Kongre ve Fuar Organizasyonu (4.Hafta)

▪ 1.KONGRE TURİZMİNDE öRGÜTLENMELER Başlıklar ▪ 1.KONGRE TURİZMİNDE öRGÜTLENMELER 1.1.Ulusal turizm kuruluşları 1.2.Kongre büroları birlikleri 1.2.1.Ulusal kongre büroları 1.2.2.Yöresel kongre büroları birlikleri 1.2.3.Uluslarası kongre büroları birliği 1.3.Kongre merkezlerini pazarlayan ve kongreleri yönlendiren kuruluşlar ▪2. KONGRE ORGANİZATÖRLERİ

1.KONGRE TURİZMİNDE ÖRGÜTLENMELER Kongre turizmi ,çeşitli mal ve hizmetlerin bir araya gelmesiyle oluşan bir turizm türüdür. Kongre organizasyonu gerçekleştirilirken,,seyahat acenteleri,ulaştırma,bankacılık,toplantı salonları,organizasyon içerisinde yer alan tüm mal ve hizmet üreten işletmeler.

Kongre turizmi alanında hizmet veren meslek mensupları,bu pazardan biraz daha pay almak için örgütlenmişlerdir. Bu örgütler içinde yer almayan ülkeler ve şirketlerin gelişmeleri de mümkün olmamaktadır.

Kongre alanında örgütlenmiş kuruluları sınıflandırmaya gidersek: Ulusal turizm kuruluşları Kongre büroları birlikleri Kongre pazarlarını pazarlayan kuruluşlar Kongre organizatörü kuruluşlar

1.1.Ulusal Turizm Kuruluşları Turizm bakanlığı,oteller,seyehat acentaları,kongre merkezleri,üniversiteler ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlar gerek kendi bünyelerinde,gerekse bu bu kuruluşların bir araya gelmesiyle kongre birimleri oluşturmuşlardır.

Görevleri,kongre imkanlarını tanımak ,pazarlamak,koordinasyonu sağlamak,Pazar ve sektör araştırması yapmak,maddi-manevi destekle sağlamak.

1.2.Kongre Büroları Birlikleri Kongre büroları,kongre merkezlerini temsilen kurulurlar. Bunlar ulusal turizm örgütüne bağlı, kar amacı gütmeden uluslararası kongreleri özendirmeye çalışan kuruluşlardır. 1.2.1.Ulusal Kongre büroları,(örn:hollanda kongre bürosu gibi) 1.2.2.Yöresel Kongre büroları, ,(örn:asya pasifik kongre büroları birliği gibi) 1.2.3.Uluslararası Kongre büroları, (IACVB gibi

1.2.1.Ulusal Kongre Büroları Ulusal kongre büroları kuruldukları yerin adını taşırlar.Bulunduğu yerin imkanlarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görevi vardır.

1.2.2.Yöresel Kongre Büroları Dünya genelinde bazı bölgelerde,farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının bir araya gelerek oluşturdukları yöresel birlikler. Amaç kongre pazarında daha güçlü olmayı çalışmaktadır.

1.2.3.Uluslararası Kongre Büroları Birliği IACVB(international Association of convention and visitors bureaus) Merkezin birliği Washington’dadır. Ulusal kongreler bürolarının tamamına yakını bu birliğin üyesidir.

1.3.Kongre Merkezlerini Pazarlayan Kuruluşlar ICCA(international kongres and convention assaciaton= uluslar arası kongre ve toplantı birliği) uluslar arası kuruluşlar bunlardan biridir. Dünyadaki kongre turizmi takip edilir. Profesyonel ilişkiler 4000 den fazla toplantının dökümü Eğitim faaliyetleri Haber bültenleri gibi hizmetler verilir

Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren kuruluşlar dan biri de EFTC= Avrupa konferans şehirleri federasyonudur. Amaçları; Kongre organizatörlerin isteği doğrultusunda organizatörler bulmak Üye olan dernek,lider otorite ve şehirlere destek vermek Programlar ve yaz okulları Avrupa konferans endüstrisi adına sözcülük yapmak , basın faaliyetlerini üstlenmek

2.PROFESYONEL KONGRE ORGANİZATÖRLERİ (PCO) Ulusal ve Uluslararası çok sayıdaki kongreyi organize etmektedirler. PCO’lar kongre organizasyonunun tüm işini organize eden,teknik ,parasal kaynakları harekete geçiren kuruluşlardır.

Organizasyon ,tüm faaliyetleri kapsayan bir paket hazırlar. Kendi içinde iş bölümü yapılır.Program,mali,tanıtım,sosyal komiteler gibi alt birimleri vardır.PCO’ların bir görevi de komitelerin çalışmalarını kontrol etmektir.

Kongre organizasyonlarında ayrıntılar çok önemlidir Kongre organizasyonlarında ayrıntılar çok önemlidir.PCO’LARIN YAPTIKLARI ŞUNLARDIR: İşin teknik kısmı PCO’lerindir. Organizasyon komitesinin çalışmalarına deneyimi ile katkıda bulunur.müşteriye yardım ederek kongrenin asıl amacını ortaya çıkarır. Ön bütçe konusunda uzmanlaşmıştır. Tanıtımda tüm sektörü hedef alır. Yan hizmetleri sağlar ve kontrol eder.

Kongre organizatörünün en önemli görevi toplantının hazırlanan plana uygun biçimde yürütülmesini sağlamaktadır. İngiltere’de PCO’lara verilen kongreler %6.5-7 dir.Düşük olmasının nedeni ,

Kar amaçlı olmaları, Personel masraflarının yüksekliği, Bilgisayar ve teknolojinin maliyeti, Belirli alanda faaliyet göstermeleri Toplantı ve seminerleri de organize etmeleri (iş yoğunluğu)

Bir kongre organizatöründe bulunması gereken 3 özellik bulunur. Profesyonel etikler, Koordinasyon becerisi Programlama yeteneği

Profesyonel etikler, Becerme yeteneği, Sorumluluk duygusu, Davranışlarında tutarlılık ve söze güven

Koordinasyon becerisi, Finansal bilgiler, Bütçe, Unsurları seçmek, Konaklama, Ulaştırma,yayın işlerini planlamak, Lazım olacak malzemelerin temini

Kayıtlar, Tur seyahat Eğlence hizmetleri Toplantı düzen Teknik hizmetler Psikolojik faktörler

Organizatörler bu fonksiyonları yerine getirirken kolaylaştırmak için bu görevleri yazılı talimatlar şeklinde yapmaktadırlar.

SON