İsveç İstatistik Kurumu Performans İdare Süreci Stratejik Planlama ve Performans Bütçeleme Konulu Ankara Atölye Çalışması Gunilla Lundholm İsveç İstatistik Kurumu 11 Ocak 2005

Neden Performans Yönetimi? Devamlı iş gelişimi için gerekli bir araçtır Nasıl organize olmamız gerektiğine kendimiz karar verebilmekteyiz İşin nasıl yürütülmesi gerektiğine kendimiz karar verebilmekteyiz Çalışanlar arasında maliyet ve kalite bilinci yüksek düzeydedir Yeni planlamalar için girdi sağlamaktadır Plandan sapma olup olmadığı konusunda bilgi sağlamaktadır

İçindekiler İsveç İstatistik Kurumu İdare sistemi ve süreci Dış planlama süreci İsveç İstatistik Kurumu İdaresi İç planlama süreci Sistem takibi İsveç anayasasına göre, İsveç kamu kurumları Devletten bağımsız bir yapıdadır. Bir kamu kurumunun görevi, parlamento ve hükümetin almış olduğu politik kararları gündelik hayata yansıtmaktır.

İsveç İstatistik Kurumu’nun Sorumlulukları İstatistik üretmek Hükümet için Komisyona yönelik olarak Resmi istatistikleri koordine etmek

Mali Yapı ve Personel Yapısı 880 milyon Kron geliri var Bu gelirin yarısı resmi görevlerden elde edilmektedir 1,400 personeli bulunmaktadır Stockholm ve Örebro’da büroları bulunmaktadır Anketörlerle çalışmaktadır 150anketörler + Örebro’daki büroda yerleşik 50 adet telefon anketörü

İstatistikleri Dairesi İstatistikler Dairesi Organizasyon Genel Müdür Svante Öberg Genel Müdür Yardımcısı Hans Lindblom Genel Müdürlük ARGE Dairesi I nger Eklund Ulf Jorner Finansman Dairesi Bilgi ve Yayın Dairesi Bo Lundholm Berit Olsson Personel Dairesi Anket Dairesi Crister Haglund Åke Pettersson Uluslararası İstişare Şubesi Ronnie Andersson İş ve Eğitim İstatistikleri Dairesi Nüfus ve Refah İstatistikleri Dairesi Ekonomik İstatistikler Dairesi Çevre ve Bölgesel İstatistikler Dairesi Anna Wilén Berndt Öhman Staffan Wahlström Lars Melin

Resmi istatistiklerin tabi olduğu yasa ve mevzuat Resmi İstatistik Kanunu İstatistik Nizamnamesi İsveç İstatistik Kurumu Yönetmelik ve Nizamnamesi Yayın Hakkında Hüküm ve Tavsiyeler Resmi İstatistiklerin içerik ve kapsamlarının belirlenmesine ilişkin prensipler Yıllık Bütçe Tahsisatı Yönergeleri

İsveç Parlamentosu Resmi İstatistik Kanunu’nu belirler İsveç İstatistik Kurumu ile resmi istatistiklerden sorumlu diğer kamu kurumlarının bütçelerini belirleyen mercîdir.

İsveç Hükümeti İsveç Resmi İstatistiklerinin hangi konuları kapsayacağını belirlemektedir Bu konulara ait resmi istatistiklerden hangi kamu kurumunun sorumlu olacağını belirlemektedir

İsveç İstatistik Kurumu’na Yönelik Yönergeler Uzun vadeli misyon Devlet Kuruluşları için Nizamname Uygulaması İsveç İstatistik Kurumu’nun Yönetilmesi İdari Konsey Personelin temsili (işçi sendikası) Kurulun sorumlulukları ve görevleri Resmi İstatistikler Konseyi Bilim Konseyi İnşaat Fiyat Endeksi ve Tüketici Fiyat Endeksi Komiteleri Görev atamaları

Yönetici Kadrosu Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Daire ve Şube Başkanları Genel görüşmelerde bulunmak üzere ayda bir toplanmaktadırlar Senede bir defa vizyon, amaçlar ve stratejiler üzerinde tartışılmaktadır

Toplam Kalite Yönetimi Kavramı Müşteri ve süreç oryantasyonu Deming’in geliştirdiği PUKÖ-çevrimi (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) Planla Önlem Al Kontrol Et Uygula

Planlama ve Takip Bir mali yıla dair süreç Stratejik planlama İş planlaması İzleme, değerlendirme Stratejik planlama Bütçe teklifleri Kalkınma planı İş planı Yönlendirme belgesi Mali plan Personel planı Faaliyet planları Yıllık rapor Altı aylık rapor Kalite raporu Yıllık performans görüşmesi YENİ Stratejik plan! Muhtemelen, üç senede bir revize edilmektedir. Üç senelik bir dönem için senelik bütçe talebi Yıllık rapor, Hükümete sunulmak üzere İngilizce olarak hazırlanmaktadır. Altı aylık raporda sadece mali veriler bulunmaktadır. Genel Müdür Maliye Bakanıyla performans üzerine görüşme yapmaktadır. Bakan hizmet kurumlarından sorumludur. Bakan İsveç İstatistik Kurumu ve kurum performansı hakkındaki görüşlerini belirtebilir.Genel Müdür ise önemli gördüğü hususları bakana iletme olanağı bulmaktadır.

İç Planlama Süreci 2. Yıla dair dış planlama süreci Süreç takvimi Aralık 2. Yıl, Ocak Aralık 1. Yıl, Ocak 2. Yıl, Bütçe Tahsisatı Yönergeleri 1. Yıl, Yıllık Rapor Bütçe talebi Strateji görüşmeleri Yönlendirme belgeleri Bütçe ve fiyat görüşmeleri Aylık, üç aylık ve yıllık takip İdare ekibinin aylık toplantıları Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı ve dairelerin yönetim kadrosunun iki ayda bir gerçekleştirdikleri toplantılar Yılda beş kez düzenlenen İdare Konseyi toplantıları

İŞ İS TİH BA RA TI Şekil, talep ve faaliyetlerin belirlenmesini takiben farklı belgeler arasındaki gerçekleşecek ilişkileri göstermektedir. Bu süreci hangi dış faktörler etkilemektedir?

Bakanla yapılan görüşmede kullanılan belgeler Yıllık Bütçe talebi Bütçe önerileri Ödenek yönergeleri Çalışma planı Yıllık rapor Resmi İstatistikler Konseyi Raporu Denetim raporu Bütçe talebini, Sweden İsveç İstatistik Kurumu bünyesindeki bağımsız daireler karşısında kontrol edin. Bunların, Hükümetin bütçe teklifinde kaynak ayırmadığı bir alanda faaliyet göstermemesi gerekmektedir. Ödenek yönergeleri, Hükümete sunulmak üzere hedef ve talepleri gösterir raporlardır. Çalışma planı İsveç İstatistik Kurumu tarafından hazırlanan bir rapordur Yıllık rapor Resmi İstatistik Konseyi Raporu Denetim raporu

Bütçe teklifi Yıllık, 1 Mart Gelecek üç yıllık döneme yönelik mali gereksinimleri ifade etmektedir Harcamalara dair tahminler içermektedir Finansman sağlanamaması halinde oluşacak sonuçları ortaya koymaktadır

Yıllık Bütçe Tahsisatı Yönergeleri Bütçe tahsisat yönergeleri İsveç İstatistik Kurumu faaliyetlerinin yıllık yönlendirme sürecinin temelini oluşturmaktadır -Hedefler ve Amaçlar -Performans gereklilikleri -Kaynaklar -Çerçeve şartlar

Çalışma Planı 2005 senesine ait yeni plan Hükümetçe sunulan bir tekliftir Gelecek sene boyunca üretimlerde meydana gelecek değişikliklere odaklanmaktadır Tahsisatların nasıl kullanılacağı hakkındadır.

Dış destek sağlamak Kullanıcılarla ve kullanıcı danışma komiteleriyle görüşmeler Mevcut istatistik gereksinimlerini sunmak üzere Genel Müdürün çeşitli bakanlıkların müsteşarlarıyla yaptığı görüşmeler Bakanla yapılan görüşme Genel Müdürün resmi istatistik ve diğer hususlardan sorumlu kurumlarla görüşmeleri AB Çalışma Grubu bünyesindeki görüşmeler ve AB Yönergeleri’nin uygulanması Parlemento ve politik partilerle toplantılar Araştırma faaliyetlerinin koordinasyonu için Eğitim Bakanıyla görüşülmektedir. Genel Müdür, yeni müsteşarı bilgilendirmek üzere toplantı talebinde bulunmuştur Bütçe talebimize ilişkin genel görüşmeler

Konsey ve Kullanıcı Grupları İş istihbaratı Ağ oluşturma Kıyaslama Konsey ve Kullanıcı Grupları Stratejik planlama için girdi Kuvvet Analizi Geleceğe yönelik senaryolar (önümüzdeki 5 sene için) Buna dayanılarak atılacak adımlar Cevap verme yükümlülüğü, İsveç İstatistik Kurumunun yeniden organize edilmesi ve resmi istatistikler konseyine bağlı bir çalışma grubunun oluşturulması Hastalık izni Ulusal Hesaplar konseyi, bölgesel konsey, işgücü piyasası istatistikleri konseyi Eurostat’ın başlatmış olduğu negatif öncelik belirleme çalışmaları bakımından konsey ve çalışma grupları önem arz etmektedir.

İsveç İstatistik Kurumu’nun İdaresi Organlar ve dış temsiliyet İdari Konsey Resmi İstatistikler Konseyi Bilim Konseyi Tüketici Fiyat Endeksi Komitesi İnşaat Fiyat Endeksi Komitesi Kullanıcı Komiteleri Diğer Kullanıcı Grupları Board not with full response İdari Komite yıllık rapor, bütçe talebi, yönetmelikler konularında kararlar almaktadır – normal şartlar altında Kurulu bilgilendirme görevini yerine getirmekle birlikte, tamamen bu kurula karşı sorumlu değildir Resmi İstatistikler Konseyi’nin danışmanlık fonksiyonu, veri sağlayan kurum ve kuruluşlara verilecek cevaplara ilişkin sürecin işlerliği, kalitesi, kullanışlılığı ve bu sürecin kolaylaştırılmasına dair prensipleri belirlemektedir. Bilim Konseyi İsveç İstatistik Kurumu’na bağlıdır. İstatistik yöntemleri ve kalitesi konularına ilişkin konulara yardımcı olmaktadır. Tüketici Fiyat Endeksi Komitesi İsveç İstatistik Kurumu’na bağlıdır. Tüketici fiyat endeksinin hesaplanmasına dair konular Yapı Fiyat Endeksi Komitesi Kullanıcı Komiteleri Diğer Kullanıcı Grupları, Bölgesel istatistikleri konseyi – işgücü piyasası istatistikleri için

İsveç İstatistik Kurumu’nun İdaresi Dahili organlar Yönetim Kadrosu Alt Danışma Kurulu İdare Komiteleri Danişma Konseyleri İşçi sendikaları

İsveç İstatistik Kurumu’nun İdaresi Politikalar Komisyon çalışması Gizlilik Personel (çalışanlar) Çalışma ortamı Maaşlar Liderlik Bilgi Teknolojileri Çevre Yeterlik Kalite

İsveç İstatistik Kurumu Stratejik Planı Misyon Vizyon Misyon Beyanı Değerler Odaklanılan alanlara dair stratejiler Faaliyetler Kullanıcılar ve Müşteriler Personel Finansman Performans Değerlendirme (Dengelenmiş Hesap Kartı)

İsveç İstatistik Kurumu’nun Vizyonu İstatistik geliştirme, üretim ve istatistiklerin yayılması konularında dünya lideri olmak

İsveç İstatistik Kurumu’nun Değerleri Kullanıcı ve Müşteri Odaklılık İşbirliği Geliştirme ve Yenileme Önleyici Eylemler Yeterlik Geliştirme Liderlik ve Katılım Bütüncül Yaklaşım

İsveç İstatistik Kurumu’nun İdaresi İdare sürecinde kullanılan araçlar İş planı Yönlendirme belgeleri Gelir tablosu/Maliyet fiyat hesaplamaları Bütçe kontrolü Planlama ve izleme

Dahili Planlama Süreci İş istihbaratı ve GZFT analizi Stratejik plan desteği İş planı Genel Müdür yönergeleri Daireler seviyesindeki yönergeler Bütçe kararları

Dahili Planlama Süreci Yıllık plan Dengelİ kartlar modeli Faaliyetler Kullanıcılar ve Müşteriler Personel Finansman Hususi amaçlar Hem genel hem de belirlenmiş olanlar İzleme kriterleri

Dahili Planlama Süreci Yönlendirme belgeleri İki seviyelidir Üst Düzey İdare – Daire Daire– Şube Odak Noktaları Faaliyetler Müşteriler/Kullanıcılar/Muhataplar Personel Finansman

Dahili Planlama Süreci Daire seviyesi Daire seviyesinde yönerge ve bütçe kararları Fiyat hesaplaması Şube seviyesi Finansmanı ödenekle gerçekleştirilen her bir istatistik ürününün üretilmesi için gerekli olan kaynakların tahmini olarak belirlenmesi ve daha sonra şube düzeyinde detaylandırılması (personel, danışmanlar, harcamalar vb.) Pazarlama dahil olmak üzere Kurum’un sözleşmeli işlerinin üretilmesi için gerekli olan kaynakların tahmini olarak belirlenmesi Bilgisayar, ekipman, Bilgi Teknolojileri sistemleri vb. yatırımları

Dahili Planlama Süreci Şube seviyesi Yönlendirme belgeleri Daire - şube Odak noktaları Program birimi için faaliyetler Müşteriler/Kullanıcılar/Muhataplar Personel Finansman

Dahili Planlama Süreci Şube seviyesi Gelir/maliyet hesapları Faaliyet planı Yayın planı Personel planı Çalışma ortamı planı Yeterlik planı

İzleme Modeli Mali sonuç Mali sonuç Mali sonuç Aylık Üç Aylık Altı Aylık/Yıllık Mali sonuç Mali sonuç Mali sonuç Cevapsız Yayın Görev ve süreçler Yayın Yayın Belgeleme Verimlilik Müşteri memnuniyeti Kalite raporu Çalışan sayısı Personel memnuniyeti vb.

İzleme Modeli Ürün Veritabanı Mali raporlama sistemi, yayınlama sistemi ve personel veritabanıyla bağlantılar Resmi istatistikler için tüm istatistik ürünlerini içermektedir Koordinasyon aracı Resmi isim ve kimlikler

İzleme Modeli Personel Veritabanı Personel istatistikleri Emniyet ve güvenlik Yetkilendirme Personele ait doğru ve güncel bilgileri içeren, İsveç İstatistik Kurumu bünyesindeki diğer tüm sistemlerle kurulmuş bağlantılar

İzleme Modeli Yıllık “Düzenli” ürünlerin tamamı, yaklaşık 145 adet Kalite Anketi Yıllık “Düzenli” ürünlerin tamamı, yaklaşık 145 adet İdare bilgileri (Merkezi ve yerel) iyileştirme çalışmalarına temel teşkil etmektedir

Kalite Anketi II Öznel önlemler Nesnel önlemler Kalite Kavramına dayanmaktadır Değişim tahminleri Anket yöneticisi – değişimleri motive eder Nesnel önlemler Süreçler ve faaliyetler Cevap verme yükümlülüğü

İzleme Modeli Müşteri anketleri Müşteri Memnuniyet Endeksi Yıllık 60 soru İsveç İstatistik Kurumu/ İlgili daireler Teslimat Anketi Devam etmektedir 8 soru Sonuç 4’den düşük ise müşteriyle yeniden temasa geçilecektir İmaj anketi

İzleme Modeli Yayın ve Belgeleme Basın duyuruları Gazete makaleleri İnternet sitesini ziyaret edenler İstatistik veritabanı kullanıcıları ile bu veritabanı dışına çıkarılanlar E-posta ve telefon yoluyla yöneltilen talepler Satılan kitap ve istatistik ürünleri Ürünler, tanımları ve kalite belgeleri Sürecin belgelenmesi Cinsiyete göre ayrıştırılmış istatistikler Dakiklik ve Üretim süresi

Süre raporlama sistemi İşgücü en önemli ve başat üretim faktörüdür. Süre raporlama her bir ürünün gerçek maliyetini tespit etmekte kullanılan bir araçtır Maliyet hesaplarına esas teşkil etmektedir

Bir ürünün maliyeti Süre raporlama sürecinden elde edilen standart ücret Ürünlere fiyat artışı olarak yansıtılan, merkezi yönetim ve altyapı maliyetleri gibi genel giderler

Üretkenliğin Ölçülmesi ve Kullanılması Üretkenlik son 30 yıl içerisinde yüzde 2-3 oranında artış göstermiştir Finansman ve muhasebe sistemi gerekli bilgileri sağlamaktadır Üretkenlik önlemleri bütçe kesintilerine karşı bir savunmadır Üretkenlikte elde edilen kazanımlar istatistiklerin iyileştirilmesinde kullanılabilmektedir Buna dayanak oluşturacak istatistiksel ürünlerin belirlenmesi gerekeceğinden, Hükümet tarafından üretkenlikten elde edilen kazanımların ötesindeki miktarlardaki bütçe kesintilerinin teklif edilmesi güçtür.

Neden Performans Göstergeleri? İç planlama ve takip amaçlı olarak, cezalandırma ve ödüllendirmeden daha çok iş geliştirme amacıyla kullanılmaktadır Hükümetlerin takibi için gereklidir Burada yoğunlaşılan nokta iş geliştirmedir Takip sürecinde olumlu yorumlar Olumsuz sonuç var ise proses değiştirilir. Daire başkanı olarak görev yenilenmez 3+22 Her ay Genel Müdür’e rapor vermeniz gerekmektedir. Daire ile şube arasında yönlendirme belgesi Genel Müdür ve Daire arasında yönlendirme belgesi Ürün başına kalite göstergeleri Tahsisat Yönergelerinin Amaçları Örneğin, üretkenliğin arttırılması Cinsiyet istatistiklerinin kapsamı 2003 senesinde koşullara ilişkin bir rapor istenmiştir 2005 senesinde Hükümet gelişmeler hakkında bir rapor hazırlanmasını istemektedir. Gelişme kaydedilmemiş ise nedenlerini anlatır raporun da hazırlanması istenmektedir.

Yöntem, sürekli gelişmedir Vision Vizyon Amaç Mål Värderingar Değerler Amaç Mål Medel Araçlar Mål Amaç Araçlar Medel Mål Amaç Araçlar Medel Omvärld İş İstihbaratı İstatistiklerin geliştirtmesi, üretimi ve yayınlanması konularında dünya lideri olmak Değerler Kullanıcı ve Müşteri Oryantasyonu İşbirliği Geliştirme ve yenileme Önleyici önlemler Yeterlik geliştirme Liderlik ve katılım Bütüncül yaklaşım Medel Araçlar (hot, SWOT ANALİZİ och ändrade Dagens Bugün Güncelleme förutsättningar ) situation Uppdrag

Başarı faktörleri Tarihçe bağımsız personel süre raporlama sistemi program bütçelemenin deneysel kullanımı Harici destek ihtiyacı - bakanlıklar - parlamento - kullanıcılar İç planlama ve takip Kaliteli çalışma