DIGIKENT Kent Yönetim Platformu Elektronik Belge Yönetimi Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Sahip Olduğum Roller İşlerim Süreç Belge Arşivi Kullanıcının mevcut rollerini görüntüleyip, rollerinin arasında geçiş yapacağı Kullanıcının bekleyen işlerini görüntüleyeceği Kullanıcının yeni yazışma süreçlerini başlatacağı Kullanıcının eski evraklarını sorgulayıp, görüntüleyeceği

YENİ EVRAK SÜRECİ BAŞLATMAK İÇİN Süreç menüsünün altında ki Evrak Oluştur a tıklanılır Gelen seçeneklerden kullanıcı yazacağı evrağa göre uygun süreci seçerek evrak sürecini başlatır.

Var Olan Dokümandan Kopyalayarak Oluşturma Yeni Doküman Oluştur Yeni bir yazışma başlatmak için kullanılır. Var Olan Dokümandan Kopyalayarak Oluşturma Daha önce yazılan bir yazı bulunup seçildikten sonra yazının içerik bilgileri gelir ve sadece gerekli kısımlar değiştirilerek yazışma sürecine devam edilir. Var Olan Dokümana İlgi Tutarak Oluşturma Sistem de bulunan evrak seçildikten sonra, seçilen evrağı ilgi tutarak yeni bir yazışma başlatılır. Cevap Yazısı Oluşturma Sistemde bulunan evrak seçildikten sonra, seçilen evrağa cevap yazısı başlatılır.

VERİLER EKRANINDA İlgi var ise Ek var ise Konu türü doldurulur Konu özeti yazıya uygun şekilde düzenlenebilir Varsa özel kod girilir İlgi var ise İlgi alanının sununda bulunan artı butonuna tıklanılır ilgi el ile yazılır İlgi alanın sonunda bulunan mevcut doküman seçeneği kullanılır sistemde bulunan bir evrak ilgi tutulur. Ek var ise Ek alanının sonunda bulunan artı butonuna tıklanılır eklenilecek eke uygun seçenek seçilerek ek yüklenilir.

ONAY EKRANINDA Ekle butonuna tıklanılarak onay rotaları belirlenir. (Onay rotası ekleme şekli devam eden sayfada) Onay rotası sürekli kullanılıyor ise kural oluştur butonu ile onay rotası kayıt edilir. Kaydedilmiş onaylara tıklanılarak kaydedilen onay rotalarından uygun olanı seçilir, seçilen onay rotası ekrana gelir.

Onaycılar sol ekrandan seçilir, sağ ok butonu ile sağ ekrana alınır Yanlış seçilen onaycılar sağ ekrandan seçilir, sol ok butonu ile sol ekrana alınır Onay türünden onaycıya göre ilgili paraf, imza ,arz, olur vb. seçenek seçilir Sol üstteki filtre alanını değiştirilerek Daire Başkanlığı Paydaş/Kurum Dağıtım Planları Personel Filtreleri arasında geçiş yapılır.

DAĞITIM EKRANINDA Ekle butonuna tıklanılarak dağıtım rotaları eklenir. (Dağıtım rotası ekleme devam eden sayfadadır) Dağıtım rotası sürekli kullanılıyor ise kural oluştur butonu ile dağıtım planı kayıt edilir. Dağıtım planlarına tıklanılarak kaydedilen dağıtım rotalarından uygun olanı seçilir, seçilen dağıtım rotası ekrana gelir.

Dağıtım yapılacak daire başkanlıkları sol ekrandan seçilir, sağ ok butonu ile sağ tarafa alınır. Yanlış seçilen dağıtım yeri sağ ekrandan seçilir, sol ok butonu ile sol tarafa alınır. Sol üstteki filtre alanını değiştirilerek Kendi Birimimde Çalışanlar Birim Yöneticiler Üst Yöneticiler Filtreleri arasında geçiş yapılır.

İÇERİK SEKMESİNDE Veriler, Onay ve Dağıtım sekmelerinde girdiğimiz veriler içerik ekranında ilgili alanlara gelir. Veriler, Onay ve Dağıtım sekmelerinde hatalı bir giriş yapıldığı fark edildiğinde ilgili sekmeye geçilir, düzenlemeler yapılır, içerik sekmesine dönülerek sol üstten güncelle butonuna tıklanılır. Sarı renkli alana yazının içeriği yazılır. İstenilen tablolar, grafikler vb. eklenebilir. Kopyala yapıştır yapılabilir. Sol üstten kaydet butonuna tıklanılır.

Ön izleme sekmesinde evrak son kez gözden geçirilir. Logo Logo Başlık Konu, Sayı İlgi Dağıtım Yeri İçerik Onaycılar ve Alt Bilgi ÖNİZLEME SEKMESİNDE Ön izleme sekmesinde evrak son kez gözden geçirilir.

EK-İLGİ SEKMESİNDE Veriler sekmesinde eklenmiş olan ilgi ve eklerin dokümanları kontrol edilir.

İÇERİK SEKMESİNDE Yazılan yazının yazmaya başlama zamanı, adımları ve evrağın son aşaması izlenilir.

SÜREÇ SEKMESİNDE Yapılan işlem ve İletilecek mesaj kısmında yazının üstünde görünmeyecek fakat kullanıcılara bilgi olarak düşülecek notlar düşülür. Süreç adımını onayla ile sonra ki ekrana geçilir. Yönlendir ile yazılan yazı müdürlük içinde kontrol amaçlı başka bir kullanıcıya gönderilir. Beklemeye al ile evrak bekleme nedeni girilerek bekleyen kutusuna alınır. Süreç adımını iptal et ile yazı sonlandırılır.