SOY KÜTÜĞÜ VE ÖN SOY KÜTÜĞÜ SİSTEMİ Kemalettin ÖZCAN Zir. Yük. Müh. HAYVANCILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Islah ve Geliştirme Daire Başkanlığı

İletilmesi Gereken Hususlar SÖS; ________ SÖS’ün İşleyişinde Bazı Sorunlar ve İletilmesi Gereken Hususlar Bulunmaktadır

Sistemin Tohumlama Kayıtlarına Dayalı Olduğu Unutulmamalıdır… SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Sistemin Tohumlama Kayıtlarına Dayalı Olduğu Unutulmamalıdır…

SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Suni Tohumlama İzni Verme-İptal Her İzinli Tohumlama Yapanın Kodu ve E-Islahta Tanımlaması Olacak - İzin Verme ve İptal, E-Islaha kaydedilecek, ayrıca HAYGEM’e bildirilmeyecektir. - Bazı iller hâlâ yazılı bildirimde bulunuyor. - Uygulayıcıların TC. Kimlik Numarası üzerinden yeni bir çalışma başlatılacak. Cezalar ve iki ilde birden yapılan çalışmalar, TC. Kimlik üzerinden sorgulanabilecek. Tohumlamada Irk Uyumu - 01.04.2012 tarihinden itibaren yapılan tohumlamalarda, kültür ırkı ve melezlerinde ırk uyumu şartı bulunmaktadır. - GAP, DAP, DOKAP ve KOP illerinde 2014 ve 2015 yıllarının mayıs ayından itibaren farklı kurallar oluşturulmuştur. - E-Islaha kayıtta ırk uyumu sorgusu çalışmakta, uyumsuz olanlar kaydedilememektedir. Ayrıca bir uğraşı veya kontrole gerek bulunmamaktadır. - Irk değişimine engel olan tohumlamalar İller tarafından silinmeli… Boğa Arama Suni tohumlama boğalarında iki farklı numara bulunabilmekte olup, boğaların her iki numarası da E-Islah’a kaydedilmektedir. E-Islahta boğa aranırken her iki numara üzerinden (kulak no veya diğer no) arama yapılarak işlem yapılabilir.

SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Koçan Tahsis Unutulan veya yanlış tahsis yapılıp ilde düzeltilemeyen koçanlarda; - HAYGEM’e resmi yazı ile düzeltme veya tahsis talebinde bulunulur. - Her koçan için ayrı ayrı yazıya gerek yok, tablo yapılıp gönderilebilir. - Tabloda yer alması gereken asgari bilgiler: Uygulayıcı kodu, Adı soyadı, koçan başlangıç-bitiş no, sistemdeki tahsis tarihi, olması gereken tahsis tarihi Sisteme tahsiste personel titiz davranmıyor. Uygulayıcılar ve tahsis yapanlar nasıl olsa düzeltme yapılıyor diye, uygulamadaki tahsis tarihi hatalarına devam ediyor. !!! Koçan tahsisinin üzerinden 18 ay (540 gün) geçen tohumlamalar sisteme kaydedilememektedir. Bununla ilgili yazılı talep yapılmamalıdır. Eski koçan tahsisleri kontrol edilerek, kullanılmamışsa da koçanlar uygulayıcılardan teslim alınıp, yenisi verilmelidir. Bunun yapılmaması durumunda 18 aylık sınırla karşılaşılmaktadır. Tek bir belge numarasının tahsis düzeltmesi talep edilmektedir. Tahsisler Koçan üzerinden yapılmaktadır.

SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Sperma Tahsis 2015 yılında Sperma Tahsis Projesi uygulanmaya başlanmıştır. Proje çok basit bir prensip üzerine oluşturulmuştur. Alınan sperma = Kullanılan sperma ( bir nevi depo sorgulaması) Bu proje ile başta Boğa Kulak numarası hataları ile bilerek yapılabilecek farklı boğa yazmanın (suiistimal) önüne geçilmiş olacaktır. (Özellikle Buzağı desteklemesindeki Döl Kontrolünden geçmiş boğalara ödenen fark nedeniyle…) Projede 2015 yılı geçiş yılı olup, başlangıç aşamasında ve geçmişe yönelik olası her türlü eksiklik veya hatalar yıl sonuna kadar giderilmelidir. Yayına verilen raporlar, özellikle de kullanım ile ilgili rapor iyice incelenmeli ve sorunlu gözüken tahsisler ( depoda eksi görünenler) en kısa sürede uygulayıcı ile birlikte çalışılarak düzeltilmelidir. Önce sorunun sebebi belirlenmeli, sonra çözümü sağlanmalıdır. Yanlış - eksik bildirim veya e-ıslaha kayıt nedeniyle mağduriyet oluşmasından ilgili kişilerin sorumlu olduğu ve gerektiğinde bu mağduriyeti ilgilinin gidermesi gerektiği UNUTULMAMALIDIR. Bu projenin tüm çalışmaları ( yeni veri girişi, düzeltme, silme) iller tarafından yürütülmekte olup, merkezden sadece sperma satan firmaların girişi yapılmaktadır. E-Islahta kayıtlı olmayan yeni bir firmanın adı, adresi, vergi numarası, vergi dairesinin adı HAYGEM’e bildirilmelidir. Hh

SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Suni Tohumlama Kayıtlarında Sistem Engellemeleri - SÖS’e kayıtta ve kayıtlı olanlarda da silme ve düzeltme işlemlerine engeller bulunmaktadır; - Tohumlanan sığırın yaşının 420 günden az olması, - Buzağılama öncesi ve sonrası sürelere uymaması, - Irk uyumu bulunmaması, - Sperma tahsisi olmaması veya yetersiz stok olması, - Koçan tahsisi olmaması veya uyumsuz olması, - Anaç sığır desteği almış sığırın desteklemeye esas tohumlaması, - Buzağı desteklemesine esas tohumlamalar - Desteklemelerin askı- hak ediş dönemi arası tüm tohumlamalar - Kurallara uyumsuz olan tohumlamalar hiç bir şekilde e-ıslaha kaydedilemez. HAYGEM’e tohumlama kaydı girilmesi konusunda yazı yazılmamalıdır. PROJE MERKEZ BÜRO’da tohumlama kaydı yapılmamaktadır. - E-Islah’ta hatalı bir tohumlama kaydı var ise; Desteklemenin iadesi yapılarak silme veya düzeltme talebi HAYGEM’e yapılır. Destekleme iadesinde ; “1572 Şube Operasyonları Bölüm Başkanlığının hesabına Şubeler Arası Havale Yoluyla ………. Desteklemesi İadesi “ ( Kulak No) “ . ifadesi kullanılacaktır.

Tohumlama Kayıtlarında Sorunların Asgariye İndirilmesi İçin SÖS; E-Islah TOHUMLAMA KAYITLARI ____ Tohumlama Kayıtlarında Sorunların Asgariye İndirilmesi İçin Desteklemeler ve sistemin gerektirdiği sınırlar ile koçan tahsisi, sperma tahsisi vb. temel hususlar tüm tohumlama yapanlara yazılı ve/veya toplantılarla bildirilmelidir. Koçan tahsisi ve sperma tahsisi yapan il/ilçe müdürlüğü personelleri zamanında ve doğru veri girişi yapmalı; bunun içinde tüm ilgililer bilgilendirilmelidir. E-Islaha verilerin zamanında girilmesi için tüm ilgili kişiler yazılı ve sözlü olarak bilgilendirilmeli ve uyarılmalıdır. Veri girişinde kurumlar ve kişiler için ihmaller yapılmamalıdır. E-Islaha veri girişinde, Tohumlama boğası mutlaka belgede yazan olacaktır. - Boğanın belge üzerinde tespiti yapılamıyorsa, benziyor ve yetiştiricinin işi görülsün diye boğa seçimi yapılmayacaktır. İl Müdürlüğü onaylı olmayan hiçbir tohumlama kaydı sisteme girilmeyecektir. Uygulayıcılar, tohumlama belgelerini mevzuata uygun ve okunaklı olarak düzenlemeleri için bilgilendirilmeli ve gerektiğinde uyarılmalıdır.

SÖS; E-Islah BUZAĞILAMA KAYITLARI ____ Buzağının ırk tespiti mutlak yapılmalı; tohumlama kaydındaki boğanın ırkı ile uyumsuz olanlarda, buzağılatma yapılırken tohumlama dikkate alınmamalıdır. Buzağının babasız olarak kaydı sağlanıp, sonradan ırkı düzeltilmelidir. Irk sorunu veya babasız olması gereken buzağılarda, Türkvetten otomatik aktarımla gelenlerde; önce buzağı ve buzağılama hadisesi E-Islahtan silinmeli, e-ıslah üzerinden buzağılatma hadisesi girilirken de “Tohumlamayı dikkate alma” butonu kullanılarak babasız kayıt sağlanmalı, son olarak da ırkı düzeltilmelidir. Cinsiyet tespitinde azami dikkat sarf edilmelidir.. Buzağı Desteklemesinde sorun oluyor!!! 1 yaşını geçmiş sığırların buzağı desteklemesinden faydalanabilmesi için HAYGEM’e yazı yazılmamalıdır. Süresi içerisinde (1 yıl uzun bir süre) e- ıslaha doğduğu işletme üzerinden kaydedilemeyen buzağılar, normal kayıt yöntemi kaydedilecektir.

Sürü güncellemesi en önemli konulardan birisidir. SÖS; E-Islah SÜRÜ GÜNCELLEME____ Sürü güncellemesi en önemli konulardan birisidir. Özellikle de DESTEKLEMELER… SOYKÜTÜĞÜ İŞLETMELERİNDE; - DSYB’ler, asıl üyelerinin işletmelerindeki sığır varlığını sürekli olarak güncellemelidir. - Özellikle destekleme zamanı, soy kütüğü işletmelerinde sürü mevcudu sorunu olmadığında İl/ilçe Müdürlüğü personeli daha rahat çalışabilmektedir. - En önemlisi de desteklemelerde, Tebliğ gereği DSYB’lerin de sorumluluğunun olduğu unutulmamalıdır. ÖNSOYKÜTÜĞÜ İŞLETMELERİNDE; - Özel bir protokol yok ise ön soy kütüğü işletmelerinde sürü güncellemesi, il/ilçe müdürlüğünün sorumluluğundadır. - Desteklemelerde sorun yaşanmaması için güncelleme çalışmalarına Ağustos ayından itibaren başlanmalıdır. 31 Aralıktan önce yapılacak güncellemeler, desteklemelere de doğru bilgilerle başlamak ve denetlemelerin de sorunsuz yapılması demektir.

SÖS; E-Islah SÜRÜ GÜNCELLEME____ SİSTEM GÜNCELLEMELERİ; - Her hafta sonu, talimattaki şartlara uyan sığırlar, sürü dışı yapılmaktadır; 1) 8 yaşın üzerinde ( 2880gün), 2) E-Islaha 30 ay ve öncesinde kaydedilen, 3) Son 30 ay içerinde E-Islahta her hangi bir kaydı olmayan. (3 şartı bir arada taşıyanlar) - Her yıl Nisan veya Mayıs Ayında, destekleme için Türkvet veri tabanından yılbaşında alınan verilere göre, E-Islahta da sürü dışı çalışması yapılmaktadır. - Damızlık Belgesi basılan her hayvan sürü dışına çıkarılmaktadır. HAVUZ İŞLETMESİ - 2013 yılından itibaren, il içi HAVUZ işletmesine sığır nakli kapatıldı. Gittiği yer bilinmeyen sığırlar, kendi işletmesinde sürü dışı yapılacak (Diğer Sebeplerle Çıkış) . - Borsa, Mezbaha vb. işletmeler var ve transferler buraya yapılıyor??? Bu işletmeler gerçek üretim işletmesi değilse, bu işletmeler üzerinden işlem yapılmamalıdır. Kendi işletmesinde “Kesim” işlemi yapılmalıdır. - Kullanıcıların bazıları ilinin havuzunu kontrol etmeden, sığırların transferini Ankara Merkez Bürodan istemektedir. Kullanıcılar bu konuda bilgilendirilmeli.

SÖS; E-Islah YETKİLENDİRME____ Bakanlık Personellerinde; Yetkilendirme Talepleri 26.03.2012 tarih ve ../2042-1586 sayılı HAYGEM Talimatına göre yapılmalıdır. Yetkilendirme taleplerinde Talimat ekinde bulunan “Yetkilendirme Tablosu” kullanılmalıdır. Tablo Yetkilendirmede en çok karşılaşılan sorunlar - Özel Yetkiler ; Suni Tohumlamacı İzni-İptal ve Koçan tahsisi tanımlaması yapılmıyor. - Kişisel e-posta adresleri yanlış yazılıyor. Kontrol de edilmiyor. - Şifre unutmalarda, telefon açılıyor. Şifresini unutanlar, e-posta adreslerimize kendilerinin e-ıslahta kayıtlı adreslerinden, şifrelerinin yeniden gönderilmesini talep etsin. - İlçelerdeki personeller sadece ön soy kütüğü işletmelerini ve sığırlarıyla ilgili işlem yapabilir. İhtiyaç halinde ilgili talimatta belirtildiği üzere HAYGEM’den yetki talebinde bulunulabilir.

SÖS; E-Islah DÜZELTMELER-DEĞİŞTİRMELER___ Irk, cinsiyet ve doğum tarihi değişikliği yaparken veya talep ederken dikkat edilmesi gereken hususlar… Irk Değişikliği: e-ıslah veri tabanında ırk değişiminde sorgulamalar var. - Anne ve baba kaydı ırkı belirler. Anne ve baba farklı ırklardan ise ırkı baba belirler. Babanın ırkına uyumsuz bir ırk değişikliğine sistem izin vermez. - Baba kaydı var ise, bu hayvan babasının ırkı veya melezi olabilir. - Sadece anne kaydı var ise, bu hayvan annesinin ırkı veya diğer ırkların melezi olabilir. Ör: anne Siyah-Alaca Holstein. Yavrusu Simental OLAMAZ; Sim.Mel. OLUR. - Irk değişikliğinde aynı zamanda tohumlama kayıtlarına bakılmaktadır. Irk uyumsuz değişikliğe sistem müsaade etmez. - Destekleme alan sığırlarda ırk değişikliği yapılmak istendiğinde detaylı inceleme gerekir. - Anaç sığır desteği almış mı? - Buzağı Desteği (kendisi ve yavruları) almış mı?

SÖS; E-Islah DÜZELTMELER-DEĞİŞTİRMELER___ Cinsiyet Değişimi: e-ıslah veri tabanında, - Buzağı desteği almış erkek sığırlara cinsiyet değişimi engeli var. Diğerlerinde engel yok; tüm kullanıcılar değişiklik yapabilir. - Dişilerde cinsiyetin gereği kayıtlı bilgi varsa (tohumlama, buzağılama, süt) bunların cinsiyeti erkek yapılamaz. - Destekleme dönemlerinde, hak ediş 15 Şubattan itibaren Hak Ediş Listelerinin onaylanıp, HAYGEM’e gönderilmesine kadar geçen sürede destekleme kapsamına girecek tüm buzağılara engel konulmaktadır. Değişiklik için HAYGEM’e yazı yazılmasına gerek yok. Ödemelerin yapılması beklenmelidir. - Destekleme almış, erkek olarak kayıtlı sığırların destekleme iadesi yaptırılarak cinsiyet değişikliği talebi HAYGEM’e yapılacaktır. Talep İl Müdürlüğü tarafından yapılacak olup, il birlikleri HAYGEM veya Merkez Birliğine talepte bulunmayacaktır. - Aşı kaydı Türkvette bulunan sığırların destekleme iadesine gerek bulunmamakta olup, aşı yapılma tarihi, buzağının doğum yılının ertesi yılının 1 Ağustosunu geçmemelidir. Pasaport veya aşı Türkvet aşılama raporu ile belgelendirilmelidir. - “1572 Şube Operasyonları Bölüm Başkanlığının hesabına Şubeler Arası Havale Yoluyla ………. Desteklemesi İadesi “ ( Kulak No) “. - Acil durumlarda (Aralık ayı ile 15 Şubat arası) faks çekilmeli, diğer zamanlarda faks çekilmemelidir. (kağıt israfını önlemek için)

SÖS; DAMIZLIK BELGESİ DÜZENLENMESİ______ Damızlık Belgesi, HAYGEM tarafından düzenlenmektedir. Sadece satışı yapılan sığırlar için ve satış yapılan il üzerinden belge düzenlenir. Talep il birliklerine, oradan Merkez Birliğine ve oradan da HAYGEM’e yapılmaktadır. Belge düzenlenmesinde “Tespit Tutanağı” şartı bulunmaktadır. İlçe Müdürlükleri Tespit tutanağının düzenlenmesi aşamasında Bakanlık Talimatına göre çalışmalı, keyfi uygulama yapmamalıdır. Bu konuda, Proje İl sorumluları gerektiğinde ilçe ile görüşmelidir. DAMIZLIK BELGESİ TALEBİNDE DİKKAT EDİLECEK KONULAR  - Tespit tutanağı düzenleme tarihi belge talep tarihinden en fazla bir ay öncesine ait olmalı.(sevk tarihi önemli değil bir kaç ay öncesi de olabilir.) - Tespit tutanağının aslı olmalı ve onaylayan kişi şube müdürü veya ilçe müdürü veya bunların vekilleri olmalı, onaylayan kişinin yerine imza atanın unvanı ve ismi mutlaka yazılmalı. - Tespit tutanağında resmi mühür , ıslak imza ve düzenlendiği tarih mutlaka olmalı. - Tespit tutanağında elle yazılan hayvan kulak numaraları üzerinde mümkünse değişiklik yapılmamalı, yapıldıysa paraflanmalı. - Belge talep listesindeki kulak numaralarının sıralaması tespit tutanağındaki kulak numarası sırasıyla aynı olmalı.(kontrolü açısından çok önemli.)

Sorunların veya Yanlışlıkların En Aza İndirilmesi İçin; SÖS; EĞİTİM ________________________ Sorunların veya Yanlışlıkların En Aza İndirilmesi İçin; Toplantıya katılanlar, illerinde toplantı veya toplantılar yaparak tüm ilgilileri bilgilendirmelidir. SÖS, E-Islah veya desteklemelerle ilgili her yenilikte, İl Sorumluları toplantılar yaparak ilgilileri bilgilendirmelidir. Her yeni yetkilendirilen personele öncelikle e-ıslah veri tabanı olmak üzere eğitim verilmelidir. E-Islah’tan yayınlanan DUYURULAR takip edilmelidir.

Tüm Emekleriniz Ve Çalışmalarınız için Teşekkür ederiz… Kemalettin ÖZCAN Zir. Yük. Müh. HAYVANCILIK GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Islah ve geliştirme Daire Başkanlığı