BAP KOORDİNASYON BİRİMİ PROJE BAŞVURU SÜRECİ BİLGİLENDİRME Özlem TEKİN

BAŞVURU SÜRECİ  Proje başvurusu yapmak için, proje yürütücülerinin ve proje ekibinde yer alan üniversitemiz mensuplarının, İstanbul Medeniyet Üniversitesi Akademik Bilgi Sistemindeki (AVES) bilgilerini güncellemiş olmaları şarttır. Proje ekibinde yer alan tüm araştırmacıların, Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Uygulama Yönergesini dikkatle okumuş olmaları beklenir. Proje başvurusu, http://apsis.medeniyet.edu.tr/ internet bağlantısı üzerinden kullanımda olan Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (BAPSİS) üzerinden gerçekleştirilir. Üniversitemiz mensubu araştırmacıların kullanıcı adı ve şifre bilgisi AVES için kullanılan bilgilerle aynıdır. (BAPSİS sistemde medeniyet.edu.tr uzantısını kullanmak gerekmemektedir.)

AVES kullanıcı adı ve şifresi BAPSİS sisteme giriş için de geçelidir. PROJE BAŞVURU SÜRECİ AVES kullanıcı adı ve şifresi BAPSİS sisteme giriş için de geçelidir.

Yeni proje başvurusu yapmak için, menüden Yeni Başvuru seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir. Sonrasında gelen ekran; proje başvuruları ile ilgili genel bilgiler içermektedir. Başvuru işlemine başlamadan önce bu bilgilerin okunması tavsiye edilir.

Eklemek istenilen araştırmacıya ait bilgilere Arama butonu kullanılarak ulaşılmaktadır.

Projede yer alan araştırmacıların çalışma alan ve oranlarının belirlenmesi gerekir.

Sistemde Çalışma Takvimi örneği bulunmaktadır.

Bütçeye hizmet veya demirbaş kalemleri eklendiğinde o kaleme ait teknik şartnamenin de dosya olarak eklenmesi gerekir. KDV Oranının doğru belirtilmesi satın alma aşamasında sıkıntı yaşamamak adına önemlidir.

Bütçeye yolluk yevmiye kalemi eklendiğinde, dosya eklentilerine kabul davet yazısının da eklenmesi gerekir.

Bu aşamadan sonra sisteme dosya eklentilerinin eklenmesi gerekmektedir. Proje başvurusunda proje için gereken dosyaların sisteme yüklenmesi gerekir. İşlemlere başlamadan önce açıklamaların okumanızı tavsiye edilir. Başvuru formu, teknik şartname, proforma fatura vs. gibi proje çeşidine göre yüklenmesi zorunlu olan dosyalar tek tek ve doğru olarak sisteme yüklenir.

Tüm ek dosyalar bu kısımdan BAPSİS sisteme yüklenir.

Proje Başvuru formunun BAPSİS sisteme yüklenilen bilgilerle bire bir aynı olması gerekir. Özet ve anahtar kelimeler, amaç gerekçe, konu ve kapsam, literatür özeti, özgün değeri, yaygın etki/katma değer, yöntem, kurumun araştırma olanakları, proje ölçütleri ve varsa projeyi destekleyen diğer kuruluşlar usulüne uygun ve eksiksiz doldurulmalıdır. Teknik şartname usulüne uygun doldurulmalı, proforma fatura BAP Koordinasyon Birimi adına; imzalı ve kaşeli olarak düzenlenmiş olarak eklenmelidir.

Proje Başvuru formunun BAPSİS sisteme yüklenilen bilgilerle birebir aynı olması gerekir. Ayrıca Bütçe Kalem Gerekçesinin, projenin teknik incelemeden geri dönmemesi için mutlaka yazılması gerekmektedir. Bütçe Kalemleri Gerekçesi: Talep edilen parasal desteğin her bir kalemi için ayrıntılı gerekçe verilmelidir. Benzer nitelikte olan düşük bedelli kimyasal veya kırtasiye gibi sarf malzemeler için ortak kullanım amacına sahip olanlar gruplanarak ortak gerekçelendirilebilir.

PROJE DOSYASINA EKLENECEK EVRAKIN İÇERİĞİ 1-Projenizle ilgili olarak BAPSİS sitemden girdiğiniz bilgiler ile Proje başvuru formun girdiğiniz bilgiler; projenin adı, süresi, katılımcıları arasında farklılık olmamalıdır. 2-Eğer projenize etik kurul raporu gerekiyorsa bunun süresinin Tıp ve Sağlık Bölümü projeleri için 2 yılı geçmemiş olması ve imzalı olması gerekmektedir. 3-Bütçe kalemi demirbaş veya hizmet ise bunun için sizin için uygun olan demirbaşa/hizmete ait teknik özellikleri içeren bir teknik şartname hazırlamalısınız. 4-Sisteme girdiğiniz proforma fatura İstanbul Medeniyet Üniversitesi BAP Koordinasyon Birimi adına düzenlenmiş, imzalı ve kaşeli olmalıdır. 5-Proje başvuru formunda bütçe kalemlerinin alınma gerekçesinin açıklanması gerekmektedir. 6-Proje talep kalemlerinde marka kesinlikler belirtilemez.

Artık proje başvurusu tamamlanmış durumda olup; bundan sonraki aşamalar için BAPSİS Sistem tarafından medeniyet uzantılı mail adresinize gönderilecek mesajlar ile yönlendirme ve bilgilendirme yapılır.

KABUL RED İPTAL VEYA RED İADE PROJE AKIŞ DİYAGRAMLARI PROJENİN BAPSİS PROGRAMI ARACILIĞI İLE BAP BİRİMİNE SUNULMASI     İADE BAP KOORDİNASYON BİRİMİNCE TEKNİK İNCELEME YAPILMASI   PROJENİN DÜZELTMELER İÇİN GERİ GÖNDERİLMESİ   BAP KOORDİNATÖRÜ VE HAKEM DEĞERLENDİRMESİ   BAP KOMİSYONU TARAFINDADEĞERLENDİRİLİMESİ KABUL BAP KOMİSYONU TARAFINDAN PROJENİN KABULÜ VEYA REDDİ   RED   PROJE SÖZLEŞMESİNİN İMZALANMASI PROJENİN BAŞLATILMASI PROJENİN REDDEDİLMESİ VE GEREKÇENİN BİLDİRİLMESİ     PROJE SÖZLEŞMESİNİN İMZALANMASI PROJENİN BAŞLATILMASI   İPTAL VEYA RED BAP KOMİSYONU TARAFINDAN PROJENİN DEVAMI VEYA İPTALİ PROJENİN İPTALİNİN YÜRÜTÜCÜYE BİLDİRİLMESİ VE YÖNERGE HÜKÜMLERİNİN UYGULANMASI  

DEVAM PROJENİN SONUÇLANDIRILMASI PROJE KESİN RAPORUNUN BAP KOMİSYONUNA SUNULMASI BAP KOMİSYONU TARAFINDAN DANIŞMANLARDAN GELEN RAPORLARA GÖRE PROJE SONUCUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ PROJENİN ULUSLARARASI DERGİLERDE YAYINLANMASI   PROJENİN SONUÇLANDIRILMASI

PROJE ÖNERİLERİNİN RED/İADE EDİLMESİNDE EN ÇOK KARŞILAŞILAN HUSUSLAR   • Başvuru formunun tam ve eksiksiz doldurulmamış olması, • Çalışmanın amaç, kapsam, yöntem ve başarı ölçütlerinin açıkça ortaya konulmamış olması, • Çalışmanın literatürdeki öneminin açıkça ortaya konulmaması, literatür özetinin ham liste halinde verilmiş olması, • Talep edilen proje bütçesi kalemlerinin gerekçesinin anlaşılır ve şüpheye yer bırakmayacak şekilde ortaya konulamamış olması, • Birimlere alt yapı oluşturmaya yönelik demirbaşların talep edilmiş olması,

PROJESİ KABUL EDİLEN ARAŞTIRMACILARIN İZLEYECEĞİ ADIMLAR Aşağıdaki Belgeler BAP Birimi Proje Bölümüne teslim edilmelidir: a) Sözleşme Dosyası: BAPSİS üzerinden indirilecek ve proje yürütücüsü tarafından ilgili alanları doldurulacaktır. Tez projeleri için sözleşmede yer alan kısım lisansüstü eğitimin yürütüldüğü ilgili enstitü müdürlüğü veya fakülte dekanlığı tarafından da onaylanmış olmalıdır. BAP Projeleri Uygulama Yönergesi: BAP Protokolü Madde 12: Projelerin başlama tarihi olarak projenin imzalandığı tarih kabul edilir. Projelerin onaylanmasından sonra yasal bir mazereti olmaksızın 1 ay içerisinde sözleşme protokolü imzalanmayan projeler iptal edilir. b) Etik Kurul İzin Belgesi: Gerekli olan projeler için belgenin aslının teslim edilmesi zorunludur.   c) Satın Alma Talep Dilekçesi: APSİS üzerinden indirilecek ve BAP Komisyonu tarafından onaylanan bütçe kalemlerine sadık kalarak doldurulup imzalanmış olarak teslim edilecektir. İstenen malzemeler kabul edilen bütçeye göre azaltılabilir, ancak artırılamaz veya değiştirilemez. Tüm bütçe kalemlerinin satın alma işlemlerinin aynı dilekçede talep edilmesi zorunlu değildir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın alma talebinde bulunulması mümkündür.

****Satın Alma Talep Dilekçesi d) Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme yüklenen proforma faturaların asılları BAP Birimine teslim edilmelidir. Belgelerin firma tarafından kaşelenmiş, imzalanmış ve BAP Birimine hitaben düzenlenmiş olması gereklidir.   e) Teknik Şartname Dosyası: Komisyon tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası imzalanarak birime teslim edilmelidir. Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri güncelleyebilirler. f) Diğer Belgeler: Proje başvurusunda sisteme yüklenen ve belirli bir merkezde çalışma yapılabilmesi için alınan kabul veya davet yazılarının; kitap talebinde bulunulan projeler için Üniversitemiz Merkez Kütüphanesinden alınan ve talep edilen kitapların Üniversitemiz envanterinde bulunmadığına dair yazının asılları BAP Birimine teslim edilmelidir. BAP Birimi belgenin aslını onayladıktan ve bir kopyasını aldıktan sonra talep eden araştırmacılara belgenin aslı iade edilebilecektir. ****Satın Alma Talep Dilekçesi Proje yürütücülerinin, otomasyon sistemine kullanıcı adı/şifresi ile giriş yaparak ilgili projelerine ulaşıp, ilgili menüden satın alma talep dilekçesini hazırlamaları ve yazıcı çıktısını imzalayarak birime teslim etmeleri gerekmektedir.

ARA VE SONUÇ RAPORLARI BAP Uygulama Yönergesi Ara Raporlar Madde 13: Proje yürütücüleri, proje kapsamında yapılan çalışmaları ve gelişmeleri içeren ara raporları, sözleşme tarihinden itibaren altı aylık dönemlerde, duyurulacak formata uygun olarak BAP Koordinasyon Birimine sunmakla yükümlüdür. Ara raporlar Komisyon tarafından değerlendirilir ve izlenir. Komisyon gerekli gördüğü hallerde ara raporları hakem incelemesine gönderebilir.

SONUÇLANAN VE KAPANAN PROJE KAVRAMLARI Çalışmaları tamamlanarak, sonuç raporu BAP Komisyonu tarafından başarılı bulunan projeler SONUÇLANAN PROJE olarak nitelendirilir. Yönerge gereğince, Araştırma ve Tez Projeleri kapsamında, proje çalışmasının sonuçlanmasından itibaren 2 yıl içerisinde yayın şartlarının yerine getirilmesi zorunludur. Yayın şartlarını sağlayan proje yürütücülerinin, BAP Birimine başvurarak projelerinin kapatılmasını talep etmeleri gerekmektedir. Komisyon tarafından yapılan değerlendirme neticesinde yayın şartlarının sağlandığına karar verilen projeler ise KAPATILAN PROJE olarak nitelendirilmektedir. Yasal süreleri içerisinde kapatılma kararı alınmayan proje ekibine, şart sağlanıncaya kadar proje desteği sağlanmamaktadır. Sonuç Rapor Madde 14: Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen 1 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen formata uygun olarak hazırlanmış Proje Sonuç Raporunu, tez projesi yürütücüsü ise tezin elektronik ortamdaki nüshasını proje süreçleri yönetim sistemi aracılığı ile BAP Koordinasyon Birimine sunar. Ayrıca, var ise proje kapsamında gerçekleştirilmiş yayınlar da rapora eklenir. Tez projeleri için, proje yürütücüleri tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitüden alınmış bir belgeyi de birime teslim etmek zorundadır. Süresi geçen Ara/Sonuç Raporu bulunan projelerin yürütücü ve araştırmacılarına ait tüm işlemler sistem tarafından bloke edilir.