TRABZON MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM FAALİYETLERİ SÜREÇ YÖNETİMİ

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereği kurumların yeniden süreç bazlı yapılanmasının istenmesiyle de süreç yönetim sisteminin kurulması zorunluluk haline Gelmiştir. Milli Eğitim Bakanlığı 2010–2014 Stratejik Planının 15.1. Stratejik Hedefi: "Millî Eğitim Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatını plan dönemi sonuna kadar süreç bazlı olacak şekilde yeniden yapılandırmak" olarak belirlenmiştir.

TKY anlayışı klasik yönetim anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi tercih etmektedir.

ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ Kurum kültürü değişmeden bir kurumda kalitenin geliştirilmesi mümkün değildir. TRABZON MEM

MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Modeli ve Süreç Yaklaşımı Modelin 5. kriteri süreçlerdir. Modelin uygulanması ile okul; amaç, strateji, ve planlarını gerçekleştirebilmek için süreçlerini tasarlamalıdır. Tasarlanan süreçler, etkili bir şekilde yönetilmeli ve iyileştirilmelidir.

The European Foundation For Quality Management Milli Eğitim Bakanlığı Eğitimde Kalite Ödülü Modeli The European Foundation For Quality Management Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı GİRDİ KRİTERLERİ SONUÇ KRİTERLERİ LİDERLİK İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 3 SÜREÇ YÖNETİMİ Çalışanlarla İlgili Sonuçlar 7 TEMEL PERFORMANS FİNANSAL VE SONUÇLARI 9 1 5 OKUL/KURUMUN PLANI 2 Öğrenci, Veli, İşletme ve Hizmetten Yararlananlar ile İlgili Sonuçlar 6 4 8 Maddi Kaynakların, Bilgi Birikiminin ve İşbirliklerinin Yönetimi Toplumsal-Sosyal Sorumluluk ile İlgili Performans Sonuçları YENİLİKÇİLİK VE ÖĞRENME

SÜREÇ NEDİR? SÜREÇ; Belirli bir girdiyi, hizmet alanları için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları koyulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir sorumlusu olan, fonksiyonlar arası birbirine bağlı faaliyet dizinidir.

Süreç yönetimi Kurumsal yönetimi sorgulama ve geliştirme aracıdır. Süreç odaklı yönetim uygulamaları ile etkili ve verimli bir yönetim hedeflenir. Bu hedefe yolculuk ,kurumda yapılan işlerin nasıl yapıldığının sorgulanmasıyla başlar. Kurumda yapılan işlerin ,yani süreçlerin tanımlanması, süreç sorumlularının belirlenmesi, her bir sürecin performans göstergelerinin tespit edilmesi gibi adımlarla oluşturulan bir sistemin kurulması ve işletilmesiyle devam edilir.

Neden Süreç Yönetimi? Daha hızlı karar alabilme Öncelikleri yapabilme Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışı vardır. Hedefi görmenizi ve doğru adımlarla ilerlemenizi sağlar

SÜREÇ YÖNETİMİ Okullarda süreç yönetim sisteminin kurulması okul yönetimlerinin okullarını sistem boyutunda tanımalarına, izlemelerine, değerlendirmelerine ve iyileştirmelerine olanak sağlayacaktır. Süreç yönetimi temel alınarak yönetilen okullarda örgütsel etkililik ve eğitim öğretim hizmetlerinde kalite artacak, okul bütünsel olarak yönetilmiş olacaktır. Okullarda süreç yönetimi sistemi aynı zamanda yönetimde hesap verebilirlik, şeffaflık, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkelerinin hayata geçirilmesini sağlayacaktır.

SÜREÇ YÖNETİMİNİN YARARLARI 1-Süreçlerin akış şemalarıyla, yapılan işlerİ bir bütün halinde görülebilir. 2-Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlendiği için hangi işin kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.

3-Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine ,hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.

4-Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

SÜREÇ YÖNETİMi Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi Yapılan bilimsel bir araştırmada; Süreç yönetimi uygulamalarına katılım ile iş doyumu ve kuruma bağlılık arasındaki ilişki araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi uygulamaların hepsine katılan çalışanların iş tatmin düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüş Kuruma Duygusal Bağlılığın artırdığı gözlenmiştir.

SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ VE SINIFLANDIRILMASI

SÜREÇ HİYERARŞİSİNİ ANLAMAK Süreç hiyerarşisi: Okuldaki etkinlikleri önem sırasına koymak ve sınıflandırmaktır. Süreç hiyerarşisi Okulun genel stratejisi ve ilkeleri doğrultusunda oluşturulan , tüm temel iş etkinliklerini ayrı ayrı süreç grupları altında toplamaktır.

Süreçlerin Hiyerarşisi Tüm süreçlerin amaçlarına ulaşmalarını ve kurum içi ve dışı ilişkileri yöneten süreçlerdir (Stratejik Yönetim, Mevzuat ve düzenlemeler, Yönetmeliklerde ve çalışma takviminde etkinlikler planlanmıştır. OPERASYONEL/yönetsel)) Ana /temel Süreçler Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir.(TEMEL/HİZMET) Alt Süreçler Alt süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde faaliyetleri kapsayan süreçlerdir Alt süreçte yer alan her adımın detaylandırılmış halidir. Detay Süreçler

Okullarda tasarlanabilecek süreçler 1- Öğrenci İşleri - Öğrencilerin kayıt-kabul - Öğrenci devam takibi - Nakil ve kayıt işleri - Öğrenim dışı ilişkiler. - Sağlık önlemleri

2- Personel İşleri - Atama, nakil-görevlendirme - Stajyerlik-adaylık işlemleri - Personel özlük işleri - Sicil ve disiplin işleri - Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri - Devam izleme - Denetleme ve değerlendirme

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ 3- Öğretim İşleri - Yıllık, ünite, günlük planlar - Sınıf öğretmenler toplantısı - Zümre öğretmenler toplantısı - Zümre başkanları toplantısı - Şube öğretmenleri toplantısı - Bölüm başk. işlet. Toplantısı - Ders araç-gerecinin sağlanması - Kütüphane, lab. Atölye işleri - Öğrenim süreci, - Ölçme,değerlendirme

4- Eğitim İşleri Rehberlik hizmetleri Öğrenci ödül ve disiplin işleri Öğretmenler kurul toplantısı Öğrenci kurul çalışmaları - Okul aile birliği - Okul-çevre ilişkileri - Sosyal kulüpler

5- İşletmecilik -Hesap işleri, yazı işleri, ayniyat işleri -Kooperatif, döner sermaye işlemleri -Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri -Sivil savunma, yangından koruma ve güvenlik işleri.

Nelere Süreç Diyemeyiz ? Proje Kapsamındaki işler, Sistematik yürütülmeyen işler, (her defa farklı) Tek adımlı işler, Kurumun diğer süreçleri ile ilişkisi kurulamayan faaliyetler (Girdi-çıktı ilişkisi) RBTR/VL 02.07.2003 19:45

SÜREÇ TANIMLAMASI VE PLANLAMASI

Süreçlerin belirlenmesi aşamasında oluşturulan süreçlerin SÜREÇLERİN TANIMLANMASI Süreçlerin belirlenmesi aşamasında oluşturulan süreçlerin yönetilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için tüm öğelerinin detaylı olarak tanımlanması gerekir.Ancak okullarda süreçler tanımlanırken şunlara dikkat edilmelidir: 1-Yönetilebilecek kadar süreç tanımlanmalıdır. 2-Süreç tanımlamada operasyonel (temel) süreçlerden başlanılmalıdır. 3- Süreç sayısı, okuldaki personel sayısı dikkate alınarak belirlenmelidir. 4- Süreç tanıtım kartları birinci seviye süreçlerden (temel süreçlerden başlanarak hazırlanmalıdır. İhtiyaç duyuldukça alt süreçler ve detay süreçlerin tanıtım kartları hazırlanmalıdır.

SÜREÇ TANIMLAMA AKIŞ ŞEMASI Süreç tanımlama ekibinin oluşturulması 6-Süreç faaliyetlerinin tanımlanması 1-Hazırlık ve planlama 7-Süreç girdilerinin tanımlanması 2-Sürecin amacının tanımlanması 3-Süreç sahibinin görevlendirilmesi 8-Tedarikçilerin tanımlanması 4-Süreç çıktılarının tanımlanması 9-Performans göstergeleri ve ölçüm sisteminin tanımlanması 5-Hizmet alanların tanımlanması 10Diğer süreçlerle etkileşiminin tanımlanması 11-Sürecin dökümante edilmesi

SÜREÇ PLANLAMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri: 11- SÜREÇLERİN TANIMLANMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri: Süreç Tanımlama İş Planını Hazırlama Ekip Üyeleri İçinde Görev Dağılımı Sürecin Uygulanması ve Standartlaştırılması Sürecin Amacının Tanımlanması 5 N 1 K Yöntemi Kullanılabilir. Ekip ve Ekip Liderini Belirleme

Süreç Amacını Tanımlama Adımları Süreç Adı: …………………………………… Adım 1. Süreç tanımlama ekibi olarak anahtar soruları süreçle ilişkilendirerek tartışınız ve cevaplayınız. Ne yapıyoruz? ……………………………………………………………………..………………………………………………… Kimin için yapıyoruz? Niçin/neden yapıyoruz? Adım 2. Soruların cevaplarını anlamlı bir cümle haline getirerek yazınız. Sürecin Amacı:

B. SÜREÇ SAHİBİNİN TANIMLANMASI Süreç konusunda yetkin – deneyimli – ekip çalışmasına yatkın – iletişim ve yönetim becerisi olan kişi olmalıdır. Görevleri: 1-Süreç faaliyetlerini sistematik uygulanmasını 2-Sürecin çıktılarını ilgililere iletilmesini 3-Performansın izlenmesi ve ölçülmesini 4-Sürecin iyileştirilmesini 5-Sürecin etkililiği ve verimini artırmasını sağlar.

C. SÜRECİN ÇIKTILARININ TANIMLANMASI Çıktılarla sürecin müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri karşılanır. 1. Süreç müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri sürecin amacına göre belirleyin. 2. İhtiyaç ve beklentilerin karşılanması için gerekli olan çıktıları belirleyin.

Müşterilerin İhtiyaç ve Beklentileri ÇIKTI TANIMLAMA FORMU Süreç Adı: Süreç No: Müşteriler Müşterilerin İhtiyaç ve Beklentileri Çıktılar

D. SÜRECİN MÜŞTERİLERİNİN TANIMLANMASI Sürecin çıktılarını kullanan ve yararlananların belirlenmesi: 1- Tüm çıktıların listesini yapın. 2-“Kimin İçin Yapıyoruz” sorusunun cevabını belirleyin. 3- İç ve diş müşterileri belirleyin

MÜŞTERİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı Sürecin Çıktıları Yararlanıcı/ Müşteri İç Müşteri Dış Müşteri

E. SÜREÇ FAALİYETLERİNİN TANIMLANMASI Faaliyet bir amaca ulaşmak - hedefleri gerçekleştirmek – sorunları çözmek – iyileştirme yapmak için yürütülen etkinliklerdir. Her faaliyet; Bir işi tanımlar. Bir çıktı/sonuç ortaya koyar. Süreçte istenen dönüşümü yaratmalıdır. Süreç tanımlama ekibi ulaşılmak istenen çıktıları ve yapılması gerekenleri öncelik sırasına göre tartışarak listelemelidir.

FAALİYET TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Sürecin Çıktıları Planlanan Faaliyetler

F. SÜRECİN GİRDİLERİNİN VE TEDARİKÇİLERİNİN TANIMLANMASI a) Sürecin Girdileri : Hedeflenen çıktı ve sonuçları elde edebilmek için süreçte kullanılan bilgi, veri, hammadde ve kaynaklardır. b) Sürecin Tedarikçileri: okul dışı çevreden (dış Tedarikçi) ya da okul içindeki kişi veya okulun diğer süreçlerinden (iç tedarikçi) olabilir.

SÜREÇ GİRDİ - TEDARİKÇİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Girdiler İç Tedarikçi Dış Tedarikçi

G. PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN TANIMLANMASI Süreç performans göstergesi, sürecin ETKİLİLİĞİNİ ve VERİMLİLİĞİNİ ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Performans göstergeleri, süreçte amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine ve sürecin başarılı olup olmadığına karar verebilmek için izlenmesi gereken ölçütlerdir. Bunlar: 1. Girdi Performansının Ölçülmesi 2- Süreç Çıktılarının Performansının Ölçülmesi

GİRDİ PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA ADIMLARI Çıktı performans göstergeleri, süreç müşterilerinin memnuniyetini/tatminini belirleyen, süreç çıktılarının etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Örneğin; süreç çevrim süresi, çıktının maliyeti, çıktıların hatasızlık oranı, çıktı ile ilgili şikâyetler, tekrar üretilen çıktı sayısı, vb.

ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU ÇIKTI PERFORMANSI TANILAMA FORMU ÇIKTI PERFORMANS GÖSTERGELERİNİ TANIMLAMA FORMU Sürecin Adı: Çıktı Performans Göstergeleri Süre ç Çıktı Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

SÜREÇ DÖKÜMANTASYONU

SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONU Süreç yapısını, öğelerini, süreç faaliyet adımlarını, uygulamalarını,sorumluluklarını ve süreçlerin yönetilmesini içeren dokümanların, yani süreçlerde kullanılan dokümanların- paylaşım amacıyla kağıtlara yazılması ya da dijital ortama aktarılmasıdır.

DÖKÜMANTASYONUN FAYDALARI Uygulamalar sistematik hale getirilir. Sonuçların izlenebilirliği sağlanır. Kıyaslama ve karşılaştırma yapılabilir. Verilere dayalı analiz ve değerlendirme yapılır. İyileştirme sistematik hale getirilir.

SÜREÇLERİN DÖKÜMANTASYONUNUN FAYDALARI Süreç öğeleri tanımlanır. Örtük bilgi açık bilgi haline getirilir. Paylaşım sağlanır. Kişilere bağımlılık ortadan kaldırılır. Standartlaşma sağlanır. Anlam ve algı birliği sağlanır. Sorumluklar net olarak tanımlanır.

SÜREÇ DÖKÜMANTASYONLARI Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasalar, Yönetmelikler, Yönergeler, Genelgeler, Öğretim Programları, Standartlar (MEB İlköğretim Kurumları Standartları, ISO 9001:2008, vb.), Modeller (EFQM, ISO, MEB TKY Uygulama Modeli vb.), Planlar (MEB Stratejik Planı, Kalkınma Planları vb.), Kılavuzlar (MEB Stratejik Planlama Kılavuzu), Formlar (Yönetmelik eklerinde verilen formlar vb.)

b) (iç)Okul Kaynaklı Dokümanlar 1. Tanıtım Dokümanları 2. Tasarım Dokümanları

Tanıtım Dokümanları 1-Okulu geleceğe bakışını belirlemek amacıyla hazırlanan dokümanlardır. 2-Kurumun vizyonunu, misyonunu, değerlerini, Amaçlarını ve hedeflerini içerir. 3-Okulu tanıtmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Bu tür dökümanlar tüm paydaşların bilgisine açıktır. ( Tarihçe, brifing, hizmetler, standartlar, broşürler).

Tasarım Dokümanları Süreçleri, süreç yapısını ve süreçlerin nasıl yönetileceğini tanımlayan dokümanlardır. Süreç Akış Şeması, Süreç Tanıtım Kartı, Prosedürler

TASARIM DÖKÜMANLARI Süreç akış seması: Süreç akış şeması, süreç adımlarının şekil ve sembollerle gösterildiği şemadır. Temel süreç akış şeması alt süreçleri, alt süreç akış şeması detay süreçleri, detay süreç akış şeması ise tüm faaliyetlerin adımlarını, sırasını ve faaliyetler arasındaki ilişkiyi gösterir

Eğitim-Öğretim Ana Süreci

AKIŞ ÇİZELGESİ SİMGELERİ Belge, basılı evrak Süreci başlatan, bitiren faaliyet Yapılan işlem, faaliyet Çok sayıda belge, basılı evraklar Karar noktası, sorgulama Faaliyet yönü Sayfa içi bağlayıcı Bekleme, gecikme Dış sayfa bağlayıcı

TASARIM DÖKÜMANLARI Prosedürler: Prosedür, herhangi bir işin veya birbirini izleyen işlerin nasıl yapılacağını, sorumlulukları ve tutulacak kayıtları tanımlar Süreç Tanıtım Kartı: Süreçlerin öğelerinin yazıldığı dokümanlardır aynı tarzda yapılmasını sağlayan, bir standart oluşturan, çalışanlar için bağlayıcı olan dokümandır

MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PDOSEDÜR ÖRNEĞİ MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PROSEDÜR NO : Yayın Tarihi : Revizyon No : Revizyon Tarihi: 1.0. AMAÇ …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………….. 2.0. KAPSAM 3.0. SORUMLULUK 3.1. Okul Müdürü: …………………………. 3.2. Müdür Yardımcısı: ………………………………………… 3.3. Öğretmenler: ……………………………………….. 4.0. KISALTMALAR 4.1. ÖHYAS: …………………………. 4.2. PR: ………………………………………… 4.3. Öğretmenler: ……………………………………….. 5.0. TANIMLAR 5.1. Alt Süreç: ……………………………………………………………………… 5.2. Prosedür: ……………………………………………………………………… 5.3. Akış Şeması: ……………………………………………………………………… 5.4. Rehberlik Hizmetleri: ……………………………………………………………………… 5.5. Çerçeve Planı: 6.0. UYGULAMA 6.1. ……………………………………………………………………… 7.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE ORTAYA ÇIKAN KAYITLAR 7.1. …………………………………………………. 8.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE İLGİLİ REFERANSLAR 8.1. ……………………………………………………………. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Özlem YILMAZ Özlem YILMAZ Osman HATİPOĞLU Süreç Sahibi Kalite Koordinatörü Okul Müdürü 􀂄 KONTROLLÜ KOPYA 􀂅 BİLGİ AMAÇLI 􀂅 İPTAL .. / .. / ….

SÜREÇ TANITIM KARTI Süreç No : 3 Süreç Adı : Öğretim Süreci Sürecin sahibi : Yönetici, Öğretmen ve Öğrenciler Sürecin girdileri : Öğrenci (Duygu, düşünce, tutum ve davranışlar), Öğretmen, Bilgi, Veli, Sanatsal-Kültürel faaliyetler, Müfredat, Teknolojik gelişmeler Süreçte yapılan iş ve işlemler : Dersler, Ödevler, Araştırmalar, Sınavlar, Sanat, Spor, Kültürel etkinlikler, Toplantılar, Etkileşim Ortamları Sürecin çıktısı : Öğrencilerin bilgi ve becerisindeki artış ve davranış değişimi Sürecin tedarikçisi : İlköğretim Okulu, Aile. Süreçte Çalışanlar : Öğretmen ve Yöneticiler Sürecin çıktısının kullanıcısı : Üst Öğrenim Kurumları, Aile, İş Dünyası, Toplum. Sürecin performans göstergeleri : Sınav Sonuçları, sosyal gelişim, kişisel dönüşüm Sürecin performans ölçüm sıklığı ve tarihi : Kasım, Ocak, Mart, Mayıs aylarında yılda 4 kez Süreç revizyon tarih no : Eylül 2014

SÜREÇ İYİLEŞTİRME

İlk Adım İyileştirme Takımının Kurulması Süreç İyileştirmeleri için takım çalışması şarttır. Takım, İlk Adım İyileştirme Takımının Kurulması Değişimi etkileyebilecek Beceri ve motivasyon düzeyi yüksek Bu işe vakit ayırabilecek Sürecin içinden veya süreci iyi tanıyan Yeni fikirlere açık Takım çalışmasına yatkın Etkin iletişim kurabilecek özelliklere sahip kişilerden oluşmalıdır.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME Süreç iyileştirme sorunlar ve hatalarla ilgili işi yapan insanları suçlama veya sorumlu tutma değil yapılan işi daha iyi nasıl yaparız sorusuna cevap aramaktır.

Süreç İyileştirme Süreci Problem konusunu en çok etkileyen,buna karşılık performansı en düşük olan sürece öncelik vererek iyileştirilecek süreç belirlenir.

OKULDA SÜREÇ İYİLEŞTİRMEYİ GEREKLİ KILAN DURUMLAR 1. Süreç amacını gerçekleştiremiyorsa, 2. Çıktılarda sapmalar mevcutsa, 3. Hatalar oluşuyorsa, 4. Süreç müşterilerinden şikâyetler varsa, 5. Süreci ilgilendiren teknik / teknolojiler değişmişse, 6. Müşteri beklentileri değişmişse, 7. Stratejik hedefler değişmişse, 8. Olası problem alanlarının varlığı belirlenmişse, 9. Sürecin katma değeri olmayan adımları varsa, 10. Süreçte gereksiz bürokratik işlemler varsa.

İYİLEŞTİRİLECEK SÜREÇLERİ NASIL BELİRLERİZ? ÖZDEĞERLENDİRME SONUÇLARI SÜREÇ PERFORMANSLARI ŞİKAYETLER ANKET SONUÇLARI STRATEJİK PLAN Yukarıda bahsedilen problem konularının hangi süreçlerden kaynaklandığı tespit edilir. Tespit edilen bu süreçlerin performanslarının hedef değerlere yakınlığına bakılır. Problem konusunu en çok etkileyen, buna karşılık performansı en düşük olan sürece öncelik verilerek iyileştirme yapılacak süreç belirlenir.

Etki Performans Değerlendirme Tablosu Tabloda ki ifadelerden anlaşıldığı gibi sosyal faaliyetlere katılımın düşük olması problem konusunun hangi süreçten kaynaklandığını sebep sonuç ilişkisi içerisinde belirlenmiş,süreçlerin konu üzerindeki etkisi ve mevcut performansı değerlendirilmiştir.Bu değerlendirme sonucunda öncelikle gerekli olan süreç KULÜP YÖNETİMİ olarak tespit edilmiştir. Problem konusu Etkileyen Süreç Etki Puanı(5 çok etkili-0 etkisiz) Performans Puanı(3 hedefi aşmış - 0 hedefin çok altında) Sosyal faaliyetlere katılım düşük Öğrenci servisleri 1 Rehberlik hizmetleri 4 3 Kulüp yönetimi 5 Veli ilişkileri yönetimi 2

Süreç İyileştirme modelleri Süreç iyileştirme bir döngüdür ve literatürde değişik aşamalardan meydana gelen süreç iyileştirme döngüleri mevcuttur.Bu döngüler incelendiğinde temelde Deming’in PUKÖ döngüsüne dayandığı görülür.Yaygın olarak kullanılan döngülerden üç tanesi aşağıdaki gibidir.

Planla aşaması:Süreç iyileştirme çalışmalarında problemin farkına varılarak gerekli bilgilerin toplandığı ve çözüm için harekete geçmeyi sağlayacak kararın verildiği bir aşamadır. Bu aşamada problemin farkına varma ve tanımlama,problem için çözümler çözümler geliştirme ve problem için çözüm seçeneğini belirleme çalışmaları yapılarak karar verilir

Uygula aşaması, bir bakıma süreç performansının ölçümü sonucu ortaya çıkan problemi çözüm amacıyla oluşturulan kararın uygulamaya geçirilmesidir. Bu aşamada, tanımlanan problemin çözümüne yönelik en iyi alternatifin belirlenmesi sonucunda yapılacak bir eylem planı ile uygulama başlatılır.

Kontrol Et aşaması, süreçte yaşanan problemin çözümü için yapılan planın uygulamasının ne derece belirlenen problemin çözüme yönelik sonuçlar verdiğinin değerlendirildiği aşamadır. Tanımlanan problemin çözümü için yapılan uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi gerekir. Bu süreçte amaçtan sapmaların olup olmadığı, uygulamaların amacın gerçekleştirilmesine hizmet edip etmediği görülür. Kontrol sonuçlarının değerlendirilmesinde tanımlanan problemin çözüldüğü görülürse standartlaştırma aşamasına geçilebilir.

Önlem Al aşaması, planlama ve uygulama adımlarının tekrar gözden geçirilerek sonucu etkileyen hataların giderilmesi ve tekrar uygulamanın başlatılması demektir. Sonuçların değerlendirilmesini takiben,amaçtan sapma ya da amaca hizmet etmeyen uygulama belirlenirse gerekli önlemlerin alınması için tekrar planlama yapılması gereklidir.

Standartlaştırma aşaması Süreçte yaşanan problemin çözümünü sağlayan bir uygulama gerçekleştirilmiş ve amaca ulaşılan iyi bir sonuç almışsa standartlaşmaya gidilir.İyi sonuç almayı sağlayan bu uygulama benzer problemlerin çözümüne ışık tutacağı düşünülerek standartlaştırılır.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELLERİ 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 1.adım:Hazırlık Çalışması 2.adım: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi 3.adım: Verilerin Analiz Edilmesi 4.adım: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve Uygulamanın Yapılması 5.adım: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve Standartlaştırılması

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 1. ADIM: Hazırlık Çalışması İyileştirme Ekibinin Kurulması İyileştirme Konusunun ve Başarılmak istenen Hedefin Anlaşılması Çalışma Planının Hazırlanması

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 2 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 2. ADIM: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi NİCEL/SAYISAL VERİLERİ TOPLA Öğrenci Notları Hatalı Yapılan Soruların Dağılımı vb. NİTEL/SÖZEL VERİLERİ TOPLA Öğrenci/Veli Şikayetleri Anket Verileri Görüşme Verileri vb. MEVCUT SÜRECİN DETAYLI AKIŞ DİYAGRAMINI ÇİZ Sürecin Uygulanması Esnasında Yapılan Tekrarlar/Bilgilendirmeler vb. şemada göster.

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 3. ADIM: Verilerin Analiz Edilmesi Akış Diyagramının Analizi Yap Olumlu ve Olumsuz Veriler Analiz Et Katma Değeri Olmayan Faaliyetleri Belirle Kök Nedenleri Belirle NOT: 3. Adım İçin: Balık Kılçığı- Beyin Fırtınası-İlişkiler Diyagramı vb. kullanılabilir.

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 4 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 4. ADIM: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve Uygulamanın Yapılması İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ BUL (Kıyaslama -Benchmarking) OKULUNUN ÖZEL KOŞULLARINI BELİRLE ÇÖZÜMLER ÜRET (Beyin Fırtınası vb.) ÇÖZÜMLERİ ETKİ PUANINA GÖRE SIRALA (Nominal Grup Tekniği vb.) ÇÖZÜMÜ BELİRLE UYGULAMA PLANI HAZIRLA PİLOT UYGULAMA YAP

5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 5 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 5. ADIM: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve Standartlaştırılması SONUÇLARI DEĞERLENDİRİN DOKÜMANTASYONU GÜCELLEYİN UYGULAMA PLANINI HAZIRLAYIN GEREKLİ BİLGİLENDİRME VE EĞİTİMLERİ YAPIN

14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ

14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ 1.Belirlenen süreçte iyileştirilecek ve geliştirilecek durumu tespit edin ve iyi tanımlayın, iyileştirme ve gelişim hedefini belirleyin. 2. Süreci iyileştirecek ve geliştirecek ekibi oluşturun

B.14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ 3. Mevcut süreci bir iş akış şeması oluşturularak tanımlayın. 4. Gereksiz faaliyetleri çıkararak süreci basitleştirin.

6. Sürecin kontrol altında olup olmadığını değerlendirin. 5. Veri toplamak için bir plan geliştirin. 6. Sürecin kontrol altında olup olmadığını değerlendirin. 7. Sürecin yeterliğini değerlendirin.

8. Sürecin hedefleri yakalamasını engelleyen temel nedenleri belirleyin. 9. Sürecin beklenen hedefe ulaşamamasındaki nedenler doğrultusunda yapılacak değişikliklerle ilgili bir uygulama planı hazırlayın.

10. Beşinci adımda geliştirilen veri toplama planını gerekli görüldüğünde değiştirin. 11. Değiştirilen süreci uygulayın, test edin ve verileri toplayın. 12. Değiştirilen sürecin yeterliliğini ve tutarlılığını değerlendirin.

13. Yapılan değişikliğin süreci iyileştirip iyileştirmediğini değerlendirin. 14. Daha ileri ek süreç iyileştirmelerine devam etmenin gerekli olup olmadığını değerlendirin, süreci standartlaştırın.

KALİTE ARAÇLARI VE PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ Kalite araçları ve teknikleri bazı mantıksal ve istatistiksel bilgilerden yola çıkarak problemlerin görüntülenmesi ve çözülmesi düşüncesi ile geliştirilmiş yaklaşımlardır.Temel felsefeleri hızla doğru sonuca ulaşmayı öngören bu tekniklerin ortak özelliği ekip çalışmasının gerekliliğidir.

Kalite Araçları olarak adlandırılan araçlar özellikle problemlerin belirlenmesi ve çözümüne yönelik bilgi ve veri üretimini kolaylaştırmak ve sistematik olarak değerlendirmek amacıyla tasarlanmışlardır. Bu araçlar sayısal ve görsel nitelikleri yardımı ile olayların kolay anlaşılmasını ve yorumlanmasını sağlar. Bu teknikler doğru ve yerinde kullanıldığında problemin çözümü kolaylaşır.

1-FİKİR ÜRETİMİ 2-FİKİR BİRLİĞİ -Beyin fırtınası 2-FİKİR BİRLİĞİ -Afinite diyagramı -Denge Tabakası -Kriter ortalama formu -Liste indirgeme -Ağırlıklı oylama

3-ANALİTİK ARAÇLAR A) Süreç tanımlama -Akış Diyagramı -Süreç akış diyagramı -Süreç analiz diyagramı -Ağaç diyagramı B) Veri toplama -Çetele Diyagramı -Hedef gruplar -Örnekleme -Anketler

ANALİTİK ARAÇLAR C) Sebep sonuç analizi D) Veri analizi ve görüntüleme -Sebep sonuç diyagramı (balık kılçığı) - 5N1K - İlişkiler diyagramı D) Veri analizi ve görüntüleme -Görüntüleme(sütun ,çizgi) -Güç analizi -Histogram -Matris diyagramı -Pareto analizi -Önceliklendirme matrisi -Dağılım diyagramı -İstatistiksel proses kontrol grafikleri

--Aktivite ağ diyagramları -Gant şeması -Ağaç diyagramı -Öykü akışı 4-PLANLAMA ARAÇLARI --Aktivite ağ diyagramları -Gant şeması -Ağaç diyagramı -Öykü akışı

Mükemmellik Yolculuğunuzda Başarılar Dileriz TRABZON MEM