KAMU ALIMI (SATINALMA) DÖNGÜSÜ

Satınalma Döngüsü- 1. Yıllık ihale planı 2. İhtiyacın belirlenmesi 3. İhale planlaması 4. Piyasa araştırması 5. Şartname 6. Performans ölçütleri 7. K oşullar 8. Olurluk incelemesi 9. Onay 10. İh.ilanı hazırlanması 11. İh.davetiyesi hazırlan. 12. İlanın yayımlanması 13. Davetiye gönderilmesi 14. Sorularla ilgilenilmesi 15. Tekliflerin alınması 16. Yeterlik değerlendirmesi 17. Değerlendirme 18. Açığa kavuşturma 19. İhale onayı 20. Bekleme dönemi 21. İhaleye Şikayet 22. İhalenin istekliye bırakılması 23. İhale sonuç ilanı Kapanış 39. Bertaraf 38. Sürekli gelişim 37. Performans değerlendirmesi 36. Ödeme 35. Paydaşlara sunma 34. Depolama ve kontrol 33. Teftiş 32. Fiş 31. Özel nakliyat 30. Kalite Kontrol 29. Hızlandırma 28. Teyit 27. Sipariş mekanizmalarının harekete geçiril. 26. Yüklenici ile temas 25. İç iletişim 24.

Satınalma Döngüsünün Bölümleri Satınalma Döngüsü Temel olarak Üç bölümden oluşur.  İhale hazırlığı süreci (1-11)  İhalenin gerçekleştirilmesi süreci (12-23)  Sözleşmenin uygulaması/yönetimi süreci (24-39)

Satınalma Döngüsü 1-Yıllık İhale planı/Ön Planlama: Yıl içerisinde yapılır, bir sonraki yılın alım ihtiyaçlarını ve bütçeleri değerlendirilir. İhale yetkilileri, kullanıcı bölümler ve kilit paydaşlar bir araya gelerek ihtiyaçlar ve maliyetler üzerinde karar verir. 2- İhtiyacın Belirlenmesi: Burada paydaşların ihtiyaçları araştırılır ve seçenekler değerlendirilir. Plan ve şartnamenin temelini oluşturacak ihtiyaçlar kısaca tanımlanır.

Satınalma Döngüsü 3-İhale Planlaması-Tek bir ihale düzeyinde: Yıllık ihale planı çerçevesindeki belirli bir ihalenin gerçekleştirilme amaçlarının paydaşların ihtiyaçlarına göre düşünüldüğü ve belirli bir ihale için planlı bir yaklaşımın belirlendiği süreç adımıdır. Şartname adımı ile paralel olarak yürütülür veya şartname adımının temelini oluşturur. Hem ihtiyacın niteliğini hem de kullanılacak süreci kapsar. İhalenin başarılı olması için büyük öneme sahiptir.

Satınalma Döngüsü 4-Piyasa Araştırması: İhtiyaca göre potansiyel istekli olabileceklerin aralığını araştırma, Piyasanın şekline göre bir fikir elde edilmesi gerekir, Yıllık ihale planını gerçekleştirme esnasındaki piyasada değişiklik olabilir, Bu adım planlama ve şartname adımları ile dönüşümlü bir adımda olabilir. Bu araştırmada piyasanın belirlenen niteliğine göre, paranın karşılığını en verimli elde etmek üzere ihale için seçilen usulü etkileyebilir. Aynı alımı yapan diğer idarelerle görüşme fırsatı yaratır.

Satınalma Döngüsü 5-Şartname: İhtiyacı, potansiyel istekli olabileceklere; alıcıya ihtiyacını karşılayabilecek açık bir teklif sunmasına yetecek kadar detaylı bir şekilde tanımlar ve açıklar. Bu süreç ihale yetkililerini ve paydaşları işin içine katar. Rekabeti ve şeffaflığı sağlamak açısından oldukça önemlidir.

Satınalma Döngüsü 6-Performans Ölçütleri: Bu adım idarenin belirtilen ihtiyaca cevaben kendisine temin edilen alımın başarısını nasıl ölçeceğine karar vermesini kapsar. İhale makamının neyi alacağı konusunda açık olmalı, isteklilerin de ne yapacakları hususunda emin olmaları gerekir.

Satınalma Döngüsü 7-Koşullar (İhale Dokümanı): Sözleşme güvenliğini sağlamak için gereken şartlardır. Koşullar ihtiyaca göre değişir. İdari ve teknik şartname Sözleşme tasarısı Gerekli diğer belge ve bilgiler (standart formlar, birim fiyat tarifleri, yapım işlerinde analiz formatları, vs.) İhale dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz. İhale ilanı yapılmadan önce onaylanmış dokümanı hazırlamak oldukça önemlidir.

Satınalma Döngüsü 8.Olurluk İncelemesi: İhalenin gerçekleştirilebilirliğini test eder. İş süreci performansının analizini, ilgili ihtiyaçları, problemleri, önerilen alternatif çözümleri, varsayımları, kısıtlılıkları, riske göre düzenlenmiş fayda/maliyet analizini içerir. 9.Onay: Bir sonraki aşamaya geçmek için ihale yetkilisinden ihale onay belgesi alınır. Onayda, ihale yetkilisinin bu aşamaya kadar gerçekleştirilen faaliyetlerde açık bir denetim izi olduğundan emin olması gerekmektedir.

Satınalma Döngüsü 10.İhale ilanının hazırlanması: Alıma yönelik tüm potansiyel istekli olabileceklere teklif sunma fırsatı vermek için ihale ilanı hazırlanır. 11.İhale davetiyesinin hazırlanması: Seçilen ihale usulüne göre potansiyel istekli olabileceklere gönderilmek üzere ihale makamı tarafından onaylanmış belirlenen veya standart bir formatta bir ihale davetiyesi hazırlanır.

Satınalma Döngüsü 12.İlanın yayımlanması: Bu süreç potansiyel istekli olabilecekleri alımın varlığı konusunda bilgilendirir. İhale sürecinin çok önemli bir parçasıdır. Şeffaflık göstergesidir. 13.Davetiyenin gönderilmesi: Seçilen ihale usulüne göre potansiyel istekli olabileceklere ihale dokümanları posta yoluyla veya elektronik ortamda veya elden gönderilir.

Satınalma Döngüsü 14.Sorularla ilgilenilmesi: İhale ilanından veya davetiyeden sonra isteklilerin bazı soruları olabilir. Bu süreçte ihale makamı bu soruları alır ve cevaplar. İhtiyaç duyduğunda dokümanda değişiklik yapar. (Zeyilname, açıklama) 15.Tekliflerin alınması: Bu adım ihaleyi yapan idarenin isteklilerden belli bir ihtiyacı karşılamak için teklif alma sürecidir.

Satınalma Döngüsü 16.Yeterlilik değerlendirmesi: İsteklilerin alıma ilişkin sözleşmenin yerine getirmeye yeterli olup olmadıklarını anlamak için gerçekleştirilir. (Mali durum, itibar, İhtiyacı istenilen standartta karşılayabilme yeterliliği, benzeri ihtiyaçlarda gösterilmiş performans vb.). 17.Tekliflerin değerlendirilmesi: Bu adım isteklilerin tekliflerinin incelenmesi, değerlendirilmesi ve en uygun teklifin belirlenmesi sürecidir.

Satınalma Döngüsü 18.Açığa kavuşturma: İstekli tekliflerinin detaylarının ve etkilerinin daha net bir şekilde anlaşılabilmesi için ihale makamı ve paydaşlar tarafından yürütülen süreçtir. 19.İhale Kararı Onayı: Bir sonraki aşamaya geçmek için ihale yetkilisinden ihale kararı onay belgesi alınır. 20.Bekleme Dönemi: -İhale kararının teklif veren isteklilere bildirilmesinden sonra, teklif veren isteklilerin karara itiraz etme fırsatı vermek için tanınan süredir.

Satınalma Döngüsü 21. İhaleye şikayet/Şözleşmenin bekletilmesi: İhale kararına istekliler tarafından şikayet olduğunda, şikayetin incelenip sonuçlanmasına ilişkin iş ve işlemleri kapsayan süreçtir. 22.Sözleşmenin imzalanması: İdare ile yüklenicinin sözleşmeyi imzalama sürecidir. 23.İhale Sonuç İlanı: Sözleşmesi yapılan ihalenin sonuç ilanı tabi olduğu mevzuata göre yayımlatılması sürecidir.

Satınalma Döngüsü 24. İç iletişim: Bu adım ihale ekibinin sözleşme makamı paydaşlarıyla iletişime geçip yüklenici(ler) ile imzalanan sözleşme düzenlemeleri hakkında bilgilendirilmesi sürecidir. 25.Yüklenici ile temas: İdare ile yüklenicinin sözleşmeyi imzalama sürecidir.

Satınalma Döngüsü 26.Sipariş mekanizmalarının harekete geçirilmesi: Süreçler ve prosedürler ilk günden itibaren düzgün çalışacak şekilde düzenlenir ve test edilir. Alımın konusuna göre prosedürler değişkenlik gösterebilir. Bu sürecin unutulması maliyette ve teslimatta sorunlar yaratabilir. 27.Teyit : Bu adım yüklenicinin ihtiyaç duyulan alımı temin etmeyi kabul ettiğini sözleşme makamına duyurmasını kapsar. 28.Hızlandırma: İhtiyaç duyulduğunda yüklenicinin kaydettiği ilerleme bilgisi kullanılarak projenin uygulama planı güncellenir.

Satınalma Döngüsü 29.Kalite kontrol: Sözleşmenin amacına uygun sonuçlanması için yapılan işlerin izlenme sürecidir. 30.Özel nakliyat: İstisnai bir adımdır, teslimat özel koşullar gerektiriyorsa (geniş, ağır, tehlikeli, özel ruhsat) ihale ekibinin uygun koşulları oluşturması sürecidir. 31.Fiş (Mal Kabul – Hizmet Kabul Tutanağı): Alımın alıcı tarafından teslim alınması sürecidir. 32.Muayene: Alımın amacına uygun olduğunun tespit edildiği süreçtir.

Satınalma Döngüsü 33.Depolama ve Kontrol: Malların ve malzemelerin paydaşlar tarafından anında kullanıma hazır olacak şekilde depolanması ve kontrol edilmesi sürecidir. Yapım ve hizmete uygulanmaz. 34.Paydaşlara sunma: Malların ve malzemelerin yetkili paydaşlara sunulması sürecidir. 35.Ödeme: Alım için alıcının yükleniciye ödeme yaptığı süreçtir. 36.Performans değerlendirmesi: Bu adım alımın performansının biçilen fiyat, belirlenen ve kabul edilen kriterler ile karşılaştırılması sürecidir.

Satınalma Döngüsü 37.Sürekli gelişim: Bu adım ihale sürecine ve alıma bakarak gelecekteki ihalelere uygulanmak üzere gelişime açık alanları belirlemeyi kapsar. 38.Bertaraf: Sözleşme sonunda oluşan atıkların, malzemelerin etik ve çevre dostu yollarla bertaraf edilmesi sürecidir. 39.Kapanış: Sözleşmenin kapatılması sözleşme makamı ile yüklenicinin tüm ihale adımlarını ve idari faaliyetleri tamamlandığında, tüm itilaflar çözüldüğünde ve son ödeme yapıldığında gerçekleşir.

Teşekkür Ederim.