Veri Toplama ve Değerlendirme Sistemi Tanıtım Toplantısı

GÜADEK FAALİYETLERİ GÜADEK, Üniversitemizin iç değerlendirme faaliyetlerini yürütmektedir. Bu amaçla her yıl Özdeğerlendirme Raporu hazırlanarak YÖK’e sunulmaktadır. Bu rapor, tüm akademik ve idari birimlerimizden gelen veriler kullanılarak hazırlanmaktadır.

RAPORUN BÖLÜMLERİ Özdeğerlendirme Planı Ağırlıklı Hizmet Alanları Performans Göstergeleri

ÖZDEĞERLENDİRME PLANI YÖDEK tarafından belirlenen on başlıktan oluşur 1. Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) 2. Kurumsal Nitelikler ve Özellikler 3. Eğitim-Öğretim Süreçleri 4. Araştırma ve Geliştirme (Bilgi Üretme) Süreçleri 5. Uygulama ve Hizmet Süreçleri 6. İdari Süreçler ve Destek Süreçleri 7. Yönetsel Özellikler (Yapısal) 8. Yönetsel Özellikler (Davranışsal) 9. Çıktılar/Sonuçlar 10. Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansı

ÖZDEĞERLENDİRME PLANI DEĞERLENDİRME YÖNTEMİ Bu başlıklar altındaki her sorunun, “Beklenen düzey” bakımından değerlendirmesi yapılır. Beklenen düzeyin çok altı: 1 puan Beklenen düzeyin altı: 2 puan Beklenen düzey: 3 puan Beklenen düzeyin üstü: 4 puan Beklenen düzeyin çok üstü: 5 puan

ÖZDEĞERLENDİRME PLANI Bu planın başlıklarına ilişkin bilgiler, tüm akademik birimlerimizce doldurulur. Akademik birimler, performans göstergelerini dikkate alarak bu puanlamayı yapmaktadır. Tüm birimlerden gelen sonuçların ağırlıklı ortalaması alınarak Üniversite Özdeğerlendirme tablosu hazırlanır.

2009 ÖZDEĞERLENDİRME PLANI

AĞIRLIKLI HİZMET ALANLARI Akademik alanlara göre personel ve öğrenci dağılımı Üniversitenin hizmet sunduğu ağırlıklı alanların değerlendirilmesi Gazi Üniversitesinin genel durum tablosu

2009 AĞIRLIKLI HİZMET ALANLARI

PERFORMANS GÖSTERGELERİ YÖDEK, 2007 yılında yayımladığı rehberde, 76 performans göstergesi belirlemiştir Üniversiteler kendi ihtiyaç ve öncelikleri doğrultusunda bu göstergeleri düzenlemiş veya yeni gösterge eklemişlerdir GÜADEK üyelerinin çalışmaları sonunda üniversitemizin PG sayısı 174’e çıkarılmıştır

PERFORMANS GÖSTERGELERİ VERİ TOPLAMA SÜRECİ Performans göstergelerinin belirlenmesi için Üniversitemizin tüm akademik ve idari birimleri ile koordineli çalışılmaktadır İdari birimlerden temin edilemeyen bilgiler, akademik birimlerimizden derlenmektedir

AKADEMİK BİRİMLERDE GÖSTERGELER, VERİ TOPLAMA SÜRECİ Toplanan bilgiler büyük oranda, eğitim-öğretim süreçleri ile bilimsel etkinliklere dair bilgilerdir Bir kısmı birim yöneticiliklerinde bulunmakla beraber, bir kısmı da öğretim elemanlarından temin edilmektedir

AKADEMİK BİRİMLERDE PERFORMANS GÖSTERGELERİ VERİ TOPLAMA SÜRECİ Akademik birimlerde veriler, bölüm komisyonlarınca toplanarak Akademik Birim Koordinatörlüğüne ulaştırılır Gereken diğer bilgiler birim sekreterlikleri ve yöneticiliklerinden temin edilir Koordinatörlük, bu bilgileri birim için toplar ve arşivlenmesini sağlar

PERFORMANS GÖSTERGELERİ VERİ TOPLAMA SÜRECİ Performans göstergeleri için veri toplama süreci, 2010 yılından itibaren GÜADEK Bilgi Sistemi aracılığıyla gerçekleştirilecektir Sistem, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı bünyesinde kurulan bir ekip tarafından hazırlanarak ön uygulamaya açılmıştır

GÜADEK BİLGİ SİSTEMİ GÜADEK Bilgi Sisteminin amacı, veri tabanı oluşturup, bu verilerin raporlandırılmasını sağlamaktır Sistem, GÜADEK tarafından yürütülen çeşitli faaliyetleri kapsayacak biçimde yapılandırılmıştır: Bunlardan biri, GÜADEK Veri Toplama ve Değerlendirme Sistemi ile performans göstergeleri için veri toplanmasıdır Diğeri ise memnuniyet anketlerinin uygulanmasıdır

GÜADEK VERİ TOPLAMA VE DEĞERLENDİRME SİSTEMİ Performans göstergeleri için gereken verilerin büyük bölümü, Üniversitenin mevcut bilgi sistemlerinden aktarılacaktır Akademik birimlerden derlenecek veriler, GÜADEK tarafından belirlenen tarihlerde, birim koordinatörleri tarafından sisteme girilecektir Bu verilerin doğruluğu ve güvenilirliğini sağlamak, Akademik Birim Koordinatörleri ve Birim Yöneticiliklerinin sorumluluğundadır

GÜADEK VERİ TOPLAMA VE DEĞERLENDİRME SİSTEMİ İdari birimlerden derlenen ve mevcut bilgi sistemlerinden aktarılamayan bilgiler, GÜADEK’in belirlediği tarihlerde, görevlendirilen personel tarafından sisteme girilecektir Manuel veya online, tüm verilerin doğruluğu ve güvenilirliği, akademik ve İdari Birim Yöneticilerince sağlanacaktır

GÜADEK VERİ TOPLAMA VE DEĞERLENDİRME SİSTEMİ DENEME SÜRECİ Tanıtımı yapılacak olan sistem, Haziran ayı içerisinde deneme kullanımına açılacaktır 2009 yılı raporunu hazırlamak üzere birimlerden GÜADEK’e gönderilen verilerin sisteme girilmesi gerekmektedir Sisteme giriş için Bilgi İşlem Dairesi tarafından kullanıcı adı ve şifreleri belirlenecek, GÜADEK tarafından ilgili yönetici ve koordinatörlere ulaştırılacaktır Bu deneme uygulaması ile gelecek yıl sistemin sağlıklı bir şekilde çalışması amaçlanmaktadır Uygulama süresince karşılaşılan sorunlar giderilecek ve sistem yeni döneme hazır hale getirilecektir

2010 ÖZDEĞERLENDİRME TAKVİMİ Ekim-Kasım 2010: Her birim, sorumluluğu kapsamındaki bilgileri tespit eder. Mevcut bilgi sistemlerindeki bilgilerin doğru biçimde oluşup oluşmadığını gözden geçirir Sisteme manuel girilmesi gereken bilgiler için bir sorumlu belirlenir. Bu sorumlu akademik birimlerde Koordinatördür. Bilgilerin nasıl ve ne zaman temin edileceği belirlenir Özdeğerlendirme süreci için gereken diğer ön hazırlıklar tamamlanır Akademik takvim esasına uygun toplanacak verilerin sisteme girilmesine başlanır. (Örn öğretim yılının ders yükleri, öğrenci/mezun sayıları vb.)

2010 ÖZDEĞERLENDİRME TAKVİMİ Aralık 2010: Özdeğerlendirme süreci resmen başlar Birimler, sorumlu oldukları verileri kontrol eder, eksik olanları sisteme aktarır Mali yıl esasına uygun derlenecek veriler 31 Aralık tarihi itibariyle toplanmalıdır. (Örn. bütçe rakamları, bilimsel etkinlikler, fiziksel altyapı vb.)

2010 ÖZDEĞERLENDİRME TAKVİMİ Ocak 2011: Tüm veriler sisteme aktarılmış, doğrulukları birim yöneticileri tarafından kontrol edilmiş olmalıdır Bu tarih itibarı ile idari birimlerin bilgi sağlama süreci tamamlanır Akademik birimler, özdeğerlendirmenin raporlama sürecine geçer

2010 ÖZDEĞERLENDİRME TAKVİMİ Ocak 2011 (devamı): Akademik Birim koordinatörlüğü, “Özdeğerlendirme Planı Tablosu” ve “Ağırlıklı Hizmet Alanları Tablosu”nu doldurur Performans göstergelerinden de yararlanarak “Birim Özdeğerlendirme Raporu”nu hazırlar ve GÜADEK’e ulaştırır

2010 ÖZDEĞERLENDİRME TAKVİMİ Ocak 2011 (devamı): Akademik ve idari tüm birimler tarafından sisteme eksiksiz aktarılan veriler, GÜADEK tarafından incelenir Mart 2011’de Üniversite özdeğerlendirme raporu tamamlanır

TEŞEKKÜRLER