verilerde bir bozukluk, varsa bu sayfa hatalı şekilde yazdırılır. Bunu önlemek için sayfa yazdırılmadan önce düzgün bir formata getirilmelidir.

Yazdırma Ġşlemleri Örneğin bu tabloyu yazdırırsanız, en sağdaki sütunun #### olarak çıkacağını görürsünüz.

Yazdırma Ġşlemleri Bunu düzeltmek için F sütunundan hemen sonra gelen çizgiye çift tıklayıp sütundaki yazıların tamamının gözükmesini sağlayabilirsiniz.

Önizleme 1 3 2 Excel’de bir çalışma kitabını yazdırmadan önce önizlemek için; Office düğmesine tıklayın, Yazdır sekmesinin üzerine gelin, Baskı Önizleme düğmesine tıklayın.

Önizleme Önizleme ekranında bulunan butonlar şunlardır: Yazdır: Bu ekranda yazdırma işlemini sağlar. Sayfa Yapısı: Sayfa, kenar boşlukları, altbilgi/üstbilgi ve çalışma sayfası ile ilgili ayarların yapılmasını sağlar. “Sayfa ” sekmesinden yazdırılacak sayfanın yatay mı dikey mi basılacağı seçilebilir. “Kenar Boşlukları” sekmesinden sayfanın üst, alt, sol ve sağında ne kadar boşluk bırakılacağı seçilebilir. “Üstbilgi/Altbilgi” sekmesinde sayfa için yazdırılacak altbilgi ve üstbilgi seçilebilir. “Çalışma Sayfası” sekmesinden yazdırılacak sayfanın görünümüyle ilgili ayarlar yapılabilir. Yakınlaştır: Sayfanın görünümünü büyütüp küçültmeye yarar. Önceki Sayfa-Sonraki Sayfa: Yazdırılacak sayfanın birden çok olduğu durumlarda sayfalar arasında gezinmeyi sağlar. Kenar Boşluklarını Göster: Sayfanın alt/üst, sağ/solundaki boşlukları gösterir. Bu sekme sayesinde sütunlar arasındaki boşluklar ayarlanarak sütunların sayfanın tümüne yayılması sağlanabilir. Baskı Önizlemeyi Kapat: Önizleme ekranını kapatır.

Önizleme

Sayfa Yapısı Sayfa Yapısı alt menüleri; Kenar Boşlukları: Sayfanın her bir tarafındaki boşlukların uzunluğunu belirler. Yönlendirme:Yazdırılacak sayfanın yatay mı dikey mi yazdırılacağını belirler. Boyut:Yazdırılacak sayfanın boyutlarını belirler. Yazdırma Alanı: Bir sayfa üzerinde bir bölge seçerek sadece bu bölgeyi yazdırmamızı sağlar. Kesmeler: Sayfa sonunu işaretler. Arka Plan: Sayfa için bir arka plan seçmemizi sağlar. Başlıkları Yazdır: Başlıkları yazdırmamızı sağlar.

Sayfa Yapısı Kenar boşlukları, sayfa yazdırılırken kenarlarda ne kadar boşluk olması istendiğini belirtir. •Kenar boşlukları butonunun yanındaki oka basıldığında bazı standart boşluk ayarları görülür. Bu ayarlar istenilen boşluk ayarlarına uyuyorsa üzerine gelerek seçilebilir. Eğer uymazsa bu durumda “Özel Kenar Boşlukları” tuşuyla yeni boşluk ayarları yapılır.

Sayfa Yapısı • Yönlendirme, sayfanın yatay mı dikey mi yazılacağını gösterir.

Sayfa Yapısı Boyut, yazdırılacak sayfanın (kağıdın) boyutlarını belirler. Bildiğimiz ve günlük hayatta kullandığımız kağıdın boyutu A4 tür.

Sayfa Yapısı • Yazdırma alanı, bütün veriler içerisinde yazdırmak istediğimiz verileri seçmemizi sağlar. Örneğin yukarıdaki tabloda sadece 2., 3. ve 4. satırları yazdırmak istersek yazdırma alanını belirle dedikten sonra bu satırları seçmemiz gerekmektedir.

Sayfa Yapısı • Yazdırma alanı olarak seçtiğimiz bölgeyi yazdırmadan önce “Önizleme” ekranıyla inceleyebiliriz.

Sayfa Yapısı Kesmeler, birinci sayfanın biteceği ve ikince sayfanın başlayacağı yeri göstermektedir. Bir sayfa sonu eklemek istediğimizde, diğer sayfanın başlangıcının neresi olmasını istiyorsak o hücreyi işaretlemeliyiz. Daha sonra “Sekmeler” e gidip “Sayfa Sonu Ekle” yi tıklamalıyız. Böylece sayfamız iki ayrı sayfa haline dönüştü.

Sayfa Yapısı Sayfa sonu eklendiğinde ilk sayfanın bittiği, ikinci sayfanın başladığı yerler kesikli çizgilerle gösterilmektedir.

Sayfa Yapısı Excelde verilerimizi yazdırırken sayfalarımıza üst ve alt bilgiler ekleyebiliriz. Bunun için sayfa düzeni görünümündeyken “Üstbilgi eklemek için tıklatın” yazısı tıklanır. Bu yazı tıklandığında üstbilgi için ayrılmış üç alan görünür. Bunlar sol, orta ve sağ alanlardır. Bu alanların her birine farklı bilgiler girilebilir: sayfa numarası, tarih, saat, sayfa adı vb. gibi.

Sayfa Yapısı Örneğin; Sol alana tarih, Orta alana sayfa adı, eklediğimizde üstbilgimiz yukarıdaki gibi görünür. Sağ alana sayfa numarası

Sayfa Yapısı Üstbilgi girildikten sonra yukarıda görülen “Altbilgiye git” tuşuyla alt bilgiye gidebilirsiniz. Altbilgi de üstbilgi gibi üç kısımdan oluşur.

Sayfa Yapısı Ortadaki bilgi alanına bir isim girersek şöyle yukarıdaki gibi bir görünüm elde ederiz.

Veri Doğrulama

Veri Doğrulama Excel’de veriler üzerinde çalıştığımızdan dolayı bazen verilerin doğruluğunu denetlemek isteriz. Bunun için; Doğrulanacak alan seçilir. Sonra “Veri” sekmesinden “Veri Doğrulama” düğmesi tıklanır.

Veri Doğrulama • Veri doğrulama yapmak için ilk önce ayarların yapılması gerekir. Bunun için veri alanını ne ise ona uygun doğrulama ölçütünü seçilmelidir. Yukarıdaki örnekte tarihlerin yazılı olan bir sütun seçildiğinden doğrulama ölçütü olarak “tarih” seçildi. Daha sonra da bir tarih aralığı girilerek seçilmiş olan tarihlerin bu aralıkta olup olmadığı incelendi.

Veri Doğrulama Geçersiz olan hücrelerin belirtilmesi için “Girdi Ġletisi” sekmesinde yer alan “Hücre seçildikten sonra girdi iletisini göster” alanı işaretli olmalıdır.

Veri Doğrulama Geçersiz veri girişi bulunduğunda gösterilen mesaj “Hata Uyarısı” sekmesinde belirlenir. Bunun için; Öncelikle bir mesaj stili seçilir. (Dur, Uyarı, Bilgi) Daha sonra hata mesajı için bir başlık girilir. Son olarak da hata mesajının içeriği yazılır ve “Tamam” tıklanır.

Veri Doğrulama Hatalı görülen bir hücrenin yanındaki oka tıklanırsa yukarıdaki soldaki menü karşımıza çıkar. Bu menüde “Tür Bilgilerini Görüntüle” tıklanırsa bu verinin niye hatalı olduğu bilgisi sunulur.

Veri Doğrulama Geçersiz olan bir alanı doğrulamak için yeni bir veri girildiğinde yeni girilen veri de hatalıysa, daha önce belirlediğimiz hata mesajı ekranda belirir.

Pivot Tablo

Pivot Tablo Pivot tablolar Excel’in en gelişmiş özelliklerinden biridir. Verileri analiz etmek için kullanılır. Pivot tablo oluşturmak için seçili bir tablo üzerinde “Ekle” den “Özet Tablo” seçilmeli.

Pivot Tablo Bu aşamada yapılması gerekenler; Öncelikle tablonun yeri seçilmeli. Daha sonra pivot tablonun nereye ekleneceği belirtilmeli (Varsayılan olarak “Yeni Çalışma Sayfası” işaretlenmiştir) ve “Tamam” tıklanmalı.

Pivot Tablo Boş bir özet tablosu yukarıdaki gibidir. Özet tablosunu oluşturmak için yanda “Rapora eklenecek alanları seçin” listesinin altında bulunan sütunlar seçilerek tabloya eklenmelidir.

Pivot Tablo “item type” alanı işaretlenerek tabloya eklendiğinde yukarıdaki gibi bir görüntü elde ederiz.

Pivot Tablo Buna ek olarak “item category” alanını ekleyelim. Bunu eklediğimizde analiz yapmak yukarıda görüldüğü gibi zorlaştı.

Pivot Tablo Bunu engellemek için bu alanı satır olarak değil sütun olarak eklemeliyiz. “item category” seçeneğini “Satır Etiketleri” alanından tutarak“Sütun Etiketleri” alanına sürükleyelim. Tablonun yeni hali yukarıda görüldüğü gibi olmalıdır.

Pivot Tablo Bu tabloya “current cost” alanını da eklenirse bilgiler otomatik olarak doğru bir şekilde doldurulur.

Makrolar Makrolar, Visual Basic kullanarak oluşturulur. Bunun için Geliştirici (Developer) sekmesinin açık olması gerekmektedir. Bu sekmeyi açmak için sol üst köşede bulunan Microsoft Office düğmesine ve sonra da Excel Seçenekleri düğmesine tıklanır. Burada kırmızı kutu ile gösterilen yerde bulunan “Şeritte Geliştiriciyi Göster” (Show Developer tab in the Ribbon) kutusu işaretlenmeli.

Makrolar Artık yeni bir sekmemiz açılmış oldu. Makrolarımızı çalıştırabilmek için hemen bu sekmede görülen Makro Güvenliği (Macro Security) düğmesine tıklanmalı ve açılan pencerede “Bütün Makroları çalıştır” (Enable all macros) seçeneğini seçmelisiniz. Yalnız tehlikeli kodlardan korunmak için işiniz bittiğinde bu kısmı eski haline getirmeniz tavsiye edilir.

Makrolar Şimdi makromuzu yazmak üzere Geliştirici sekmesindeki Visual Basic düğmesine tıklayabiliriz. Bu düğmeye tıkladığımızda açılan pencerede EkleModül (Insert  Module) e tıklandığında önümüze makromuzu yazmak için bir pencere açılır. Artık buraya istediğimiz kodu yazabilir ve sonrasında F5 e basarak çalıştırabiliriz. Buradaki işimiz bittiğinde ise “Dosya  Kapat ve Microsoft Excel’e Dön” (File  Close and Return to Microsoft Excel) e tıklayarak kaldığımız yere geri dönebiliriz.

Temel Makro Bilgisi Makro, genel görevleri otomatikleştirmek için kullanılan eylem kümeleridir. Excel’de veriler üzerinde çalışırken bazen aynı işlerle karşılaşırız. Bu durumda makrolar bize yardımcı olur. Örneğin, bir satış tablosunda satışların ortalamasını almak. Bir işi yinelemeli olarak yaparken de makrolar bize yardımcı olur. Örneğin; Bir grafik çizmek ve bunu yazıcıya yollamak gibi. Makrolar iki şekilde oluşturulur: Excel içinde kayıt ederek, Visual Basic editörü ile program yazarak.

Temel Makro Bilgisi Makroları çalıştırabilmek için Microsoft Office butonundan Excel Seçeneklerini seçiniz. Karşınıza yandaki ekran gelir. Burada “Şeritte geliştirici sekmesini göster” işaret kutucuğunu işaretleyerek “Tamam” butonuna basınız.

Temel Macro Bilgisi Geliştirici menüsü temel olarak 3 alt menüden oluşur. Bunlar: •Kod •Denetimler •XML

Makro Kaydetme Kod sekmesi altında bulunan “Makro Kaydet” butonunu tıklayınız. Çıkan ekranda; •Makronuz için bir isim veriniz. •Bir kısayol oluşturunuz. •Makronun çalıştırılma yerini seçiniz. •Makronuz için bir açıklama yazınız.

•Bunun için makroya isim, kısayol, yer ve açıklama yazıyoruz. Makro Kaydetme •Her sayfanın başına başlık eklememizi sağlayan bir makro kaydedelim. •Bunun için makroya isim, kısayol, yer ve açıklama yazıyoruz. •Daha sonra “Tamam” butonuna basıyoruz. •Böylece makronun süreci kaydedilme başlamış oldu.

Makro Kaydetme •Yandaki şekilde gibi çalışıyor görüldüğü makro görünüyor. •Makro her yanda çalıştığında görüldüğü gibi bir başlık ekleyecek .

Makro Çalıştırma Makroyu çalıştırırken; •Sheet2 üzerinde A1 üstünde makromuzun kısayolu olan CTRL+b ye basalım. •Makro çalışarak yanda görüldüğü gibi başlığı eklemiştir.

Makro Silme Makro silmek için; •Kod sekmesinden “Makrolar” ı seçiniz. •Çıkan ekranda kaydedilen tüm makroları göreceksiniz. •Silmek istediğiniz makroyu seçip yandaki “Sil” butonunu tıklayınız. •Çıkan uyarı mesajını “Evet” olarak yanıtlayınız. •Böylece oluşturmuş olduğunuz makro silinmiş olur.