ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI DIŞKAPI YILDIRIM BEYAZIT EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ

MERKEZİ SATINALMA BİRİMİNİN KURULMASI Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın 23/07/2009 tarih*2009/45 sayılı genelgeleri ve İl Sağlık Müdürlüğü’nün 12/08/2009*94490 sayılı yazılarına istinaden 20/08/2009 tarihinde Hastane içi görevlendirmeler yapılarak Merkezi Satınalma Birimi kurulmuştur. İl Sağlık Müdürlüğümüzün Yapmış olduğu yetki devri neticesinde 19 hastane (7’si ADSM) Merkezi satınalmamıza bağlanmış daha sonra 2011/27 sayılı genelge ile yapılan yeni düzenleme neticesinde bu sayı 5 hastaneye indirilmiştir.

YETKİ DEVRİ KAPSAMINDA BULUNAN HASTANELER

MEVCUT DURUM 1 DIŞKAPI YILDIRIM BEYAZIT EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 2 KEÇİÖREN EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 3 ATATÜRK GÖĞÜS HASTALIKLARI VE GÖĞÜS CERRAHİSİ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 4 DR. ABDURRAHMAN YURTASLAN ANKARA ONKOLOJİ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 5 YENİMAHALLE DEVLET HASTANESİ 2011/27 SAYILI GENELGEDEN ÖNCE ÇERÇEVE ANLAŞMALARI YAPILAN VE ANLAŞMALARI DEVAM EDEN DİĞER KURUMLAR ANKARA ETLİK İHTİSAS HASTANESİ ANKARA ÇOCUK SAĞLIĞI VE HASTALIKLARI HEMATOLOJİ VE ONKOLOJİ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ DR. SAMİ ULUS KADIN DOĞUM, ÇOCUK SAĞLIĞI VE HASTALIKLARI EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ TEPEBAŞI AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ OSMANLI AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ 6 75. YIL AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ 7 BALGAT AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ 8 GÖLBAŞI AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ 9 MAMAK AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ 10 TOPRAKLIK AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ

ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİNDE İZLENEN METOD Çerçeve Anlaşma İhalelerine esas olmak üzere hazırlanan İhtiyaç Listeleri Hastanemiz tarafından oluşturulmuş ve bağlı kurumların bu listelere uygun olmak üzere istemlerini yapmaları sağlanmıştır. Bu sayede Mükerrer alımın önüne geçilmiş bir ürünün birden fazla isimle alınmasına engel olunmuştur. Ayrıca, İhtiyaç Listelerinin düzgün bir şekilde hazırlanması teknik şartnamelerinin listelere uygun olarak hazırlanmasını da sağlamıştır.

ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİNDE İZLENEN METOD Merkezi Satınalma Birimimizce yapılan Çerçeve Anlaşma İhalelerinde tıbbi sarf malzeme ihtiyaçlarının temininin tek bir ihalede toplu olarak yapılması yerine ihtiyaçları branşlara bölerek her branş ve/veya branşlar için ayrı Çerçeve Anlaşma İhaleleri yapılarak ihaleler sonuçlandırılmıştır. İlaç ve serum için ise iki kez ihaleye çıkılmış ilk ihalede istenen sonuç alınamadığından ikinci bir ilaç ve serum ihalesine çıkılarak Çerçeve Anlaşmalar bu şekilde sonuçlandırılmıştır. Ayrıca; yapılan tüm Çerçeve Anlaşma İhalelerinin Anlaşma süreleri 24 ay olarak belirlenip ihaleler bu şekilde yapılmıştır.

2010/2011 YILLARINDA YAPILAN ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ Sıra No İHALE ADI 2010 YILINDA YAPILAN ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ 1 1107 KALEM İLAÇ VE SERUM İHALESİ 2 183 KALEM DİŞ SPESİFİK SARF MALZEMESİ İHALESİ 3 388 KALEM GENEL TIBBİ SARF MALZEMESİ İHALESİ 4 167 KALEM CERRAHİ SÜTUR MALZEMESİ İHALESİ 5 861 KALEM İLAÇ VE SERUM İHALESİ 6 5 KALEM ENFEKSİYON KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 7 31 KALEM PATOLOJİ + NEFROLOJİ + STERİLİZASYON KLİ. SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 8 45 KALEM RADYOLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 9 25 KALEM GÖĞÜS + NÜTRİSYON + PLASTİK CERRAHİ KLİ. SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 10 73 KALEM GENEL CERRAHİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 11 14 KALEM KARDİYOLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 12 77 KALEM GASTROENTEROLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 13 38 KALEM KALP DAMAR CERRAHİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 14 23 KALEM KBB KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 15 24 KALEM PATOLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME 16 27 KALEM RADYOLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ 17 19 KALEM BEYİN CERRAHHİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZEME ALIMI İHALESİ

2010 YILINDA TIBBİ SARF MALZEMELERİN KALEM BAZINDA ÇERÇEVE ANLAŞMA GERÇEKLEŞME ORANI 2010 Yılı içerisinde toplam 1136 kalem Tıbbi Sarf malzeme için Çerçeve Anlaşma İhalesine çıkılmış bunun ancak 478 kalemi Çerçeve Anlaşma Listesine dahil edilebilmiştir.

2010 YILINDA İLAÇ VE SERUMLARIN KALEM BAZINDA ÇERÇEVE ANLAŞMA GERÇEKLEŞME ORANI 2010 Yılı içerisinde toplam 1107 kalem İlaç ve Serum için Çerçeve Anlaşma İhalesine çıkılmış bunun ancak 556 kalemi Çerçeve Anlaşma Listesine dahil edilebilmiştir.

2011 YILINDA YAPILAN ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ 14 HASTANE İHTİYACI 43 KALEM ACİL SERVİS ÜNİTESİ ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALESİ 2 5 HASTANE İHTİYACI 4 KALEM HEMODİYALİZ ÜNİTESİ ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALESİ 3 14 HASTANE İHTİYACI 75 KALEM AMELİYATHANE ÜNİTESİ ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALESİ 4 13 HASTANE İHTİYACI 24 KALEM TIBBİ ONK.CİLDİYE ENDOKRİN, ENFEKSİYON 5 13 HASTANE İHTİYACI 29 KALEM ÜROLOJİ ORTOPEDİ KLN.ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALESİ 6 9 HASTANE İHTİYACI 94 KALEM ANESTEZİ VE REANİMASYON KLN.ÇERÇEVE ANLAŞMA İH. 7 3 HASTANE İHTİYACI 16 KISIM BEYİN CERRAHİ KLN. ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALESİ 8 HASTANE İHTİYACI 63 KALEM YOĞUN BAKIM ÜNİTESİ SPES. SARF MALZEME 9 3 HASTANE İHTİYACI 77 KALEM ÜROLOJİ KLİNİĞİ SPESİFİK SARF MALZ. İHALESİ

2011 YILINDA TIBBİ SARF MALZEMELERİN KALEM BAZINDA ÇERÇEVE ANLAŞMA GERÇEKLEŞME ORANI 2011 Yılı içerisinde 2010 yılında alınamayan 478 kalem tıbbi sarf malzemelerinin yeniden Çerçeve Anlaşma İhalesi yapılarak temin edilmesine karar verilmiş yapılan çalışma neticesinde 355 kalem Tıbbi Sarf Malzeme için Çerçeve Anlaşma İhalesine çıkılmış 234 kalem Tıbbi Sarf Malzeme Çerçeve Anlaşma Listesine dahil edilmiştir.

2010 ve 2011 YILLARINDA TOPLAMDA TIBBİ SARF MALZEMELERİN KALEM BAZINDA ÇERÇEVE ANLAŞMA GERÇEKLEŞME ORANI 2010 ve 2011 yıllarında Çerçeve Anlaşma İhalesine çıkılan tıbbi sarf malzemelerinin gerçekleşme oranı ise aşağıdaki grafikte yer almış olup, 1136 kalem tıbbi sarf malzemenin yaklaşık %63’üne tekabül eden 712 kalem tıbbi sarf malzeme Çerçeve anlaşma listesine dahil edilmiştir.

YILLARA GÖRE GERÇEKLEŞME ORANI 2010 Yılında yapılan Çerçeve Anlaşma İhalelerinin gerçekleşme oranları 2011 yılına göre daha düşük kalmakta olup bunun en önemli sebebi Çerçeve Anlaşma İhalelerinin Kanun ve yönetmeliklerde yapılan değişiklikler neticesinde oluşturulan yeni düzenin tam olarak anlaşılamaması ve hastanelerin eski alışkanlıklarından tam olarak vazgeçememesidir. Her yeni oluşum gibi Çerçeve Anlaşma İhalelerinin geçiş döneminde de bilgi eksikliği ve yetişmiş eleman sıkıntısı da gerçekleşme oranında etken olmuştur. Ayrıca; Hastanemizde mevcut satınalma biriminin yanında yeni bir Merkezi Satınalma Birimi kurulmuş olmasına rağmen bağlı kurumların yeterli personel desteği vermemesi ve yeni birimin sadece hastane personellerince yürütülmeye çalışması süreci olumsuz etkilemiştir. Çerçeve Anlaşma İhaleleri için oluşturulan İhale Komisyonlarında yer alan uzman üyelerin Yaklaşık Maliyet üstü teklifleri “İleride yüksek fiyat nedeni ile sıkıntı yaşanır” gerekçeleriyle Çerçeve Anlaşma Listelerine dahil etmek istememeleri ihalelerden yeteri kadar fayda sağlanamamasına neden olmuştur.. Başka bir neden ise ilk yapılan ihalelerde firmaların yapılan yeni düzenlemelerine pasif direniş göstererek teklif vermemesi bazı kalemler için 3 TEKLİF ÇIKMAMASINA neden olmuş ve gerçekleşme oranını etkilemiştir.

YILLARA GÖRE GERÇEKLEŞME ORANI 2011 yılında ise gerçekleşme oranları yükselmiştir. 2010 yılında yapılan ihalelerin tecrübeleri ile hazırlanan yeni Çerçeve Anlaşma İhalelerinde tüm negatif etkenler dikkate alınmış, ilk olarak bağlı hastanelerden İhale komisyon üyesi istenmesi yerine hastanemiz bünyesinde görev yapan hekim ve personellerden ihale komisyonları oluşturulmuştur. İhalelerde Yaklaşık Maliyet üstü edilen teklifler için ise Kamu İhale Kurulunun 26.04.2010 tarihinde almış olduğu “Kamu İhale Mevzuatında istekliler tarafından teklif edilen fiyatların yaklaşık maliyetin üzerinde olması durumu, değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak öngörülmemiştir.” kararı ihale komisyonlarınca emsal olarak alınmakta ve yaklaşık maliyet üstü teklifler Çerçeve Anlaşma Listelerine alınmaktadır. Branş bazında yapılan Çerçeve Anlaşma İhaleleri için hazırlanan İhtiyaç Listelerinde daha önce ihalelerde yer almasına rağmen listelerde yer almaması gereken bazı kalemler (cihaza bağlı veya tek üretici tarafından üretilen malzemeler, Yaklaşık Maliyeti için teklif gelmeyen kalemler vb. gibi) İhtiyaç Listelerinden çıkarılarak ihaleler gerçekleştirilmiştir.

HASTANELERCE YAPILAN MÜNFERİT SÖZLEŞME İHALELERİ

SONUÇLANAN ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ İÇİN YAPILAN MÜNFERİT SÖZLEŞMELER 2010 ve 2011 yıllarında yapılan Çerçeve Anlaşma İhaleleri neticesinde listeye alınan kalemler için 12 farklı hastane tarafından 103 adet Münferit Sözleşme İhalesi yapılmış ve toplam 2365 kalem tıbbi sarf malzeme ve ilaç alımı gerçekleştirilmiş olup; 18.885.216,00 TL’lik Münferit Sözleşme imzalanmıştır.

SONUÇLANAN ÇERÇEVE ANLAŞMA İHALELERİ İÇİN YAPILAN MÜNFERİT SÖZLEŞMELER HASTANE ADI MÜNFERİT SÖZLEŞME SAYISI TOPLAM BEDEL 1 DIŞKAPI YILDIRIM BEYAZIT E.A.HAS. 29 İhale ile 638 kalem 6.720.226 TL 2 ATATÜRK GÖĞÜS HASTALIKLARI HAST. 9 İhale ile 134 kalem 3.606.337 TL 3 DR.SAMİ ULUS ÇOCUK HASTALIKLARI. HAS. 5 İhale İle 161 kalem 1.212.088 TL 4 ETLİK İHTİSAS E.A. HASTANESİ 5 İhale İle 154 kalem 807.133 TL 5 DR. ABDURRAHMAN YURTASLAN ONK. E.A. H. 4 İhale İle 182 kalem 2.848.947 TL 6 KEÇİÖREN EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 13 İhale İle 492 kalem 2.313.978 TL 7 ANKARA TOPRAKLIK AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI 4 İhale İle 97 kalem 177.724 TL 8 ANKARA MAMAK ADSM 5 İhale İle 136 kalem 271.911 TL 9 ANKARA ÇOCUK SAĞ. HEM. ONK. HASTANESİ 1 İhale İle 60 kalem 294.707 TL 10 ANKARA BALGAT ADSM 3 İhale İle 113 kalem 115.127 TL 11 75.YIL ADSM 3 İhale İle 91 kalem 305.849 TL 12 KEÇİÖREN OSMANLI ADSM 22 İhale İle 22 kalem 36.052 TL 103 adet münferit ihale sonucunda 2365 kalem ilaç ve sarf alımı gerçekleştirilmiştir.

SÜRECİ ETKİLEYEN SORUNLAR

İHALE ÖNCESİ YAŞANAN AKSAKLIKLAR Yaklaşık maliyet çalışmaları sırasında Ankara Ticaret Odasının yaklaşık maliyet oluşturmak için fiyat vermemesi, ayrıca firmalarında fiyat vermekte isteksiz davranması süreci olumsuz etkilemektedir.

İHALE ÖNCESİ YAŞANAN AKSAKLIKLAR Yetki devri kapsamında Hastanemize bağlı bulunan birimlerden komisyonlar için görevlendirilen personellerin komisyona hiç gelmemesi veyahut komisyon çalışmalarına katılmaması zaman kaybına sebep olmaktadır. Bu durumun engellenmesi amacıyla ihale komisyonları hastanemiz bünyesinde görev yapan hekim ve personellerden oluşturulmakta diğer bağlı hastanelerden komisyon üyesi istenmemektedir.

İHALE ÖNCESİ YAŞANAN AKSAKLIKLAR İhale sürecinde yaşanan en büyük sıkıntı ise tekliflerin yaklaşık maliyet fiyatlarının çok üzerinde gelmesi ve bazen %500’lere varan fiyat farklılıklarının oluşmasıdır. Bunun en önemli sebebi ise oluşturulan yaklaşık maliyetlerin 2 yıllık süreyi gözetmeden yapılmış olması ve firmaların ilk yapılan ihalelerde 2 yıllık sürede kendilerini garantiye almak istemesi olup, geçiş döneminden sonraki ihalelerde bu oranlarda düşüş olmuştur.

İHALE SONRASI ve MÜNFERİT SÖZLEŞME İHALELERİNDE YAŞANAN AKSAKLIKLAR Yapılan Çerçeve Anlaşma ihalelerinin ihale süreci aslında tüm işin yaklaşık yüzde %25 ine tekabül etmektedir. Asıl iş yükü ihale sonrası yapılan münferit sözleşmelerin takip aşamasında oluşmaktadır. Şöyle ki; yapmış olduğumuz 19 hastane ihtiyacı 1107 kalem İlaç ve Serum ihalesine ait münferit sözleşmeler yapılmaya başlandıktan sonra 26 kalem ilacın Çerçeve Anlaşmaları 3 İstekli kalmadığı için fesih olmuştur.

İHALE SONRASI ve MÜNFERİT SÖZLEŞME İHALELERİNDE YAŞANAN AKSAKLIKLAR Fesih işlemlerinin tamamlanması ve hastanelere bildirilmesi için yapılan toplam yazışma sayısı, İptal olan 26 kalem için Çerçeve Anlaşması fesih olan 3 istekli ile 78 adet yazışma İptal olan 26 kalem için ortalama 6 hastane ile yapılan yazışma sayısı 156 adet yazışma Olmak üzere toplam 234’e yakın yazışma yapılmıştır. Sadece 26 kalem malzeme için yapılan yazışma sayısı ve günlük takibinin yapılması büyük bir kırtasiye oluşturmaktadır. Bu sebeple Münferit Sözleşmelerin takiplerinin düzgün bir şekilde yapılması ancak bağlı hastaneler ile koordinasyonunu sağlayacak ve takipte yardımcı olacak bir yazılım programı ile mümkün olabilecektir.

İHALE SONRASI ve MÜNFERİT SÖZLEŞME İHALELERİNDE YAŞANAN AKSAKLIKLAR Münferit İhalelerinde tebligat sürelerinin toplamının yaklaşık bir ayı bulması ve bu sebepten diğer ihale türlerinden bir farkı bulunmamasıdır. İhale kararının posta yerine faksla veya e-mail ile bildiriminin yeterli olması bir nebze olsun ihaleyi yapan idareyi rahatlatacaktır.

MÜNFERİT İHALE BİLDİRİMİ –İPTAL OLAN KALEM BİLDİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI-1 Münferit Yapan Hastanelerin İhale sonucunu bildirimi Merkezi Satınalma Birimi ÇERÇEVE ANLAŞMAYA TARAF MÜNFERİT SÖZLEŞME YAPAN 14 KURUMA BİLDİRİM Münferit Sözleşme yapan kurumlara bildirim iki konuda yapılmaktadır. Çerçeve Anlaşma Listesinde yer almasına rağmen İki kez geçerli ve/veya teklif vermediği için Çerçeve Anlaşma fesih edilen firmaların bildirimi Geçerli teklif kalmadığı için (3 istekli altına düşen kalemler) Çerçeve Anlaşma Listesinde çıkartılan kalemlerin bildirimi ÇERÇEVE ANLAŞMA LİSTESİNDE YER ALAN İSTEKLİ FİRMALARA BİLDİRİM Çerçeve Anlaşma Listesinde yer alan istekli firmalarda yine aynı şekilde iki konuda bildirim yapılmaktadır İki kez teklif vermediği ve/veya geçerli teklif vermediği için Çerçeve Anlaşması fesih edilen firmalara bildirim Çerçeve Anlaşma Listesinde yer almasına rağmen listede 3 istekli kalmaması nedeni ile Çerçeve Anlaşmanın iptal olduğunun bildirimi

MÜNFERİT İHALE BİLDİRİMİ –İPTAL OLAN KALEM BİLDİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI-2 (İŞ YOĞUNLUĞUNA GÖRE) TOPRAKLIK ADSM KEÇİÖREN EA. HASTANESİ GÖLBAŞI ADSM OSMANLI ADSM DIŞKAPI YILDIRIM BEYAZIT E.A.H. MERKEZİ SATINALMA 75. YIL ADSM BALGAT ADSM DIŞKAPI YBEA HASTANESİ MAMAK ADSM ANKARA ÇOCUK SAĞ.. HEM.ONK. EAH. DR. SAMİ ULUS K.D.Ç.S. E.A. HASTANESİ DR. ABDURRAHMAN YURTASLAN ONKOLOJİ EAH ATATÜRK GÖĞÜS HAST. EAH. ETLİK İHTİSAS EAH TEPEBAŞI ADSM

2012/2013 yılları için planlanan Çerçeve Anlaşma İhaleleri 2012 ve 2013 yılları için ilaç ve serum temininin Çerçeve Anlaşma İhalesi hazırlıkları başlatılmış ve ihtiyaç listesi üzerinde çalışmalar devam etmektedir. Not:Yapılan tüm Çerçeve Anlaşma ihalelerinde İlaç ve Serum alımlarının Tıbbi Sarf alımlarına göre daha verimli olduğu ve daha çok fayda sağlandığı görülmüştür.

2012/2013 yılları için planlanan Çerçeve Anlaşma İhaleleri Yine 2012 yılı içerisinde Çerçeve Anlaşma süreleri sona erecek olan tıbbi sarf malzemeleri için Çerçeve Anlaşma Hazırlıkları dönemsel olarak devam etmektedir.

MERKEZİ SATINALMA BİRİMİ Teşekkürler MERKEZİ SATINALMA BİRİMİ