KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 0. Bir önceki tetkik raporunu görebilir miyim? 1 Bir önceki tetkik raporunu görebilir miyim? 2012 yılı 23-Haziran tarihli Tetkik Raporu görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 1. Biriminizde MEÜ “Kalite Politikası” bilinci var mı? “Kalite politikası nedir?” şeklinde bir soru ile iç tetkike başlanmamalıdır. Birimde görevli birkaç kişiye sorularak kalite politikasının bilinip bilinmediği tespit edilmelidir. Ezberlenmiş bir kalite politikası sorgusundan ziyade genel olarak kalite politikasının benimsenme durumu ve farkındalığı değerlendirilmelidir. Sorunun yanıtı ne olursa olsun bakılan doküman ve/veya sorunun sorulduğu personelin adı soru listesine yazılarak kayıt altına alınmalıdır. 1 Biriminizde MEÜ “Kalite Politikası” bilinci var mı? Evet. Birimde görevli Serdar Şen, Abdi Kurt ve Ali Çelik ile yapılan görüşmede kalite politikasının bilindiği tespit edilmiştir. (Doküman : KYK web sitesi 30.04.2010 Rev. 0) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 2. Birim kalite hedefleri belirlenmiş mi? Çalışanlar tarafından biliniyor mu? - Stratejik Planlama Süreci (MEÜ.İD.SR-003) esas alınır. Bütün birimlerimiz Üniversitemizin Stratejik Planını (2013- 2017) gerçekleştirmek amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan Yıllık Performans Programında yer alan ve kendi faaliyet alanlarına giren hedefleri belirlemelidir (Faaliyet Bilgi Sistemi’ne giriş yapılan ve izlenen hedefler). Belirlenen bu hedefler için faaliyetler planlanmalı ve yürütülmelidir. - ADEK özdeğerlendirme çalışmaları sonunda hazırlanan iyileştirme eylem planlarında yer alan hedefler kaydedilmelidir. - Birimlerin kendilerine özgü ve kendi kaynakları ile gerçekleştirmek istedikleri hedefler birimin kalite hedefleri içerisinde yer almalıdır. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR Belirlenen tüm hedefler (Yıllık Performans Göstergeleri, ADEK İyileştirme Eylem Planları, KYK hedefleri ve varsa birime özel hedefler) MEÜ.KY.FR-037 numaralı Kalite Hedefleri formuna yazılarak kayıt altına alınmalıdır. 2 Birim kalite hedefleri belirlenmiş mi? Çalışanlar tarafından biliniyor mu? 2013-2017 Stratejik Planında yer alan ve faaliyet bilgi sistemine yüklenen Birim Performans Hedeflerinin, ADEK İyileştirme Eylem Planlarına yer alan hedeflerin ve birime özgü hedeflerin MEÜ.KY.FR-037 no’lu Kalite Hedefleri Formuna kaydedildiği ve hedeflerin birim çalışanları tarafından bilindiği görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 3. Üniversite kalite hedefleri biliniyor mu? Üniversitemizin kalite hedefleri 2013-2017 Stratejik Planımızı gerçekleştirmeye yönelik Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan Yıllık Performans Göstergelerine ve Kalite Yönetimi Koordinatörlüğü’nün çalışmalarına göre belirlenmekte ve MEÜ.KY.FR-037 numaralı form ile kayıt altına alınarak Üniversitemiz Kalite Yönetim Bilgi Sistemi’nde yayınlanmaktadır. 3 Üniversite kalite hedefleri biliniyor mu? Üniversitenin kalite hedefleri bilinmektedir. (Veli Mert, Ayla Yunusoğlu Eroğlu) (MEÜ.KY.FR-037) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 4. Paydaş odaklılık konusunda tüm çalışanlar sorumluluklarını biliyor mu? Paydaş odaklılık konusu Kalite El Kitabın’da; ‘’Üniversite üst yönetimi, paydaş isteklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve paydaş memnuniyetinin arttırılması için gerekli önlemleri almaktadır. Bu amaçla memnuniyet anketleri, Dilek ve Öneri Değerlendirme Talimatı ve Veri Analizi Talimatı oluşturulmuş ve uygulamaya konulmuştur.’’ şeklinde ifade edilmiştir. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR Paydaş odaklılıkla ilgili olarak, tetkik edilen birimde; öğrenci, akademik, idari personel memnuniyet anketi sonuçları, ders değerlendirme anketi sonuçları ve anket sonuçlarının iyileştirilmesine yönelik yapılan iyileştirme çalışmaları (varsa) incelenebilir. Birimde Dilek ve Önerilerle ilgili gelen talepler ve bu taleplerle ilgili yapılan/planlanan çalışmalar Dilek ve Önerilerin Değerlendirilmesi Talimatı (MEÜ.KY.TL-002) çerçevesinde incelenebilir. Soru listesine incelenen dokümanlar form numaraları ile birlikte kayıt edilmelidir. 4 Paydaş odaklılık konusunda tüm çalışanlar sorumluluklarını biliyor mu? Öğrenci memnuniyet anketinin 14. sorusuna ait memnuniyet oranını arttırmaya yönelik ADEK kapsamında 31.12.2014 tarihine kadar gerçekleştirilmek üzere iyileştirme eylem planı hazırlanmış (MEÜ.İD.FR-018/00) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 5. Sorumluluk ve yetkiler tanımlanmış mı? Görev tanımları biliniyor mu? Birim çalışanlarından bir kaçına görevleri sorulmalı. Görevlerinin yazılı olduğu doküman görülmeli ve soru listesine doküman kodu ile birlikte kaydedilmelidir. 5 Sorumluluk ve yetkiler tanımlanmış mı? Görev tanımları biliniyor mu? Birim Kalite Temsilcisi olarak Özlem Körbahti görevlendirilmiş (01.09.2012 tarih ve 855 sayılı görevlendirme yazısı). Görev tanımları bilinmektedir. (MEÜ.KY.GT-040) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 6. Birim Kalite Temsilcisi ve Temsilcilerinin görevleri personel tarafından biliniyor mu? Birim çalışanlarından bir kaçına Birim Kalite Temsilcisinin veya Kalite Temsilcilerinin kimler olduğu ve görevleri hakkında bilgi sahibi olup olmadıkları sorulmalı. 6 Birim Kalite Temsilcisi ve Temsilcilerinin görevleri personel tarafından biliniyor mu? Öğretim elemanlarından Sümbüle Köksoy birim kalite temsilcisinin H.Duygu Özsoy olduğunu bildirmiştir. Doküman olarak : Organizasyon şeması ve görev tanımları gösterilmiştir (MEÜ.KY.GT-040-MEÜ.KY.GT-041) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 7. Kalite Yönetim Bilgi Sistemi çalışanlar tarafından kullanılıyor mu? 7 Kalite Yönetim Bilgi Sistemi çalışanlar tarafından kullanılıyor mu? Kalite Yönetim Bilgi Sistemi MEÜ Web Sayfası M.Ali Mazmancı kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapıldı. MEU.KEK.01 nolu doküman Kalite El Kitabına ulaşıldı. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 8. İç iletişim metodları biliniyor mu? Kullanılıyor mu? 8 İç iletişim metodları biliniyor mu? Kullanılıyor mu? İç iletişim metodu olarak Mete Yavuz tarafından; e-posta ile haberleşme, telefon, imza karşılığı yapılan iç yazışmalar, duyuru panolarının kullanıldığı ifade edildi. Birim web sayfası birim iletişim bilgileri, öğretim elemanı bilgileri ve e-posta adresleri günceldir. MEÜ.0……./060.10/243 sayılı iç yazışma – 18.01.2013 tarihli duyuru incelendi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 9. Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve ilgili sorumluluklar bilinip uygulanıyor mu? Kayıtların Kontrolü Prosedürü, Birim Arşiv Sorumlusu, Birim Arşiv Sorumlusu Görevlendirme Yazısı 9 Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve ilgili sorumluluklar bilinip uygulanıyor mu? Birim Arşiv Sorumlusu (Hamza Menken) İlgili doküman bilgilerini paylaşmıştır. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (MEÜ.KY.PR-002) Birim Arşiv Sorumlusu Görevlendirme Yazısı (MEÜ.0112/987243 no’lu yazı) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 10. Uygunsuzluk ve DÖF faaliyetleri yaptınız mı, DÖF formu doldurdunuz mu? Uygunsuzluk (MEÜ.KY.FR-020/01) ve DÖF formu (MEÜ.KY.FR-022/01) ile birlikte Uygun Olmayan Hizmetler (MEÜ.KY.PR.004/01) ve DÖF prosedürü (MEÜ.KY.PR.005/01) incelendi. Uygunsuzluk ve DÖF formlarının yeterince kullanılmadığı ortaya çıktı. 10 Uygunsuzluk ve DÖF faaliyetleri yaptınız mı, DÖF formu doldurdunuz mu? Uygunsuzluk (MEÜ.KY.FR-020/01) ve DÖF formu (MEÜ.KY.FR-022/01) ile birlikte Uygun Olmayan Hizmetler (MEÜ.KY.PR.004/01) ve DÖF prosedürü (MEÜ.KY.PR.005/01) / ilgili kayıtlar incelendi. Birimde hiç DÖF ve Uygunsuzluk formu doldurulmadığı görüldü. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR Uygunsuzluk Genellikle dolaylı olarak belirtilen veya zorunlu olarak ifade edilen ihtiyaç ve beklentilerin yerine getirilmemesidir (MEÜ.KY.PR-004). Uygunsuzluk / TESPİTİ İç tetkik raporları Şikayetler Gözlem Anketler Dönem içinde 2 defa yapılan danışmanlık toplantıları Güncel doküman kullanılmaması ya da bir duyuru metninin panodan kaybolması bir uygunsuzluktur. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR Uygulama Uygunsuzluk formunun doldurulması (Tüm paydaşlar doldurabilir) İlgili birim (fakülte/yüksek okul/müdürlük) tarafından yazı işlerinde kayıt altına alma BKT bu uygunsuzluğu Birim sorumlusuna iletir Birim sorumlusu BKT ile birlikte uygunsuzluğu inceler, giderilmesi için gerekli önlemleri alır. BKT uygunsuzluğu bildiren kişiyi planlanan faaliyetler ile ilgili olarak bilgilendirir Birim sorumlusu tarafından uygunsuzluk sonucu KYK’ya bildirilir (“Uygunsuzluk Takip Formu”) Uygunsuzluk giderilmiyorsa DÖF hazırlanabilir. Panodan bazı duyuru metinlerinin sürekli kaybolması durumun birkaç defa tekrarlanması sonucu DÖF açılarak panonun camla çerçeveletilerek kapattırılması bir DÖF olabilir. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR DÖF Düzeltici Faaliyet: Uygunsuzluk nedenlerini gidermek ve tekrarını önlemek için yapılan faaliyettir. Önleyici Faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun oluşumunu önlemek amacıyla yapılan faaliyettir. (MEÜ.KY.PR-005). DÖF / TESPİTİ İç tetkik raporları Özdeğerlendirme sonuçları (ADEK) Genel gözlem Anketler Dilek ve öneriler Çözülemeyen Uygunsuzluklar Danışmanlık toplantıları Uygulama DÖF’ün tespiti Birim Kalite Temsilcisine (BKT) bildirilmesi Benzer DÖF’ler (Var mı, Yok mu?) DÖF formunun yazılması Onaylanması www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR Uygulama İlgili birim tarafından kayıt altına alma BKT bu DÖF’ü “DÖF takip formuna” işleyecek Birim sorumlusu DÖF’ü inceler, giderilmesi için gerekli önlemleri alır. BKT düzeltici önleyici faaliyet talebinde bulunan kişiyi faaliyet ile ilgili olarak bilgilendirir. DÖF ilgili birime iletilir ve takip edilir. Her ayın ilk haftası bir önceki aya ait yeni açılan ya da tamamlanan DÖF ler için doldurulan DÖF takip formları BKT tarafından KYK’ya gönderilir. YGG www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 11. Uygunsuzluk ve DÖF faaliyetleri takip ediliyor mu? 11 Uygunsuzluk ve DÖF faaliyetleri takip ediliyor mu? Uygunsuzluk Takip Formu (MEÜ.KY.FR-021) ve DÖF Takip Formu (MEÜ.KY.FR-022) ile birlikte Uygun Olmayan Hizmetler (MEÜ.KY.PR.004/01) ve DÖF prosedürü (MEÜ.KY.PR.005/01) / ile ilgili kayıtlar incelendi. Uygunsuzluk ve DÖF formlarının yeterince takip edilmediği ortaya çıktı. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 12. Eğitim ihtiyaçları nasıl belirlenmiş? Bu sorunun muhatabı Birimin Yöneticisi olmalıdır. Eğitim talebi Birimdeki her personel tarafından Eğitim Talep Formu (MEÜ.KY.FR-027) kullanılarak yapılabileceği gibi Üniversitenin diğer birimleri (KYK, ADEK, Personel D.B., Strateji D.B. vs.) tarafından düzenlenen eğitimlere katılım sağlanabileceği bilinmelidir. Ayrıca kanun değişiklikleri ve toplantılar sonucunda da eğitim ihtiyacı tespit edilebilir. 12 Eğitim ihtiyaçları nasıl belirlenmiş? Birimde görevli 2 personel tarafından (Önder Sünbül, Seçil Ömür Sünbül) Eğitim Talep Formu doldurularak Taşınır Hesapları konulu eğitim talebi gelmiştir. 10.03.2012 tarihinde de KYK tarafından Birimimize gelen KYS Temel Eğitim düzenleneceğine dair yazı personele tebliğ edilmiş ve daha önce eğitim almamış ve istekli 3 personelin eğitim alacağına dair yazı KYK’ya gönderilmiştir. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 13. Eğitim talepleri nasıl bildiriliyor? Eğitim talebi Birimdeki her personel tarafından Eğitim Talep Formu (MEÜ.KY.FR-027) kullanılarak yapılabilir. Birim de aynı şekilde Eğitim Talep Formunu (MEÜ.KY.FR-027) kullanarak diğer birimlerden eğitim talebinde bulunabilir. 13 Eğitim talepleri nasıl bildiriliyor? Birimde görevli 2 personel (Cahit Bilim, Veli Mert) tarafından Eğitim Talep Formu (MEÜ.KY.FR-027) doldurularak Taşınır Hesapları konulu eğitim talebi gelmiştir. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 14. Personele yönelik hangi eğitimler düzenlenmiş? İlgili kayıtlar oluşturulmuş mu? Varsa daha önce düzenlenen eğitimlerin kayıtlarının tutulduğu dosya incelenir. Eğitim katılım listeleri incelenir. Birim tarafından eğitim düzenlenmiş ise Eğitim Değerlendirme Formları (MEÜ.KY.FR-029) incelenir. 14 Personeline yönelik hangi eğitimler düzenlenmiş? İlgili kayıtlar oluşturulmuş mu? Birim personeline 13.04.2012 tarihinde düzenlenmiş olan Etkili İletişim Teknikleri konulu eğitime 12 personel katılmıştır. Eğitim Katılım Formu (MEÜ.KY.FR-028) ve Eğitim Değerlendirme Formları (MEÜ.KY.FR-029) görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 15. Eğitim etkinlik değerlendirmeleri yapılmış mı? Birim tarafından bir eğitim düzenlenmiş ise düzenlenen eğitimin sonunda katılımcılara Eğitim Değerlendirme Formu (MEÜ.KY.FR-029) doldurtularak bir değerlendirme yapılıp yapılmadığı sorgulanmalıdır. 15 Eğitim etkinlik değerlendirmeleri yapılmış mı? Birimde 20.10.2012 tarihinde düzenlenen Etkili İletişim Teknikleri konulu eğitime ait 12 adet Eğitim Değerlendirme Formu görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 16. Satınalma faaliyetleri sürece uygun biçimde yürütülüyor mu? İzleniyor mu? Bu kapsamda MEÜ.İD.SR-001/00 sürecimizin incelenerek birimlerimizdeki satınalma işlemlerinin bu süreç doğrultusunda devam edip etmediği tespit edilmelidir. Bu kapsamda satın alma talep formlarına bakılmalı yok ise ihtiyacın neye göre nasıl belirlendiği sorgulanmalıdır. 16 Satınalma faaliyetleri sürece uygun biçimde yürütülüyor mu? İzleniyor mu? Üniversitemiz birimleri satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarına uygun olmasını güvence altına almalıdır. Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrolün cinsi ve kapsamı, satın alınan ürünün nihai ürüne etkisine bağımlı olmalıdır. Bu kapsamda Birimlerimizde Satın alma işlemlerinde Teknik Şartnamelerin hazırlanıp hazırlanmadığına bakılmalı eğer teknik şartname yok ise (örnek: Bilgisayar yada yazıcı vb.) firmalardan alınan fiyatların neye göre incelendiği sorulmalıdır. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 17. Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Mevcut mu? Üniversitemiz Birimleri Tedarikçilerini kuruluş şartlarına ve amacına uygun ürün sağlama temelinde değerlendirmeli ve seçmelidir. Bunun için değerlendirme kriterleri oluşturulmalıdır. Değerlendirmenin ve varsa bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan gerekli faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları muhafaza edilmelidir. 17 Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Mevcut mu? Bu kapsamda Tedarikçi Bilgi Formu MEÜ.İD.FR-042/00 ve MEÜ.İD.FR-043/00 formlarına bakıldı. Hangi sıklıkta güncellendiği sorgulandı (Aydın Sunaoğlu). Satınalma biriminin 6 ayda bir güncellediği tespit edildi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 18. Satınalma bilgileri değerlendirilerek satınalma doğrulamaları yapılıyormu? Tedarikçi Bilgi Formları Oluşturulmuş mu? Üniversitemiz Birimleri satın alınan ürünün belirtilen şartları karşılamasını güvence altına almak için Muayene ve diğer gerekli faaliyetleri oluşturmalı ve uygulamalıdır. Bu kapsamda Muayene kabul tutanakları, onay belgeleri ve bu belgeleri imzalayacak komisyonların oluşturulup oluşturulmadığına bakılmalı, oluşturulmuş ise satın alma işlemlerinde doğru kişilerin imzalayıp imzalamadığı bir örneklem üzerinde görülmelidir. 18 Satınalma bilgileri değerlendirilerek satınalma doğrulamaları yapılıyormu? Onay Belgesi var mı? Satın alma Komisyonu Üyeleri Belirlenmiş mi? Tedarikçiler İçin Bilgi Formları (MEÜ.İD.FR-042/00) Doldurulmuş mu? www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 19. Kalite kayıtları prosedür/talimatlara uygun olarak saklanıyor mu? 19 Kalite kayıtları prosedür/talimatlara uygun olarak saklanıyor mu? Arşiv odasına gidildi (Hasan Ejder Temiz). Arşiv Talimatı (MEÜ.KY.TA-001) . Kalite Yön. Koordinatörlüğü 2012 yılı Arşiv Listesi (MEÜ.KY.FR-015) incelendi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 20. Arşivde yangına, haşarata, ışığa, toza, neme, suya karşı önlemler alınmış mı? Işık ve havalandırma vd. koşullar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkinda Yönetmelik şartlarına uygun mu?. 20 Arşivde yangına, haşarata, ışığa, toza, neme, suya karşı önlemler alınmış mı? Arşiv odasına gidildi. Işığa karşı önlem alınmadığı (Perde olmadığı) gözlendi. Talimata göre (Arşiv Talimatı (MEÜ.KY.TA-001) gereken diğer önlemler. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 21 Arşivlik malzemeler belirlenmiş mi? Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı ve Kalite Kayıtları Listesinin 15.11.2011 tarihli Toplantı Katılım Formu ile kayıt altına alınarak yapılmış olduğu gözlendi. 21 Arşivlik malzemeler belirlenmiş mi? Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı ve Kalite Kayıtları Listesindeki kayıtların biri hariç tamamının (2011-2012 final sınav tarihleri listesi yok) var olduğu gözlendi. (MEÜ.KY.LS-003) www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 22 Arşiv dosyaları oluşturulmuş mu? 22 Arşiv dosyaları oluşturulmuş mu? 903.05.01 kodlu Personel Özlük İşleri Dosyası 060.08.01 kodlu Düzeltici Faaliyetler Dosyası oluşturulmamış. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 23 Birim Arşiv Faaliyet Raporu düzenli olarak hazırlanıyor mu? 23 Birim Arşiv Faaliyet Raporu düzenli olarak hazırlanıyor mu? 2012 yılı Birim Arşiv Faaliyet Raporu (MEÜ.KY.FR-018) incelendi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 24 Çalışma ortamı ile ilgili herhangi bir sorun var mı? Birimde çalışan birkaç personele bu soru sorulabilir. Temizlik Takip Formunun (MEÜ.İD.FR-034) kullanılıp kullanılmadığı incelenebilir. Çalışma ortamında ofis mobilyaları, temizlik, ışıklandırma, ısıtma ve soğutma, gürültü ile bilgi ve iletişim araçlarının kullanımı sorgulanabilir. Eğer bir sıkıntı varsa bununla ilgili açılmış bir Uygunsuzluk ve/veya DÖF formu veya yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetler incelenebilir. 24 Çalışma ortamı ile ilgili herhangi bir sorun var mı? Personel (İlhan Ege) ile yapılan görüşmede kışın ısıtma problemi yaşandığı bildirildi. Birim sorumlusu tarafından (Mete Yavuz) “uygunsuzluk formu doldurulduktan sonra” belirlenen taleplerin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına iletildiğini gösteren form incelendi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 25 Altyapı ile ilgili herhangi bir sorun var mı? Birimin kullandığı bina ve alanlarla ilgili yaşanmakta olan herhangi bir altyapı problemi olup olmadığı incelenir. 25 Altyapı ile ilgili herhangi bir sorun var mı? Birim sorumlusu tarafından (Filiz Karaömerlioğlu), binanın yağmurlu havalarda su geçirdiğine dair bilgi verildi. Bunun “Uygunsuzluk formu doldurulduktan sonra” bir yazı ile Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına iletilerek kayıt altına alındığı ve izlendiği ifade edildi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 26 Bakım onarım kayıtları tutuluyor mu? Bakım ve onarım kayıtlarının tutulduğu DOSYA incelenir. 26 Bakım onarım kayıtları tutuluyor mu? Bilgi İşlem cihazlarının onarımı için 28.03.2012 tarihli Bilgi İşlem Onarım Talep ve Takip Formu (MEÜ.İD.FR-161) ve Üniversite dışından fotokopi makinası ve klima için gelen personelin doldurduğu servis formları görüldü. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 27 Faaliyetler ilgili süreçlere göre yürütülüyor mu? Kaç süreçten yararlanıyorsunuz? Tetkik esnasında süreçler sorulur; Eğitim-Öğretim(5), Araştırma-Geliştirme(1), Uygulama Hizmet(1) ve İdari-Destek(4) Alanlarında Toplam 11 Süreç var. “MEÜ.KY.FR-041/01-Süreç Sorumluları Tablosunda” ilgili birimin yararlandığı süreçler belirlenmiş durumda. Süreç sorumluları Tablosu incelenir. 27 Faaliyetler ilgili süreçlere göre yürütülüyor mu? Kaç süreçten yararlanıyorsunuz? Örnek olarak MEÜ.EÖ.SR-001/00-Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Süreci, MEÜ.EÖ.SR-004/00-Uzaktan Eğitim (Mersin MYO) Süreci ve diğer ilgili süreçler görüldü. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 28 Süreçlerin hedefleri biliniyor mu? Süreçlerin hedefleri nelerdir? Süreç hedefleri ilgili süreçte yazılıdır. Toplam 11 sürecimiz var. Her birim kendini ilgilendiren sürece bakmalıdır. 28 Süreçlerin hedefleri biliniyor mu? Süreçlerin hedefleri nelerdir? MEÜ.KY.FR-037 numaralı Kalite Hedefleri Formunda kayıtlı olan Birimin 5. Hedefi ADEK İyileştirme Eylem Planıyla, 8. Hedefi de Faaliyet Bilgi Sisteminde Kayıtlı hedefle ilişkilidir. Bahsedilen Kalite hedefleri Ön Lisans ve Lisans Süreci (MEÜ.EÖ.SR-001) ile ilgili olup bu hedeflere ulaşmak için faaliyetlerin planlandığı ve yürütüldüğü tespit edilmiştir. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 29 Süreç etkinlik değerlendirmeleri yapılmış mı? Nelerdir? Bir Önceki döneme ait Birim Kalite Hedefleri (MEÜ.KY.FR-037) incelenir ve Süreç Performans Takip Tablosu (MEÜ.KY.FR-040) değerlendirilir. 29 Süreç etkinlik değerlendirmeleri yapılmış mı? Nelerdir? ../../2014 tarihli ve MEÜ.KY.FR-040 numaralı Süreç Performans Takip Tablosu incelenmiştir. ADEK ve Faaliyet Bilgi Sistemi ile ilgili hedefleri olduğu görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 30 Süreçler hangi süreçlerle etkileşim halindedir? “MEÜ.KY.FR-039/00-Süreç Etkileşim Tablosu” tartışılır ve etkileşimler değerlendirilir. 30 Süreçler hangi süreçlerle etkileşim halindedir? “MEÜ.KY.FR-039/00-Süreç Etkileşim Tablosu” görüldü ve birimle istişare edildi www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 31 Süreçlerin kontrol kriterleri nelerdir? Süreç izleme ve ölçümleri kayıt altında mı? Tüm birimlerimiz yasal mevzuata bağlıdır. Toplam 11 sürecimiz mevcuttur. İlgili birimin kendisi ile ilgili süreçlerin farkında olup olmadığı belirlenir. Bu süreçlerin kontrol kriterleri sorulur. 31 Süreçlerin kontrol kriterleri nelerdir? Süreç izleme ve ölçümleri kayıt altında mı? Birimle ilgili süreçler ve ilgili süreçlerin kontrol kriterleri soruldu. Süreç faaliyetleri ile ilgili olarak örnek olarak kullanılmış olan bir “MEÜ.EÖ.FR-058 Sınav Yoklama Tutanağı” görüldü, sürecin kontrol kriterlerinde belirtilen yasal mevzuatlara uygun takip edildiği saptandı. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 32. Kalite Yönetim Bilgi Sistemindeki Dokümanlar Kullanılıyor mu? Kurum içerisinde çalışan akademik ve idari personelden rastgele belirlenen kişilerden KYK bilgi sisteminden bazı formlar, dokümanların alınması istenerek sistemin kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilmelidir. MEÜ.EÖ.FR-019/00 Öğrenci ders çıkarma dilekçe formu MEÜ.EÖ.FR-020/00 Öğrenci sınıf temsilciliği seçimi adaylık formu MEÜ.EÖ.FR-021/00 Ders ekleme formu (ek-d-3) MEÜ.EÖ.FR-022/00 Ders değişiklik formu (ek-d4) MEÜ.EÖ.FR-024/00 Öğrenci İşleri Kayıp belge talep formu www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 33. Akademik kurulllarla ilgili kayıtlar oluşturulmuş mu? Birimin işleyişi içerisinde hangi akademik kurulların olduğu birim temsilcisi ve birim amirine sözlü olarak sorulur. Kurul listeleri incelenebilir. Birimin kurul toplantı tutanakları ait birkaç örnek incelenmelidir. Birimin kurul karar defteri incelenerek iç tetkik soru listesinde birkaç örnek ile kayıt altına alınmalıdır. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 34. Dersler ile ilgili kayıtlar tutuluyor mu? (Sınıf yoklama listesi vb.) Birimin ders yoklama listeleri, Devamsızlıktan kalan öğrenci listeleri vb. ilgili kişilerden istenerek incelenmelidir. Birimin tetkiki sırasında incelenen bu dokümanlar, iç tetkik soru listesinde birkaç örnek ile kayıt altına alınmalıdır. MEÜ.EÖ.FR-045/00 Devamsızlıktan kalan öğrenci listesi MEÜ.EÖ.FR-044/00 Sınıf yoklama listesi MEÜ.EÖ.FR-222/00 ÖBS - Öğrenci Devam Çizelgesi www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 35. Sınavlar İle İlgili Kayıtlar Oluşturulmuş mu? Birimin Sınav sonuç listeleri, sınav teslim tutanakları vb. ilgili kişilerden istenerek incelenmelidir. Birimin tetkiki sırasında incelenen bu dokümanlar soru listesinde birkaç örnek ile kayıt altına alınmalıdır. MEÜ.EÖ.FR-056/00 Sınav cevap kağıdı MEÜ.EÖ.FR-058/00 Sınav sarf tutanağı MEÜ.EÖ.FR-059/00 Sınav evrakı teslim tutanağı MEÜ.EÖ.FR-061/00 Sınav sonuç belgesi teslim formu MEÜ.EÖ.FR-062/00 Sınav sonuç çizelgesi MEÜ.EÖ.FR-064/00 Mazeret sınavı talep formu www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 36. Stajlarla İlgili İşlemler Düzenli Yürütülüyor mu? İlgili Kayıtlar Oluşturulmuş mu? Birimin Staj komisyonu oluşturulup oluşturulmadığı sorgulanmalı, staj ile ilgili birim dokümanları ilgili kişilerden istenerek incelenmelidir. Birimin tetkiki sırasında incelenen bu dökümanlar soru listesinde birkaç örnek ile kayıt altına alınmalıdır. MEÜ.EÖ.FR-075/00 Staj 13 (EK-13) Staj çalışma takvimi MEÜ.EÖ.FR-084/00 Staj 4 (EK-4) Devam durum çizelgesi MEÜ.EÖ.FR-086/00 Staj 3.1 (EK-3 Form No-6) İşveren Değerlendirme Formu MEÜ.EÖ.FR-087/00 Staj 7 (EK-7) Staj not çizelgesi www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 37. Cihaz kullanma/çalışma talimatları ilgili yerlerde bulunuyor mu? Özellik arz eden cihazlara ait kullanma talimatları çalışma alanında veya cihaz yanında bulunup bulunmadığı incelenmelidir. 37 Cihaz kullanma/çalışma talimatları ilgili yerlerde bulunuyor mu? Dersliklerde bulunan akıllı tahtalarla ilgili kullanma talimatı bulunmamaktadır (Bu bir Uygunsuzluktur iç tetkik raporuna kaydedilir). www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 38. Laboratuvar kayıtları oluşturulmuş mu? Bu laboratuvar kayıtları eğitim veya araştırma amaçlı laboratuvarlarla ilgilidir. (Dışarıya yapılan laboratuvar hizmetleri hariçtir). Deney kılavuzları. 38 Laboratuvar kayıtları oluşturulmuş mu? Laboratuvar ile ilgili haftalık ders programı. www.mersin.edu.tr

39-40ıncı sorular dışarıya hizmet veren birimler içindir.

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 39. Cihaz Kalibrasyon/Doğrulama Takip Listesi oluşturulmuş mu? Cihaz kalibrasyon/Doğrulama Takip Listesi (MEÜ.UH.FR-014) olup olmadığı sorgulanmalıdır. 39 Cihaz Kalibrasyon/Doğrulama Takip Listesi oluşturulmuş mu? Kalibrasyon/Doğrulama yapılacak bir cihaz bulunmamaktadır. Öğrenci kimya laboratuvarında bulunan cihazlara ait cihaz kalibrasyon/doğrulama takip listesi görülmüştür. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 40. Kalibrasyon/Doğrulama kayıtları mevcut mu? (ilgili birimlerde) Cihaz kalibrasyon/Doğrulama Takip Listesi (MEÜ.UH.FR-014) olup olmadığı sorgulanmalıdır. 40 Cihaz Kalibrasyon/Doğrulama Takip Listesi oluşturulmuş mu? Kalibrasyon/Doğrulama yapılacak bir cihaz bulunmamaktadır. Öğrenci kimya laboratuvarında bulunan cihazlara ait cihaz kalibrasyon/doğrulama takip listesi görülmüştür. www.mersin.edu.tr

41- 48’uncu sorular “ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ” İLE İLGİLİ SORULARDIR. Birim Çevre Koordinatörleri Toplantıda Bulunacaktır. (Çiftlikköy Kampüsündeki Akademik ve İdari Birimler)

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 41. Çalışanlar Çevre Politikasına nasıl ulaşabiliyor? Çevre Politikamız Mersin Üniversitesi Web Sayfasındaki Çevre Portalında Mevcuttur. 41 Çalışanlar Çevre Politikasına nasıl ulaşabiliyor? Çevre Portalının web adresi : http://www.mersin.edu.tr/meui/cevre-yonetimi-koordinatorlugu www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 42. Birim Çevre Koordinatörü ve Alt Birim Çevre Temsilcileri Görev Tanımlarını Biliyorlar mı? Birim Çevre Koordinatöleri kendi birimlerine gelen görev tanımları yazısını gösterecektir. 42 Birim Çevre Koordinatörü ve Alt Birim Çevre Temsilcileri görev tanımlarını biliyorlar mı? Birimin Çevre Koordinatörü ../…/2013 tarihli yazıyı beyan etti. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 43. Çalışanlar kendi birimlerine ait Birim Çevre Koordinatörü ve Alt Birim Çevre Temsilcilerinin kimler olduğunu biliyorlar mı? Birim Çevre Koordinatörleri kendi birimlerine gelen görev tanımları yazısını gösterecektir. 43 Çalışanlar kendi birimlerine ait Birim Çevre Koordinatörü ve Alt Birim Çevre Temsilcilerinin kimler olduğunu biliyorlar mı? Birimin Çevre Koordinatörü ../…/2013 tarihli yazıyı beyan etti. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 44. Biriminizin çevresel risk değerlendirmesi yapılmış mı? Birimlerin çevresel risk değerlendirmeleri yapılıp çevre koordinatörlüğüne yollanmıştır. Aynı zamanda bir kopyası da birim çevre koordinatörlerinde bulunmaktadır. 44 Biriminizin çevresel risk değerlendirmesi yapılmış mı? Birimin Çevre Koordinatörü ../…/2013 tarihli risk değerlendirmesini beyan etti. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 45. Çevre amaç ve hedefleri belirlenmiş mi? Çalışanlar tarafından biliniyor mu? Çevre amaç ve hedeflerimize üniversitemiz web sayfasında bulunan çevre yönetim sistemi portalından ulaşabilirsiniz 45 Çevre amaç ve hedefleri belirlenmiş mi? Çalışanlar tarafından biliniyor mu? Web Sayfamız ÇYS portalında bulunan amaç ve hedefler Kıvanç Zorlu KENDİR tarafından gösterildi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 46. Çevre yönetim sistemine yönelik biriminizde gerçekleştirilen eğitim/bilgilendirme çalışmalarının kayıtları var mı? 46 Çevre yönetim sistemine yönelik biriminizde gerçekleştirilen eğitim/bilgilendirme çalışmalarının kayıtları var mı? Birim Çevre Koordinatörü tarafından gerçekleştirilen toplantının katılım tutanağı Esra SARIOĞLU tarafından gösterildi. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 47. Biriminizin Acil Durum Eylem Planına ulaşabiliyor musunuz? 47 Biriminizin Acil Durum Eylem Planına ulaşabiliyor musunuz? Birimin Çevre Koordinatörü Nermin Şimşek KUŞ ../…/2013 tarihli acil durum eylem planını beyan etti. www.mersin.edu.tr

MERSİN ÜNİVERSİTESİ KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ SORULAR 48. Biriminizin Acil Durum Ekiplerinde Kimler Yer Alıyor? 48 Biriminizin Acil Durum Ekiplerinde Kimler Yer Alıyor? Birimin Çevre Koordinatörü Ferda GÖNEN ../…/2013 tarihli acil durum eylem planı içerisinde yer alan acil durum ekiplerinin listesini (ilk yardım, arama kurtarma, yangın) beyan etti. www.mersin.edu.tr

KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ MERSİN ÜNİVERSİTESİ TEŞEKKÜRLER KALİTE YÖNETİMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ