AB HİBELERİNDE RAPORLAMA

Neden raporlama yapıyoruz? Bu raporların amacı nedir? Raporlar, Hibe Faydalanıcılarının,projelerindeki ilerlemeler ve akdi yükümlülüklerin yerine getirilmesi konusunda sundukları beyanlardır. Bu raporlara istinaden, MFİB ödeme taleplerini inceler ve projenin değerlendirilen uygun giderleri bazında sonraki ödeme veya nihai ödeme miktarını tespit eder.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Raporun dili, sözleşme dili olması ve projelerde yabancı ortaklığın bulunması nedenlerinden ötürü İngilizce olarak belirlenmiştir.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Ara Rapor dönemi: 12 ay süreli projeler: HF, projenin 6. ayında, ara teknik raporlarını ve 6 aylık dönemde yapılan harcamaların beyan edildiği bir harcama tablosunu sunmalıdır. 13 - 18 ay süreli projeler: HF, birinci yılın sonunda ara teknik ve mali raporunu sunmalıdır. Ayrıca bu dönemde Hibe Faydalanıcıları MFİB’ye ikinci ödeme taleplerini de göndermelidir (2nci ödemenin talep edilebilmesi için ilk ödemenin %70’inin harcanmış olması gerektiğini unutmayınız). Nihai Rapor dönemi: Tüm projeler için proje bitimini takiben 1 aylık süre içinde gönderilmelidir.

Rapor Hazırlanmasına İlişkin Genel Kurallar Hibe Faydalanıcıları: Ara raporlarını raporlama döneminden sonra 10 işgünü içinde, Nihai raporlarını projenin tamamlanma tarihi itibariyle en fazla 30 gün içinde sunmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor (Ek-6 Interim Narrative Report Template) (Ek-6 Final Narrative Report Template) MALİ RAPOR: (Ek-6 Financial Report) ARA Rapor: 12 aylık projeler: Hesap Defteri 13-18 aylık projeler: Hesap Defteri ve Mali Rapor NİHAİ Rapor: Tüm projeler Hesap Defteri ve Mali Rapor

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Proje faaliyetlerinin uygulanması, Proje yönetimi, Ortakların katılımı, Başlıca paydaşlarla ilişkiler, Görünürlük, Satın alma, Performans göstergelerine ilişkin ilerleme, projenin genel değerlendirmesi ve Sözleşme değişiklikleri konusunda bilgileri sunmaktadır.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Teknik Rapor hazırlanırken Faaliyet Planı’na bağlı bir düzen izlenmelidir. Belirtilen faaliyetlerin sırası aynı sırayı korunmalı ve faaliyetlerin tarihleri/gerçekleştirilme dönemleri belirtilmelidir. Gerçekleştirilen faaliyetler tüm detayları ile Teknik Rapora yansıtılmalıdır. Faaliyetlere ilişkin tüm destekleyici dokümanlar rapora eklenmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – Teknik Rapor Destekleyici dokümanlar faaliyetlere ilişkin somut çıktılar, tarihler, eğitimci isimleri, katılımcı listeleri, eğitim raporları, faydalanıcı isimleri vs. bilgilerini içeren dokümanlardır. Tanıtım ve görünürlük faaliyetleri detaylı bir şekilde bildirilmelidir. Görsel meteryaller, fotoğraflar ve somut çıktılar da destekleyici dokümanlar olarak sunulmalıdır. Nihai Teknik Rapor ile birlikte beyanname, performans göstergeleri ve varsa ekipman mülkiyet devri belgeleri de sunulmalıdır.

Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları Destekleyici dokümanlar, faaliyet katılımcı listeleri, sunumlar, faaliyet raporları, araştırma çalışmaları gibi dokümanlardır. Faaliyet Destekleyici Dokümanlar Eğitim Eğitim Dokümanları Katılımcı / İmza Listesi Eğitim Raporu Konferans / Seminer Sunumlar / Konuşma Metinleri Konferans / Seminer Raporu Toplantı Toplantı Tutanağı Çalışma Ziyareti Ziyaret Programı Sunumlar, Tutanaklar, Çalışma Notları Ziyaret raporu

Teknik Rapor Destekleyici Dokümanları Destekleyici dokümanlara ek olarak, görsel unsurları belgeleyen görsel dosyalar, fotoğraflar ve somut çıktılar da gönderilmelidir. Görünürlük Destekleyici Dokümanlar Tüm Proje Faaliyetlerinde görünürlük kurallarına uygun malzeme kullanılması zorunludur. Broşürler, Leafletler, Posterler, CD /DVDler Afişler Diğer görünürlük malzemeleri (çanta, kalem, not defteri, şapka, T-shirt, vs.)

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Hibe Faydalanıcısı Teknik Rapor ile birlikte, projenin mali muhasebesini sağlayan bir Mali Rapor da sunmalıdır. Mali Rapor ayrıca ödeme talebini de içermelidir. Rapor içinde sunulacak olan mali tablolarda verilen mali bilgilerin doğruluğundan Hibe Faydalanıcısı tek başına sorumlu olacaktır. Mali Rapor, sözleşme ekinde bulunan doküman ve 6 ana bütçe başlığı için hazırlanan detay tablo ile “hesap (muhasebe) defteri” dokümanından oluşmaktadır. Destekleyici belgenin sıra numarası: Hibe Faydalanıcılarının her bir bütçe başlığı ile ilgili olan belgeleri numaralandırmaları gerekmektedir. Örneğin, İnsan Kaynakları ile ilgili tüm belgelerin üzerine (el yazısı ile) İK-1, İK-2,...gibi.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Raporların Mali Bölümü: Mali rapor, proje sürecince gerçekleşen giderlerin yanı sıra orjinal bütçeler ve değişiklikleri de belirtilmelidir. Mali rapora, giderlerin kalemler halinde sunulması sağlayan bir hesap (muhasebe) defteri de ek olarak sunulmalıdır. Mali rapor taslakları da Hibe Faydalancısı’nın sözleşmesi Ek VI’da sunulmuş olup ayrıca eklerin en güncel versiyonları MIS’e dosya olarak yüklenecek ve duyurularda yayınlanacaktır.

Ara ve Nihai Raporlar – Mali Rapor Hesap Defteri Proje harcama özeti Hesap defteri İnsan kaynakları ve harcırahlar Seyahat Ekipman ve malzeme Yerel ofis Diğer maliyetler ve hizmetler Diğer

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporların Proje Uygulama ve İzleme Ekibi’ne iletilmesi 2 şekilde olacaktır: Elektronik dosyanın iletilmesi: Teknik ve Mali kısımlardan oluşacak olan Rapor dosyaları, HF tarafından MIS’te ?????? yer alan “RAPORLAR” modülü üzerinden sisteme yüklenecektir. Eklerin sisteme yüklenmesine gerek yoktur. 3 adet hard-copy dosyaların iletilmesi: Teknik ve Mali kısımlardan oluşacak Raporun çıktı alınmış 3 adet, ıslak imzalı kağıt kopyası, düzenli bir dosyalama sistemi ve tüm ilgili ekleri ile birlikte ABGS’ye hitaben yazılmış üst yazı ile birlikte ABGS’ye posta/kargo yolu ile gönderilmelidir.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporların Teknik ve Mali olarak ayrı bölümlerde dosyalanmış şekilde sunulması gerekmektedir: Raporlar klasöre yerleştirilmiş halde (her bir kopya için ayrı klasör ve toplam 3 kopya), ana bölümleri ayraçlarla belirlenmiş halde sunulmalıdır. Ara Raporlar MAVİ renk klasörde gönderilecektir. Nihai Raporlar BEYAZ renk klasörde gönderilecektir. Ara ve nihai raporlar hibe sözleşmesi gereği hazırlanıp sunulması gereken raporlar olduğundan, raporlar sözleşmeyi imzalayan veya imza yetkisi olan kişi tarafından imzalanmalıdır. Tüm klasörlerin üzerine sözleşme numarası, Projenin adı ve Hibe Faydalanıcısı kurumun adı yazılmış olmalıdır.

Ara ve Nihai Raporlar – İletim Şekli Raporlar ile birlikte destekleyici dokümanlar, Rapor Paketi Kontrol Listesi’nde yer alan sıramalaya uygun olarak dosyalanmalıdır. ABGS’ye gönderilecek üst yazıya,”Rapor Paketi Kontrol Listesi”nin doldurularak eklenmesi gerekmektedir. Üst yazısı olmayan dosyalar kabul edilemeyecek olup, yazıda kaç ek olduğunun da mutlaka belirtilmesi gereklidir.

Ödeme Talebi Formu 13-18 ay süreli tüm hibe projeleri ara ve nihai dönemde ödemelerini alabilmek için bir Ödeme Talebi hazırlamak ve Ara/Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. Ödemenin yapılacağı hesap bilgileri değişen (hesap sahibi ismi, banka ismi, hesap no/ şube no değişikliği gibi durumlar) projelerin Ödeme Talebi ile birlikte güncellenmiş Mali Kimlik Formu’nu da düzenleyerek talep ile bereaber ek olarak sunmaları gerekmektedir. Ödeme Talebi projede imzaya yetkili kişi tarafından kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır.

Dış Denetleme Raporu Denetçi (YMM) Raporu Tüm hibe projeleri proje sonunda bir Gider Doğrulama Raporu (Denetçi Raporu) hazırlatmak ve Nihai Mali Rapor ile birlikte sunmak zorundadır. Denetim raporu hibe sözleşmesi EK VII’e uygun olarak hazırlanmalıdır. YMM Raporu orijinal olarak, her sayfası paraflı, son sayfası kaşeli ve ıslak imzalı olarak sunulmalıdır. YMM Raporu ekinde YMM’ye ait TÜRMOB Tasdik Sözleşmesi’nin de sunulması gerekmektedir.

İmzalar Tüm dokümanlarda projede imzaya yetkili kişinin imzası bulunmalıdır. Alternatif olarak, Proje Koordinatörü’ne yazılı olarak HF kurum tarafından imza yetkisi verilerek, dokümanları bu kişinin imzalaması mümkün kılınabilir.

Diğer Konular DUYURULARINIZI OKUYUNUZ! Elden ödeme kuralında 600 Avro limiti devam etmektedir, lütfen ayda en fazla 600 Avro’ya kadar elden ödeme yapınız. İK altında Fatura kabul edilmemektedir. “5- Diğer Giderler” başlığı altında Gider makbuzu uygun değildir. Değişiklik talepleri mantıklı olsa dahi uygulamanın proje teklifinden farklı bir şekil alması söz konusuysa kabul edilmeyecektir. Değişiklik talepleri toplu yapılmalıdır. Proje süresinde bitime 1 ay kalana kadar değişiklik yapılabilir.

Diğer Konular Bütçede gerçekleşecek olan değişiklikler nihai mali rapor ile sunulamaz. YMM ile ilgili bir değişiklik söz konusu ise küçük değişiklik ile bildirilmelidir. Ödeme talebinde bulunabilmek için önceki döneme ait hibe miktarının en az %70 inin harcanmış olması gereklidir. Ödeme talebi sunulmadan projelere ödeme yapılmayacaktır. İhale dokümanları arasında, kazanamayanlara gönderilecek yazı da bulunmalıdır. MFİB tarafından projelerinizin nihai değerlendirilmesi final raporunuzdan sonra yapılacaktır. Ara Rapor dönemi, projeniz faaliyetlerinin ve harcamalarının tamamen kabul edildiği anlamına gelmemektedir.

TEŞEKKÜRLER İletişim İçin: Musa ÇOPUR. musacopur@yahoo TEŞEKKÜRLER İletişim İçin: Musa ÇOPUR musacopur@yahoo.com Tel: 5322436604 Web: http://trainers.salto-youth.net/MusaCopur Hakkı ÇAMUR hcamur@yahoo.com Tel: 535 6601955 web: http://trainers.salto-youth.net/hakkicamur