Kültür Bilgi-Günü 2011 Kültür Programı İşbirliği projeleri(Dizinler 1.1& 1.2.1) Mali Konular

Kültür Bilgi-Günü 2011 ‘Tahmini Bütçe Hazırlama’ Tavsiyeler

Kültür Bilgi-Günü 2011 Projenin Mali alanlardaki yönetiminden sorumlu bir kişiye ihtiyacınız var Bu kişi: -Bütçe içerisinde öngörülmeli -Proje aktivitelerini bilmeli -Bütçe formunu ve kendi eklerini hazırlamalı -Her aktiviteden sonra faturaları biriktirmeli -Dikkatli bir şekilde Bütçeyi(değişiklikleri) takip etmeli

Kültür Bilgi-Günü Tahmini bütçe E-form doldurulmadan önce hazır olmalı -İnternetten bütçeniz için doğru formatı indirin -Tüm ilave belgeleri hazırda tutun (onaylanmış hesaplar, dengelenmiş bütçe, işbirliği sözleşmesi…) ve doğru formatları kullanın (meblağlar açık bir şekilde belirtilmiş vekaletnameler) -Tahmini bütçe dengede olmalı Gelirler = Giderler

Kültür Bilgi-Günü Ortaklıkta dikkatli olun= baştan itibaren, eş düzenleyiciler arasında iyi bir iletişim ve bilgi stratejisi belirleyin ve herkesin aynı dilde iletişime girebildiğinden emin olun -Uygulayabileceğiniz zamanlarda, proje ve tahmini bütçeyi ORTAKLARINIZLA birlikte geliştirin, herkesin rolünü ve takip edilecek kuralları açıkça tanımlayın. (mali ve idari) -Tahmini bütçe gerçekçi ve uyumlu olmalıdır ( amaçlar, faaliyetler, süreler, bütçe ve edinimler)

Kültür Bilgi-Günü 2011 BAŞVURUNUN MALİ EKLERİ

Kültür Bilgi-Günü Mali kapasite formu: -Koordinatörler için -Sadece özel kuruluşlar için -Geçmiş finans yılının bilanço ve kar&zarar hesapları temel alınmalıdır ( 18 aydan kısa süre içinde) Ne için? Ön-finansman ödemelerine bağlı mali riskleri sınırlama = banka garantisi talebi ihtimali

Kültür Bilgi-Günü Dış denetim raporu: -Dizin 1.1 için -Sadece özel kuruluşlar için -Koordinatör organizasyonun bilanço ve kar&zarar hesaplarına dairdir -Evraklar bir dış denetçi tarafından onaylanır

Kültür Bilgi-Günü Bütçe formu İşbirliği projeleri=bütçe esaslı finansman Hibeler şunlar esas alınarak hesaplanır: Dengelenmiş bütçe Detaylandırılmış tahmini bütçe Bütçe Avro kuruyla ifade edilmelidir.

Kültür Bilgi-Günü 2011 Tanımlar ve açıklamalar

Kültür Bilgi-Günü Geçerli giderler: Bir giderin geçerli olabilmesi için: -Yararlanıcılardan birisi tarafından yapılan -Projenin geçerli döneminde yapılması (istisnai olarak final raporları ve mali tabloların belgelenmesine ait giderler) -Tahmini bütçe içinde öngörülmüş -Yararlanıcıların muhasebe kayıtlarında olması -Final raporunun teslim edildiği zaman ödenmiş olması -Gerekli, makul ve doğru olması

Kültür Bilgi-Günü Bağlı ortak -Bağlı ortağın finansal olarak projeye katılması zorunlu değildir. ( opsiyonel – Kısım II.3.c Tahmini bütçe) -Bağlı ortaklar tarafından gerçekleşmiş giderler geçerli değildir, Yararlanıcılar(koordinatör-eş düzenleyici) tarafından doğrudan ödenmiş veya geri alınmış olmadığı sürece. -Bağlı ortak vekaletname imzalamaz ama teslimat gününde teminat altına alınmış olan eş finansman miktarının kanıtını başvuru paketiyle birlikte göndermelidir.

Kültür Bilgi-Günü Taşeronluk(1) -Taşeronluk olarak kabul edilen giderler: ‘Yararlanıcılar tarafından doğrudan yürütülmemiş her türlü faaliyet giderleri’ !!!!!!!!!!!!! Giderlerin oluşma şekline göre ‘Bağlı Ortaklar’ taşeron olarak düşünülebilir. -Taşeronluk olarak kabul edilmeyenler: Kamu kuruluşları Sanatçılar, eğitmenler ve konuşmacılar Seyahat ve iaşe giderleri

Kültür Bilgi-Günü Taşeronluk (2) Kısıtlama: Belirli projelerin koordinasyonlarında faaliyetlerin yönetimi, raporların tanzimi, iş-birlikçiler arasındaki ilişkinin idaresi hiçbir koşul altında taşerona verilemez = Geçersiz gideri temsil eder!!!!! İstisna : Uzmanlık gerektiren özel teknik hizmetleri için sadece bölüm 6 dahilinde – Personel ( koordinasyon ve İdare) Kanun, muhasebe, vergi, insan kaynakları alanında….. Avrupa Birliği Hibesinin % 50 en alt değeri kapsamında geçerli bir gider temsil eden giderler Bakınız bölüm II Program Rehberi Bakınız bölüm III.5.2 Program Rehberi

Kültür Bilgi-Günü Taşeronluk (3) Koşullar: Kontrat = avro veya fazlası için = İhale usulü en az 5 teklif İhaleyle ilgili evraklar elde tutulmalı = Final raporuna dahil edilmelidir Sözleşmenin toplam miktarı Avrupa Birliği hibesinin %50’sini aşmamalıdır.

Kültür Bilgi-Günü Ayni katkı: Yararlanıcıların hesaplarında kaydedilmemiş olan giderler Gönüllülük Bağış Bir binanın kirası = Geçersiz gider ( Part I.B.1 tahmini bütçe) Detaylı aktivite kağıdında, bu giderler tahmini geçerli bütçe (sarı sütun) arasına ayrıntılı yazılmamalı, ama aktiviteler (mavi sütun) ve yararlanıcılar(Yeşil sütun) kısmında yazılmalıdır.

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe formu nasıl doldurulur?

Kültür Bilgi-Günü 2011 E-form içerisindeki ‘Part E’ nasıl doldurulur? -İşbirliği sözleşmesinin önemi (tüm işbirliği projeleri için) -Kişisel katkının miktarı = vekaletnamede belirtilen miktar + bütçe

Kültür Bilgi-Günü 2011 E-form içersindeki ‘Part F’ nasıl doldurulur? -Tüm hibe kriterlerinin ve toplam puanın etkisi -hedefe ulaşmak için çok açık bir yöntem kullandığınızı kanıtlamalısınız -Şimdiye kadar açıkladıklarınızla uyumlu biçimde tüm aktivitelerinizi detaylandırınız -Burada sunulan aktiviteler bütçe formundaki aktivitelerle özdeş olmalıdır. Bu iki unsur uzmanlar ve EACEA çalışanları tarafından karşılaştırılacaktır

Kültür Bilgi-Günü 2011 E-form içersindeki ‘Part F’ nasıl doldurulur? Aktivitelerinizi ne kadar detaylandırırsanız, yönteminiz o kadar açık olur!!!

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar Bütçe sizin başvurunuzun içeriğini desteklemeli (Aktivite öngörülmüş ama tahmini bütçede bahsedilmemiş= uzman tarafından düşük puan verilir !!!!!!) Takvim (başvurunun F bölümünde) bütçeyle özdeş olmalı ‘Ayrıntılı aktiviteler’(Mavi sütunlar)

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe formu nasıl doldurulur?

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçe=bir EXCEL çalışma dosyası=3 çalışma sayfası Aktiviteye göre detaylı bütçe Tahmini bütçe Özet Otomatik formüllendirilir

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. -Başvuranlara bütçe hazırlamasında yardım etmesi için formüller üretilmiştir -Her bölümün toplam miktarı ve geçerli olmayan giderler detaylı aktivitelerden ‘tahmini bütçe’ sayfasına transfer edilir. -Tahmini bütçenin gelir bölümü başvuruyla birlikte doldurulmalı.

Kültür Bilgi-Günü 2011 Yeni bütçe 1 ekim 2012 den itibaren Tahmini bütçe ne demektir? Toplam Giderler ( = projenin toplam ve gerçekçi gideri ) 1. Geçerli giderler = part I.A 2. Geçersiz giderler = part I.B Toplam gelir 1.Geçerli toplam giderler üzerinden hesaplanmış AB Hibesi 2.Tüm giderleri karşılayan gelirler

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçenin geçerli giderleri 1.Doğrudan proje aktivitelerinin uygulanmasına bağlı giderler 2.Üretim, iletişim ve yayınlama giderleri ve işletmeyle alakalı giderler 3.Konferans ve seminerlerle alakalı giderler 5.Çalışanlar: koordinasyon ve idare - Toplam doğrudan giderlerin maksimum %20’si, yani bütçe bölümler (1) +(2) + (3) 6. Doğrudan ilgili olmayan giderler - Toplam doğrudan giderlerin maksimum %7 si, yani bütçe bölümler (1) + (2) + (3) + (4) Yeni bölüm referansı

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçenin geçerli giderleri -3. ülkelerde oluşan giderler Maksimum toplam giderlerin %15’i (üçüncü ülkeler projelerinde geçerli değil) -Geçerli taşeronluk Talep edilen hibenin maksimum %50’si

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçenin geçerli olmayan giderleri 1.Ayni katkı 2.Avrupa Birliği hibeleri tarafından karşılanmayan taşeronluk -Projenin koordinasyonu / Avrupa Birliği hibesinin %50 sini aşan miktarı 3.Diğer geçerli olmayan giderler: -%20’yi aşan miktarlar (çalışanlar) -%7’yi aşan miktarlar (direkt olmayan giderler) - %15’i aşan miktarlar (üçüncü ülke giderleri)

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçenin gelir kısmı: 1.AB Hibesi 2.Bütçe tarafından yaratılan gelirler ( Bilet, kitap satımı…) 3.Sermaye ve toplanılan fonlar ile öz-finansman Miktarların özdeş olduğundan emin olun -Vekalet -Bütçe : gelir kısmı 3. bölüm -E-form: part E.3 4.Ayni katkıyı kapsayan gelir

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe için genel kurallar. Bütçenin geliri: -Sadece koordinatörler için: Özel veya kamu kuruluşu ? Kar amaçlı veya kar amaçlı olmayan kuruluş ? -Tüm faydalanıcılar(koordinatörler veya eşdüzenleyiciler) için organizasyonun KDV ‘den muaf olup olmadığını gösteriniz.

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe nasıl hazırlanır? Öncelikle istenilen AB hibesiyle alakalı F156 hücresini doldurun.Bu miktar olmadan taşeronlukla bağlantılı olan formül çalışmayacaktır. Aktivitelerle detaylı bütçeye devam edin -Kim, kiminle, nasıl, niçin ve ne yaptığını? -Faaliyet türüne göre iş: 1. Her aktivitenin detaylı olarak giderini belirtin 2.Bu giderin kim tarafından üstlenileceğini düşünün

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bütçe nasıl hazırlanır? ADIM 1 –AYRINTILI OLARAK AKTİVİTELER: 1.Takvimdeki aktiviteleri (Part F) Mavi sütunlara aynen kopyalayın 2.Formadaki sıraya göre, eşdüzenleyicilerin isimlerini yazın. 3.Giderin türünü seçin.(Sütun B) 4.Detaylı olarak giderin türünü açıklayın.(Sütun C) 5.İlgili aktiviteyle alakalı miktarları altlarına yazın.(Mavi sütun) 6.Yararlanıcılar arasındaki giderleri dağıtın.(Yeşil sütun) 7.Eğer ayni katkı ise--  ilgili sütunda miktarı belirtin 8.Alakasına göre bütçe bölümleri arasında giderleri dağıtın. 9.Eğer taşeronluksa--  gideri ilgili bölüme dağıtın. 10.Eğer gider 3. bir ülkede gerçekleşmiş veya onunla alakalı ise -  Gideri ilgili bölümler arasında dağıtın. ADIM 2 –TAHMİNİ BÜTÇE KAĞIDI 1.Yeşil hücreleri doldurun(Geçerlilik günleri, seyahat ve kalınacak gün sayısını, insan sayısını) 2.Bütçenin gelir kısmını ve istenilen AB hibe miktarını tamamlayın.

Kültür Bilgi-Günü Mavi sütunlara takvimde olduğu gibi aktiviteleri kopyalayın. (Başvurunun F bölümünde ) (PART F )

Kültür Bilgi-Günü E-formdaki sıraya göre eşdüzenleyicilerin isimlerini girin ( P1, P2….yeşil sütunlar )

Kültür Bilgi-Günü Giderinizin ne tip bir gider olduğunu seçin. (B sütunu) 4.Detaylı olarak giderinizin tipini açıklayın. ( C sütunu )

Kültür Bilgi-Günü Miktarı, ilgili aktivite altına yazınız.(Mavi sütunlar)

Kültür Bilgi-Günü Yararlanıcılar arasındaki giderleri dağıtın.(Yeşil sütunlar)

Kültür Bilgi-Günü 2011 İpucu: Toplamları kontrol edin Mavi sütundaki toplam miktar=Yeşil sütundaki toplam miktar

Kültür Bilgi-Günü Miktar ayni katkı ise ilgili sütunda gösterin

Kültür Bilgi-Günü İlgili bütçe bölümleri arasında giderleri dağıtın. (sarı sütunlar) !!!!Ayni katkı miktarı sarı sütunlara dağıtılmamalı.

Kültür Bilgi-Günü Eğer bir taşeronluksa  giderleri gerekli sütunlara yerleştirin.

Kültür Bilgi-Günü Eğer gider üçüncü bir ülkede veya onunla alakalı oluştuysa -> Giderleri gerekli bölümlere dağıtın.

Kültür Bilgi-Günü Sayfanın içindeki yeşil sütunları doldurun “Tahmini Bütçe”.

Kültür Bilgi-Günü Bütçenin gelir bölümünü tamamlayın

Kültür Bilgi-Günü 2011 Bitirdiniz mi? Bütçe formunun özet ( summary ) sayfasını kullanarak geçerli bütçeyi e-form’a kopyalayın.

Kültür Bilgi-Günü 2011 Aktiviteleriyle birlikte tahmini ve detaylı bütçeyi YAZDIRIN; ve tahmini bütçe kağıdını İMZALAYIN. ‘ Aktivitelere göre detaylı bütçe’ i yazdırmadan önce, aktivite ve eşdüzenleyicilerle alakalı kullanılmamış sütunları gizleyebilmek için Lütfen ‘GİZLE’ fonksiyonunu kullanın. Ve yazılı kısımları iki kez kontrol edin.

Kültür Bilgi-Günü 2011 İyi şanslar!!!!