Temel Bilgi Teknolojileri 2 Access 2013 Formlar ve Raporlar Temel Bilgi Teknolojileri 2

Formlar Veritabanındaki tablolara "veri sayfası görünümü" üzerinden kayıt eklemek yerine, belirli bir biçimde yerleştirilen metin kutularına veri girişi yapılarak kayıt eklenmesi daha anlaşılır olabilmektedir. Günlük hayatımızda hem kağıt üzerinden hem de internet ortamından veri girişi yaparken kullandığımız birçok form ile karşılaşırız. Aşağıdaki gibi bir forma girilen veriler, aslında veritabanında ilgili tablo için yeni bir kayıt oluşturacaktır:

Form Oluşturma OLUŞTUR sekmesinin Formlar grubunda yer alan seçenekleri kullanarak basit veya karmaşık düzende formlar oluşturmak mümkündür. Gerekli tabloların, sorguların ve ilgili seçeneklerin seçilmesi ile form oluştulur (Sorgu Sihirbazına benzer kullanımdadır). Bir tablo yada sorgu seçildikten sonra bu simgeye tıklanarak hazır bir form oluşturulabilir. Boş bir formu tasarım görünümünde açar Boş bir formu düzen görünümünde açar

2 Örneğimizde, Öğrenciler tablosu seçildikten sonra Form tıklanarak bu tabloya veri girişi için kullanılabilecek yeni bir form oluşturulmuştur. İlk etapta üzerindeki metin kutusu ve etiket gibi denetimlerin yerlerini ve büyüklüklerini değiştirebileceğimiz Düzen görünümündedir. 1 Seçilen tablonun birincil anahtarının ilişkide olduğu başka bir tablo varsa o tablodaki ilgili kayıtlar da alt kısımda görüntülenir Seçili öğrencinin notları arasında gezinme Burada seçili olan öğrenciye ait Notlar tablosundaki kayıtlar görüntüleniyor (Öğrenciler tablosunda bir kaydın solundaki + simgesine tıklandığı anda açılan oğul kayıtlar gibi). Seçili öğrenciyi değiştirme

Formlarda Görünümler Hem Tasarım hem de Düzen görünümleri formun biçimsel yapısını oluşturmak, değiştirmek ve yeni denetimler ekleyerek zenginleştirmek için kullanılır. Form Görünümü, hazırlanan form üzerinde veri girişi (veya değişikliği) yapılabilen ama şekilsel değişiklik yapılamayan son kullanıcı halidir. Tasarım Görünümü, Düzen görünümüne göre daha ayrıntılı seçenekler içerir, bu nedenle kullanımı yeni başlayanlar için daha zordur. NOT: Tüm Office uygulamalarında olduğu gibi, hangi görünümde olduğumuzu alttaki durum çubuğunun solunda görebilir, sağdaki simgelerden de değiştirebiliriz.

Öğrenciler formunun Düzen yada Tasarım Görünümü ile değiştirilmiş hali: Çoklu Seçim Boş Hücre Metin Kutusu Etiket Alt Form / Alt Rapor Gereğinden fazla genişlikte olan metin kutuları daraltıldı. DÜZENLE sekmesi Satırlar ve Sütunlar grubunda yer alan "Sağına Ekle" kullanılarak yeni sütunlar oluşturuldu. Soyadı ve Doğum Yeri etiketleri ve metin kutuları yeni sütunlara taşındı.

Form Tasarımı, Boş Form ve Form Sihirbazı OLUŞTUR sekmesinin Formlar grubunda yer alan Form Tasarımı veya Boş Form seçenekleri ile sıfırdan form tasarlamak ta mümkündür. Fakat sıfırdan işe başlamak daha zahmetli olduğu için Form seçeneği ile bir başlangıç formu oluşturmak ve değiştirmek istediğimiz yerleri sonradan Tasarım veya Düzen görünümünde değiştirmek, yada biraz sonra bahsedeceğimiz Form Sihirbazı seçeneği formlar ile çalışmaya daha kolay bir başlangıç sunmaktadır.

Form Sihirbazı ile Form Oluşturma Dersler tablosundan Hocası alanı dışındaki tüm alanları, Hocalar tablosundan da HocaNo alanı dışındaki tüm alanları seçerek İleri ile devam edelim.

göre Dersler seçeneği seçili iken İleri ile devam edelim.

Sütunlu seçeneği seçili iken İleri ile devam edelim. Sekmeli Veri sayfası Dayalı

Bu adımda Formun ismini değiştirebilir ve istersek Tasarım görünümünde açabiliriz. Şimdilik sadece Son seçelim. Görüldüğü gibi sihirbaz kullandığımızda bütün denetimler çoklu seçim içinde yer almamış ve her metin kutusu aynı büyüklükte yaratılmamıştır. Eğer Hocalar tablosundan bu alanları seçmeyip Dersler tablosundan Hocası alanını seçseydik, bu kısımda Hocası etiketi ve yanında 1, 2, 3, … gibi bir hoca numarası görüntülenirdi.

göre Hocalar ve Alt formları olan form seçilseydi

göre Hocalar ve Alt formları olan form seçilseydi Formun ismi Dersler değil Hocalar olurdu ve Hoca bilgileri üstte, o hocanın verdiği dersler altta listelenirdi.

Ünvanı, Adı ve Soyadı alanları yan yana getirilerek Hocası olarak etiket ismi değiştirilebilir: Fakat bu 3 alanın yanında yeni bir kayıt eklenmek isteniyorsa Dersler tablosundaki Hocası alanı da formda yer almalıdır. Eğer bu alan olmazsa, form üzerinden bu alana veri yazılamayacağı için yeni bir kayıt eklenmek istendiğinde aşağıdaki hatayı verir: Yeni bir alan eklemek için TASARIM sekmesi, Araçlar gurubu, Var Olan Alanları Ekle

Forma veri girişi ve kayıtlar arasında gezinme Form üzerindeki metin kutularında bilgi değişikliği yapılıp başka bir kayda geçildiğinde, yapılan değişiklik otomatik olarak kaydedilir (hatırlarsanız tablolar üzerinde yapılan değişiklikler de başka bir kayda geçildiği anda kaydedilmekteydi). Diğer kayıtlara geçmek için alt kısımda yer alan kayıt gezgini kullanılabilir. Ulaşmak istediğimiz kaydın hangi sırada olduğunu biliyorsak bu metin kutusuna yazarak hızlıca ulaşabiliriz İlk Kayıt Önceki Kayıt Sonraki Kayıt Son Kayıt Yeni Kayıt Arama metin kutusuna yazılan formdaki tüm alanlar içinde aranır

Web Tarayıcısı Denetimi Metin Kutusu Komut Düğmesi Köprü Gezinti Denetimi Liste Kutusu Ek Resim Etiket Sekme Denetimi Web Tarayıcısı Denetimi Birleşik Giriş Kutusu Onay Kutusu Alt Form/ Alt Rapor TASARIM sekmesinde yer alan Denetimler grubundaki öğeler kullanılarak bir programlama dili ile geliştirilen formlara yakın yeteneklere sahip formlar da yaratılabilir.

Komut Düğmesi Sihirbazı Forma bir komut düğmesi eklendiğinde beliren sihirbazda, ilgili kategoriden istenilen eylem seçilir Örn: Kayıt İşlemleri kategorisinden Kaydı Sil seçelim:

Komut Düğmesi Sihirbazı Sonraki adımda Düğme üzerinde yazacak olan metin yada görüntülenecek resim seçilir: Bu düğme tıklandığında o anda formda seçili olan kayıt sinilir

Raporlar Eğer veritabanında yer alan verilerden belirli bir düzende yazıcı çıktısı almak gerekli ise OLUŞTUR sekmesindeki Raporlar grubu kullanılır. Bir tablo yada sorgu seçildikten sonra bu simgeye tıklanarak hazır bir rapor oluşturulabilir. Gerekli tabloların, sorguların ve ilgili seçeneklerin seçilmesi ile rapor oluştulur Boş bir raporu tasarım görünümünde açar Boş bir raporu düzen görünümünde açar

Notlar tablosu seçili iken Rapor seçeneği tıklanırsa:

Rapor Sihirbazı Dersler tablosundan Ders Adı alanını, Öğrenciler tablosundan ÖğrenciNo, Adı ve Soyadı alanlarını ve Notlar tablosundan Vize1, Vize2 ve Final alanlarını seçerek İleri ile devam edelim.

göre Dersler seçili iken İleri

Ders Adı grubu yeterli, İleri

ÖğrenciNo alanına göre Artan sırada olsun

Adım Adım seçili iken Son

Blok seçili iken Son

Anahat seçili iken Son

Boş Rapor Boş Rapor seçeneği seçildiğinde, sağ tarafta beliren Alan Listesi içinde istediğimiz tablolardan istediğimiz alanları seçerek rapora ekleyebiliriz. RAPOR DÜZEN ARAÇLARI veya RAPOR TASARIM ARAÇLARI altındaki TASARIM, DÜZENLE, BİÇİM ve SAYFA YAPISI sekmelerini kullanarak rapor üzerinde istediğimiz değişiklikleri yapabiliriz.

Boş Rapor ile oluşturulan örnek rapor

Rapor Tasarımı Rapor Tasarımı seçeneğini kullandığımızda yine Alan Listesinden istediğimiz alanları ekleyebiliriz. Fakat bu defa alanlar alt alta eklenir ve her sayfada sadece 1 kayda ait bilgilerin görüntülendiği (forma yakın bir görünüm) bir rapor oluşturulur.

Rapor Tasarımı ile oluşturulan örnek raporun Rapor Görünümü yanda verilmiştir. Burada görüntülenen 2 farklı kayıt aslında 2 farklı sayfaya bastırılacaktır. Baskı Önizleme görünümü ile her sayfada ne basılacağını tam olarak görebiliriz.

Her sayfada sadece 1 kayda ait bilgilerin bulunması fatura, diploma, transkript gibi basımlarda kullanışlıdır. Örn: yüzlerce farklı öğrencinin bilgilerinin saklı olduğu bir tablodan aşağıdaki gibi bir diplomada … ile gösterilen yerlere denk gelecek şekilde baskı yapmaya ihtiyaç olabilir

Rapora ait tasarım görünümünde soldaki ve üstteki cetvellerin de yardımıyla … ile verilen alanlara denk gelecek şekilde metin kutuları yerleştirilebilir. Baskı Önizleme