E-İhale, Elektronik İhale veya Online İhale sistemi B2B (şirketler arası ticaret) alanında kullanılan bir satınalma yöntemidir. Bir Alıcı şirketin ve ona mal veya hizmet satmak isteyen birden çok şirketin olduğu durumlarda kullanılır. Ulaşılmak istenen hedef, satıcı şirketlerin tekliflerinin değerlemesini en optimum şekilde yapmak, ve en uygun teklifi veren tedarikçileri adil ve şeffaf olarak belirlemektir. Mal veya hizmet satmak isteyen satıcı şirketler tekliflerini elektronik ortamda sunarlar ve eğer alıcı uygun görürse, tekliflerini sürekli olarak revize edebilecekleri “online” bir rekabete girerler.

Basit anlamda bir E-İhale için, Alıcı satın almak istediği ürünün veya hizmetin özelliklerine karar verir ve gerekiyorsa kapsamlı bir şartname hazırlar. Ayrıca E-İhale'ye katılmasını uygun gördüğü tedarikçi firmaları da, E-İhale hizmet sağlayıcısı firma ile beraber veya tek başına belirler. E-İhale hizmet sağlayıcısı firma kendisine ulaştırılan şartname ve tedarikçi bilgileri ile ihaleyi belirlenen şartlarla elektronik ortamda hazırlar. Tedarikçilere E-İhale eğitimleri hizmet sağlayıcısı firma tarafından verilir. Daha sonra ürünün veya hizmetin tedarikçileri, en iyi fiyatı (toplam sahip olma maliyetini) sağlayabilmek için birbirleri ile yarışarak yoğun bir rekabet ortamına girerler. E-İhale platformu genellikle sadece Alıcının davet ettiği ve girmesini uygun gördüğü tedarikçilere açıktır. E- İhale tamamen online ortamda ve gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilir. Katılımcılar Alıcının isteğine bağlı olarak tüm teklifleri, en düşük teklifi, birim fiyatları veya kendi sıralarını görürler. Ancak katılımcı firmaların kimlikleri gizlidir ve birbirlerine gösterilmez. Verilen teklifler Alıcı ve ihaleyi kazanan satıcı firma arasında yapılacak olan gerçek sözleşmeye konu olacak şekilde bağlayıcı niteliktedir

Açık Teklif İhale Usulü: Bu şekilde yapılacak ihalelerde, ihale sahibi teklif veren tüm tedarikçilerin isimlerini ve teklif tutarlarını görebilmektedir. Teklif veren tedarikçiler ise yalnızca birbirlerinin isimlerinin baş harflerini görebilmekle birlikte, teklif tutarlarını açık olarak görebilmektedirler. İhale kapandıktan sonra, teklif sahiplerinin kim oldukları tüm teklif verenler tarafından görülebilmektedir.

Kapalı Teklif İhale Usulü: Bu ihale türünde, ihale sahibi ve teklif verenler ihalenin kapanış saatine kadar teklif tutarlarını göremezler. İhale sahibi teklif veren firmaların isimlerini açık olarak görebilirken, teklif verenler sadece diğer teklif sahiplerinin isimlerinin ilk harflerini görebilmektedirler.

Teklifler, teklif tutarı, teslim süresi mal alımları için garanti süresi kriterleriyle değerlendirilebilmektedir. İhale sahibi bu üç kriterin tamamını seçebileceği gibi istediği ikisini seçebilir. En az iki kriter seçilmesinin sebebi ilk kriterde olası bir eşitlik halinde ikinci kritere göre kazanan teklifin belirlenmesidir. Belirlenen kriterler doğrultusunda, sistem gelen teklifler arasından en uygun teklifi belirleyerek ihale sahibine ve tüm teklif verenlere sonucu bildirir

Kısa Liste İhale Usulü: Kısa liste ihale türünde ihale sahibi aynen kapalı teklif ihalelerde olduğu gibi tedarikçilerden tekliflerin gelmesini talep eder. Gelen tekliflerin, saptanan kritere göre sıralanmasının ardından, ihale ilanında belirtilen sayı kadar teklif ikinci aşamaya geçirilir. Bu aşamada, belirlenen sayının dışında kalan teklif sahipleri ihaleden elenmiş olurlar. Kısa listeye kalan teklif sahipleri ikinci aşamada açık teklif usulüne uygun olarak tekliflerini yenilerler ve bu şekilde ihaleyi kazanan teklif belli olur.

Kamu İhale Kurumu (KİK), Türkiye’de elektronik ihale sisteminin geliştirilmesi, yaygın kullanımının sağlanması ve eksikliklerin giderilmesi hususlarından sorumludur. Daha şeffaf, rekabetçi, hesap verebilir ve sürdürülebilir bir ihale sisteminin geliştirilmesi amacıyla, tarih ve 4734 sayılı “Kamu İhale Kanunu” ile kurumun düzenlemeleri yürürlüğe girmiştir. Ancak elektronik anlamda gelişmeler 2008 yılındaki Kanun değişikliği ile daha fazla önem kazanmıştır.

Elektronik Kamu İhalesi Analizi Güçlü Yönler İş süreçlerinin kısa sürede tamamlanması Daha rekabetçi ve geniş bir Pazar yaratılması Kurumsal Kaynak Planlaması anlayışının yaygınlaşması Fazla sayıda katılımcı sayesinde kar oranlarının düşmesi

Zayıf Yönler Elektronik İhale Sistemine yönelik yeterince mevzuat çalışması olmaması Kamu Kurumlarındaki Personelin Teknik Yetersizliği Tedarik Zinciri Yönetiminin Kamu Kurumlarında yeterince önemsenmemesi Her kurumun kendi bünyesinde farklı çalışmalar gerçekleştiriyor olması Sözleşme Yönetiminin yeterince net bir şekilde yapılmaması

Fırsatlar Kamu yönetiminde yeniden yapılanma çalışmaları sürecinin başlamış olması, Küçük ve Orta Ölçekli Şirketlerin kamu ihalelerine katılımının sağlanması Rekabetin artırılması Şeffaf ve hesap verebilir bir Kamu Mali Yönetiminin oluşturulması

Tehditler Değişime karşın gerek isteklilerin gerekse tedarikçilerin direnç göstermesi Şartnamelerin dijital hale gelmesinin zaman alacağı Standartlara dayalı bir fiyatlandırma ve şartname oluşturma politikasının olmayışı İhtiyaçların belirlenmesinde kurum isteklerinin yeterince net anlaşılamaması Şartname ile ilgili sorulara kısa sürede muhatap bulamama ve cevaplarının tedarikçiler tarafından zamanında oluşturulamaması

GİZEM YILDIZ TUĞBA ARAS