Yerli Direkt Malzeme Fatura Kontrol Süreci Didem Arı 14.01.2011

SÜREÇ İÇERİĞİ 1) TOFAŞ MUHASEBE STANDARTLARI   1) TOFAŞ MUHASEBE STANDARTLARI 2)  TEDARİKÇİ FİRMA MUHASEBE STANDARTLARI 3) TEDARİKÇİ PORTALI Didem Arı 14.01.2011

1) TOFAŞ MUHASEBE STANDARTLARI Didem Arı 14.01.2011

GENEL AKIŞ Tedarikçi Firma Kodu Plant Resim No CLICK / PSS Tedarikçi Firma Kodu Plant Resim No SAPiens MM Tedarikçi Firma Kodu - Teslimat Planı Plant - Conrtact (Birim Fiyat) SUPPLIER PORTAL Resim No - Toplam Hakediş İrsaliye No - Miktar Birim Fiyat Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Tüm faturalama ve hakediş bilgileri tedarikçi portalı üzerinden tedarikçilere yayınlanır. Tedarikçi portalındaki faturalama bilgisine uygun olmayan fiyat ve miktar farkı doğuran faturalar işleme alınmadan tedarikçi firmalara iade edilir. Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Bir gün içerisinde yapılan tüm sevkiyatlara konu olan malzemeler, ödeme vadeleri aynı olmak kaydıyla tek bir fatura düzenlemek sureti ile fatura edilecektir. Malzemelerin vadesinin farklı olması durumunda ise farklı vade türü kadar farklı fatura düzenlenir. Didem Arı 14.01.2011

2010-2011 Karşılaştırmalı Fatura Sayısı   Firma Sayısı Fatura Sayısı YILLIK-ORTALAMA 174 400.000 100.000 AYLIK-ORTALAMA 40.000 10.000 Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Firmalar tedarikçi portalında yer alan değerleri tarafımıza fatura ederken, tedarikçi portalında yayınlanacak olan Grup Numarasını fatura üzerine mutlaka yazmak zorundadırlar. Grup No: Firma Kodu + İrsaliye Tarihi + Vade = 200002701012010z007 Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Aynı fatura üzerinde farklı vadelere sahip malzemelerin bulunması durumunda fatura vadesi en uzun gün sayısına göre atanır Malzeme kabulünde problem olan ve girişleri tamamlanmamış malzemeler faturalamaya konu teşkil etmemektedir. Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Bu süreçte hakediş konularına göre 3 farklı faturalama söz konusudur: Tedarikçi Malzeme Hakediş Faturası TOFAŞ İade Faturası TOFAŞ / Tedarikçi fiyat farkı hakediş faturası* *Düzeltmeler Didem Arı 14.01.2011

(-)Eksi Yönde Stok Değişikliği (+)Artı Yönde Stok Değişikliği DÜZELTMELER (-)Eksi Yönde Stok Değişikliği (+)Artı Yönde Stok Değişikliği Aynı Ay İçerisinde X02 veya X04 Hareket türleri kullanılacak olup tedarikçi firmaya iade faturası düzenlenecektir. Sap'deki malzeme kayıdı (-50) adet üzerinden gerçekleştirilecek. (+150 / -150 / +100) X01 veya X03 Hareket türleri kullanılacak olup ilave mal girişi gerçekleştirilecektir. Sap'deki malzeme kayıdı (+50) adet üzerinden gerçekleştirilecek. (+150 / -150 / +200) Farklı Ay İçerisinde Ay atlaması durumunda eksi yönde stok düzeltmesi yapılamayacaktır. Bunun yerine iade hareketi kullanılacaktır. İlgili ay içerisinde malzeme girişi yapılamayanlar için yeni tarihli yeni irsaliye istenecektir. Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Ambalaj bedelleri için ayrı fatura uygulaması kaldırılmıştır. Yeni YDMA süreci ile ambalaj bedeli malzeme fiyatına dahil olarak tarafımıza faturalandırılacaktır. Didem Arı 14.01.2011

Fatura Kontrol Süreci Esasları Her ay kapanışı 5 iş günü içerisinde gerçekleştirilecektir. Bu sebeple tedarikçi firmalar fatura gönderimlerini takip eden ayın ilk 3 iş günü ,yıl sonlarında da Ocak ayının 10.iş günü sonunda faturalama işlemini tamamlamak zorundadırlar Didem Arı 14.01.2011

2) TEDARİKÇİ FİRMA MUHASEBE STANDARTLARI Didem Arı 14.01.2011

Tedarikçi Firma İrsaliye Bilgileri § İrsaliye Satıcının Ticari Ünvanı Satıcının Adresi Satıcının Vergi Dairesi Satıcının Vergi Numarası Müşterinin Ticari Ünvanı Müşterinin Adresi Müşterinin Vergi Dairesi Müşterinin Vergi Numarası Sevk Edilen Malzeme Numarası Sevk Edilen Malzeme Tanımı Sevk Edilen Ürün Toplamı Sevk Edilen Ürün Ölçü Birimi Sevk Tarihi Plant no Didem Arı 14.01.2011

Tedarikçilerin Kullanacağı Fatura Tipleri: Günlük hakediş faturaları Düzeltmeler Ambalajlı Malzemeler Fiyat farkı hakediş faturaları Didem Arı 14.01.2011

Günlük Hakediş Faturaları Tedarikçi Portalında yer alan toplam değerden faturalama yapılacaktır. Miktar Farkı Faturası (Düzeltmeler Sonrası) : Tedarikçi firmaların irsaliyelerinin eksik adette girişlerinin yapılması durumunda tedarikçi firmalar eksik adetler üzerinden faturalama yapabilir. Bu durumda Tedarikçi Firmalar İç Lojistik Müdürlüğü ‘ne düzeltme talebinde bulunurlar. Gerçekleştirilen ilave girişler tedarikçi portalı aracılığıyla günlük hakedişler raporunda paylaşılacaktır. Tedarikçi firmalar, yapılan ilave girişlere istinaden bir başka hakediş faturası düzenleyeceklerdir. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011 Grup No Hareket Türü Satıcı Kodu Satıcı İsmi Malzeme Resim No İrsaliye No İrsaliye Tarihi Miktar Ölçü Birimi Kontrat Bi im Fiyat Toplam Tutar Para Birimi Vade Gün Sayısı Fatura No Fatura Tarihi 200002701072011z014 101 Giriş 2000027 ABC Otomotiv A.Ş. 7354978700 98007 01.07.2011 150 Adt 9TL 1.350,00 TL z014   X01 735497 700 100 900,00 90Gün Vade Grup no Resim No Adet Birim Fiyat Hakediş 200002701072011z014 735497700 250 9TL 2250,00TL Genel Toplam Didem Arı 14.01.2011

Malzeme Faturası + Ambalajlı Malzeme Faturaları : Ambalajlı malzemeler için ayrı bir ambalaj hakediş faturası düzenlenmeyecektir. Bunun yerine, ilgili malzemeler ambalaj birim fiyatı dahil edilerek değerlenecek ve normal hakediş faturası ile kayıtlarımıza alınacaktır.   Didem Arı 14.01.2011

Malzeme Faturası + Ambalajlı Malzeme Faturaları : Tedarikçi firmalar tarafından düzenlenecek irsaliyelerde plant numaralarının doğru olarak tanımlanması önemlidir. PLANT NO (STABİLİMENTO) AÇIKLAMA Q129 TOFAŞ Yerli İmalat Q161 Brezilya FIASA Q162 Arjantin FAA Q186 Polonya Bielska/Biala(Karasöri) Q192 Polonya Bielska/Biala(Mekanik) Q713 CKD Q844 Hindistan Didem Arı 14.01.2011

Fiyat Farkı Hakediş Faturaları: Fiyat değişiklikleri de yine TOFAŞ Tedarikçi Portalında firmalar ile paylaşılacaktır.Tedarikçi firmaların, fiyat farkı faturalarını da Tedarikçi Portalı ile aynı tutar ve detaylarda düzenlenmesi gerekmektedir. Fiyat farkı faturalarında grup numarası aşağıdaki gibidir: Grup No: Firma Kodu + Ay+Yıl = 2000027012010 Didem Arı 14.01.2011

Yerli Direkt Malzeme Tedarikçi Portalı Didem Arı 14.01.2011

TOFAŞ TEDARİKÇİ PORTALI; Direkt malzeme tedarikçi firmaları ile gerçekleştirilecek olan her türlü faturalaşma detayına ulaşılabilmeyi, Faturaların burada yer alan değerler üzerinden düzenlenmesini, Her türlü mutabakatın tek bir platform üzerinden yürütülmesini sağlayacaktır. Didem Arı 14.01.2011

Sistemden beklentiler:   Günlük Malzeme Hakedişleri Fiyat Farkı Hakedişleri Fiyat Düşüş Faturası Detayları Iade Edilen Malzeme Detayları Hata Tablosu : Faturalamaya konu olamamış malzemeler* Didem Arı 14.01.2011

Sisteme Giriş Sistem, http://kurumsal.tofas.com.tr adresinden ulaşılan TOFAŞ Yan Sanayi Portalı üzerinde çalışmaktadır. Uygulamayı kullanabilmeniz için TOFAŞ Yan Sanayi Portalı hesabına sahip olmalısınız. Bu hesabı alabilmeniz için uygulanan yöntem aşağıda belirtilmiştir : - TOFAŞ Yan Sanayi Portalı için ADMIN kullanıcınız yoksa : Firmanızda ADMIN rolünü üstlenecek kişiyi belirleyip TOFAŞ Satınalma Direktörlüğü’ndeki firma sorumlusuna iletiniz. Bu talep, firma sorumlusu tarafından TOFAŞ BİT Direktörlüğü Operasyon ekibine iletilir. Operasyon ekibi tarafından firma için ADMIN hesabı oluşturulur ve sizin tarafınızdan verilmiş olan e-posta adresine şifre gönderilerek hesap aktive edilmiş olur. - TOFAŞ Yan Sanayi Portalı için ADMIN kullanıcınız varsa : TOFAŞ Yan Sanayi Portalı üzerindeki Kullanıcı Bilgileri bölümünden, ADMIN kullanıcınız tarafından yeni kullanıcılar oluşturulabilir. Didem Arı 14.01.2011

Kullanıcı adı ve parola ile portala girdikten sonra Finans menüsü altında bulunan YDMA Fatura Kontrol linki ile uygulamanın aşağıda gösterilen ana sayfasına ulaşabilirsiniz. Bu ekranda bir kez daha aynı kullanıcı adı ve şifreyi girerek uygulamayı kullanmaya başlayabilirsiniz. Didem Arı 14.01.2011

Uygulamanın ana sayfasında rapor çeşitleri bulunmaktadır Uygulamanın ana sayfasında rapor çeşitleri bulunmaktadır. Görüntülemek istediğiniz raporun linkine tıklayarak rapora erişim sağlayabilirsiniz. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Günlük Hakediş Listesi a) Tüm Kalemler b) Açık kalemler olmak üzere 2‘ye ayrılmaktadır. Tüm Kalemler menüsünde faturası kayıtlara alınmış/alınmamış tüm malzeme hareketlerinin listesine ulaşılabilecektir. Belirtilen başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki faturaları sıralar. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Tüm Kalemler için; Tarih aralığı girildikten sonra “Listele” düğmesine basarak, kullanıcı günlük malzeme hakedişlerini sıralayabilirsiniz. “Excel’e Aktar” düğmesi o an listelenmiş sorgu sonuçlarını bir excel dosyası olarak almamıza olanak sağlar. Kullanıcı gruplamak istediği kolon başlığını yukarıda belirtilmiş alanlara sürükleyerek gruplama yapabilir, bu grupların ara toplamlarını görebilirsiniz. “Gruplamayı Temizle” butonuyla bu gruplamaları temizleyerek ekranı ilk haline getirebilirsiniz. Ana listenin altında resim no bazında toplam adet ve toplam hakediş tutarlarının görüntülendiği başka bir özet tablo yer alacaktır. Örneğimizde 30, 60 ve 90 günlük vadelilerin ayrıldığı bu listeler yukarı belirtilen tarih aralıkları içindeki sorgunun sonuçlarını yansıtır.*(grup no) Didem Arı 14.01.2011

Açık kalemler menüsünden fatura edilmemiş veya henüz faturası işleme alınmamış malzeme girişlerinin listesine ulaşılabilecektir. Bu ekranda kullanıcı kriter olarak, hakedişlerini görmek istediği gün ya da tarihi aralığını seçecektir.Kullanıcının seçtiği tarihe ait irsaliye kayıtları veritabanından alınarak ekranda görüntülenecektir. Sayfa yapısı ve kullanımı Günlük Malzeme Hakediş(Tüm Kalemler) rapor sayfasıyla aynıdır. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Miktar Kaynaklı İade Fatura Detayları Tedarikçi firma veya TOFAŞ kaynaklı bir hatadan dolayı bir malzemenin firmaya iadesi durumunda iade kaynaklı tüm hareket kayıtları bu ekranda gösterilecektir. Kullanıcı istediği kolonlara göre gruplama yapabilecek ve ara toplam alabilecektir. Excel’e aktarma ve yaptığı gruplamaları temizlemesi için sayfada butonlar bulunmaktadır Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Geriye Dönük Fiyat Farkı Fatura Detayları Fiyat Farkı Fatura Detayları 4 Bölümden Oluşmaktadır: TOFAŞ Hakedişleri Tüm Kalemler TOFAŞ Hakedişleri Açık Kalemler Firma Hakedişleri Tüm Kalemler Firma Hakedişleri Açık Kalemler Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Geriye Dönük Fiyat Farkı Fatura Detayları TOFAŞ/Tedarikçi Hakedişlerinin Tüm Kalemler menüsünde faturası kapanmış/kapanmamış tüm fiyat değişikliğinden kaynaklanan kayıtlar görüntülenecektir. Didem Arı 14.01.2011

Tüm Kalemler için; Tarih kriteri olarak görüntülenmek istenen ay veya ay aralığı girilebilecektir. (Örneğin 03/2011 ya da 01/2011 – 03/2011 gibi) Görüntülenen listelerde istenen kolon başlıkları üzerinden ara toplam alınabilecektir. Ayrıca ilgili sayfanın excele çıktısı “Excel’e Aktar” butonu sayesinde alınabilir Detay bilgilerinin altında özet tablo görüntülenecektir. Burada Grup No, Resim No ve Fark birim fiyat kolonlarına göre gruplanmış özet bilgiler görünecektir Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Geriye Dönük Fiyat Farkı Fatura Detayları TOFAŞ/Tedarikçi Hakedişlerinin Açık Kalemler menüsünden ise fatura edilmemiş veya henüz faturası işleme alınmamış tüm fiyat değişikliğinden kaynaklanan kayıtlar görüntülenecektir. Didem Arı 14.01.2011

Açık Kalemler için; Tarih kriteri olarak görüntülenmek istenen ay veya ay aralığı girilebilecektir. (Örneğin 03/2011 ya da 01/2011 – 03/2011 gibi) Görüntülenen listelerde istenen kolon başlıkları üzerinden ara toplam alınabilecektir. Ayrıca ilgili sayfanın excele çıktısı “Excel’e Aktar” butonu sayesinde alınabilir Detay bilgilerinin altında özet tablo görüntülenecektir. Burada Grup No, Resim No ve Fark birim fiyat kolonlarına göre gruplanmış özet bilgiler görünecektir Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Hata Tablosu Tedarikçi firmaların TOFAŞ’a sevk ettikleri malzemelerin girişi farklı programlar üzerinden gerçekleştirilecektir. Belirli aralıklar ile, bu sistemlerde oluşturulan malzeme hareketleri SAPiens sistemine yüklenecektir. Didem Arı 14.01.2011

Hata Tablosu Diğer programlardan Sapiens’e aktarım esnasında hataya düşmüş olan irsaliyeler/malzemeler; hatanın sebebi ve sorumlu departman da belirtilerek yayınlanacaktır. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Firmalar bu sayede eksik kalan malzeme girişlerinin hangi sebepler ile hatada olduğunu takip etme fırsatı bulabilecektir. Ayrıca; firmalardan beklenen çözümün bir parçası olarak sürece müdahil olmaları ve gerekli birimler ile iletişime geçmeleridir. Didem Arı 14.01.2011

BA/BS Form Her ay itibari ile gerçekleştirilen BA/BS Form Mutabakatları da yine Tedarikçi Portalı üzerinden takip edilecektir. Firmalar her ayın 28’inde* bir önceki ayın BA ve BS verilerine aynı platform üzerinden ulaşabileceklerdir. Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

Didem Arı 14.01.2011

SORULARINIZ Didem Arı 14.01.2011

!!!!!!!TEŞEKKÜRLER !!!!!!! Didem Arı 14.01.2011