2016-2017 ERASMUS+ BAHAR DÖNEMİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ TOPLANTISI Genel Bilgilendirme 23.11.2016 Okt. Zehra Şahin Bektaş

Toplantı Programı Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Genel Bilgilendirme Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Belgeleri Erasmus Kulübü Tanıtım (ESN Tanıtımı) Soru ve Cevaplar

Ofis Şeması Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN Uzm. Şener KARAOSMANOĞLU Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ Portekiz, Macaristan, İtalya, İspanya, Estonya, Hırvatistan, Norveç, Bulgaristan, Finlandiya, Hollanda Polonya, Avusturya, Danimarka, İsveç, Slovakya, Yunanistan, İrlanda, İngiltere, İzlanda, Lüksemburg Çek Cumhuriyeti, Almanya, Litvanya, Romanya, Letonya, Fransa, Lihtenştayn, Makedonya, Belçika, Slovenya Doç.Dr. Nedim ALEV Erasmus Kurum Koordinatörü Bölüm Erasmus Koordinatörleri Ders Seçimi-Ders Eşleştirme-Not Dönüştürme

Temel Bilgiler Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi(L/YL/D) için ayrı ayrı geçerli olmak üzere aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ila 12 ay arasında bir süre olabilir. Faaliyetin 1 Haziran 2016 – 31 Mayıs 2018 tarihleri arasında gerçekleşmesi zorunludur. Erasmus öğrenci faaliyetinden faydalanan bir öğrenci ayrıca Staj programından faydalanabilir.

Süreç Feragat ve becayiş dilekçelerinin değerlendirilmesi ve nihai sonuçların açıklanması Nomination Process – Öğrenci isimlerinin karşı kurumlara e-posta ile bildirilmesi ve aynı e-postaların öğrencilere bilgi olarak iletilmesi İlk Başvuru Evraklarının ofise teslim edilmesi

Hatırlatma! Yurtdışındaki kurum, kapasite nedenleri veya farklı nedenlerden dolayı hatta hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Yerleşmiş olduğu anlaşmalı üniversiteden kabul mektubu(letter of acceptance) alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Dış İlişkiler Ofisi sadece ön yerleştirme yapar ve karşı kurumun kabul etmediği öğrenciler için başka bir kuruma yerleştirme yapma zorunluluğu yoktur. Bir öğrencinin asil ya da yedek olarak listelerde yer alması programdan kesin olarak faydalanma hakkı kazandığı anlamına gelmemektedir.

Önemli!!! Öğrenci yerleştiği kurumun son başvuru tarihi geçmeden başvuru yapmak zorundadır. Karşı kurumun son başvuru tarihini kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Anlaşmalı üniversitelerin son başvuru tarihlerinde değişiklik yapma hakları vardır. Öğrencinin her başvuru döneminde yerleştiği kurumun internet sayfasından bakarak veya doğrudan karşı kurumla irtibata geçerek güncel son başvuru tarihini öğrenmesi kendi yükümlülüğüdür. Erasmus+ Ofisi internet sayfasında yayınlanan ikili anlaşmalar tablosunda yer alan son başvuru tarihlerini kontrol ettikten sonra başvuru yapmak öğrencinin diğer bir yükümlülüğüdür. Başvuru formunu doldururken her bir öğrenci güncel ve sürekli kullandığı e-posta adresini sisteme girmekle yükümlüdür. Bu aşamadan sonra mücbir sebep dışında bir sebepten dolayı vazgeçen öğrencilerin önümüzdeki başvuru döneminde başvuru yapması durumunda Erasmus nihai notundan 10 puan düşülecektir.

Erasmusla İlgili Anahtar Sözcükler Home Institution veya Sending Institution (Öğrencinin kendi kurumu yani KTÜ) Receiving Institution veya Host Institution (Öğrencinin misafir olacağı yurtdışındaki kurum) Institutional Coordinator ( Kurum koordinatörü, KTÜ’de Doç.Dr. Nedim ALEV) Departmental Coordinator (Bölüm Koordinatörü)

Erasmusla İlgili Anahtar Sözcükler ECTS – European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) Academic Recognition (Akademik Tanınma – Yurtdışında alınan derslerin öğrencinin kendi üniversitesindeki derslerine eşdeğer sayılması) Incoming Student (Yurtdışından Gelen Öğrenci) Exchange Student (Değişim Öğrencisi) International Office, Erasmus Office, IRO….vb (Uluslar arası Ofis veya Erasmus Ofisi)

Maddi Katkı

Maddi Katkı Tek dönemlik öğrencilere 4 ay üzerinden, çift dönemlik öğrencilere 8 ay üzerinden hibe verilecektir. (4x 400=1600Euro toplam hibe olur) Yurt dışına çıkmadan önce toplam hibenin %80i öğrenciye ödenir. (tüm belgelerin teslim edilmesi şart) Yurt dışından döndükten sonra toplam hibenin kalan %20si ödenir. (derslerin en az 3te 2sinden (30da 20kredi) başarılı olunması ve dönüş evraklarının eksiksiz teslimi şart) Öğrencinin planlanan süreden daha kısa kalması durumunda veya başarısız olması durumunda hibe miktarında kesinti olabilir. Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmeyen, sınavlarına girmeyen ve/veya öğrenci olarak sorumluluklarını yerine getirmeyen öğrencilerin % 20’si kesinlikle ödenmez. OLS sınavını gidiş öncesinde ve dönüşte almayan ve katılım anketini (rapor) doldurmayan öğrencilere %20si ödenmez. Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin (katılım sertifikası ve TOR) teslim edilmemesi durumunda hareketlilik geçersiz sayılır, ödenen tüm hibe geri istenir.

Belgeleri Hazırladıktan Sonraki Süreç Davet yazısı geldikten sonra pasaport işlemlerine başlayabilirsiniz Pasaport – 25 yaş altı öğrenciler, öğrenci belgesiyle alabilir Tek dönem gidecek olanlar 1 yıllık harçsız pasaport başvurusu yapar. Yurt dışındaki bazı kurumlar başvuru aşamasında pasaport numarası talep edebilirler! Bazıları TC kimlik numarasını da kabul edebiliyor. Sigorta- Sağlık ve Seyahat Sigortası AT 11 belgesi (Almanya ve Çek Cumhuriyeti) AT / 11 belgesi, SSK’lı olan herkesin SGK genel Müdürlüğü, Yurt Dışı İşlemleri Bürosundan alabileceği bir belgedir. Bu belge, bireylerin Türkiye ile Sosyal Güvenlik Anlaşması olan ülkelerde eğitim / staj için bulundukları süre içerisinde Türkiye’deki Sağlık güvencelerinin devamlılığını ifade eder ve sağlık ile ilgili hizmetlerden o ülkelerin sağlık politikaları kapsamında yararlanabilmelerini sağlar (diş muayenesi hariç).

Vize Başvurusu KTÜ veya Erasmus Ofisi öğrenciler adına vize başvurusu yapmaz. Vize başvurusu şahsen yapılır. Öğrenciler bireysel olarak ilgili ülkenin online vize başvuru sayfasını ziyaret ederek, konsolosluklarla irtibata geçerek ya da aracı firmalar vasıtasıyla vize başvurusunda bulunurlar. Ülkeden ülkeye vize çıkma süreleri değişiklik göstermektedir. Vize koşullarını çok iyi araştırmanız gerekmektedir. Masraflar (vize ücreti v.s) öğrenciye aittir. Çek Cumhuriyeti, Avusturya ve Danimarka için erken başvuru !!! Seyahat ve Sağlık Sigortası sunulması şart! Hesapta para gösterilmesi talep edilebilir Almanya ve İtalya için İDATA Trabzon Şubesi Polonya için VFS Global Trabzon Şubesi

Çevrimiçi Dil Desteği -(OLS) - (Online Language Support) Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır. Öğrencilere bu destek 12 dilde sunulmaktadır: Çekçe, Danca, Yunanca, İngilizce, Fransızca, Almanca, İtalyanca, İspanyolca, Hollandaca, Lehçe, Portekizce, İsveççe Zorunlu Sınavlar Öğrenim ve staj hakkı kazanan öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere online dil desteği sistemi üzerinden faaliyetin gerçekleştiği dilde sınav olurlar. Sınav sonuçları, öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Öğrenci hibe sözleşmesini ve diğer bütün belgelerini ofise teslim ettikten sonra, zorunlu sınavını gerçekleştirmelidir, aksi takdirde hibesini alamaz.

Çevrimiçi Dil Desteği -(OLS) - (Online Language Support) OLS nasıl işler? E-posta adresinize ‘OLS sistemi’ üzerinden bir mail gelecek Gelen maildeki bağlantıdan giriş yaparak dil sınavını olacaksınız. Erasmus Ofisi kendi OLS giriş sayfasından öğrencinin sınava girip girmediğini görebiliyor. Dil sınavını takiben aldığınız sonuca göre bir e-posta daha alacaksınız. Bu e- postada ise dil kursuna katılım için bağlantı bulunmaktadır. İsteğe Bağlı Dil Kursları Sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler. Dil seviyesi B2 altında çıkanlara otomatik dil kursu atanıyor. (Dileyen öğrenci kursu iptal edebilir) Dil kurs süreleri 2-6 ay arasındadır. Sınava girilen dil ile kurs alınan dil aynı olmalıdır.

Konaklama Dış İlişkiler Ofisi, Erasmus+ Programı ile yurtdışına çıkacak olan öğrencilere konaklama imkanı sunmaz veya konaklama için yer bulmaz. Konaklama imkanı öğrencinin yurtdışında yerleşmiş olduğu üniversite tarafından sunulur. Anlaşmalı üniversite kendi yurtlarında, özel yurtlarda veya misafirhanelerde öğrencilere konaklama imkanı sunabilir ancak anlaşmalı üniversite Erasmus+ öğrencilerine konaklama imkanı sunmak ile yükümlü değildir. Öğrenci kendisine konaklama imkanı sunulamazsa kendi imkanları ile ev kiralamak zorunda kalabilir. Konaklama bedeli öğrenci tarafından karşılanır. Konaklama için öğrenciye ayrı bir ödeme yapılmaz. Karma yurtlar olabilir.

EK BİLGİLER Harç ücreti ödemekle yükümlü öğrenciler harçlarını KTÜ’ye ödeyeceklerdir. Ancak ders seçimi yapmayacaklardır. Misafir olunan kurumda eğitim-öğretim ücreti ödenmez. Almakta olduğunuz burslarınızı almaya devam edeceksiniz. Pasaport, vize, ulaşım ve yurt dışında barınma masrafları tamamen öğrencinin kendisine aittir. Yurt dışında alınan eğitim KTÜ’de denk sayılır.

Hangi Durumlarda Hibe Kesintisi Uygulanır ? Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, normal şartlarda öğrenime devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan(şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmaz.

Hangi Durumlarda Hibe Kesintisi Uygulanır ? Başarısız öğrencilerin hibesinde kesinti yapılır. Karşı kurumda alınan kredi sayısının üçte ikisinden az kredi geçmiş öğrencilerin %20 hibeleri ödenmez. Zorunlu OLS sınavını gidiş öncesinde ve dönüşte almayan öğrenciler %20 hibe ödemelerini alamazlar. Öğrencinin döndükten sonra teslim etmesi gereken belgeleri teslim etmemesi durumunda öğrenciye ödenen tüm hibe geri alınır.

Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi Öğrencinin mücbir sebeplerle(zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, öğrenci fazla miktarı iade eder. Öğrencinin erken dönüş sebebinin, mücbir sebep olduğunu belgelemesi gerekir.

Son Tavsiyeler İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. Üniversitelerin son başvuru tarihlerini sakın kaçırmayın! Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz. Sabırlı olun. (aynı e-mailin birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi) Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın! Web sayfamızı etkin kullanınız. Çoğu sorunuzun cevabı orada. E-mail adreslerinizi mutlaka sık sık kontrol ediniz.

Öğrenci Danışma Saatleri 14.00 – 16.00

İyi Bir Erasmus Süreci Geçirmeniz Dileğiyle DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ http://ofinaf.ktu.edu.tr/