İnceleme Ve Soruşturma Denetim Hizmetleri Başkanlığı Bilgi İşlem İdari İşler İnceleme Ve Soruşturma Denetçiler Rapor Okuma Başkan Yardımcıları Denetim Hizmetleri Başkanlığı T.C. SağlIK BAKAnlIĞI DENETİM HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

SAĞLIK BAKANLIĞI VE BAĞLI KURULUŞLARININ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİNDEN BAZI MADDELER Yönergenin tamamı mail adreslerinize gönderilmiştir. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşlarınca; a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler mümkün olduğunca elektronik ortamda gerçekleştirilecektir. b) EB YS 'ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığımızın www.saglik.gov.tr/EBYS adresinde yayımlanacak olup, EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür.

c) EBYS üzerinde hazırlanan evrak taslakları, onaylanma/imzalanma safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay merciince elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir ve taslağı oluşturan personelin sunacağı gerekçe ve talep üzerine, taslak üzerinde son işlem yapan merciin bu gerekçeyi uygun bulması ve onay vermesi üzerine taslak üzerinde işlem yapan tüm merciierin bilgilendirilmesi şartıyla taslağı oluşturan personel tarafından geri çekilebilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. t) Kapsamdaki kuruluşlarda hazırlanan her türlü belgeye standart dosya planına uygun bir dosya numarası verilecektir.

Merkez Teşkilatlarda Belge İşleyişi MADDE 6- (1) Bakanlık ve bağlı kuruluşların merkez teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanacak taslaklar; a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. Bakanlık ve bağlı kuruluşlarda çalışan personel, kendi kurumu içerisindeki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile evrak havale edecektir. Bakanlık ve bağlı kuruluşlardaki birimlerde çalışan personel kendi kurumu dışındaki birimlere, birim ve kurum evrakı aracılığı ile evrak havale edecektir.

Kapsam dışı kurum ve kuruluşlardan gelen belge işleyişi MADDE 7- (1) Bakanlık merkez teşkilatı ile bağlı kuruluşlar merkez teşkilatlarına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler: a) Kurum evrak birimince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp tarih ve sayı verilecektir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmayacaktır.) b) Kapalı zarf ile gelen gizli evrakların yalnızca zarfları taranacaktır. c) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilecek ve ilgili birimde arşivleme yapılacaktır.

Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilecek belge işleyişi MADDE 8 - (1) Elektronik olarak belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara hitaben EBYS üzerinde hazırlanacak taslaklar: a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilecektir. b) Birim evrakta bir nüsha çıktı alınarak belgenin alt bölümünde uygun bir alana "Güvenli Elektronik İmzalı / Aslı İle Aynıdır" ibaresi, işlem tarihi, bu işlem için görevlendirilen personelin adı, soyadı ve unvanı eklenerek imzalanıp postaya verilmek üzere kurum evrak birimine zimmet karşılığı teslim edilecektir. Erişim Hakları MADDE 11- Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde milli güvenliğimizi ya da itibarımızı ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adli soruşturma ve kovuşturmaya zarar verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır.

EBYS Dört aşama ile işlemlerimiz tamamlanmaktadır. Taslak oluşturma Taslağı imzaya gönderme Taslağı Elektronik İmza ile imzalama İmzalanmış belgeyi havale etme

Belgeler – Taslak- Dosyadan- Gözat (Dosya Seç) tıklayıp ve oluşturduğumuz dosyaları sırayla seçerek ekliyoruz..

Gözat kısmından Rapor üst yazısını, Raporu, İlişik listesini ve eklerini ekleyerek gerekli yerleri dolduruyoruz. Sol taraftan raporumuzun saklanacağı yeri seçerek kaydete basmadan;

Teftiş Dosya Numarası karşısındaki kutucuğa teftiş dosya numarasının (Örnek: 2012-01-3) girilmesi gerekmektedir.

Aynı sayfada Kişisel Bilgi İçerir Kutucuğun işaretlemesi gerekmektedir.

Denetçilerimiz tarafından EBYS üzerinden rapor ya da iş emriyle ilgili yazılar gönderilirken, Belge Konusu kısmına denetim, inceleme ve soruşturma yapılan il adı, kurum adı, kısaca konu ve denetçinin adı-soyadı yazılmalıdır. (Örnek Ankara, xxxx Devlet Hastanesi, xxxx olayı veya şu konuda, Denetçinin Adı) girdikten sonra kaydete tıklayabiliriz. Taslağımız oluştu.

Taslağı oluşturduğumuzda üst kısımdan Dinamik İş Akışı Başlat butonuna veya Ana sayfada Evrak çantası – Taslaklarım altında da taslağımızı açarak Dinamik İş Akışı Başlata tıklıyoruz.

Dinamik İş Akışı Başlata tıkladığımızda yukarıdaki sayfa açılıyor. Adım Ekleye tıklıyoruz.

Alıcı tipi kullanıcıyı seçiyoruz Alıcı tipi kullanıcıyı seçiyoruz. Alıcı karşısındaki kutucuğa kendi isminizi yazıyorsunuz. İşlem Türü İmza seçiyoruz. Alıcı Ekleye ve Adım Ekleye sırayla tıklıyoruz

İki kişinin imzalaması gerekiyorsa tekrar alıcı tipi kullanıcı seçiyoruz. Ardından ikinci imza kimin olacak ise onun ismini alıcı kısmına yazıyoruz. İşlem türü imza seçiyoruz. Adım ekleye tıklıyoruz. İkinci kişinin ismi de sağ kısımda görünür.

Dinamik İş Akışı Başlata tıklıyoruz. İş akışı başlamış oldu ve evrakımız imza için Ana Sayfa altında Belgeler-Gelenler-İşlem İçine gelmiş oldu.

Eğer imzalama işleminde imzalamada bir öncelik olacak ise Dinamik İş Akışı Başlata tıklatmadan tekrar Adım Ekleye tıklayıp işlemleri ikinci imzayı atacak kişi için yapıyoruz.

İmza için başlattığımız iş akışı sonucu evrakımız Ana sayfada Belgeler altında-Gelenler Altında- İşlem İçin gelenlerin içine düşer. Evrakımızın solundaki kutucuğu işaretleyerek İşlem Yapa tıklıyoruz.

Açılan sayfada Elektronik İmza İle İşlemi Tamamlaya tıklıyoruz

Sağ kısımda Kart Okuyucuların altında, ismimiz yazdığında Dosyayı seçerek şifremizi girerek İmzala butonuna tıklıyoruz.

Elektronik imza ile evrakımızı imzaladık evrak Gidenler Altında Tamamlananlara düştü. Tarih sayı aldı. Evrakın solundaki kutucuğu işaretleyerek Görüntüleye tıklıyoruz. Açılan sayfada havale altında alıcı seçe tıklıyoruz. Kendi Birim Evrakına havalesini yapıyoruz.

Hazırladığımız bir taslağa bize gelen bir evrakı ilgi olarak olarak gösterebilmek için ilk önce gelen yazıyı seçip işlemi tamamla butonuna tıklatalım. Daha sonra birinci aşamanın sonunda ek eklemek için yaptığımız gibi taslağı seçip ilgi ekle diyoruz.

İlgi eklemek istediğimiz yazıyı bularak Seçilenlere Ekleye tıklıyoruz.

Evraklarınızı ve eklerinizi 240 dpi ve siyah beyaz taratmanız halinde evraklarınız daha az yer kaplayacaktır. İnternet hızına göre parçalar halinde100’er mb ta kadar veri eklenebilmektir. 20- 30 mb veri sorunsuz olarak yüklenebilmektedir. Toplamda 5 gb veri eklenebilmektedir. Boyutu büyük video, resim vs. verileri sıkıştırarak 30 mb parçalar halinde yükleyebilirsiniz. Pdf uzantılı verileri sıkıştırmayınız.

Yapılan denetim, inceleme ve soruşturma sonucunda kaç rapor hazırlanmış ise her bir raporun ekleriyle ayrı ayrı EBYS’ye yüklenip gönderilmesi gerekmektedir. Örneğin bir inceleme ve bir tevdi raporu düzenlenmiş ise inceleme raporu üst yazısı, inceleme raporu, ilişik listesi ve ekleri gönderilecektir. Daha sonra tevdi raporu üst yazısı, tevdi raporu, ilişik listesi ve ekleri gönderilecektir.

Pdf dosyalarınızı küçültmenin bir yöntemi File altında Save As altında Reduced Size Pdf işaretleyip tekrar kaydeder iseniz pdf dosyanınızın boyutu küçülecektir.

Rapor ekleri, elektronik ortamda ek numaraları verilerek EBYS’ye yüklenecektir. Uygulamada karşılaşılan güçlükler nedeniyle, incelemenin seyri ve tahlil bölümlerinde eskiden olduğu gibi yer verilmek kaydıyla, rapor eklerine numara verilirken Ek: 1/2, 1/2, 1/3, 2/1, 2/2, 2/3, ......... yerine, Ek : 1, Ek :2, Ek : 3.......şeklinde ek numarası verilecektir. İlişik listesindeki Sıra No bölümüne ilgili eklerin hangi sayfadan, hangi sayfaya kadar olduğu hususu yine belirtilecektir. (Örneğin 7 sayfadan ibaret iş emri İlişik listesinin Sıra No bölümünde 1-7 şeklinde gösterilecektir.)

Elektronik İmza Driver İndirme www.kamusm.gov.tr adresine giriyoruz. Sağ altta sürücülere tıklıyoruz. açılan sayfada aşağıdaki gibi dolduruyoruz.

Aşağıdaki sürücüleri indiriyoruz. bilgisayarımıza kuruyoruz.

Bilgisayarınızda Ebys kullanımı için gerekli programlar