Projelerde İLETİŞİM VE PAYDAŞ YÖNETİMİ Ömür BENEK, PMP PMI-TR İstanbul Etkinliği 26.08.2014

Sunum İçeriği İletişimden Anladığımız ve Anatomi Tarih Boyunca Haberleşme ve İletişim İletişim Yönetimi ve İletişimin Proje Başarısızlığında Etkisi Buzdağının Görünmeyenleri Paydaş Analizi ve Tablosu Paydaş Sorumluluk Matrisi Çekişme ve Sorunlar İletişim Sorunları 1 – 2 - 3 PMBOK 4. ve 5. Versiyondaki Farklar Projede Doğru İşleri Yapabilmek Proje Ekibi Oluşturmak ve Yönetmek Yaklaşım Tarzları Motivasyon 2 Önemli Beşeri Özellik Proje Yöneticisine Düşen Görevler Nelere Değindik? Teşekkürler

İletişimden Anladığımız 

İletişimin Anatomisi

Tarih Boyunca Haberleşme ve İletişim

Etkin ve Sürekli İletişim… İletişim Yönetimi % 90 Etkin ve Sürekli İletişim…

İletişimin Proje Başarısızlığında Etkisi Kötü iletişim sonucu ortaya çıkan problemlerden bazıları; Proje Hedeflerinin Net Anlaşılamaması Proje Beklentilerindeki Farklılıklar Son Dakika Haberleri Projenin Son Durum Bilgisinden Haberin Olunmaması Ekip Üyelerinden Beklenenlerin Net Olmaması

Buzdağının Görünmeyenleri

Paydaş Analizi Paydaş Analizi Metodu Proje Paydaş Listesi Hiçbir paydaş atlanmamalı Paydaşlara yaklaşım tarzı Güç-Çıkar Tablosu

Paydaş Analizi DURUM ANALİZİ PAYDAŞ ANALİZİ SWOT (GZFT) ANALİZİ KURUM İÇİ ANALİZ PAYDAŞ BELİRLEME Geniş katılımlı paydaş belirleme Paydaşların sınıflandırılması (İç ve Dış Paydaş) Paydaşların Analizi (Önceliklendirme, ön değerlendirme, Paydaş görev matrisi, Paydaş matrisi) Paydaş görüşmeleri PAYDAŞLARIN SINIFLANDIRILMASI DIŞ ÇEVRE ANALİZİ PAYDAŞLARIN ANALİZİ DURUM ANALİZİ PAYDAŞ GÖRÜŞMELERİ PAYDAŞ ANALİZİ SWOT (GZFT) ANALİZİ

Paydaş Analiz Tablosu Paydaşın gücü / Önemi Güçlü Zayıf Önemli Birlikte çalış Kapasiteyi geliştir, çıkarlarını gözet Önemsiz Etkilerini gider, kendini savun İzle veya göz ardı et

Paydaş Sorumluluk Matrisi PAYDAŞLAR GÖREVLER Paydaş Sorumluluk Matrisi

Empati

İletişim Sorunları - 1 Bakış Açısı

İletişim Sorunları - 1 Bakış Açısı Videoyu izlemek için: http://www.youtube.com/watch?v=bGw3D7uBlds

İletişim Sorunları - 2 Birbirimizi ne kadar dinliyoruz?

İletişim Sorunları - 2 Birbirimizi ne kadar dinliyoruz? Videoyu izlemek için: http://www.youtube.com/watch?v=Tfss7lRb-6A

İletişim Sorunları - 3 Herkesin İşi Acil !

İletişim Sorunları - 3 Önyargı ! Videoyu izlemek için: http://www.youtube.com/watch?v=Cl0I8lzhggs

Önyargı Videoyu izlemek için: http://www.youtube.com/watch?v=tOZX66J0P2g

PMBOK 5. Versiyondaki Farklar PMBOK 4.Vers. PMBOK 5.Vers. 42 process 47 process 12 bilgi alanı 13 bilgi alanı Kapsam Yönetimi : 5 process 6 process Zaman Yönetimi : 6 process 7 process Maliyet Yönetimi : 3 process 4 process İletişim Yönetimi : 5 process 3 process *Paydaş Yönetimi : Yok 4 process 10- İletişim Yönetimi 10.1 İletişim Yönetim Planı 10.2 İletişimin Yönetilmesi 10.3 İletişimin Kontrolü 13- Paydaşların Yönetimi 13.1 Paydaşların Belirlenmesi 13.2 Paydaş Yönetim Planı 13.3 Paydaş Sözleşmelerinin Yönetilmesi 13.4 Paydaş Sözleşmelerinin Kontrolü

Proje Ekibi Oluşturmak ve Yönetmek 4. Çalışma (Performing) Aşaması 5. Çözülme (Adjourning) Aşaması 1. Oluşum (Forming) Aşaması 2. Karmaşa (Storming) Aşaması 3. Düzenlenme (Norming) Aşaması

Projede Doğru İşler Yapabilmek Proje Kapsamını Doğru Anlatmak  Riskleri Dikkatli Takip Etmek Etkili İletişime Önem Vermek Proje İlerlemesini ve Durumunu Raporlamak 

Çekişme ve Sorunlar Projelerde en çok tartışılan ve çekişme nedeni olan konular; Kişisel Problemler Zaman Kısıtları Bütçe/Maliyet Kısıntıları İnsan Kaynağı Talepleri/Kısıtları Kapsam Değişiklikleri Öncelikler

Yaklaşım Tarzları “En iyi çözüme ulaşmak için doğru yaklaşın” Karşılıklı Görüşme Yaklaşımı İşbirliği Yaklaşım Yumuşatma Yaklaşımı Uzlaşma Yaklaşımı Zorlama Yaklaşımı Görmezden Gelme Yaklaşımı Olumlu: Karşılıklı Görüşme İşbirliği Yaklaşımı Olumsuz: Zorlama Görmezden Gelme

Motivasyon “Motivasyonunu sağlayamadığınız çalışanlar sizi ya yolun ortasında bırakacaktır ya da yolun sonunda başarısız bir işi paylaşmak durumunda bırakacaktır” “Her bireyin beklentileri faklıdır, beklentileri yönetin.” “Doğru yaklaşımla en iyi çözüme ulaşın” “Farkında olduğunuzu gösterin”

10 Kişisel Motivasyon Yöntemi Hedeflerinizi belirleyin Pozitif tutum takının Kişisel problemlerinizi bir kenara bırakın Bilgi ve becerilerinizi geliştirin İşe ve hayata karşı tutkulu olun Enerjinizi sömüren kişi ve davranışlardan uzak durun Kendi kendinizi motive edici sözler söyleyin Korkularınız ve engellerle yüzleşin Spor yapın Başarılarınızın farkında olun ve kendinizi ödüllendirmeyi bilin

Sürekli ve etkin bir iletişim 2 Önemli Beşeri Özellik Sürekli ve etkin bir iletişim Dürüstlük

Proje Yöneticisine Düşen Görevler Dürüst Olmalı İnsanlarla sürekli iletişim halinde olmalı Şeffaf Olmalı Risk ve sorunları yakın takip edebilmeli Sorun bildirenden çok çözen olmalı Ekibi motive edebilmeli Müşteriyle temas halinde olmalı Detaylı proje planı oluşturmalı Proje durumunu raporlamalı

Neleri Konuştuk? PY nin işinin % 90’ ı iletişimdir. Paydaş Analizi ile Güç-Çıkar Tablosu ve Sorumluluk Matrisi oluşturun. Önyargılarınızdan arının, farklı bakış açılarıyla bakın, anlayışlı olun ve empati kurun. Dürüst olun, paydaşlarla iletişim halinde olun, Proje ekibinizi motive ederek hedeflere kanalize edin. En önemlisi kendiniz olun !!!

İyilik Her gün karşılık beklemeden en az 1 iyilik yapın  Videoyu izlemek için: http://www.youtube.com/watch?v=ym6WzaibnvA

Ömür BENEK, PMP omurbenek.com twitter/omurbenek linkedin/omurbenek

Babamı dinlediğiniz için teşekkürler 