Halkla İlişkiler Biriminin Örgütlenmesi 5.Hafta

Halkla İlişkiler Biriminin Genel Organizasyon İçindeki Yeri Organizasyonlar, hedefe yönelik yapısal ve sisteme ilişkin faaliyetlerin, işletme çevresiyle ilişkilendirilmesi sonucu oluşan sosyal varlıklardır. En temel tanımıyla organizasyon; bir kuruluşta yapılacak işler, bu işleri yapacak kişiler ve dikey-yatay ilişkiler bütünüdür.

Halkla ilişkiler açısından bakıldığında, yapılacak çok işlerin olduğu, bu işleri yapacak uzman kişilere gereksinim duyulduğu ve çok sayıda kurum içi ve dışı ilişkiler bulunduğu gerçeğiyle karşılaşılmaktadır. Buna göre küçük işletmeler dar bir Pazar alanı içinde çalıştıklarından müşteri ve çevreyle ilişkilerde zorluk çekmezler. İşletmenin sahibi halkla ilişkiler sorumluluğunu bizzat yüklenir, çevreyi yakından tanır, yerel kuruluşlarla olan ilişkileri, ayrıca komşular ve tüketicilerle ilişkileri bizzat kendisi yürütür.

Orta büyüklükteki bir işletmede halkla ilişkiler uğraşıları giderek daha yoğunlaştığından bu işleri yürütmek üzere firma organizasyonu içinde pazarlama ya da personel bölümüne bağlı halkla ilişkiler uzmanının çalıştırıldığı görülmektedir. Bazı işletmeler ise kendi içerisinde bir örgütlenme yoluna gitmek yerine reklam ajansı gibi piyasada çalışan halkla ilişkiler bürolarından biriyle anlaşır ve o büronun danışmanlığında işleri yürütürler.

Büyük işletmelere gelince , Batı Avrupa ülkelerinde ve giderek Türk firmalarında bağımsız halkla ilişkiler bölümünün genel organizasyon yapısı içerisinde yer aldığı görülmektedir. Ancak halkla ilişkiler bölümünün diğer bölümlerle çok sıkı bir ilişki içerisinde bulunması gerekmektedir.

Diğer bölümlerle sürekli bilgi alışverişi yapılır, yeni halkla ilişkiler politikaları tanıtılır, ilgili bölümlerin halkla ilişkiler konusundaki görüşleri ve önerileri alınır.

Halkla İlişkiler Bölümü Hangi İşleri Yapar? Hedef kitleye ilişkin bilgi toplamak, Plan ve program hazırlamak Bütçe hazırlamak Ortaklara şirkete ilişkin bilgi vermek İşletmenin ilişki içinde bulunduğu kişi ve kuruluşlara yazışma ve duyuru hazırlamak Basın bülteni hazırlamak Tanıtıcı el kitapçığı, broşür ve işletme gazetesi çıkarmak,

İşletmeyi gezmek isteyenlere yardımcı olmak, Tüketici ve meslek birlikleriyle ilişki kurmak Özel gün, konferans, toplantı, seminerler düzenlemek, Üst düzey yöneticilere halkla ilişkiler politikasını oluşturucu önerilerde bulunmak.

Halkla ilişkiler bölümü diğer bütün bölümlerle sıkı ilişkiler kurar, ancak personel ve pazarlama bölümüyle daha sıkı ilişkilere girişir. Tüketicilere ürünü tanıtmaya ve satışı gerçekleştirmeye çalışan pazarlama bölümüyle, yine tüketicilerle “firma imajı” yaratmak isteyen halkla ilişkiler bölümü zaman zaman işbirliği kurarak ortak kampanyalar yürütebilirler.

Öte yandan personel bölümü örgüt içinde yer alan işgörenlerin işe alınmasından başlayarak firmayı tanıtıcı bilgiler vermek, eğitmek ve çalışmalarını değerlendirmek gibi görevler üstlenirken; halkla ilişkiler bölümüyle eşgüdüm içine girerek özellikle el kitapçığının hazırlanması yeni işe alınan elemanın karşılanması, firmanın tanıtımı, sendikalarla ilişkiler ve eğitim gibi konularda işbirliğine çok kolaylıkla girişilebilir.

Büyük işletmelerin bazılarında ise halkla ilişkiler bölümü kurulmaz, fakat bu görevi yürütmek için doğrudan doğruya genel müdüre bağlı halkla ilişkiler danışmanı görevlendirilebilir.

Doğrudan Genel Müdüre Bağlı Halkla İlişkiler Bölümü Mali danışman Halkla İlişkiler Danışmanı Hukuk Danışmanı Muhasebe Müdürü Üretim Müdürü Pazarlama Müdürü İnsan Kaynakları Müdürü

Halkla İlişkiler Bölümünün Örgütsel Yapısı Halkla ilişkiler çalışmalarını uzman kişilerin yapması gerekmektedir. Halkla İlişkiler uzmanlarının çalıştığı bir bölümde, işletmenin yapısı, amaçları, büyüklüğü ve çevreyle ilişkilerinin yoğunluğuna bağlı değişik türde bir örgütsel yapılanmaya gidilebilir.Örneğin, işletmenin yer aldığı iş dalı monopol veya oligopol piyasa özelliği taşıyorsa halkla ilişkiler bölümüne rekabet nedeniyle çok iş düşecektir.

Örgütsel yapı içerisinde öncelikle halkla ilişkiler bölümüne bağlı iç ve dış ilişkiler ünitesi oluşturmakla işe başlanabilir. Daha sonra her işletme kendi yapı ve gereksinimlerine göre alt üniteler oluşturur. Buna göre iç halkla ilişkiler şefliğine bağlı olarak işgörenler, sendikalar ve ortaklarla ilişkiler, kamu ve yerel kuruluşlarla ilişkiler söz konusudur.

Bu organların dışında ayrıca planlama, araştırma ve bütçe gibi fonksiyonları yürüten birimler de halkla ilişkiler bölümünde yer alabilir.

Halkla İlişkilerin Kendi İçinde Örgütlenmesi Halkla İlişkiler Müdürü İç Halkla İlişkiler Şefi Planlama Araştırma Bütçe Hazırlama Dış Halkla İlişkiler Şefi Basınla İlişkiler İşgörenlerle ilişkiler Kamu Kuruluşları ile İlişkiler Sendikalarla İlişkiler Yayın ve tanıtım Ortaklarla İlişkiler Gösteri, fuar ve sergi

Özellikle ülkemizde halkla ilişkiler fonksiyonu henüz genel organizasyon yapısı içerisinde örgütsel kişiliğine tam olarak ulaşmadığı için böyle bir örgütlenme lüks olarak kabul edilmektedir. Fakat zaman içinde işletmelerde görülen hızlı değişim ve gelişim sonucu bu tür örgütlenmeye gereksinme duyulacağı söylenebilir.

Halkla İlişkilerin Örgütlenmesine Başka Bir Örnek Genel Müdür Yardımcısı Davranış Araştırma İç İlişkiler Danışmanı Halkla İlişkiler Sendikal İlişkiler Ücretleme Basın Radyo TV Planlama Araştırma

Halkla İlişkiler Departmanının Görevleri Halkla ilişkiler departmanının görevleri her ne kadar kuruluştan kuruluşa göre gösterebilse de, aşağıdaki on madde bu görevleri genel anlamda özetlemektedir: Yazma ve Editörlük: Haber bültenleri, makale, iç ve dış hedef kitleye yönelik dergi/ gazete gibi yayınlar, hissedarlara yönelik raporlar, personel yazışmaları, konuşmalar, broşürler, ürün veya teknik materyal ile ilgili yazılar, ticari tanıtım makaleleri ve kurumsal reklamlar hazırlamak.

Medya ile ilişkiler: Kuruluş ile ilgili bilgilerin medyada yayınlanmasını sağlamak ve medyanın haber elde etme ve yetkili mercilerle görüşme gibi isteklerini yerine getirmek. Araştırma: Uygulanacak halkla ilişkiler kampanyasını planlamadan önce bilgi toplama çalışmalarını yerine getirmek.

Yönetim: Yöneticilerle işbirliği halinde plan yapmak Yönetim: Yöneticilerle işbirliği halinde plan yapmak. İhtiyaçları ve öncelikleri saptamak, hedef kitleleri, amaçları ve stratejileri belirlemek. Danışmanlık: Kriz durumlarında, kritik ve hassas konularda kuruluşun stratejisini belirlemek amacıyla yönetimle birlikte çalışmak.

Özel Olaylar: Basın konferansları, sergiler, açılışlar, yıldönümü kutlamaları, bağış toplama kampanyaları, yarışmalar, ödül törenleri vs. düzenlemek. Konuşma: Konferanslarda, seminerlerde,konuşmalar yapmak veya konuşmacı olarak katılacak kişilerin konuşma metnini hazırlamak.

Üretim: Multimedya bilgisini ve becerisini kullanarak iletişim olanağı yaratmak. Eğitim: Yöneticilere ve kuruluş sözcülerine medya ile ilişkiler konusunda eğitim olanakları sağlamak, kuruluşun kültürel, politik ve yapısal değişikliklerini personele tanıtmak. Bağlantı: Kuruluş açısından önemli olan kişileri karşılamak ve ağırlamak, belirlenen iç ve dış hedef kitlelerle ilişki kurmak.

KURULUŞ İÇİ DEPARTMAN YA DA DANIŞMAN AJANS MI?

Kuruluş İçindeki Halkla İlişkiler Departmanının Yapısını Belirleyen Faktörler Kuruluşun büyüklüğü Yönetimin halkla ilişkilere verdiği önem Kuruluşun duyduğu halkla ilişkiler gereksinimi

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Basın bülteni/makale yazmak ve dağıtmak, basın listesi hazırlamak Basın konferansı, basın resepsiyonu ve basın gezisi düzenlemek Medya enformasyon servisi oluşturmak Yöneticiler için basın, radyo ve televizyonda mülakat imkanları yaratmak Fotoğraf konusunda sanatçılarla işbirliği içinde olmak ve fotoğraf bankası oluşturmak

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Personele yönelik gazete veya dergi yayımlamak, video, slide gösterileri, duvar gazeteleri gibi yöntemlerle kuruluş içi iletişimi sürdürmek Dağıtımcılar, tüketiciler, kullanımcılar yani dış hedef kitleye yönelik gazete, dergi yayımlamak Yıllık raporları hazırlamak ve dağıtımını sağlamak, kuruluşta yeni işe başlayanlara yol göstermek amacıyla rehber kitapçıklar düzenlemek, potansiyel iş gücünü oluşturan eğitim kurumlarına poster, broşür hazırlayarak basılı araçların gücünden yararlanmak.

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Kuruluşun gelişim sürecini aktaran dokümanter film gibi görsel işitsel araçlardan yararlanılmasına imkan hazırlamak, slide gösterileri düzenlemek, katalog hazırlamak ve arşivlemek. Sergi ve gösterileri organize etmek Kurumsal kimlik oluşturmak amacıyla logo, renk, basım stili oluşturmak, özel giyim biçimi gibi konularda kuruluş tarzında bütünlük sağlamak Sponsorluk konusunda karar vermek.

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Kuruluş gezileri düzenlemek Gerekli yönetim toplantılarına katılmak ve ürün, pazarlama, satış ve diğer birim yöneticileri ile toplantılar yaparak, koordinasyonu sağlamak Satış ve ortaklar toplantısında kuruluşu temsil etmek Eğer anlaşmalı danışman firma söz konusu ise, iletişimi sağlamak

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Ticari birlik toplantılarında kuruluşu temsil etmek Halkla ilişkiler personeline eğitim imkanı sağlamak Kamuoyu araştırmaları ya da diğer araştırmaları yapmak Reklam ajansı ile işbirliği içinde olmak Yeni birimler için resmi açılışlar düzenlemek

Halkla İlişkiler Departmanının Faaliyetleri Siyasi liderlerle iletişim kurmak ve geliştirmek Yabancı konuklar, VİP’i ağırlamak kuruluş gezileri düzenlemek Yıl dönümlerini kutlamak, ödül törenleri düzenlemek Basın kupürlerinin, radyo ve televizyon programlarının feedback’ini almak ve dışarıdan gelen raporları incelemek Belirlenen amaçlar açısından sonuçları değerlendirmek.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Departmanının Avantajları Halkla ilişkiler görevlisi ve yönetim birbirini yakından tanır. Halkla ilişkiler uzmanı kuruluşun çalışma alanı ve konusu hakkında ayrıntılı bilgi sahibidir. Halkla ilişkiler uzmanı kuruluş içinde iletişim ağını kolaylıkla oluşturarak, güvenilir enformasyonu en kısa zamanda elde edebilir.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Departmanının Avantajları Halkla ilişkiler uzmanı, yerinde ve süratli hareket edebilir ve aynı zamanda acil durumlarda çabuk karar verebilir. Halkla ilişkiler uzmanı, yönetime günlük önerilerde bulunabilecek güçlü bir konumdadır.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Departmanının Dezavantajları Halkla ilişkiler görevlisinin kuruluş ile içiçe olması, sorunlara önyargılı yaklaşmasına yol açarak kuruluş ile ilgili tutumunda objektif olmasını engelleyebilmekte, bu ise medyanın güvenini olumsuz yönde etkilemektedir. Aynı biçimde halkla ilişkilerin reklam, pazarlama, satış vb. diğer faaliyet alanları ile karıştırılması gibi hatalara düşülebilmektedir.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Departmanının Dezavantajları İyi eğitim almamış ise, halkla ilişkiler görevlisi pasif kalabilir. Halkla ilişkiler görevlisi, yönetimin saygı duyabilmesi için gerekli yeteneklerden yoksun olabilir. Yönetim tarafından bir kişiyi terfi ettirmek de iyi bir yol olarak görülen halkla ilişkiler uzmanı ünvanına layık görülen kişi, meslekte çok amatör olup, bilgisi yeterli olmayabilir.

Halkla İlişkiler Firmalarının Sunduğu Hizmetler Pazarlama İletişimi Araştırma ve Değerlendirme Kriz Yönetimi Medya Analizi Toplumsal İlişkiler Event-Özel olay Yönetimi Kamu Yararına Faaliyetler Markalama ve Kurumsal İtibar Finansal İlişkiler

Halkla İlişkiler Firmasının Avantajları Objektiflik: Değişik Beceriler ve Uzmanlık Alanları: Dış Kaynaklar: Ülke Çapında Ofisler: Özel Problem Çözme: Yaratıcılık:

Halkla İlişkiler Firmasının Dezavantajları Müşterilerin kurum içi ilişkilerinden uzaktır. Genellikle müşteri olan kuruluşun bir ya da birkaç elemanıyla iletişim içinde olması nedeniyle halkla ilişkiler departman yöneticisinin sahip olduğu iç iletişim imkanlarından yoksundur. Uygulamalar ücretler sınırlıdır, oysa bunun tersine kuruluş içinde yer alan birim yöneticisi aynı amaç için tam gün çalışmaktadır. Danışman olarak çalışan firmaların müşterinin ticari, endüstriyel veya özel ilgi alanları hakkında ayrıntılı bilgiye sahip olmaları, kurum içi departmana kıyasla daha güçtür.

Teşekkürler…