Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçe Uygulamaları Element Bilgisayar Yazılım Donanım Ltd.Şti.

Yasal Zemin 5018 sayılı Kanun ile mali yönetim sistemimize stratejik planlama, performansa dayalı bütçeleme gibi yeni kavramlar girmiştir. Kanunun 9. maddesinde, kamu idarelerinin bütçelerini stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlayacakları hükme bağlanmıştır. Yapılan bu düzenleme ile mali disiplini ön planda tutan, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını hedefleyen, performansa dayalı yeni bir bütçeleme anlayışına geçilmesi amaçlanmaktadır. Ayrıca, performans esaslı bütçelemenin kamu idarelerinde performansa dayalı bir yönetim anlayışının yerleşmesine yardımcı olacağı, performans denetimine imkan tanıyacağı göz ardı edilmemelidir. 05.07.2008 tarih ve 26927 sayılı resmi gazetede, Kamu idarelerinde hazırlanacak Performans Programları hakkında yönetmelik yayınlanmıştır.

Stratejik Plan Nedir? Stratejik planlama, kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif eder. Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemesini gerektirir. Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır. Kuruluş bütçesinin stratejik planda ortaya konulan amaç ve hedefleri ifade edecek şekilde hazırlanmasına, kaynak tahsisinin önceliklere dayandırılmasına ve hesap verme sorumluluğuna rehberlik eder. Kamu idarelerince, kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve misyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanan plandır.

Performans Esaslı Bütçe Nedir? Kuruluşun ana fonksiyonlarını, bu fonksiyonların yerine getirilmesi sonucunda gerçekleştirilecek amaç ve hedeflerini belirleyen, kaynakların bu amaç ve hedefler doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan, performans ölçümü yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendiren ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistemidir.

Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçeleme Uygulamaları 5018 sayılı Kanunun 9. maddesi ve Kamu idarelerinde hazırlanacak Performans Programları hakkındaki yönetmelik ile belirlenen hususlara istinaden, web tabanlı bir yazılım aracılığı ile gerçekleşme aşamaları da dahil tüm süreçlerinin entegre olarak çalıştırıldığı, idarelerin performans programları ile faaliyet raporlarını hazırlarken uymaları gereken hususları elektronik ortamda kontrol altına almak ve raporlamak amacıyla “GO Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçeleme Uygulamaları” yazılımı hazırlanmıştır. GO Yazılımı, konuya ilişkin temel hususları içeren ve bugüne kadar pilot düzeyde yürütülen çalışmalardan, yayınlanan makale ve raporlardan elde edilen bilgi ve ve deneyimler de dikkate alınarak hazırlanmış olup, kapsamdaki tüm kamu idarelerine yol gösterici olacak niteliktedir.

Uygulama Süreçleri Gerekli parametrelerin düzenlenmesi Stratejik Amaçların belirlenerek girişlerinin yapılması Stratejik Amaçlara bağlı Stratejik hedeflerin belirlenerek girişlerinin yapılması Stratejik Hedeflere bağlı olarak Performans Hedeflerinin belirlenmesi Performans hedeflerine ait gösterge ve ölçü birimlerinin belirlenmesi ve sisteme girişi Performans hedeflerinin stratejik hedeflere ilişkili olarak girişlerinin yapılması Performans hedeflerine ait Performans gösterge verilerinin girişi Faaliyetlerin birim bazında belirlenerek, performans hedeflerine ilişkili olarak girişlerinin yapılması Personel maliyetlerinin, belirlenen dağıtım formülü ile, Analitik Bütçe kaynağından otomatik aktarımı Harcama Birimleri tarafından Maliyetlerin, Faaliyetlere bağlı olarak, Analitik Bütçe ile entegre girişlerinin yapılması Harcama birimleri tarafından Dağıtılmayan giderlerin ve Transferlerin , Analitik Bütçe entegrasyonu ile oluşturulması Tablo , rapor ve yöneticiye özel grafiklerin oluşması Yapılan harcamalar neticesinde Gerçekleşme listelerinin alınması

Programa Giriş Kullanıcılar sisteme T.C.Kimlik numaraları ve şifreleri ile girerler. Tanımlanmış dönemlerden aktif dönem otomatik sunulmakta, diğer dönemler için kullanıcı seçebilmektedir. Seçilen döneme ait , faaliyet ve maliyetlerin çalıştırılma yılı ayrıca seçilmektedir. Böylece stratejik plan içersindeki döneme, performans bütçe kapsamında ise işlem yapılan yıla erişim sağlanır.

Ana Ekran Sisteme giren kullanıcının yetkilerine göre oluşan 3 farklı menü seçeneği vardır. 1. Liste menü, 2.Pano menü, 3.Kullanıcı menü. Kullanıcı sistem içersinde döneme bağlı, performans yılı değiştirebilmektedir. Kullanıcı programın tema rengini seçebilmektedir. Yayınlanan duyurular takip edilebilmektedir. Grafik raporlama sonuçları izlenebilmektedir.

Parametreler

Stratejik Amaçlar Stratejik Amaç; idarenin belirli bir süre itibari ile misyonunu nasıl yerine getireceğini ifade eden sonuca yönelmiş orta ve uzun vadeli amaçlardır. İdarenin stratejik planında bulunan stratejik amaçları girilir.

Stratejik Hedefler Stratejik hedef; stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya koyulan ölçülebilir, somut ve orta vadeli alt amaç da diyebileceğimiz hedeflerdir. Her bir stratejik amaca bağlı, bir veya birden fazla stratejik hedef tanımlamaları yapılır. Bu süreçte stratejik amaçlar ve stratejik hedefler arasında bağ kurulacaktır.

Performans Hedefleri Performans hedefi; idarenin stratejik amaçları çerçevesinde, stratejik hedeflerine ulaşmak için, bir mali yılda gerçekleştirmeyi amaçladıkları performans seviyelerini gösteren sonuç odaklı hedeflerdir. Bu süreçte performans hedeflerimizi tanımlayarak, performans hedefleri ile stratejik planda yer alan stratejik hedefler arasında bağ kurulacaktır.

Performans Göstergeleri Performans göstergeleri; stratejik amaç ve hedefler ile performans hedeflerine ulaşmak amacıyla yürütülen faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek, değerlendirmek ve izlemek için kullanılır. Bu süreçte performans göstergelerini tanımlayarak, performans hedefleri ile arasında bağ kurulacaktır. Ayrıca grup gösterge tanımlaması ile, aynı grup göstergeye bağlı, alt birimlere ait göstergeler tanımlanabilir, böylece birden çok birimin gösterge hedef ve ölçümleri gruplanarak değerlendirilebilir.

Performans Göstergeleri Hedef ve Ölçümler Gösterge için yıllık hedefler girilebildiği gibi, tanımlanan ölçüm periyodu kadar açılacak otomatik ölçüm giriş imkanı ile ilgili birimlere ölçüm sonuçları girişleri imkanı verir. Böylece sistem, Performans hedeflerinin hangi gösterge için ne hedeflendiğini, ne kadar gerçekleştiğini raporlayabilmektedir.

Faaliyetler Faaliyetler; belirli bir amaca yönelen ve başlı başına bir bütünlük oluşturan, yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetlerdir. İdarenin elindeki kaynakları tahsis edeceği iş ve hizmetleri yansıtmalıdır. Bu süreçte faaliyetlerimizi tanımlayarak, performans hedefleri ile arasında bağ kurulacaktır. Tanımlanan faaliyetler, ilgili birimlerle ilişkilendirilir ve maliyet aşamasında ilgili birimin ekranına düşmesi sağlanır.

Personel Maliyetleri Dağıtım Anahtarı Her bir faaliyet için çalışacak personel sayıları ve Genel Yönetim Gideri olarak ayrılan personel sayısı girilir. Sistem otomatik oran dağılımını hesaplar.

Personel Maliyetleri Oluşturma Birim ve faaliyet seçimi yapılarak, dağıtım anahtarında hesaplanan oranlar nispetinde, analitik bütçe rakamları (Eko1:1,2) otomatik olarak çekilerek, (Eko2:1,2,3) olma durumuna göre dağıtılarak, kullanıcının onayına sunulur, onaylandığında personel maliyetleri, analitik bütçe ile entegrasyonu sağlanarak oluşmuş olacaktır.

Faaliyet Maliyetleri Girişi Birim seçimi yapıldığında, seçilen birime ait daha önce ilişkilendirilmiş faaliyetler listelenir. Faaliyet seçimi yapıldığında, daha önce her hangi bir faaliyetle ilişkilendirilmeyen, genel yönetim gideri ve transfer hariç (Eko1:3,4,6,8) olan tüm analitik bütçe kayıtları listelenir. İlgili faaliyet için, kaynak olarak planlanan maliyetler seçilerek kaydedilir.

Diğer Kaynakların Maliyete Aktarımı Personel maliyetleri aktarımında, genel yönetim aktarımı için bırakılan kaynaklar, Faaliyet Maliyetleri girişinde, herhangi bir faaliyetle ilişkilendirilmeyen kaynaklar, Eko1:5,7 olan transfer edilecek kaynaklar şeklinde sıralanabilir. Tüm bu kaynakların, tek bir ekran üzerinden, doğru yerlerine aktarım önerileri hazırlanarak kullanıcıya sunulacak, onaylandığında analitik bütçe ile ilişkili olarak maliyet kayıtları oluşacaktır. Bu işlem tamamlandığında Performans Bütçe toplamımız ile Analitik Bütçe toplamımızın eşitliği sağlanmış olur.

Bütçe Gerçekleşme Entegrasyonu Sistem; Maliyet aşamalarında, Analitik Bütçe kalemlerini, Performans Bütçe Maliyet kaynakları olarak entegrasyonu sağlamış olup, Analitik Bütçeye bağlı yapılan harcamalardan gerçekleşme rakamlarını çekebilecek bir yapıya ulaşmıştır. İki farklı gerçekleşme bilgisinden söz edilebilir. 1.Personel ödemelerinden doğan gerçekleşmeler, (Kurumun tercihine göre bir model belirlenebilir olup, tavsiyemiz aylık faaliyetlerde çalışan personel bilgisinin girilmesi olacaktır. Bütçe kaynaklarının dağıtım yönteminde olduğu gibi, faaliyetler için girilen personel sayılarından otomatik olarak dağıtım yapılabilir ve maaş mahsuplarından çekilen rakamlar, dağıtım formülüne göre gerçekleşme rakamlarını oluşturur. ) 2.Diğer faaliyetlere bağlı ödemelerin gerçekleşmesi. (Harcama evraklarımızda faaliyet seçimi yapmamız, tüm faaliyetlerin gerçekleşme bilgisinin oluşmasını sağlayacaktır.) * Gerçekleşme verilerinin oluşturulması, belirli formattaki Analitik Bütçe ve Gerçekleşme rakamlarının mevcut kullanmakta olduğunuz Analitik yazılımı ile web servisler aracılığı ile entegrasyonuyla sağlanmaktadır.

Süreç İzleme Stratejik Amaç – Stratejik Hedef – Performans Hedefi – Gösterge – Faaliyet – Maliyet- Gerçekleşme süreçlerinin tamamı tek ekran üzerinden ulaşılabilir ve izlenebilir olarak hazırlanmıştır.

Raporlama Faaliyet Maliyetleri Tablosu Performans Hedefi Tablosu İdare Performans Tablosu Toplam Kaynak İhtiyacı Tablosu Faaliyetlerden Sorumlu Harcama Birimlerine İlişkin Tablo Genel Süreç Raporu Gerçekleşme Listeleri Grafik raporlama Raporlarımız .xml formatlı olarak geliştirilmiş olup, .word .excel .pdf formatlarında hazırlanabilmektedir. GO Stratejik Plan ve Performans Bütçe Uygulamalarımız, İş Zekası Geliştirme aracımız olan Origami Report ile entegre çalışabilmektedir.

Teknolojimiz Veri Kaynaklarına Erişim: Data katmanımız olarak geliştirdiğimiz framework ile Oracle, MSSQL, Postgre, XML formatlı veri kaynaklarına erişim sağlanabilmektedir. Responsive Tasarım: Ekranlarımızın tamamı web ve mobil cihaz platformlarına da duyarlı olması responsive tasarımlarla sağlanmıştır. Böylece GO tüm platformlarda çalışabilecektir. Web Servisler: Web servisler XML veya JSON tabanlı basit nesne erişim protokolü ile veri iletişimini temel alır. Haberleşecek sistemlerin platform uyumluluğunu gerektirmez ve farklı sistemler arası entegrasyonda avantaj sağlar. Yapısal teknolojisi neticesinde diğer iletişim metotlarından daha hızlıdır. GO, tüm iletişim ve sorgu eylemlerini web servisler aracılığı ile gerçekleştirerek, avantajlarından faydalanmaktadır. .NET: .NET, Micosoft tarafından geliştirilen, açık internet protokolleri ve standartları üzerine kurulmuş bir "uygulama" geliştirme platformudur. C#: C# Programlama Dili, Microsoft'un geliştirmiş olduğu yeni nesil programlama dilidir. .NET Teknolojisi için geliştirilmiş dillerden biridir. HTML5, CSS3, jQuery: Ekran tasarım ve nesnelerinde kullanacağımız, web ve mobil uyumlu responive tasarıma cevap verebilen son teknolojilerdir.

Element Bilgisayar Ltd. Şti. Referanslar T.C.Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı (Bakanlık,İl Müdürlükleri ve İlçe Müdürlükleri) Türkiye Süt Üreticileri Merkez Birliği (Merkez ve 280 taşra birlik) Et ve Süt Kurumu Genel Müdürlüğü (Genel Müdürlük ve bağlı 9 il Kombina Müdürlükleri) BUSKİ (Bursa Su ve Kanalizasyon İdaresi) Genel Müdürlüğü SASKİ (Sakarya Su ve Kanalizasyon İdaresi) Genel Müdürlüğü İSU (İzmit Su ve Kanalizasyon İdaresi) Genel Müdürlüğü Amasya Valiliği İl Özel İdaresi Bilecik Valiliği İl Özel İdaresi Giresun Valiliği İl Özel İdaresi 50’den fazla çeşitli Hizmet Birlikleri

TEŞEKKÜR EDERİZ