BİLGİNİN TRANSFER EDİLMESİ VE PAYLAŞILMASI

2 Bilgi yönetimi süreçlerinin üçüncüsü bilginin transfer edilmesi ve paylaşılmasıdır. Üretilen veya elde edilen bilgi, ihtiyaca uygun olarak tasnif edilip belirli bir biçime kavuşturulduktan sonra çalışanların en kısa sürede ve kolay yoldan erişebilecekleri şekilde dağıtılmalı ve paylaşılmalıdır. Bu bakımdan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiye mümkün olabildiğince kolay ve hızlı erişimi sağlayan sistemlerdir.

3 Söz konusu sistem ve süreçler bir organizasyon bünyesindeki bilginin dağıtılması ve paylaşılmasına yönelik olarak uygulanabileceği gibi organizasyonlar arası bilgi transferine ve paylaşılmasına yönelik olarak da uygulanabilir.

4 1. Bilginin Transfer Edilmesinin ve Paylaşılmasının Önemi Bilgi yönetiminin etkililiği bir organizasyonun yeni bilgi üretebilme ve mevcut bilgiyi aktarabilme kapasitesiyle doğru orantılıdır. Bu bakımdan bilginin transferi ve paylaşılması ile organizasyonun performansı arasında yakın bir ilişki olduğu kabul edilmektedir. Bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri organizasyonun bilgi potansiyelinden maksimum seviyede istifade etmek ve çalışanlar arasındaki bilgi paylaşımını desteklemek suretiyle sinerji etkisinden yararlanarak daha fazla üretmektir.

5 Günümüzde organizasyonların en değerli varlığı olan bilginin değeri ancak onun dağıtılması, transfer edilmesi, paylaşılması ve çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ile ortaya çıkmaktadır. Eğer bilgi kişilerin zihinlerinde, veri depolarında, dosyalarda veya bilgisayar belleklerinde duruyorsa organizasyon açısından değer ifade etmemektedir.

6 Mesela bir işlemle ilgili yapılan bir hata kaydedilmiş ancak başkalarına transfer edilememişse aynı hatayı başkalarının da tekrar etmesi muhtemeldir. Bu bakımdan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması yönetimde ve iş süreçlerinde hata payını azaltır, kaliteyi yükseltir ve üretilen katma değeri arttırır.

7 Buna rağmen pek çok kuruluşta çalışanlar, bölümler veya proje ekipleri arasında yeterli düzeyde bilgi transferi ve paylaşımı olmadığından aynı hataların tekrarlandığı, kurum içinde mevcut bulunan bir bilgiye ulaşabilmek için önemli ölçüde kaynak ve zaman israf edildiği görülmektedir.

8 Bilgi, diğer üretim kaynaklarının aksine, paylaşıldıkça ve transfer edildikçe değeri artan bir kaynaktır. Bilgi transferinde, bilgiyi nakledenin bilgisi azalmaksızın bir diğerinin bilgisi artar. Hatta çoğu zaman bu etki karşılıklı olduğundan transfer işlemi her iki tarafın da bilgisinin artmasını sağlar.

9 2.Bilgi Transferinde İzlenecek Yöntemin Seçilmesi Bilgi transferinde en kritik noktalardan biri hangi yöntemle bilgi transferi yapılacağına karar vermektir. Yöntemin seçilmesinde öncelikle bilgi transferi gerçekleştiren kişi veya gruplar arasında görev ve fonksiyon bakımından benzerlik olup olmadığına dikkat edilmelidir. Transferi gerçekleştirecek kişi veya ekipler arasında müşterek noktalar yoksa bilgi transferinin çok daha uzun zaman alacağı bir gerçektir.

10 Taraflar arasında kapasite veya bilgi farkı varsa, aralarındaki ilişki ve iletişim yeterli değilse, karşılıklı güven duygusu gelişmemişse transferin başarı ihtimali azalmaktadır. Bu gibi durumlarda bilgi transferi uygulamalarında taraflardan biri veya ikisini de içine alan eğitim programları uygulanmasında ve taraflar arasındaki iletişim ve gönüllü işbirliğini geliştirmeye yönelik bazı özel uygulamalara gidilebilir.

11 Transfer yönetiminin seçilmesinde dikkat edilmesi gereken ikinci nokta söz konusu transfer işleminin ne sıklıkla yapıldığıdır. Transfer yöntemi seçilirken bilginin türü ve organizasyon için taşıdığı önem de dikkate alınmaktadır.

12 Bu faktörler göz önüne alınarak 5 tür transfer ortaya çıkmaktadır. 1.Seri Transfer: Bir bilginin onu uygulayan ekip tarafından bir başka yerde veya zamanda tekrar uygulayan transferdir. 2.Yakın Transfer: Kolektif bilginin transferinde etkilidir. 3.Uzak Transfer: Örtülü bilginin transferinde kullanılır. 4.Stratejik Transfer: Organizasyonun tümünü ilgilendirir. 5.Uzmanlık Transferi: Açık bilginin transferinde kullanılır.

13 Bilgi transferinde hangi yöntemin seçileceği konusunda bir başka husus bilgi transferinin boyutudur. Bilgi transferinin 9 farklı boyutta gerçekleştiği ve her boyut için farklı yöntemler kullanıldığı ileri sürülmektedir. 1. Bireyler arası bilgi transferi: Kişiler arasındaki diyalog ve iletişim önemlidir. 2. Bireyler ile dış çevre: Çalışanlar ile müşteriler, tedarikçiler vs.

14 3.Dış çevre ile bireyler: 4.Bireysel kabiliyetler ile iç çevre: Örtülü bilgi 5. İç çevre ile bireysel kabiliyetler: 6. Dış çevrenin kendi arasındaki: Tedarikçi ve paydaşların kendi arasındaki bilgi 7.Dış çevre ile iç çevre: İki yönlü alışveriş 8.İç çevre ile dış çevre: 9. İç çevrenin kendi arasındaki: Örgüt içi

15 3.Enformasyon ve İletişim Teknolojisi Vasıtasıyla Bilgi Transferi Enformasyon ve iletişim teknolojisi uygulamaları hem açık hem de örtülü bilgi transferinde oldukça önemli bir araçtır. Söz konusu teknolojiler bilginin tasnifini, saklanmasını ve organizasyonunu kolaylaştırdığı gibi bilgiye erişim imkanlarını da arttırarak bilginin transferinde önemli kolaylıklar sağlanmaktadır.

16 Söz konusu sistemler bilimsel araştırmalarda, başarılı uygulamaların paylaşılmasında, çalışanlar arasında işbirliği ve yardımlaşmanın arttırılmasında, daha hızlı ve daha güvenilir biçimde problem çözümünde, çeşitli projelerin hazırlanmasında, müşteri hizmetlerinde, karar alma süreçlerinde ve daha pek çok yerde bilgi transferini kolaylaştırıcı fonksiyon üstlenmektedir.

17 Bilgi transferi ve paylaşımı ile ilgili projelerde iki temel hata sıkça tekrarlanmaktadır. Bunlardan ilki bilgi transferini destekleyen bir teknolojik sistem kurulduğunda bilginin kendiliğinden paylaşılacağına inanmaktır. İkincisi enformasyon ve iletişim teknolojisinin sağladığı imkanların bilginin paylaşılması konusunda yüz-yüze görüşmenin yerini alacağını düşünmektir.

18 Tecrübe, know-how, birikim gibi örtülü bilgi transferinde yüz yüze görüşme hatta uzun süreli birlikte çalışmanın önemi büyüktür. Bu bakımdan bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması açısından teknolojik faktörlerle sosyal ve kültürel faktörlerin beraberce ele alınması gerekmektedir.

19 4. Sosyal Süreçler Vasıtasıyla Bilgi Transferi Bilgi transferi ifadesi her ne kadar belli bir biçime bağlanmış bilgi aktarımını akla getiriyorsa da kendiliğinden oluşan, belli bir biçime bağlı olmayan bilgi aktarımının bilgi transferinde önemli bir yeri vardır. Bu bakımdan bilgi yönetiminin bu konudaki en önemli fonksiyonu kendiliğinden bilgi alışverişini destekleyen stratejiler geliştirmektir. Bu konuda sosyal süreçlerin ve yüz yüze ilişkilerin önemi büyüktür.

20 Bilgi transferinde kişilerin bilgiyi kaynağında öğrenmesi veya aktaracağı bilgiyi yüzyüze toplantılarla hatta mümkünse belirli bir süre birlikte çalışarak aktarması zaman zaman kaçınılmaz olmaktadır. Coğrafi açıdan farklı mekanlarda bulunan kişilerin uzmanlık bilgisinin paylaşılması çaba gerektirir. Bu kişileri seminerler veya iş yemekleri gibi çeşitli vesilelerle bir araya getirilmesi gerekebilir.

21 Şirket kafetaryalarında, çay ocaklarında veya servis araçlarında yapılan sohbetler, ev toplantıları veya çeşitli sosyal faaliyetlerde de bilgi transferi gerçekleştirilir. Özellikle Japon firmalarında “sohbet odaları” kullanılmaktadır. Organizasyon içinde sosyal süreçlerin ve insan ilişkilerinin geliştirilmesi bilgi transferinin vazgeçilmez bir unsurudur.

22 5. Bilgi Transferinde Sosyo- Teknik Yaklaşım Sosyo- teknik yaklaşım bilgi transferinde sosyal süreçlerle enformasyon teknolojisi sistemlerinin bir arada ele alınması gerektiğini ifade etmektedir. Söz konusu yaklaşım bilgi transferinde bir yandan çeşitli düzeylerde iletişim teknolojisi imkanlarından maksimum seviyede istifade edilmesi gerektiğini savunurken diğer yandan da sosyal süreçlerin de dengeli biçimde harekete geçirilmesinin altını çizmektedir.

23 Sosyo- teknik yaklaşıma göre sosyal ve teknolojik süreçler organizasyonun iki alt sistemidir ve bunlar arasındaki ilişki dikkatli biçimde incelenmelidir. Söz konusu yaklaşımda ayrıca sosyal ve teknolojik alt sistemlerin birbirini etkilediği ve bu bakımdan bu iki unsurun birbirine yıllarda sosyo- ekonomik yaklaşım bilgi yönetimine uyarlanmıştır.

24 6. Kuruluşlar Arası Bilgi Transferi İnternet başta olmak üzere iletişim teknolojisindeki gelişmeler çeşitli kurum ve kuruluşlar arasında stratejik bilgi transferi ve müşterek hedefler doğrultusunda bilgi paylaşımını esas alan ağlar kurulması konusunda önemli fırsatlar sunmaktadır. Kuruluşlar arası bilgi transferi hemen her sektörde ve her kuruluşta görüldüğü gibi bilgi ağları da son derece geniş kapsamlı bir bilgi transferini gündeme getirmektedir.

25 Kuruluşlar arası bilgi transferi ile kuruluşların kendi iç bünyelerindeki bilgi transferi arasında yakın bir ilişki olduğu öne sürülmektedir. Bu husus iki bakımdan önemlidir. Birincisi kuruluşlar arası bilgi transferinin etkili biçimde gerçekleşmesi için tarafların bilgi aktarabilecek veya dıştan gelen bilgiyi hazmedebilecek asgari bir bilgi birikimine ve kapasitesine sahip olmaları gerekir.

26 İkincisi şayet bir kuruluş dış kaynaktan istifade etmek istiyorsa öncelikle kendi bünyesindeki bilgi aktarma mekanizmalarının düzgün biçimde çalışıyor olması gerekir. Kuruluşlar arasında bilgi transferinin sebepleri; küresel rekabet, değişen organizasyon yapısı ve anlayışı, bilgiye duyulan ihtiyacın artması bu sebeplerden bazılarıdır.

27

28 Bilgi transferinin gerçekleşmesi için karşılıklı iletişim ve güvene dayalı sosyal ilişkilerin geliştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Bilgi transferi konusunda geçmiş tecrübeler ve diğer kuruluşlarla olan ilişkilerin durumu firmaların bilgi transferi konusundaki tutumları üzerinde etkili olmaktadır. Kuruluşlar arası bilgi transferinde, ilişkinin boyutu ve süresi de önem kazanmaktadır. Taraflar arasındaki ilişkinin uzun veya kısa süreli olması farklı sonuçlar doğurur.

29

30 7. Bilgi Transferinde Ortamın ve Kurum Kültürünün Önemi Bilgi transferinin başarısında önemli faktörlerden biri bilgi transferine uygun bir ortamın bulunmasıdır. Bir diğer ifade ile bilgi transferine yönelik uygulanan politikaların arzu edilen sonucu vermesi ancak organizasyonun hedefleri ve öncelikleri doğrultusunda çalışanların aralarındaki bilgi alışverişini destekleyen ve onları bilgi paylaşmaya teşvik eden bir ortamın bulunmasıyla mümkün olur.

31 Bir çok yazar bilgi transferinde en önemli unsurlardan birinin “ortam” olduğu konusunda hemfikirdir. Şüphesiz bilgi transferine uygun ortamdan bahsedildiğinde bunun en önemli unsuru kurum kültürüdür. Kurum kültürünün önemine rağmen karşılaşılan en önemli engellerden birinin bilgi paylaşmaya elverişli bir kültür bulunmamasıdır.

32

33 Çalışanların arzu edilen kurum kültürüne uyum sağlaması için bazı önlemler alınmalıdır. Bunlardan ilki hedeflenen değerlerin, davranış biçimlerinin ve çalışanların bu konuda uyması gereken kuralların ne olduğu açık bir biçimde belirtilmeli ve bu konudaki şüpheler ve belirsizlikler ortadan kaldırılmalıdır.

34 İkincisi üst yönetimin tavırları, üçüncüsü ise çalışanların arzu edilen değerler ve davranış biçimleri konusunda yönlendirilmeli, bu konudaki bilgi eksikliği giderilmelidir. Dördüncü olarak organizasyonun kurum kültürünü yerleştirmeye yönelik politikalar benimsenmeli. Son olarak insan kaynakları yönetiminin bu konuda aktif bir politika izlemesi büyük önem arz etmektedir.

35

36 Çalışanların bilgi paylaşmaya motive edilmesinde bilgi istemenin utanılacak bir şey, bilgi aktarmanın da bir lüks veya angarya olmadığının açıkça belirtilmesinde fayda vardır. Bilgi paylaşımına yönelik her türlü çaba, primler veya çeşitli ikramiyeler,parasal destek ile teşvik edilmelidir. Buna ilave olarak sözlü ödüller veya teşekkür belgeleri gibi parasal olmayan ödüller ile de teşvik edilmelidir.

37 Bilgi paylaşma resmi süreçlere dahil edilmelidir ve çalışanların bilgi paylaşmaya zaman ayırmalarına izin verilmeli hatta bu durum teşvik edilmelidir. Son olarak bilgi paylaşmayı destekleyen bir kurum kültürü oluşturmak için çalışanlarla yönetim arasında karşılıklı güven ve itimadın sağlamlaştırılması ve çalışanların organizasyonu benimsemesi büyük önem arz etmektedir.

38 8. Bilgi Transferinde Mekan ve Ortak Zemin Bilgi transferinde bir başka önemli konu müşterek bir mekan ve zeminin bulunmasıdır. Burada mekandan kastedilen fiziki mekan değildir. Daha doğrusu bilgi transferi için tarafların mutlaka fiziki bir mekanı paylaşmaları gerekmemektedir. Burada mekan karşılıklı ilişkinin geliştiği zemindir. Bu zemin ofis, iş yeri vs. gibi fiziki, e-posta, telekonferans vs. gibi sanal olabileceği gibi tecrübelerin, fikirlerin ve ideallerin paylaşılması gibi zihni bir kavram da olabilir.

39 Bilgi transferinde ortak bir zeminin oluşturulması için gerekli bir diğer husus da katılımcıların ortak bir dil konuşmalarıdır.