KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 2017-2018 AKADEMİK YILI ERASMUS+ ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ ORYANTASYON PROGRAMINA HOŞGELDİNİZ

08 Haziran 2017 Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN - Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ 2017-2018 AKADEMİK YILI ERASMUS+ ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ Giden Öğrenci Oryantasyonu 08 Haziran 2017 Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN - Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ

2017-18 Giden Öğrenci Oryantasyon Programı 13:15 Dış İlişkiler Kurum Koordinatörü Doç. Dr. Nedim ALEV- Açılış Konuşması 13:30 Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Hikmet ÖKSÜZ- Yurtdışında karşılaşabileceğiniz soru ve sorunlar 13:45 Doç. Dr. Mustafa Naci KAYAOĞLU- Etkili İletişim ve Yabancı Dil Geliştirme Yöntemleri 14:00 Erasmus Uzmanları Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN ve Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ – Erasmus Süreci 15:30 ESN Trabzon – Daha önceden giden öğrenci sunumu 16:00 Soru/Cevap/Kapanış 18:30 Kampüsten Sahil Tesislerine Transfer

Süreç Başvuru belgelerinin gideceğiniz üniversiteye son başvuru tarihinden önce gönderilmesi (taranmış şekilde veya posta yoluyla) Konaklamanın Ayarlanması (konaklama sağlayan üniversitelere konaklama formu gönderilmesi) Yurt dışına gönderilen belgelerin imzalanmış olarak geri gelmesi (KTU Erasmus ofisi tarafından, Hibe Sözleşmesi hariç, taranmış kopyalar kabul edilmektedir.) Pasaport Başvurusu Karşı üniversiteden davet yazılarının/kabul mektuplarının (letter of acceptance) gelmesi Vize için için başvuru

Vize Başvurusu Ofisin sayfasından temin edebileceğiniz ilgili Konsolosluklara Yazı (orijinal, kurum mührü ile)(İngilizce/Almanca ) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından İngilizce öğrenci belgesi Konaklama belgesi Learning agreement veya hibe sözleşmesi isteyen konsolosluklar var Bazı konsolosluklar sadece ıslak imzalı davet yazılarını kabul ediyor Vize başvurusu yapmadan, orada kalacağınız süreyi kapsayan gideceğiniz ülkede geçerli bir sağlık sigortası yaptırmanız gerekiyor. Sigorta türünün ayakta ve yatarak tedaviyi karşılayan, eğitim amaçlı/öğrenci seyahat ve sağlık sigortası olması gerekiyor. AT /11 belgesi: SSK’lı olan herkesin SGK genel Müdürlüğü, Yurt Dışı İşlemleri Bürosundan alabileceği bir belgedir. Sağlık ile ilgili hizmetlerden İLGİLİ ülkelerin sağlık politikaları kapsamında yararlanabilmelerini sağlar (diş muayenesi hariç(Almanya,Çek Cumhuriyeti, Romanya) Aylık belli miktar prim ödeyerek gideceğiniz ülkenin sağlık hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.

Vize Başvurusu Vize işlemleri için konsolosluk hesabınızda bir miktar para göstermenizi isteyebilir! ( Erasmus burs belgesi dışında) Çek Cumhuriyeti, Avusturya, Portekiz için erken başvuru! Detaylı bilgi ve gerekli belgeler için konsolosluklarla irtibata geçilmeli! Vize başvurusu için online randevu alınması gerekiyorsa, konsolosluklarla irtibata geçilerek alınmalı! İDATA Şubesi Trabzon Valiliği karşısı İtalya-Almanya VFS Global Trabzon Sanayi ve Ticaret Odası – Polonya

Hibe Sözleşmeleri UA tarafından üniversitelere verilecek hibe miktarlarının Haziran sonu- Temmuz ayı gibi duyurulması bekleniyor. Sözleşmeler hazırlanırken 4 AY üzerinden hesaplanan miktarlar dikkate alınmalı! (yine de Ulusal Ajans’ın hibe miktarlarını ilan etmesi beklenmelidir.) Eğer sözleşme hazırlayan varsa şimdilik geçersizdir. Hibeler ilan edildikten sonraki bir tarihte hazırlanmalıdır. 4 ay üzerinden düşünülen toplam hibenin %80i ilk ödeme olarak yapılacaktır. Kalan ödeme (%20) döndükten sonra yapılır.

Hibe Sözleşmeleri Sözleşmeler mutlaka ıslak imzalı olmalı, postayla gönderilmeli! Ziraat Bankası Euro hesabı açtırılmalı! Herhangi bir şube olabilir ancak hesap mutlaka öğrencinin kendi adına olmalı! Hibenin siz yurt dışına çıktıktan sonra yatması durumunda, Euro hesabı için bankamatik kartı verilmemesinden dolayı, Öğrenci velisiyle ortak hesap açabilir, velisine noter onaylı vekalet verebilir veya internet bankacılığı kullanarak hibesine ulaşabilir. Hibelerin üniversitelerin hesaplarına Ekim ayı sonunda geçmesi öngörülüyor.

Yurt Dışına Çıkmadan Ofise Teslim Edilmesi Gereken Belgeler 1-     Application Form (Üzerinde karşı kurumun imza yeri varsa yurt dışından imzalanıp geldikten sonra teslim edilmelidir.) 2-     Learning Agreement (Üzerinde karşı kurumun imza yeri varsa yurt dışından imzalanıp geldikten sonra teslim edilmelidir.) 3-     Ders Tanınma Belgesi (Bölüm ve Dekanlık tarafından onaylandıktan sonra teslim edilmelidir.) 4-     Transcript of Records ( Bölüm Koordinatörü tarafından imzalı ve Öğrenci İşleri Daire Başkanı tarafından ise  imzalı ve mühürlü olarak teslim edilmelidir.) 5-     Davet Yazısı veya Kabul Mektubu veya Letter of Acceptance/ Confirmation(taranmış hali yeterlidir.) 6-     Öğrenci Sözleşmesi ( Islak imzalı hali ofisimize teslim edilmelidir.) 7-     Vize Fotokopisi 8- Seyahat ve Sağlık Sigortası 9- OLS Sınavı

Belge Teslimi Erasmus hibesini alabilmek için belgelerinizin 15 Eylül 2017 tarihine kadar ofise elden veya postayla eksiksiz olarak gönderilmesi gerekir. Belgelerini tamamlamayan öğrencilere hibe ödemesi yapılmaz!!! Belgeler bir defada teslim edilecektir, tek tek belge teslimi yapılmayacaktır! Belgeler ya elden ya da posta yoluyla teslim edilecektir. E-mail yoluyla değil!!! Belgelerle ilgili her sorumluluk öğrenciye aittir, takibini yapmak zorundadır.

Ek Bilgiler Hatırlatmalar Harç ödemekle yükümlü öğrenciler harçlarını ödeyerek yurt dışına çıkmalıdır. Ancak öğrenciler ders seçimi yapmayacaktır. Almakta olduğunuz burslarınızı/katkı kredilerinizi almaya devam edeceksiniz. Hatırlatmalar Harçsız pasaport için ilgili yazılar Emniyete değil Öğrenci İşlerine !!! Konsolosluğa iletilecek burs yazısı imzasız olmaz!!! Learning Agreement karşı kurumdan da mutlaka imzalı olmalı!!! Eksik 1 belgeniz/imzanız olsa bile ödeme alamazsınız!!!

YURTDIŞINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KONULAR

Ders Değişikliği Yurtdışında ders değiştirmek zorunda kalırsanız hazırlanması gereken iki belge var; Changes to the original learning agreement Yeni ders tanınma belgesi

Ders Değişikliği Öğrencilere e-posta ile ve internet sayfasından duyuru yapılarak iki belgenin gönderilmesi için son tarih verilir. Ders değişikliği yapmadan önce mutlaka KTÜ’deki bölüm Erasmus+ koordinatörünüzden onay almanız gerekir. Aksi takdirde yaptığınız değişikler kabul edilmeyebilir. Çıkacak dersler deleted component olarak işaretlenir. Yeni eklenecek dersler added component olarak işaretlenir. 30 ve 60 ECTS kuralı yine geçerli.

Ders Değişikliği Yeni ders tanınma belgesine çıkarmadığınız ve yeni eklediğiniz dersleri yazmanız gerekiyor. Çıkardığınız dersler belgede yer almamalı. Belgeyi önce Erasmus+ Ofisi’ne göndermeniz gerekiyor. İncelenen belgeler imzalanmak üzere KTÜ’deki bölümünüze gönderilecek. Bölümden geri geldiği zaman ofiste imzalanıp sizlere ve karşı kuruma geri gönderilecek. Belgeleri taranmış olarak göndermeniz yeterli.

Learning Agreement During the Mobility Table A

Learning Agreement During the Mobility Table B

Faaliyete Ara Verilmesi Yurtdışında tatil olan zamanlarda Türkiye’ye veya başka bir ülkeye gidilmesi mümkündür ancak yurtdışında asgari süreden (3ay) daha az kalınmaması gerekir. Bu sürelerden kısa kalan tüm öğrencilerin Erasmus+ faaliyeti geçersiz sayılır ve ödenen hibenin tamamı geri alınır. Resmi tatil zamanları dışında, normal şartlarda öğrenime devam edilmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda öğrencinin kaldığı gün kadar hibesinde kesinti olur. Bu konudaki kontrol öğrenci pasaportu üzerinden yapılır.

Faaliyete Ara Verilmesi Mucbir(zorunlu) sebepler istisnadır. Hastalık, gidilen ülkede grev olması ve doğal afet gibi durumlar mucbir sebep olarak sayılabilir. Mucbir sebep konusunda nihai kararı Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu verir. Öğrencinin durumu mucbir sebep olarak kabul edilirse asgari süreden kısa olan faaliyetler de geçerli sayılabilir. Mucbir sebeplerin öğrenci tarafından belgelendirilmesi zorunludur.

Derslere Devamsızlık Erasmus+ öğrencilerinin derslere girmedikleri ve öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları görevleri yapmadıkları anlaşılırsa yurtdışından döndükten sonra ödenen hibenin tamamı geri alınır. Derslere girmemekle derslerden kalmak birbirinden farklı olarak değerlendirilir.

Tavsiyeler Pick-Up Service: Yurtdışındaki bazı üniversiteler gelecek olan öğrenciler için karşılama hizmeti sunabiliyor. Gitmeden sormanızda fayda var. ESN şubeleri var mı? Kontrol ediniz. Oryantasyon Programları veya Haftaları: Yurtdışındaki pek çok üniversite öğrencilerin uyum sürecini kolaylaştırmak için oryantasyon programı veya haftası düzenliyor. Mutlaka katılın. E-Posta ile Yapılan Duyurular: Yurtdışında bulunduğunuz süre içerisinde e-postalarınızı sık sık kontrol edin. Önemli duyuruları e-posta yoluyla yapmaktayız.

Tavsiyeler E-posta ile Yapılan Yazışmalar: Ofise e-posta gönderirken mutlaka hangi ülkede Erasmus+ programıyla bulunduğunuzu ve adınızı soyadınızı yazın. Acelesi Olan Durumlar: Acil olduğunu düşündüğünüz sorularınız için ofisle telefonla irtibata geçmenizi tavsiye ediyoruz. E- postalara dönüş yapmamız bazen uzun sürebilir.

Online Dil Desteği (OLS) Online Dil Desteği(Online Linguistic Support-OLS) ile Avrupa Komisyonu Erasmus+ öğrencilerine dil desteği sağlar. Öğrenim Hareketliliği için seçilmiş öğrenciler OLS sistemi üzerinden sınav olurlar. 18 dilde: Çekçe, Danca, Yunanca, İngilizce, Fransızca, Almanca, İtalyanca, İspanyolca, Hollandaca, Lehçe, Portekizce, İsveççe,Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça Sınavlara katılım zorunludur ve ilk sınava girmeyen öğrencilere %80 hibe ödenmez. Faaliyet süresince çevrimiçi dil kursları online olarak düzenlenir. Kurs öncesinde ve yurtdışından döndükten sonra olmak üzere online olarak iki farklı sınav düzenlenir.

Online Dil Desteği (OLS) Yurtdışından döndükten sonra ikinci sınava girmeyen öğrencilere de geriye kalan hibeleri ödenmez. Sınavın amacı sadece seviye tespitidir. Sınavdan alınan sonuç Erasmus+ programından faydalanmanıza engel olmayacaktır. Ofisimiz sizlere kurslara girmeniz için lisans dağıtacaktır ancak lisans sayıları sınırlı olabilir. İlk sınav sonucunda seviyesi B2’den düşük olan öğrencilere otomatik dil kursu tanımlanıyor.

Online Dil Desteği (OLS)

ERASMUS SONRASI- DÖNÜŞ

DÖNÜŞTE OFİSE TESLİM EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR Karşı üniversiteden alınacak orijinal 2 evrak: Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) Transcript of Records Kalınan Derslerin Teyit Belgesi (eğer kalınan ders varsa) Nihai Ders Sayıştırma ve Not Dönüşüm Belgesi Nihai Transkript (Öğrenci İşleri Daire Bşk.dan) Pasaport Giriş-Çıkış sayfası Nihai Rapor (online)

Erasmus süreci sonunda aşağıdaki belgeler birbiri ile uyumlu olmalı: Learning Agreement Ders Tanınma Belgesi Misafir olunan kurumdan alınan Transkript Nihai Ders Sayıştırma ve Not Dönüşüm Belgesi Değişim sonunda denklik yapıldıktan sonra KTÜ’den alınan nihai transkript

DİKKAT !!! Gidip geldikten sonra nihai hibeniz yeniden hesaplanacak Katılım sertifikası 4 ayı aşan süreler için değerlendirme yapılabilir!! (bütçeye bağlı) Döndükten sonra 1 ay içerisinde belgelerin tamamlanması ve ofise teslim edilmesi Kalan ödemenin alınması

Ders Dönüşüm İşlemlerinde Karşılaşılabilecek Sorunlar: Notu olmayan ders alınması halinde dönüşte denklikte sorun yaşanabilir. Dikkat edilmeli. passed=CC R =? (Çek Cumhuriyeti) Karşı kurumdan alınan Transkriptin ECTS harf sistemine göre değerlendirilmiş olması gerekir. (A,B,C,D,E) yoksa talep edilmeli Denklik yapıldıktan sonra öğrencinin yurtdışında almış olduğu dersler orijinal isimleri ile KTÜ’deki transkriptinde yer alır.

Kalan Ödemeyi Alamama Durumu: Derslerin tümünden kalınması halinde Derslerin en fazla 3te 2sinden kalınması halinde (30da 20ECTS, 60da 40ECTS geçmeniz gerek) Derslere devam etmediğinizin bildirilmesi durumunda ödenen tüm hibenin iadesi zorunludur.

YENİDEN ERASMUS ÖĞRENCİSİ OLMA DURUMU Her bir öğrenim düzeyinde (Lisans /Yüksek Lisans / Doktora) Erasmus öğrencisi olabilirsiniz. Her birinde toplamda 12 aya kadar!!! (staj+öğrenim) Aynı öğrenim düzeyinde başvurulması durumunda Erasmus puanından -10 puan kesinti

Dönüş İşlemlerini Tamamlamamanız Durumunda: Kalan hibeniz ödenmeyebilir. Üniversiteden çıkış belgeniz onaylanmaz.

YOU WILL NOT BE THE SAME AFTER ERASMUS  TEŞEKKÜRLER

ESN TRABZON

SORU – CEVAP