Proje Yönetimi Proje Yönetimine Giriş Proje Yönetimi ve Örgüt Yapısı İlişkisi Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN

Proje Nedir? Proje; Kompleks, Rutin olmayan Zaman, bütçe ve kaynakla sınırlı Belirli bir amacı gerçekleştirmek için dizayn edilmiş, özel çalışmadır.

Projenin Temel Özellikleri Önceden belirlenmiş bir hedefin gerçekleştirilmesi için oluşturulmuştur. Belirli bir zaman dilimi içinde gerçekleştirilir. (Başlangıç ve bitiş tarihi bellidir.) Örgüt içinde çapraz konumda çalışan kişilerin katılımlarına ihtiyaç duyar. Zaman, maliyet ve performans gereklilikleri vardır.

Proje Örnekleri İnşaat Projeleri Film Projeleri Deprem yardım projeleri ( Afet projeleri) Vs….

Program ve Proje Karşılaştırması Belirli bir örgütsel hedefi gerçekleştirmek için, uzun vadede gerçekleştirilen birbirine koordineli ve ilgili projelerin toplamıdır. Örnek: Proje: MBA programında alınan bir dersin başarılması ( Proje yönetimi dersini başarı ile tamamlama) Program: MBA programının başarı ile tamamlanması

Proje Yaşam Eğrisi FIGURE 1.1 Copyright © 2006 The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.

PY’inin Günümüzdeki Önemi Şirketlerin müşteriye odaklanmalarını sağlar Proje yönetimi zor olsa da, Proje yönetimi şirketlerin verimli ve etkili işler yapmasına imkan verir. Proje yönetimi şirkete önemli katkılar sağlar. Proje yönetimi şirketlerin temel yeteneklerini anlamalarına imkan verir. Proje yönetimi fason iş yapma imkanı sağlar Proje yönetimi şirketlerin küçülmesine imkan verir.

Proje Yönetim Sürecinin Teknik ve Sosyokültürel Boyutları

Proje Yönetimi Yapısı En uygun proje ya da proje yönetimi yapısını seçerken; Projenin ihtiyaçları ile örgütün ihtiyaçları karşılaştırılmalı ve ikisi arasında bir denge aranmalıdır.

Proje Yönetimi Yapısı Proje yönetimi yapısı kurulurken örgüt içerisindeki; Otorite Kaynak dağılımı Projenin ana faaliyet alanlarının örgütteki dağılımı (yansıması) incelenmelidir.

Proje Yönetim Yapıları Fonksiyonel Örgütlerde; Projenin farklı yanları örgütün farklı fonksiyonları tarafından yürütülür. Proje koordinasyonu normal yönetim kanalları ile sağlanır. Örgüt içindeki bir fonksiyonel alan projede dominant olabilir ve projeyi amacından uzaklaştırabilir.

Fonksiyonel Örgüt Yapılarında Proje Yönetimin Avantaj ve Dezavantajları Yapısal değişik ihtiyacı yoktur. Her şey açıktır. Uzmanlık / deneyim fazladır. Proje sonrası döneme geçiş kolaydır. Dezavantajlar Bölümler arasında entegrasyon zordur. Yavaştır Fonksiyonlar arasında çatışma olabilir.

Proje Yönetim Yapıları (devam) Özel Takımlar Oluşturma Bu tür yapılarda full time çalışan bir proje yöneticisinin altında farklı birimlerden gelen ekip üyeleri koordineli bir şekilde çalışırlar. Bu tür proje gruplarında fonksiyonel birimler sadece destek birimleridir. Projeyi domine edemezler.

Özel Proje Takımları

Özel Proje Takımlarının Avantajları ve Dezavantajları Basittir Hızlıdır Fonksiyonel entegrasyon fazladır. Dezavantajları Pahalıdır Proje deneyimi azdır Proje sonrası çıktıların iletimi zordur.

Proje Yönetim Yapısı (devam) Matrix Yapı Hibrid örgütsel bir yapıya sahiptir.. İkili emir komuta zinciri vardır. (fonksiyonel ve proje) Proje ekibi hem proje yöneticisine hem de fonksiyonel yöneticiye raporlama yapabilir. Bu yapı sayesinde bir eleman aynı anda pek çok projede yer alabilir. Bu tür yapılarda proje deneyimlerini aktarmak kolaydır.

Matriks Yapı

Matriks Örgüt Yapısının Proje Açısından Avantajları ve Dezavantajları Verimlidir. Projeye odaklanmak kolaydır Proje sonuçlarının aktrarımı kolaydır Esnektir. Dezavantajları Proje ve fonksiyonel birimle içinde çatıişmalar mümkündür Stresslidir. Yavaştır.

Proje Yönetim Yapısı (Devamı) Network (Şebeke) Örgütler Bir ürün ya da hizmet üretmek için birden çok firmanın gerçekleştirdikleri işbirliğidir.

Dağ Bisikleti Network Projesi

Network (Şebeke) Örgüt Yapısının Proje Yönetimi Açısından Avantajları ve Dezavantajları Maliyet azalır Yüksek oranda deneyim mevcuttur Esnektir Dezavantajları Koordinasyon zordur Çatışmalar mevcuttur

Rated Effectiveness of Different Project Structures by Type of Project Source: Larson, E. W., and Gobeli, D. H., “Matrix Management: Contradictions and Insights,” California Management Review, vol. 29, no. 4 (Summer 1987), p. 137. FIGURE 3.6 Copyright © 2006 The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.

Uygun Proje Yönetim Yapısı Seçilirken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar Örgütün Dikkat Etmesi Gereken Unsurlar; Bu proje şirketim başarısı için ne kadar önemli? Asıl işimin yüzde kaçı projede kullanılıyor? Proje için gerekli kaynakların( insan ve fiziksel kaynaklar) ne kadarına sahibim?

Uygun Proje Yönetim Yapısı Seçilirken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar(devam) Projede dikkat edilmesi gereken unsurlar Projenin büyüklüğü Stratejik önemi Projenin yenilik ihtiyacı Çevresel karmaşıklık Bütçe ve zaman sınırlamaları Kaynakları sağlayabilme istikrarı

Örgütsel Kültür Örgüt Kültürü Örgüt içindeki insanların ortak olarak paylaştığı normlar, inançlar ve değerler bütünü olarak tanımlanır Örgüt kültürü proje yönetimi açısından çok ama çok önemlidir. Örgütü kültürünün proje bazlı çalışmayı destekleyici bir yapıda olması başarı için kaçınılmazdır.

Örgüt Kültürünün Ana Boyutları

Proje Çalışmasını Destekleyen Örgüt Kültürü