Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS) Ön Muhasebe Modülü Eğitim Sunumu Yusuf YORULMAZ Muhasebe Yetkilisi 10.07.2014

Ön Muhasebe Nedir. Ön Muhasebe modülü sağlık tesislerinin düzenlemiş oldukları ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerinin ön muhasebe modülü üzerinden oluşturulmasını, sistem üzerinden muhasebeye gönderilmesini, muhasebe tarafından onay verildikten sonra girilen fişin çıktısının alınması ve imzalanarak muhasebeye gönderilme sürecini içermektedir. Kurumlarca ön muhasebe modülüne girilecek olan fişlerin muhasebece onaylanabilmesi için fiş e dayanak olan evraklarında taratılarak ön muhasebe modülüne yüklenmesi gerekecektir. 10.07.2014

Hangi işlemler ön muhasebeden yapılacak Gider Tahakkuk- Ödeme Birimi Tüm Ödeme emri Belgeleri Bedelli, bedelsiz devirler, depo çıkışları ( Yalnızca Avans İşlemleri eski yöntemle devam edecektir) Gelir Tahakkuk – Fatura Tüm Gelir işlemleri Mutemetlik Tüm Ödeme işlemleri 10.07.2014

Taratılacak evraklar Tüm ödemelerde : Fatura, Muayene Kabul, Tif(Taşınır İşlem Fişi) Personel Ödemelerinde : Bordro son sayfası, kesinti listesi, banka listesi Gelir Tahakkuk : Fatura, icmal listesi Burada sayılanlar taratılarak sisteme yüklenecek olanlardır. Burada sayılmayıp gönderilmesi gerekli olan belgeler muhasebeye gönderilemeye devam edilecektir. 10.07.2014

Saymanlığa gönderilecek evraklarda değişiklik Gider Tahakkuk : Sözleşmeli Mal alımlarında -Fatura , tif, muayene kabul , taahhüt kartı (sözleşme takip kartı) , sipariş mektubu, muhasebece ihale dosyası muhasebeye gelmiştir şeklinde onaylanmış onay belgesi. 10.07.2014

Avantajları Ön muhasebe modülü kullanılarak yapılan işlemler kullanıcı hatalarını en aza indirir. Ön muhasebeden gönderilen ödeme emri belgeleri henüz imzalatılmadan ön incelemeden geçtiği için aynı evrakın hatalardan dolayı birden fazla imzalatılmasını engeller. Muhasebeleştirme gün süresini kısaltır. Yapmış olduğunuz bir ödemeye ait fatura tif ve muayene kabulü sistem üzerinden görme imkanı sağlar. 10.07.2014

Dezavantajları Yok.! 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı TDMS’ ne giriş yapıp «Muhasebe İşlemleri» menüsüne girdiğinde aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «ÖN MUHASEBE İŞLEMLERİ» menüsünden yetkiye sahip olan kullanıcı «Muhasebe İşlem Fişi» ve «Ödeme Emri Fişi» türlerinde ön muhasebe kayıtları girebilmektedir. «Fiş Listesi» ekranından da bu sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin durumu takip edilebilmektedir. «Yardımcı Defter» ekranından ise ön muhasebe kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Muhasebe İşlem Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulma ekranı aşağıdaki şekildedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Muhasebe İşlem Fişi» türündeki ön muhasebe kaydı oluştuğunda aşağıdaki ekran görüntüsü oluşmaktadır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Bütün ön muhasebe kayıtlarının üst kısımlarında bir durum çubuğu bulunmaktadır. Kayıt ilk oluştuğunda bu çubuk mavi renklidir. Ve durumu «Onaysız» dır. Bu aşamada bu kayıt yönetici kullanıcı tarafından onaylanamaz veya iade edilemez. «Onaysız» durumdaki kaydın durum çubuğundan, kaydı oluşturan kullanıcı «Kontrole Gönder» diyerek; kaydı yöneticinin onaylayabileceği veya iade edebileceği «Kontrolde» durumuna çevirebilmektedir. «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum çubuğu açık gri renktedir. Bu durumdaki kayıt yönetici kullanıcı tarafından onaylanmakta veya gerekçe yazılarak iade edilmektedir. «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil renktedir ve gerçek fişe bu çubuktan erişilebilmektedir. «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı renktedir. Bu durumdaki kayıt üzerinde «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı düzeltmeleri yaparak «Tekrar Kontrole Gönder» işlemini yapabilmektedir. Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş yönetici tarafından silinirse, ön muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu kırmızı renktedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı ön muhasebe kayıtlarına durum çubuğundan dosya ekleyebilmektedir. Sadece «Onaysız», «Kontrolde» ve «İade Edildi» durumlarında dosya ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzeltme işlemleri yapılabilmektedir. «Onaylandı» veya «İptal Edildi» durumlarında herhangi bir dosya ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzenleme işlemleri yapılamamaktadır. Ön muhasebe kayıtlarına eklenebilecek dosya formatları «.jpeg» ve «.pdf» dir. Bir kayıt içerisine 3MB boyutunu geçmeyen birden fazla dosya yükleme işlemi yapılabilmektedir. Bir ön muhasebe kaydı onaylandığında ve gerçek fiş oluştuğunda otomatik olarak işlem yapılan tarih durum çubuğunda görüntülenmektedir. Ön muhasebe kayıtları onaylandıktan sonra ıslak imzalı belgelerin muhasebe birimine iletilmesi gerekmektedir. Bu belgelerin iletilmesi için gerekli süre 10 gündür. 10 günü aşan durumlarda ön muhasebe kaydı girilmesi engelletilmektedir. Islak imzalı belgeler muhasebe birimine ulaştığında yönetici tarafından onaylanmış olan kayıtların içinden «Islak İmzalı Belgeler Geldi» butonuna basılmalıdır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Kontrolde» durumundaki «Muhasebe İşlem Fişi» ön muhasebe kaydı görüntüsü. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulması Açıklama Kısmına: Firma Adı – İhale Kayıt No (Doğrudan Temin ise 22/d) – … nolu fatura şeklinde yazılması zorunludur. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulması 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydı oluştuğundaki ekran görüntüsü 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Dosya eklenmiş bir ön muhasebe kaydının ekran görüntüsü 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Kontrolde» durumundaki «Ödeme Emri Fişi» ön muhasebe kaydı görüntüsü. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Listesi» 10.07.2014

Teşekkürler 10.07.2014