Raporlama Yöntemleri

Yönetimde rapor, etkin bir iletişim, denetleme ve bilgi sunma aracıdır. Yönetimde karar vermek; danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak; alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek; gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek; iş görenleri değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak için kullanılan yönetsel bir araçtır. Bu nedenle yönetimin her kademesinde, rapor yazma ve sunma önemli bir etkinliktir.

Raporlar çoğu zaman bilgi, hesap ya da karar verilmesini, değişiklikler yapılmasını, işlerin ve örgütlerin yeniden düzenlenmesini, ödenek ayrılmasını ya da kesilmesini sağlamak amacıyla hazırlanır. Raporlar üst ve eşit statüdeki makamlara bilgi ve hesap vermek, ast kademedekilere ise yalnız bilgi vermek için yazılır. Kamu oyunu da bu arada üst ya da eşit düzeydeki bir kurum olarak kabul etmek yanlış olmaz

Örgütlerde kullanılan rapor türleri: Çalışma ve Faaliyet Raporları, İnceleme ve Araştırma Raporları, İstatistik Raporları, Eğitim Raporları, İş/ görev Raporları, Durum Raporları, Genel Denetim/ Teftiş Raporları, Soruşturma/ tahkikat Raporları, Teknik Raporlar( fizibilite raporları, mali analiz raporları, sağlık raporları, bilirkişi raporları ) Dönemsel/ periyodik Raporlardır.

Rapor Yazma Aşamaları 1. Konuyu belirlemek, 2. Okuyucuyu belirlemek, 3. Bilgiyi araştırmak, 4. Verileri değerlendirmek, 5. Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak, düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak ana ve alt başlıkları sıralamak, 6. Raporu yazmak.

Rapor Hazırlayacak Kişinin Temel Soruları 1. Raporun amacı nedir? Bir sorunu çözmek için mi? Bir öneride bulunmak için mi? 2. Raporun türü nedir? 3. Raporun süresi nedir? Ne zaman istenmektedir? 4. Raporu okuyacak olan kimdir? Özellikleri nelerdir? 5. Raporu istemiş olanın konuya ilişkin bilgisi ne kadardır? İstenilen bilgiler nasıl anlatılmalı? 6. Raporun belirlenen amaca göre şekli ve uzunluğu ne olmalıdır? 7. Hangi kaynaklardan yararlanabilirim?

“Raporlar şekilleriyle kabul, içerikleriyle takdir edilirler. ” Prof “Raporlar şekilleriyle kabul, içerikleriyle takdir edilirler.” Prof. Dr. Niyazi Karasar

Çalışma ve Faaliyet Raporları Her kuruluşta en çok uygulanan yönetimsel bir rapor türüdür. Büyük oranda alt kuruluş ve birimlerden bilgi almak, gerçekleştirilen çalışmaları izlemek, kontrol etmek, ölçmek ve değerlendirmek için hazırlanır. Çalışma ve Faaliyet Raporları örgütlerde, dönemsel ( haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olmak üzere), kuruluşta veya birimde gerçekleştirilen çalışma ve faaliyetlerin sonuçlarını ya da çalışma veya faaliyet program ve planlarının uygulanma durumlarını gösteren; uygulamada karşılaşılan problem ve zorlukları saptayarak bunların çözüm yollarını öneren; programlanmasına ve planlanmasına karşın uygulanamayışının ve/ veya sonuçlandırılamayışının nedenlerini ortaya koyan raporlardır. Çalışma ve Faaliyet Raporlarının biçim ve içeriği daha önceden belirlenmemişse, aşağıdaki biçimde hazırlanabilir.

KAPAK SUNUŞ I. BÖLÜM: GERÇEKLEŞTİRİLEN İŞLER VE ETKİNLİKLER A. DONATIM B. NORM KADRO C. EĞİTİM ( Bu başlıklar gerektiğinde, ( 1., 2., 3.) biçiminde, maddeler halinde alt bölümlere ayrılarak açıklanabilir)

II. Bölüm: DEVAM EDEN İŞLER VE ETKİNLİKLER A. DONATIM B. NORM KADRO C…….. III. BÖLÜM: GERÇEKLEŞTİRİLEMEYEN İŞLER VE ETKİNLİKLER İLE BUNLARIN NEDENLERİ

IV. BÖLÜM: SORUNLAR VE ÖNERİLER V. BÖLÜM: SONUÇ EKLER (Varsa)

Raporların Çeşitleri Raporların pek çok çeşitleri varsa da yönetimde kullanılan başlıca raporlar; 1. Faaliyet Raporları Bunlar, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik* hükümlerine göre; genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ile mahalli idarelerin mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırladıkları ve ilgili idareler ile kamuoyuna açıkladıkları faaliyetlerini içerir. *Resmi Gazete Tarihi: 17/03/2006     Resmi Gazete Sayısı: 26111

Sorumluluk ilkesi MADDE 4 – (1) Faaliyet raporları mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır. Doğruluk ve tarafsızlık ilkesi MADDE 5 – (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur. Açıklık ilkesi MADDE 6 – (1) Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır. (2) Raporlarda teknik terim ve kısaltmaların kullanılması durumunda bunlar ayrıca tanımlanır.

Tam açıklama ilkesi MADDE 7 – (1) Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir. (2) İdarenin faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara faaliyet raporlarında yer verilmez.

Tutarlılık ilkesi MADDE 8 – (1) Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır. (2) Faaliyet raporları yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır. Yıllık olma ilkesi MADDE 9 – (1) Faaliyet raporları, bir mali yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanır.

Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Şekli ………. YILI ………… Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Şekli ………..YILI ………….. FAALİYET RAPORU BAKAN SUNUŞU[1] ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İÇİNDEKİLER

I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon[2] B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar

II- AMAÇ ve HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EKLER

İnceleme ve Araştırma Raporları Örgütte, var olan problemleri belirlemek ve çözmek; uygulanan işlem ve yöntemleri basitleştirmek ve yeniden düzenlemek; hizmetleri geliştirmek; kaliteyi ve verimliliği artırmak amacıyla daha çok uzmanlarca hazırlanan raporlardır. Kapsamlarında örgütün mevcut durumu, uygulamada karşılaşılan problemler ve bunların çözüm yolları yer alır.

İnceleme ve Araştırma Yapma ve Rapor Yazma Yöntemleri ( Ar,1994:156) 1. Veriler toplanır.Verilerin toplamasında şu yöntemler uygulanır: a) Yetkililerle ve ilgililerle görüşme ( mülakat) yapılır, b) Yerinde gözlem yapılır, c) Konuyla ilgili mevzuat incelenir, d) Konuyla ilgili yazılı kaynaklar( bilimsel yayınlar ve raporlar) incelenir. e) Soru kağıdı yöntemi uygulanır.( İlgili personelin ve gerekirse müşterilerin/ vatandaşların yazılı olarak görüş ve önerileri alınır.)

2. Toplanan veriler sentez edilir 2. Toplanan veriler sentez edilir. Sorunlar saptanır; nedenleri ve sonuçları analiz edilir ( değerlendirilir) ve çözüm önerileri geliştirilir. 3. Rapor planı hazırlanır ve taslak rapor yazılır. 4. Geliştirilen öneriler ( çözüm yolları) yetkililerle ve ilgililerle tartışılır. 5. Rapora son şekli verilir. 6. Yazılan rapor kontrol edilir, gerekli düzeltmeler yapılır. 7. Raporun kapağı yaptırılır ( spiral kapak taktırılır veya rapor ciltletilir). 8. Rapor ( süresi içinde, bir üst yazıyla ve randevu alınarak), hazırlayanca yöneticiye sunulur.

Uzun Yazı ve Raporların Yapısı 1. Kapak ve İç Kapak: Kapağın üst kısmına kurumun ve birimin adı; ortaya raporun adı ve en alta da raporun yazıldığı yer ve yıl yazılır.

2. İçindekiler: Rapor içerik olarak büyük ve geniş ise yer alır. İçindekiler Listesi, yazının (raporun) içinde bulunan ana bölümlerle kısımların, (gerekirse paragrafları), ekleri sayfa numaraları ile göstermelidir. İçindekiler listesinin yazının (raporun) sonuna değil, göze çarpması ve kolaylık sağlanması nedeniyle yazının başına konması tercih edilmelidir.

3. Giriş: Giriş kısa bir sunuş ve tanıtma yazısı olabileceği gibi uzunca bir açıklama biçiminde de olabilir. Birkaç sayfadan fazla olan yazılara (raporlara)bir "Giriş" kısmı konması uygun, hatta gereklidir.

Giriş raporun sunuş bölümüdür Giriş raporun sunuş bölümüdür. Bu bölümde inceleme ve araştırmanın hukuki veya idari dayanağı, amacı, kapsamı, yöntemi, tarihi ve süresi belirtilir. Araştırmanın gerçekleştirilmesine yardımcı olan yetkili ve ilgililere teşekkür edilir. En alta raporun yazıldığı tarih konur. Araştırmayı yapanlar ( raporu hazırlayanlar) adlarını, soyadlarını ve unvanlarını belirerek imzalarını atarlar. Bu yolla rapor, okurlarına açıklanır. Böylece yazıda, bütünü ile ne söylenmek istendiği girişte özet olarak okuyucuya anlatılmış olur.

I. BÖLÜM: Konu ( Konunun adı yazılır). Bu bölüm raporun gövdesidir I. BÖLÜM: Konu ( Konunun adı yazılır). Bu bölüm raporun gövdesidir. İki kısımdan oluşur. 1. MEVCUT DURUM: Bu kısımda, örgütte/ birimde tespit edilen durum dört başlık altında ortaya konur. a) Kuruluş ve Amaç: Araştırma yapılan örgütün kuruluş tarihi, dayanağı ve amacı belirtilir.

b) Örgütsel Yapı: Örgütün mevcut hukuki ve idari yapısı; kadro ve personel sayısı ortaya konur. c) İşlevsel Yapı: Mevzuatta belirtilen görev, yetki ve sorumluluklar ortaya konur. d) Gerçekleştirilen İşler ve Etkinlikler: Son altı ayda, bir yılda veya beş yılda yapılan işler ve etkinlikler belirtilir.

2. DEĞERLENDİRME: Mevcut durumda ve uygulamada tespit edilen problemler ve bu problemlerin nedenleri ve çözüm yolları analiz edilir.

II. BÖLÜM: Önerilen Yapı II. BÖLÜM: Önerilen Yapı. Bu bölümde, örgütün önerilen yapı, süreç, görev- yetki ve sorumlulukları ile örgütün yapması gereken işler ve etkinliklerine yer verilir. III. BÖLÜM: Sonuç veya özet. Araştırma raporunun kısa bir özeti yapılır. Tespit edilen en önemli sorunlar ve çözüm seçenekleri özetlenir. Sonuç olarak önerilerin uygulanmasının örgüte getireceği yararlar açıklanır. ( Sonuç bölümü bir sayfayı geçmemelidir). Sonuç o biçimde yazılmalıdır ki, yalnız bu kısmı okuyan bir kimse konunun tümünü ve varılan sonucu kolaylıkla kavrayabilsin.

Ekler: Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve tavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı, çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-A, Ek-B, Ek-C gibi) eklenir. Bunlar yazının (raporun) kolaylıkla okunup anlaşılabilmesi için yazının (raporun) gövdesinde bulunması gerekli olmayan bilgileri kapsar ve gösterirler.

Böylece okuyucu, yazıyı (raporu) okurken birçok şema, çizelge, resim, grafik ile karşılaşmaktan kurtarılır, kendisine bunlardan dilediğini inceleme olanağı verilir. Yazının (raporun) ilgili yerine (cümle sonuna) eklerin isimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-3'e bakınız) ya da (Bkz. Ek-3) gibi.

Dizin: Yazı çok uzun ve ayrıntılı ise aynı zamanda "içindekiler" listesi fazla detaylı değilse indeks yararlı olabilir. Dizin/ İndeks (Endeks) özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlar.

Böylece, okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun, yazının hangi sayfalarında olduğunu, yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada incelemek olanağını bulmuş olur. İndeks daha çok bilimsel kitaplarda bulunur.

Bibliyografya/ Kaynakça: Her bilimsel eserde bulunmalıdır

İş/ Görev Raporları Yurt içinde ya da dışında belirli bir görevle görevlendirilen kişilerin, görev dönüşlerinde yaptıkları çalışmaya ilişkin üstlerine sundukları rapor türüdür.

İş/ Görev Raporunun biçim ve içeriğine ilişkin şu yöntem önerilebilir. KAPAK SUNUŞ: Bu bölümde, görevin dayanağı, yeri, süresi, türü, amacı belirtilir. Yardımcı olanlara teşekkür edilir. Altına tarih atılır. Raporu hazırlayan/ hazırlayanlar adını, soyadını ve unvanını yazıp imzalar. KONU: Görevin konusu; 1. Yapılan Çalışmalar, 2. Karşılaşılan sorunlar ve güçlükler, 3. Öneriler başlıklarında yazılır. SONUÇ: Konu önemli problemler ve önerileri kapsayacak biçimde, yarım sayfada özetlenir. EKLER Varsa eklenir.

İş Raporları: 1. İçeriklerine göre raporlar, 2. Şekillerine göre raporlar olmak üzere ikiye ayrılır. 1. İçeriklerine göre raporlar: Bir konuda bilgi almak, olayları, olguları öğrenmek ve bu bilgilere göre karar vermeyi kolaylaştırmak amacı ile uzman kişilerce hazırlanır. Bu raporlar, ikiye ayrılır. a) Bilgi veren raporlar, durumu olduğu gibi açıklayan raporlardır. Yazar kendi görüş ve önerilerini belirtmez. b) Analiz eden raporlar, durumu toplanan verilere göre ortaya koyan ama yazarın görüş, eleştiri ve önerilerine de yer veren raporlardır.

2. Şekillerine göre raporlar: a) Şekle bağlı formel raporlar, genellikle uzun olan raporlardır. 15- 50 sayfadan oluşur. Rapor formatına uyulur. b) Şekle bağlı olmayan ( informel) raporlar, bu raporlar kısadır. Kapak olmayabilir. Giriş/ sunuş, metin, sonuç biçiminde yazılır. Gerektiğinde ekler kısmı ilave edilebilir.

Durum Raporları Bir konuda, mevcut duruma ilişkin dosya bilgilerine dayanılarak hazırlanan ve makama sunulan kısa özet raporlardır. Bunlar “Andıç” ve “ Bilgi Notlarıdır” ANDIÇ: Bir konuda iş ve işlem yapabilmek için ilkece, yöneticinin iznini ya da onayını almak amacıyla ilgili birimce hazırlanan kısa bir rapor türüdür.

Andıç biçim olarak; BİRİM: Hazırlayan birimin adı yazılır. KONU: Konu yazılır. TARİH: Andıcın hazırlandığı tarih yazılır. 1. AÇIKLAMA: a) Konunun Öncesi: Konunun öncesine ilişkin özet bilgi verilir. b) Bugünkü duruma ilişkin açıklayıcı bilgiler ve gelişmeler özetlenir.

2. SONUÇ VE ÖNERİ: a) Sonuç: Son durum belirtilir. b) Öneri: Belirtilen konuda ilgili dairece yapılması gereken iş ya da işlemlere ilişkin makamın değerlendirmesine ve onayına sunulan öneri yazılır. Hazırlayan/ sunanın adı, soyadı, unvanı ve imzası yer alır. YÖNETİCİNİN NOTU: Yönetici değerlendirme sonucunda onayını belirtir.

Bilgi Notu Bir konunun öncesine ilişkin; dosya bilgilerinin ve gelişmelerin sırayla özetlendiği bir sayfalık bir rapordur. Örgütlerde, öncesi ( dosyası ve evveliyatı) olan bir konuda, yöneticinin bilgilendirilmesini sağlar. Toplantı, görüşme, görev seyahati öncesinde, yönetici bilgi sahibi olma ve hazırlanma konularında bu notu ister.

BİRİM: Notu hazırlayan birimin adı yazılır. KONU: Bilgi notu konusunun adı yazılır. TARİH: Bilgi notunun yazıldığı tarih verilir. BİLGİLER:Birimde konuya ilişkin mevcut dosya bilgileri ve gelişmeler tarih sırasına göre numaralandırılarak özetlenir. Sonunda “ Bilgilerine saygı ile sunulur” Hazırlayanın; adı, soyadı, unvanı ve imzası yer alır.

2. Veri Toplama Raporları Bu raporlar herhangi bir sonuç çıkarmadan, yalnız tutarlı bir sıra içinde sunuş yapabilmek için toplanan bilgileri kapsar.

3. Teknik Raporlar Bu tür raporlar özel (teknik) bazı konularda belli makamlara ya da kişilere bilgi vermek amacı ile hazırlanır. Bunlar, muayene, tahlil ve eğitim raporları... olabilir

4. Teftiş, Soruşturma Raporları Bunlar; sorunları ve bunların altında yatan nedenleri bulmaya çalışarak, onları değerlendiren ve ortada gerçek bir sorun (suç, usulsüzlük, gecikme, ihmal vb.) olup olmadığım saptayan dokümanter raporlardır.

Anlatım Özellikleri 1. Rapor anlatımında aşağıdaki ilkeler gözetilmelidir. a) Metinde anlatım, üçüncü tekil şahıs üzerinden yapılmalıdır.Örneğin,”…farklılıkları gözledik” yerine, “… farklılıklar gözlenmiştir” anlatımı yeğlenmelidir. b) Uzun tümce yapısından kaçınılmalıdır. c) Tümce kurgusunda açıklık, yalınlık,akıcılık,tamlık, uzunluk yanında; noktalama işaretlerinin yerinde kullanımına özen gösterilmelidir. d) Metinde yalın ve anlaşılır bir dil kullanılmalıdır. Genel kullanımı ile benimsenmiş Türkçe karşılıkları olan eski ve yabancı sözcüklerin kullanımından kaçınılmalıdır.

e) Birim görevlerinin yazılması durumunda,her görev, “…mek”, “mak” mastar ekiyle sonlandırılmalıdır.(Örnek: izlemek, görüşmek, incelemek, yapmak gibi.) f) Metinde genel anlatım kurgusu,”özne- tümleç-yüklem” sistematiğine dayandırılmalıdır.

2. Raporun bütününde terim birliği ve anlatım özellikleri açısından birörneklik sağlanmasına özen gösterilmelidir. a) Birörneklik, benimsenen biçimsel özelliklerin raporun her yerinde aynı olmasını anlatmaktadır. Buna göre,yazı alanı,satır genişlikleri,yazı tipi,kullanılan sözcük yapısı, başlık düzeni gibi öğelerin raporun her yerinde aynı özellikte olması gerekir. ( Bu ilke gereğince, raporun bir yerinde “imkan” diğer bir yerinde “olanak” sözcüğünü kullanmak birörneklik ilkesi ile bağdaşmaz.)

b) Anlatım ve veri kullanımı bakımından bilimsel araştırma ve raporlama gereklerine bağlı kalınmalıdır. c) Sıkça geçen uzun birim adları, büyük harflerle kısaltılarak verilmelidir. Kısaltmalar, birim adının metinde ilk geçtiği yerde gösterilmelidir. Bunların sayısı çok olduğunda “Kısaltmalar Listesi” hazırlanıp içindekiler sayfasından sonra gelmek üzere eklenmelidir.

3. Metinde anlatımı etkili kılacak yöntemler kullanılmalıdır. a) Anlatımı güçlendirmek ve sözcük öbeklerini birbiriyle ilintilemek üzere; “ bunun yanında, ne ki, bir başka deyişle, ayrıca, kaldı ki, aynı zamanda, bu bağlamda, eş deyişle” türündeki bağlaçlardan yeri geldikçe yararlanılmalıdır. b) Bağlaç kullanımındaki ilkesel yaklaşım aynı bağlacın izleyen tümceler içinde ard arda yinelenmemesidir. Yineleme yavanlık yaratıcı olmaktadır.

c) Metin ile çizelge verileri arasında anlatımsal bağlantı kurulmalıdır. 4. Uygulanmayacak ya da uygulanması olanaklı olmayan önerilerde bulunulmamalıdır. 5.Yapılan çalışmalar ve uygulamalar tenkit edilmemeli; yalnızca tespit edilen sorunlar ortaya konulmalı ve bunların neden ve sonuçları nesnel bir biçimde ortaya konulmalıdır.

6. Saptanan sorunların çözüm önerilerine de yer verilmelidir 6. Saptanan sorunların çözüm önerilerine de yer verilmelidir. Çözümü bulunmayan sorun dile getirilmemelidir. 7. Mecbur olmadıkça yasal değişiklik getiren önerilerde bulunulmamalıdır. Yasal değişiklik önermek raporun uygulanmasını güçleştirir. Değişiklik önerisi, yönetimin olanakları içinde olmalıdır ( tüzük, yönetmelik,BKK, genel kurul/ yönetim kurulu kararı veya makam onayı).

8. Rapor, biçimsel ve içerik yönünden güzel ve temiz olmalıdır. 9. Rapor yöneticiye randevu alınarak, bizzat sunulmalıdır. Sunumda, rapor kısaca özetlenmeli, rapor uygulandığı taktirde birime ne gibi yararlar sağlayacağı açıklanmalıdır.

RAPOR YAZMADA AŞAMALAR Rapor yazmayı şu aşamalarda ele almak ve açıklamak mümkündür. A. Verilerin ve/veya fikirlerin toplanıp sentez edilmesi, B. Raporun ana hatlarının (planının) hazırlanması, C. Raporun taslak halinde yazılması, D. Rapor taslağının incelemesi ve geliştirilmesi, E. Rapora son biçiminin verilerek yazılması ya da yazdırılması, F. Raporun kontrolü.

A. Verilerin ve/veya Fikirlerin Toplanıp Sentez Yapılması Bunun için: 1. Yazma nedenini saptayınız ve bunu hiç hatırdan çıkarmayınız. (Niçin yazıyorsunuz? Amaç nedir?) 2. Fikir ve verileri toplayınız. 3. Okuyucuyu göz önüne alınız. 4. Ana fikri saptayınız. 5. Yazının ne derece ayrıntılı olacağına karar veriniz. 6. Mekanik yardımcı malzeme (grafik,levha, resim, şema, harita...) kullanınız. 7. Toplanan bilgi ve fikirleri birbirleriyle ilgilerine göre gruplayarak ana fikirler etrafında sentez yapınız.

Raporun Aşamaları Konuya giriş (Düşünme) Sorunun tanımlanması Sorunun çözümü için neler gerekli? (gereçler, sorgulamalar, ifadeler,gözlemler, incelemeler) Bu konuda daha önceden neler biliyorum? Kurgulama Soruları yanıtlamaya hangi kaynakların en fazla yardımcı olabileceğinin tanımlanması (Kaynak türü) Kaynak türlerini seçerken nelere dikkat edilmeli? Anahtar sözcüklerin belirlenmesi Bilgiye ulaşma Kütüphanelerin, arşivlerin künyelerine erişme ve belge toplama Kitaplara, dergilere, gazetelere ve diğer kaynak türlerine bakma Diğer insanlarla görüşme yapma Bilgisayar kullanarak bilgi toplama Elektronik veritabanları

Bilgiyi denetleme ve değerlendirme Bilgiyi geçerlilik ve güvenilirliğe göre eleme Bilgiler gerçeği mi yansıtıyor? (gerçekliği kanıtlanabilir bir bilgi mi?) Bilgiler görüşleri mi yansıtıyor? (Herhangi bir kişinin düşünce ve görüşlerini mi yansıtıyor?) Bilgiler güncel mi? Gereksinim duyulan bilgi bulunabildi mi? Farklı bakış açıları dikkate alındı mı? Karşıt savlar birlikte yorumlandı mı? Aynı konuda daha önce yapılanlarla karşılaştırıldı mı?

Bilgiyi düzenleme Farklı bakış açılarına göre değerlendirme Anadüşünce ve yandüşünceleri tanımlama Bilgiler içinde yararlı ve zararlıyı ayırma Olayları sıralama Konu ile ilgili ve ilgisiz ögeleri ayırma (bilgileri sınırlama) Yazma Raporun, özgün ya da bilinen formatta yazılması

Raporların Düzenlenmesi Nasıl bir yazar olursanız olunuz şu üç esası unutmayınız ve uygulayınız. 1. Mümkün olduğu kadar çok bilgi toplayıp, not alınız. 2. Topladığınız bilgileri gruplayarak her grubu ayrı bir kağıda veya karta yazınız. 3. İlk anda en mükemmeli yapmaya çalışmayınız. Bilgi ve düşüncelerinizi bir kağıda dökünüz. Sonra dönüp dönüp onu kritik ederek geliştiriniz

Yazılar genel anlamda “bölümlere”, bölümler “kısımlara”, kısımlar “paragraflara” ayrılır. Bölümler kendi içinde bir bütünlük oluşturan konular toplamıdır. Kısımlar bölüm içinde farklı konular ayrımıdır. Paragraflar ise tek tek fikirlerin yer aldığı ufak yazı gruplarıdır.

Raporların Düzenlenmesi Raporların düzenlenmesine ilişkin çeşitli modeller olabilir: Kurumlardaki uzman, danışman ve araştırıcıların herhangi bir konunun incelenmesi sonunda bağlı oldukları yönetici ya da kurullara verecekleri raporlar:

BÖLÜM: (Bölüm adları siyah (bold) yazılır. örnek: I BÖLÜM: (Bölüm adları siyah (bold) yazılır.örnek: I. BÖLÜM NORM KADRO DURUMU) Bölüm içindeki altbölüm başlıkları siyah ( bold) büyük harflerle ayrılır ve nokta konur.Örnek: A. MERKEZ ÖRGÜTÜ Bölüm ya da yazı içindeki maddeler daima rakamla ayrılır ve nokta konur. (1.) Madde içindeki fıkralar, küçük harflerle ayrılır ve nokta konur. (a.) Fıkra altında yer alan bentler, ayraç içinde rakamlarla gösterilir.[ (1)] I. A. 1. a) b) (ı) (2)

Özel ya da akademik yazılarda,paragrafların, maddelerin ve bentlerin serial- nümerik veya alfabetik olarak da sıralandığı görülmektedir. Ancak bu sistem resmi yazı ve raporlarda uygulanmamaktadır. 1. 1.1. 1.2 1.2.1. 2.

Raporun Fiziksel Yapısı Burada verilen ölçüler, koşul standart olmayıp, uygulama kolaylığı sağlamayı amaçlamaktadır. Kağıt: Rapor, beyaz,80gr., A4 kağıda yazılmalıdır Yazı Tipi: Tüm rapor Times New Roman yazı tipi ile 12 punto, Arial,Courier veya Verdana yazı tipleri ile 10 punto Olarak yazılmalıdır. Gerektiğinde sözcükler italik veya koyu yazılmalıdır. Satırlar arasında çift aralık bırakılmalıdır.

Metin İçinde İtalik Yazmak Çeşitli istatistikler; örneğin, varyans analizi değerleri (f,t,z),korelasyonlar(R,r) ve diğer istatistiksel göstergeler rapor edilirken, Metin içinde adı anılan istatistikler verildiğinde. Örneğin; “Akyüz (2001) Türk Eğitim Tarihi adlı kitabında…”

Kenar Boşluklar Kenar boşlukları: Sayfa kenarlarından, üstten ve alttan 2.54 cm. boşluk bırakılmalıdır. Metin sola hizalı yazılmalı,sözcükler satır sonlarında bölünmemeli, bölünüyorsa sözcük bir aşağı satıra alınarak tümceye devam edilmelidir. Bu kapsamda, bir sayfa yaklaşık 27 satırdan oluşacaktır.

Sayfa Sırası ve Numaralandırma Kapak sayfası da dahil olmak üzere rapordaki tüm sayfalar numaralandırılmalıdır. Kapak sayfası: 1 Öz: 2 İngilizce Özet: 3-4 Metin: 5 Kaynakça: Yeni sayfadan başlanır. Ekler: Yeni sayfadan başlanır. Tablolar: Yeni sayfadan başlanır. Şekiller:Yeni sayfadan başlanır.

Raporda “üst bilgi” notu yer almalıdır Raporda “üst bilgi” notu yer almalıdır. Üst bilgi, kağıt üst kenarından 2 cm aşağıda verilmelidir. Üst bilgi; sol yanda “proje ve cilt adı”, sağ yanda ise “bölüm adı” yer almak üzere italik yazı biçimi ile 10 punto yazılmalıdır. Metin kısmı ile üst bilgi sürekli bir çizgi ile birbirinden ayrılmalıdır.

KARNOK/ Örgüt Raporu Durum Metin kısmı

KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ YENİDEN YAPILANMA VE NORM KADRO ARAŞTIRMA PROJESİ MERKEZ ÖRGÜTÜ RAPORU KARNOK CİLT1-A Ankara, Aralık 2002

Başlık Sırası ve Biçimi 1. düzey başlık: Ortaya hizalı 2. düzey başlık: İtalik 3. düzey başlık: Bir paragraf içeriden, italik 4. düzey başlık: İtalik, nokta,metin takip eder

Kapak Örnekleri TÜBİTAK ARAŞTIRMA PROJESİ GELİŞME RAPORU (AP-GR-01) PROJE NO : RAPOR NO : RAPOR DÖNEMİ : …/../…. - .../../….PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ :

Bitirme Projesi I dersi kapsamında hazırlanan Araştırma Önerisi raporu TC KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU FUTBOLDA BAZI PERFORMANS PARAMETRELERİNİN KAYGI İLE İLİŞKİSİ Haluk Levent Şebnem Coşkun Bitirme Projesi I dersi kapsamında hazırlanan Araştırma Önerisi raporu Ankara- Aralık 2009

BAŞLIK HAZIRLAYAN RAPORUN NİTELİĞİ ŞEHİR SUNULDUĞU KURUM TARİH

- Amaç, - Giriş, - Tavsiye (öneri) özetleri (küçük raporlarda gerekmeyebilir) - Konu (sorun, problem) - Sorunlara ilişkin bilgi ve olgular - Tartışma (analiz-sentez) - Önerilen çözüm yolları-Tavsiyeler (öneriler) - Sonuç - Ekler biçiminde düzenlenebilir.

Özellikle bakanların ve üst düzey yöneticilerin uzun yazıları okumaya ayıracak zamanları yoktur ya da zamanları çok sınırlıdır. Bu nedenle uzunca rapor ve yazıların başına (ya da sonuna) "tavsiyelerin (önerilerin) özeti"ni koymak pratik ve olumlu bir davranış olur. Tavsiyelerin raporun başına konması daha pratiktir

F. Raporun Kontrolü Yazılması biten raporunuzu kontrol esaslarına göre; Rapor Tamam mı? Rapor Açık mı? Rapor Doğru mu? Raporun Üslubu uygun mu? Rapor bütün olarak ne derecede etkilidir? gözden geçirip gerekli son değişiklikleri de yaptıktan sonra imza ediniz.

Bazı Yazı Kuralları Geçici Anahatlar Her türlü bilinçli çabada olduğu gibi, araştırma raporunu yazarken de, her şeyden önce, yapılacak işin iyi planlanması gerekir. Bu ise, araştırma raporunda neyin nereye ve hangi ilişkiler içinde yazılacağının önceden bir plana bağlanmasıdır. Bu plana «geçici anahatlar» (outline) denir. Geçici anahatlara, Türkçe kaynaklarda, «yazım planı», «başlıklar», «çerçeve» ve «düşünsel düzen» de denilmektedir.

Raporun Ana Hatlarının (Planının) Hazırlanması Bir yazıya başlamadan önce, yazılacak konu ile ilgili olarak toplanan bütün bilgiler, fikir ve düşünceler yazılı olarak saptanmalıdır. Sonra bunlardan hangilerinin yazının amacı bakımından gerekli, önemli ve yazılmaya değer olduklarına karar verilmelidir. Rapor planının hazırlanmasında aşağıdaki esaslar yol gösterici olabilir. 1. Raporun bölümlerini saptayarak bunları makul bir sıraya diziniz. 2. Her bölüme girecek konuları seçerek belirtiniz. 3. Bölüm başlıklarını saptayınız. 4. Raporunuza genel düzenini veriniz

Raporun Uzunluğu ve denge Uzunluk: Araştırmaya yeni başlayan kimseler, sık sık, «araştırma raporunun uzunluğu ne kadar olmalıdır?» sorusunu sorarlar. Bu konuda değişmeyecek bir ölçü verilemez. Raporun şu ya da bu kadar sayfadan oluşması bir amaç değildir. Yazarın amacı, istediği bilgileri aktaracak iyi bir iletişim sağlamaktır. Bu iletişimin en ekonomik şekilde gerçekleşmesi istenir. Bu kayıtla, rapor olabildiği ölçüde kısa olmalıdır. Bu, «dilde ekonomi ilkesidir”.

Anlamı güçleştirecek sözlerden, gereksiz tekrar ve uzatmalardan kaçınılmalıdır. Kısa yazmanın uzun yazmadan daha zor olduğu bilinmektedir. «Kısa yazacak kadar vaktim yoktu» diyen yazar, bu durumu çok güzel yansıtıyor. Bu nedenle, araştırmacı, yazdığı sayfa sayısıyla değil, sayfalan dolduran bilgilerin geçerli, güvenilir, önemli ve anlaşılır olmasıyla öğünmelidir. Hiç bir okuyucunun, karışık ve gereksiz yere uzun yazılmış bir yazıyı okuyacak kadar fazla zamanı olmadığı unutulmamalıdır

Denge: Araştırma raporunda uzunluk kadar denge de önemlidir Denge: Araştırma raporunda uzunluk kadar denge de önemlidir. Her konuya ayrılacak yer, konunun önemiyle doğru orantılı olmalıdır. Çok önemli konuların birkaç satırla geçiştirilmesi yanında ayrıntılara çok yer verilirse, bir başka deyişle «karınca büyüklüğündeki bir iddia deve büyüklüğünde kanıtlarla desteklenirse» denge bozuk demektir

Gerçek Anlatım Bilimsel yaklaşımda sayısallaştırma önemlidir.Araştırmacı, rapor yazarken de bu ilkeyi gözetmelidir (AIP, 1970). Sayısallaştırma gerçek anlatımı sağlar. Örneğin, «havuzun suyu iyiydi» sözü yerine «havuzdaki suyun sıcaklığı 22’i C idi» demek çok daha anlamlıdır

Genel Anlatım Araştırma raporunda, genel (kişisel olmayan) bir anlatım kullanılır. Bu nedenle, raporlarda, birinci kişi zamirleri (adılları) kullanılmaz. Gerekli görülen yerlerde «araştırmacı», «yazar» gibi ifadeler ya da «edilgen» çatılı cümleler kullanılır. Örneğin, araştırmacı "yaptığım araştırmada" diyeceğine, "yapılan araştırmada" ya da «yazarın yaptığı araştırmada» gibi

Ayrıca, bazı yazarlar araştırma raporlarında «bize öyle geliyor ki...» «... yapmaya çalıştık», gibi sözler kullanmaktadır. Sanki araştırma bir'den çok kişi tarafından yapılmış izlenimini veren bu tür sözlerin altında bir kişinin adının bulunması, onu yalnız «kişisel olmakla» bırakmıyor dilbilgisi yönünden de hatalı bir uygulama şekli yaratıyor. Biraz da «argo» olan bu tür sözlerden kaçınılmalıdır

Kısaltmalar Araştırma raporlarında, genellikle, kısaltmalara yer verilmez. Ancak, şekil ve çizelgelerde, unvan belirten (Prof. Dr. gibi) yerlerde, dipnot ve kaynakça bilgilerinde, anlamı güçleştirmeyen kısaltmalar yapılabilir. Bu şekilde yapılan kısaltma, gerekirse, ilk geçtiği yerde ya da tanımlar bölümünde açıklanır. TBMM, UNESCO ve TCDD gibi herkesçe kolayca anlaşılabilen kısaltmalar, büyük harflerle ve aralıksız (aralarda nokta vs. olmadan) yazılır.

Geçmiş ve Geniş Zamanlı Cümleler Araştırma önerileri dışındaki raporlar, olup bitmiş bir çalışmanın dökümü olduğundan, geçmiş zamanlı cümlelerle yazılır. Örneğin, araştırmaya katılanların sayısı verilirken, «araştırmaya 72 denek katıldı» gibi cümleler kullanılır. Süreklilik ve genelleme anlatan problem, yorum, yargı ve öneriler gibi bölümlerde geniş zamanlı cümleler de kullanılabilir. Gelecek zamanlı cümleler yalnız araştırma önerilerinde, araştırmaların öneriler bölümlerinde ve bazı hipotezlerde kullanılır (APA, 1967).

KAYNAKÇA Ar A.F.,(1994), Dosyalama- Arşiv Resmi Yazışma Rapor Yazma Teknikleri, (3.Baskı), Ankara,TODAİE yayım No:254. Uluğ F.,(2003), “Örgüt Analizi ve Araştırma”,Erzurum,TODAİE Ders Notları. Kökdemir D. Ve diğerleri(2004), Akademik Yazım Kurallar Kitapçığı, (5 Ekim 2009),http://www.elyadal.org.

BENİ DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİM. Ali ÇAKIROĞLU Kamu Yönetimi Uzmanı