Şubat 2007
Erasmus Öğrenci Staj Hareketliliği Süreci
1. Aşama: İletişim -Bölüm Erasmus Temsilcisi ve Staj Danışman: Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -UO Erasmus Uzmanı: Erasmus evrak sürecinde danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite/Kurum: Staj programı yürütmesi. -Bölüm Erasmus Temsilcisi ve Staj Danışman: Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -UO Erasmus Uzmanı: Erasmus evrak sürecinde danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite/Kurum: Staj programı yürütmesi.
2. Aşama: Davet/Kabul Mektubu veya Başvuru -Anlaşma kurum (üniversite) öğrencin başvuru formu postalanır. Postalama sürecinin ardından karşı üniversiteden davet/kabul mektubu beklenir. -Davet mektubunun takibini öğrenci yapar. -Anlaşma kurum (üniversite) öğrencin başvuru formu postalanır. Postalama sürecinin ardından karşı üniversiteden davet/kabul mektubu beklenir. -Davet mektubunun takibini öğrenci yapar.
3. Aşama: Pasaport -Davet mektubunun gelmesinin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, UO web sayfasından temin edebileceği dilekçeyi doldurarak UO’ya teslim eder. -Bu dilekçenin karşılığında UO’dan alacağı resmi yazıyla önce Rektörlük’e (Öğr.İşl.Dai.Bşk.) daha sonra Emniyet Genel Müdürlüğü’ne giderek gerekli işlemleri yürütür. -Davet mektubunun gelmesinin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, UO web sayfasından temin edebileceği dilekçeyi doldurarak UO’ya teslim eder. -Bu dilekçenin karşılığında UO’dan alacağı resmi yazıyla önce Rektörlük’e (Öğr.İşl.Dai.Bşk.) daha sonra Emniyet Genel Müdürlüğü’ne giderek gerekli işlemleri yürütür.
4. Aşama: Vize -Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili konsolosluk ile temasa geçip, gerekli evrakları öğrenir. -Vizeye başvurmadan önce UO’dan “Confirmation Letter” adı altında verilen bir teyit belgesi alır. -Vizeye kendisi başvurur ve bu süreç öğrencinin kendi sorumluluğundadır. -Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili konsolosluk ile temasa geçip, gerekli evrakları öğrenir. -Vizeye başvurmadan önce UO’dan “Confirmation Letter” adı altında verilen bir teyit belgesi alır. -Vizeye kendisi başvurur ve bu süreç öğrencinin kendi sorumluluğundadır.
5. Aşama: Evrak -Application Form: Misafir olunacak üniversiteye gönderilecek öğrenci staj başvuru formudur. -Training Agreement and Quality Commitment/ Taslak Programı: Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı eğitim/ pratik tecrübe, staj programı, görev ve değlendirme planı içeren belgedir. 5. Aşama: Evrak -Application Form: Misafir olunacak üniversiteye gönderilecek öğrenci staj başvuru formudur. -Training Agreement and Quality Commitment/ Taslak Programı: Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı eğitim/ pratik tecrübe, staj programı, görev ve değlendirme planı içeren belgedir.
-Akademik Tanınma Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı staj karşılık misafir olacağı kurumda alacağı staj denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. -İngilizce Transkript -Akademik Tanınma Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı staj karşılık misafir olacağı kurumda alacağı staj denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. -İngilizce Transkript
6.Aşama: Posta - Başvuru formu ve Training Agreement UO tarafından karşı kuruma postalanır.
7.Aşama: Hibe Ödemesi (İlk Taksit %80) - Öğrenci vizeyi aldıktan sonra, kendi adına Euro hesabı açar. Açılacak hesabın Halk Bankası veya Zıraat Bankası olması durumunda banka SWIFT masrafı almamaktadır. Diğer bankalardan hesap açtıranların bu durumu kabullendiğini ifade eden bir formu imzalı olarak UO’e teslim etmelidir. - Öğrenci vizeyi aldıktan sonra, kendi adına Euro hesabı açar. Açılacak hesabın Halk Bankası veya Zıraat Bankası olması durumunda banka SWIFT masrafı almamaktadır. Diğer bankalardan hesap açtıranların bu durumu kabullendiğini ifade eden bir formu imzalı olarak UO’e teslim etmelidir.
- Hibe ödemesi için gerekli formları UO’ya teslim eder: * Öğrenci Bilgi Formu * Hibe Sözleşmesi * Pasaport ve Vize fotokopisi * Bölüm izin dilekçesi -Bu belgelerin tesliminin ardından, öğrencinin alması planlanan toplam hibenin %80’i ilk ödeme olarak öğrencinin bildirdiği Euro hesabına Ulusal Ajanstan hibe ödemesi ERÜ UO hesabına yatırılmasına müteakiben 45 gün içerisinde yatırılır. - Hibe ödemesi için gerekli formları UO’ya teslim eder: * Öğrenci Bilgi Formu * Hibe Sözleşmesi * Pasaport ve Vize fotokopisi * Bölüm izin dilekçesi -Bu belgelerin tesliminin ardından, öğrencinin alması planlanan toplam hibenin %80’i ilk ödeme olarak öğrencinin bildirdiği Euro hesabına Ulusal Ajanstan hibe ödemesi ERÜ UO hesabına yatırılmasına müteakiben 45 gün içerisinde yatırılır.
8. Aşama: Dönüş -Öğrenciler dönmeden önce ilgili UO Erasmus uzmanları tarafından dönüş belgeleri hakkında bilgilendirilirler. Dönüş esnasında getirilecek evrakların takibi ve sorumluluğu öğrenciye aittir. -Öğrenciler dönmeden önce ilgili UO Erasmus uzmanları tarafından dönüş belgeleri hakkında bilgilendirilirler. Dönüş esnasında getirilecek evrakların takibi ve sorumluluğu öğrenciye aittir.
-Erasmus faaliyetinin tamamlanmasının ardından, UO tarafından istenen belgeleri teslim ederler ve geri kalan %20 hibelerini alırlar. Staj devamını sağlayamayan öğrenciye yapılan hibe ödemesi geri alınacaktır. -Erasmus faaliyetinin tamamlanmasının ardından, UO tarafından istenen belgeleri teslim ederler ve geri kalan %20 hibelerini alırlar. Staj devamını sağlayamayan öğrenciye yapılan hibe ödemesi geri alınacaktır.
Bilgi için: Doç. Dr. Levent ÖNAL Erasmus Kurum Koordinatörü Uzm. Nurdan YILDIZ Donna Sue ÖZCAN Erasmus Uzmanı U.O. Genel Sekreter